檔案管理和利用專(zhuān)用設(shè)備收集問(wèn)題

1、檔案管理和利用專(zhuān)用設(shè)備收集問(wèn)題劉子芳：隨著無(wú)紙化辦公和辦公設(shè)備、應(yīng)用軟件系統(tǒng)更新?lián)Q代速度的加快，檔案數(shù)字化管理和利用設(shè)備如何能確保已歸檔文件的有效保管與利用，應(yīng)是各級(jí)檔案部門(mén)面臨的一個(gè)共性問(wèn)題。為此，國(guó)家檔案局第九號(hào)令要求各級(jí)檔案部門(mén)重視對(duì)“有助于檔案管理和利用所需專(zhuān)用設(shè)備”的收集工作。但在實(shí)際工作中，如何來(lái)開(kāi)展這項(xiàng)工作、哪些是專(zhuān)用設(shè)備、以什么方式收集、所需經(jīng)費(fèi)如何解決、收集來(lái)的設(shè)備如何保管與維修等都是一個(gè)值得討論的問(wèn)題。 不能不：計(jì)算機(jī)技術(shù)更新那么快，以后可能一個(gè)小問(wèn)題就讀不出來(lái)怎么辦？如現(xiàn)在要保存設(shè)備，是所有檔案都要保存？是檔案館保存嗎？保存多了，技術(shù)要求和資金要求成本可能比紙質(zhì)檔案還高怎

2、么辦？ huangking：以前，“386”等老式電腦用磁盤(pán)方式保存，隨著技術(shù)發(fā)展，該保存方式發(fā)生了改變。要讀取以前技術(shù)條件下保持的數(shù)字檔案，需要可識(shí)讀的軟件和設(shè)備，有的必須用以前的那一套老設(shè)備，這就造成了需要保存檔案管理和利用專(zhuān)用設(shè)備以保證檔案信息的讀取。我覺(jué)得，隨著技術(shù)的發(fā)展，在有條件的情況下，盡量更新技術(shù)和采取新的保管方式，從磁盤(pán)到光盤(pán)，以滿(mǎn)足數(shù)字化時(shí)代對(duì)信息的讀取。在保存介質(zhì)轉(zhuǎn)換的過(guò)程中要注意信息的安全。 小刀：專(zhuān)用設(shè)備的收集我覺(jué)得還是以本單位的管理和利用設(shè)備為主。從實(shí)際工作中來(lái)看，所有單位的設(shè)備（包括軟件）更換的同時(shí)，也會(huì)進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移等操作，將數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行轉(zhuǎn)移，用現(xiàn)行的存儲(chǔ)設(shè)備更換，

3、不知轉(zhuǎn)移后的可否還稱(chēng)為“檔案”呢？如果非要把原產(chǎn)生的存儲(chǔ)設(shè)備叫檔案，那這個(gè)設(shè)備收集工作太浪費(fèi)，也不與時(shí)俱進(jìn)。個(gè)人意思，設(shè)備收集不如不搞。 馬刺王朝：小刀前面的觀點(diǎn)我是表示贊成的，但后面的觀點(diǎn)似乎有些絕對(duì)。這個(gè)“檔案管理和利用的專(zhuān)用設(shè)備”，大多是針對(duì)數(shù)字信息的管理和利用設(shè)備而言的。例如，攝像視頻信息的存儲(chǔ)就經(jīng)歷了從磁帶到現(xiàn)實(shí)通用可讀磁盤(pán)的變化，這就涉及一個(gè)檔案管理和專(zhuān)用設(shè)備的保存問(wèn)題。存儲(chǔ)在3.5英寸盤(pán)的電子文件總需要相應(yīng)的設(shè)備才能讀取，如果你的館藏中有3.5英寸盤(pán)，你就需要這個(gè)設(shè)備。我雖不贊同這種收集是種鋪張浪費(fèi)、毫無(wú)價(jià)值的觀點(diǎn)，但是，我極度不贊同把這當(dāng)做一項(xiàng)普及型的工作推廣到各個(gè)地區(qū)和各個(gè)層

4、次的檔案館（室）。這些設(shè)備的收集我覺(jué)得省級(jí)檔案館一定要做，部分重要地市級(jí)檔案館可以在能力范圍內(nèi)實(shí)行，不建議市級(jí)以下綜合檔案館做這個(gè)工作。一方面，大多數(shù)數(shù)字檔案信息已經(jīng)數(shù)字化，另一方面，地市級(jí)以下的檔案館根本沒(méi)有多少以前的數(shù)字信息，即使有轉(zhuǎn)化、讀取的需要，也可以求助于上級(jí)檔案館?！耙坏肚小?，都來(lái)收集，那就真是“勞民傷財(cái)”，性?xún)r(jià)比太低。一個(gè)連縮微膠片都沒(méi)有的檔案館收集縮微膠片的設(shè)備干什么用？ 小刀：“檔案管理和利用的專(zhuān)用設(shè)備”是一種輔助工具，如果保存下來(lái)，首先，我們不知道如古老的軟盤(pán)、磁盤(pán)等存儲(chǔ)設(shè)備的保存期限如何；其次，我們也不確定其相應(yīng)的運(yùn)行設(shè)備的保存期限，保存環(huán)境、保養(yǎng)等問(wèn)題接踵而來(lái)，且老設(shè)備

5、的運(yùn)行等，不見(jiàn)得后人還會(huì)使用，如果存儲(chǔ)設(shè)備因時(shí)間問(wèn)題而導(dǎo)致如磁粉脫落等無(wú)法讀取，如果運(yùn)行設(shè)備因年代久遠(yuǎn)而無(wú)法使用，如果沒(méi)有會(huì)使用“老古董”的操作者這些同樣是問(wèn)題，不能僅思考我們要保存而保存。 劉子芳：小刀說(shuō)的“專(zhuān)用設(shè)備的收集以本單位的管理和利用設(shè)備為主”，作為一個(gè)單位來(lái)說(shuō)還好解決，但作為檔案館來(lái)說(shuō)，問(wèn)題并不是那么簡(jiǎn)單。一個(gè)單位在進(jìn)行設(shè)備更新時(shí)可以同時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，逐步升級(jí)，但是，對(duì)檔案館來(lái)說(shuō)，已接收各單位的檔案，相對(duì)于各單位自己保管的檔案，其數(shù)據(jù)所依據(jù)的設(shè)備更新速度是相對(duì)滯后的，有時(shí)甚至是隔幾代的。作為單位來(lái)說(shuō)，原始檔案數(shù)據(jù)隨著設(shè)備的更新而逐步升級(jí)，可以讀取并利用，但作為檔案館來(lái)說(shuō)，原始檔案數(shù)

6、據(jù)并沒(méi)有進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，新的設(shè)備與原始檔案數(shù)據(jù)所依據(jù)的設(shè)備中間相隔幾代，能否讀取和利用應(yīng)是一個(gè)大問(wèn)題，不得不考慮的問(wèn)題。另外，“專(zhuān)用設(shè)備的收集以本單位的管理和利用設(shè)備為主”固然可以，但最終還是要移交檔案館的，不然，各單位移交的檔案是無(wú)法閱讀和利用的。這樣，就又回到了這個(gè)帖子的主題，怎樣有區(qū)別地移交和接收，怎樣保管和維修這些設(shè)備的問(wèn)題。另外，對(duì)于舊的東西，人們往往沒(méi)有保管的習(xí)慣，如，上世紀(jì)八九十年代，錄音機(jī)、磁帶流行，幾乎每家、每個(gè)年輕人都有，現(xiàn)在呢，有幾家、有幾個(gè)年輕人還保管有錄音機(jī)、磁帶呢？機(jī)關(guān)也一樣。所以，要建立一種制度來(lái)保證對(duì)這些設(shè)備的收集，利于對(duì)已移交檔案館檔案數(shù)據(jù)的利用。至于怎樣收集，

7、正是此帖要討論的問(wèn)題。我非常贊成由機(jī)關(guān)收集的提法，但這里面存在一個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題，就是向檔案館移交的問(wèn)題，還涉及檔案館如何收集的問(wèn)題，如何保管的問(wèn)題，請(qǐng)你多發(fā)表意見(jiàn)和建議。討論對(duì)檔案專(zhuān)用保管設(shè)備的收集問(wèn)題，更為關(guān)鍵的是如何對(duì)待檔案原件。我們知道，無(wú)論你用何種先進(jìn)的轉(zhuǎn)換設(shè)備，其轉(zhuǎn)換出來(lái)的檔案數(shù)據(jù)，都不能代替檔案原件，檔案原件的價(jià)值是其他轉(zhuǎn)換件所不能替代的。比如，過(guò)去的磁帶，你即使進(jìn)行了數(shù)字轉(zhuǎn)換，能聽(tīng)，能利用，但其憑證價(jià)值是不能與原磁帶的憑證價(jià)值相提并論的。 追夢(mèng)人：以前的錄像帶、磁帶存儲(chǔ)介質(zhì)，現(xiàn)在已經(jīng)很少，如果不數(shù)字化，我認(rèn)為，應(yīng)當(dāng)收集保存一些老的設(shè)備以便讀取。還有以前用磁盤(pán)方式保存的數(shù)據(jù)，在現(xiàn)在的電

8、腦上就無(wú)法讀取，因?yàn)楝F(xiàn)在的電腦根本就沒(méi)有軟驅(qū)。這種情況，我們能否把以前的帶軟驅(qū)的電腦保存，也就得看各自的保管條件了。再一個(gè)，我們也可以把以前的數(shù)據(jù)導(dǎo)出來(lái)，看能否與現(xiàn)在的格式相匹配，轉(zhuǎn)換一下存儲(chǔ)格式，以利于更好地保存數(shù)據(jù)。當(dāng)然，設(shè)備的收集管理會(huì)增加單位的保管成本，應(yīng)當(dāng)提前做好準(zhǔn)備，轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)，或者向上級(jí)申請(qǐng)資金以解決這些問(wèn)題。 白樺：我個(gè)人認(rèn)為，檔案管理部門(mén)在做好數(shù)字化檔案保管的同時(shí)，要將其數(shù)字化檔案讀取設(shè)備作為實(shí)物檔案妥善保存。這樣，就可避免一些時(shí)間久遠(yuǎn)、價(jià)值性很高的數(shù)字化檔案信息因沒(méi)有相應(yīng)的讀取設(shè)備或讀取設(shè)備不能使用而不能被充分利用，致使檔案資源浪費(fèi)。除此方法外，還可用“遷移”的方法對(duì)數(shù)字化檔

9、案進(jìn)行保管。為保證當(dāng)前存儲(chǔ)的數(shù)字信息總能被當(dāng)前系統(tǒng)讀取，而將數(shù)字信息從一種硬件、軟件配置向另一個(gè)軟硬件配置轉(zhuǎn)移稱(chēng)為“遷移”。它是一種隨技術(shù)變化而定期改變數(shù)字信息格式的處理過(guò)程。使數(shù)字信息從過(guò)時(shí)的技術(shù)環(huán)境遷移到新的技術(shù)平臺(tái)，對(duì)保護(hù)數(shù)字信息具有重要意義。“遷移”被許多人認(rèn)為是目前解決數(shù)字信息因技術(shù)過(guò)時(shí)而造成的信息丟失最有效的方法之一。 劉偉：隨著硬件設(shè)備和軟件的更新，電子數(shù)據(jù)存儲(chǔ)載體格式不斷更新，一般認(rèn)為，數(shù)據(jù)遷移是一個(gè)解決辦法。目前來(lái)講，就經(jīng)歷了磁帶（計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)磁帶，不是指模擬的錄音錄像帶）、軟（磁）盤(pán)、硬（磁）盤(pán)、光盤(pán)（CD、DVD、藍(lán)光）等，閃存盤(pán)（U盤(pán)，固態(tài)硬盤(pán)）也應(yīng)該算一種。從我們開(kāi)始普

10、遍應(yīng)用計(jì)算機(jī)開(kāi)始，就這些存儲(chǔ)設(shè)備了。但是，就本館保存的電子數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō)，數(shù)據(jù)遷移可能進(jìn)行了多次，軟盤(pán)到硬盤(pán)，硬盤(pán)到光盤(pán)。數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換是軟件問(wèn)題，硬件收集要解決的問(wèn)題是首先要能讀出數(shù)據(jù)，讀出才能處理。就此而言，具體需要收集的不僅是軟盤(pán)驅(qū)動(dòng)器和硬盤(pán)、光盤(pán)驅(qū)動(dòng)器，還要有具備上述接口的計(jì)算機(jī)。當(dāng)然，接口規(guī)格也分?jǐn)?shù)種，每種又分代，算起來(lái)數(shù)量還是不小的。但是，收集可能不需要太大成本，因?yàn)橛幸粋€(gè)收集時(shí)機(jī)的問(wèn)題，當(dāng)這種設(shè)備剛上市時(shí)，價(jià)格昂貴，普及之后，價(jià)格平穩(wěn)，淘汰之時(shí)，價(jià)格下跌，正是收集此設(shè)備之時(shí)，時(shí)間再久，設(shè)備變得稀缺時(shí)，有價(jià)無(wú)市了，應(yīng)當(dāng)把握好時(shí)機(jī)。 小魚(yú)兒：個(gè)人認(rèn)為，不能實(shí)行“一刀切”，應(yīng)具體問(wèn)題具體分析。

11、根據(jù)基層的實(shí)際情況，每個(gè)單位都去收集、保管這些專(zhuān)用設(shè)備是不現(xiàn)實(shí)的。即使當(dāng)?shù)貦n案部門(mén)也沒(méi)有能力去收集和保管，當(dāng)?shù)貦n案部門(mén)可與經(jīng)濟(jì)條件較好的單位協(xié)商，讓這些專(zhuān)用設(shè)備分散保管在有關(guān)單位，檔案部門(mén)可以備案，這樣，在一個(gè)區(qū)域內(nèi)既可以達(dá)到資源共享，又能節(jié)約經(jīng)費(fèi)。 田潤(rùn)：檔案館在收集檔案的同時(shí)，收集好專(zhuān)用設(shè)備對(duì)于日后利用好檔案很重要。眾所周知，檔案館的社會(huì)價(jià)值關(guān)鍵在于利用好館藏檔案。那么，對(duì)于利用收集進(jìn)館的檔案，能夠準(zhǔn)確調(diào)閱便是必要條件。檔案從載體上基本就是紙質(zhì)檔案、電子檔案還有實(shí)物檔案。檔案是“過(guò)去時(shí)”，信息技術(shù)飛速發(fā)展，檔案永遠(yuǎn)滯后，這是不爭(zhēng)的事實(shí)。就像我們說(shuō)，目前，再難找到有軟驅(qū)的計(jì)算機(jī)，如果我們有3

12、.5英寸軟盤(pán)的話就無(wú)法打開(kāi)。所以，“9號(hào)令”明確告訴我們，要同時(shí)收集有助于利用檔案的專(zhuān)用設(shè)備，就是為我們?nèi)蘸罄脵n案創(chuàng)造方便。有人說(shuō)，那時(shí)被收集單位不可能把電腦給我們，但那個(gè)年代的電腦我們檔案館也有，收集留存自己的設(shè)備也符合9號(hào)令的要求。對(duì)于一些市面不常見(jiàn)的設(shè)備，我們就要和立檔單位尋求解決辦法，將老設(shè)備淘汰后移交檔案館或信息數(shù)據(jù)升級(jí)等。對(duì)于一些實(shí)物檔案，也許只有在特定裝具下才能顯示其光彩，彰顯其特色，符合人們視覺(jué)心理需求，才能發(fā)揮好它所應(yīng)有的檔案利用價(jià)值。 亓?xí)匀A：近年來(lái)，現(xiàn)代信息處理技術(shù)發(fā)展迅猛，其專(zhuān)用設(shè)備檔案的軟硬件更新非?？?，而在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)利益驅(qū)使下，更加快了更新速度。據(jù)了解，專(zhuān)用設(shè)備檔案的軟硬件一般每隔5年就要更新。而“錄制、存貯信息的設(shè)備、方法及軟件隨著新產(chǎn)品、新方法的不斷問(wèn)世，必將導(dǎo)致原有專(zhuān)用設(shè)