辦公室工作實務2--3

1、L o g oL o g o 會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o第二章辦公室日常事務第二章辦公室日常事務 學習目標v 知識點： 了解辦公室日常事務性工作的內(nèi)容 掌握日常事務性工作的操作規(guī)范和要求v 能力點： 掌握在具體辦公環(huán)境下的工作方法 能準確領會本級和上級組織領導的工作意圖 了解相關辦事渠道，具備相應的辦事能力v 素質點： 培養(yǎng)忠于職守、樂于奉獻的職業(yè)道德素養(yǎng) 培養(yǎng)并逐步具備管理者應有的宏觀視野和全局意識 養(yǎng)成嚴謹、規(guī)范的辦公室工作習慣 會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o第三節(jié)第三節(jié) 辦公室的郵件處理工作辦公室

2、的郵件處理工作會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o 情景案例情景案例 周三上班，宏利公司秘書賈珊就發(fā)現(xiàn)今天工作很繁重。她迅速地開始工作，搞得手忙腳亂，臨近下班時間，仍有部分工作沒有完成。導致她今天工作忙亂的原因主要是今天辦公室的郵件收發(fā)處理工作很多：1、處理發(fā)給總經(jīng)理的函件，封面上有“急件”字樣；2、復印一份將給某客戶的答復信以備存，原件郵寄給對方；3、處理寄給人事部劉部長的包裹；4、處理市商業(yè)局發(fā)來的一份政策性文件，上面有總經(jīng)理的批辦意見：“交各部門負責人傳閱”；5、正在外地參加某商品交易會的副總打來電話，要求賈珊立即寄送本公司的一個商品的樣本過去；6、

3、處理一批收到的商業(yè)信函、若干封私人信件和報刊、小冊子等印刷材料；7、三個客戶的郵件需要在四小時內(nèi)回復，江蘇分公司催要廣告宣傳單等文字材料。會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o項目任務項目任務如果你是宏利公司的秘書賈珊，你將如何按照正常的程序和規(guī)范的要求處理今天郵件的收發(fā)工作而不致于影響其他工作？會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o任務分析任務分析 宏利公司秘書賈珊在周三這天上班時工作很忙亂，臨近下班也沒有完成宏利公司秘書賈珊在周三這天上班時工作很忙亂，臨近下班也沒有完成這一天的工作任務，主要是她沒有按照正常的程序和規(guī)范

4、的要求正確及時地這一天的工作任務，主要是她沒有按照正常的程序和規(guī)范的要求正確及時地處理今天的郵件收發(fā)工作，以致于影響了其它的工作，對于辦公室里那一大處理今天的郵件收發(fā)工作，以致于影響了其它的工作，對于辦公室里那一大堆需要處理的郵件，她應該如何來做呢？堆需要處理的郵件，她應該如何來做呢？首先首先，要區(qū)別收發(fā)件的輕重緩急。，要區(qū)別收發(fā)件的輕重緩急。應該要重點處理有時間要求的函件，如寄給總經(jīng)理的急件、公司副總催要的應該要重點處理有時間要求的函件，如寄給總經(jīng)理的急件、公司副總催要的商品樣本、客戶需要及時回復的電子郵件以及江蘇分公司催要的材料。在這商品樣本、客戶需要及時回復的電子郵件以及江蘇分公司催要的

5、材料。在這些收發(fā)件中又要根據(jù)函件的重要程度作出優(yōu)先與否的不同處理。些收發(fā)件中又要根據(jù)函件的重要程度作出優(yōu)先與否的不同處理。其次其次，要注，要注意公私函件的不同處理。收到的公函，如果沒有時間上的要求，可按正常的意公私函件的不同處理。收到的公函，如果沒有時間上的要求，可按正常的程序和規(guī)范來處理，該登記的要登記，送達的部門和人員要確定，如有傳閱程序和規(guī)范來處理，該登記的要登記，送達的部門和人員要確定，如有傳閱要求，按傳閱的程序來辦，寄發(fā)的公函，一定要選擇合適的寄發(fā)方式；對于要求，按傳閱的程序來辦，寄發(fā)的公函，一定要選擇合適的寄發(fā)方式；對于私人函件，最好在公司的合適位置設置一個取信處，由員工自行查閱收

6、取，私人函件，最好在公司的合適位置設置一個取信處，由員工自行查閱收取，以免自己一一送達耽誤工作，但重要的函件，如寄給劉部長的包裹，有時很以免自己一一送達耽誤工作，但重要的函件，如寄給劉部長的包裹，有時很難區(qū)分其公私性質，最好親自送交給本人。難區(qū)分其公私性質，最好親自送交給本人。再次再次，寄發(fā)函件要講求效率。能，寄發(fā)函件要講求效率。能夠集中在一個時間里統(tǒng)一寄發(fā)的郵件，最好集中起來一起寄發(fā)，否則多次往夠集中在一個時間里統(tǒng)一寄發(fā)的郵件，最好集中起來一起寄發(fā)，否則多次往返郵局會浪費時間影響自己的工作。特別要了解郵政方面的規(guī)定和要求，注返郵局會浪費時間影響自己的工作。特別要了解郵政方面的規(guī)定和要求，注意

7、避免寄發(fā)時因不符合郵局要求而不得不重新處理郵件的情況發(fā)生。意避免寄發(fā)時因不符合郵局要求而不得不重新處理郵件的情況發(fā)生。會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o辦公室的郵件類型辦公室的郵件類型 會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人郵件處理工作是秘書的經(jīng)常性工作。辦公室的郵件主要包括兩大類：一類是通過郵政系統(tǒng)傳遞的郵件，如各類紙質信函、包裹、報紙、雜志等，另一類是電子郵件，如傳真、電傳、E-mail等。秘書能否做好郵件處理工作會影響工作的進程，因此，秘書需要掌握一定的程序和方法。 L o g oL o g o郵件的接收郵件的接收辦公室接收郵件后處理的基本

8、程序郵件的分類郵件的拆封郵件的登記郵件的呈送會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o郵件分類郵件分類的原則的原則對郵件可作如下分類：對郵件可作如下分類： 將私人郵件與公務郵件分開；將私人郵件與公務郵件分開； 將重要或緊急郵件和普通郵件分開；將重要或緊急郵件和普通郵件分開； 把優(yōu)先考慮的郵件放在一起。把優(yōu)先考慮的郵件放在一起。 2007年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o郵件的接收郵件的接收會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人郵件拆封拆封的步驟是： 開拆之前，要在郵件底部輕敲幾

9、下，使郵件內(nèi)的物件落到下部，以防在拆剪時受損； 用開封刀或電動郵件啟封機沿郵件上端開啟，不能用手撕； 開拆后，信封應跟信低、附件等用訂書機或大頭針、回形針等訂在一起，以備查閱； 取出郵件后再次檢查信封內(nèi)部，以免遺漏； 核對郵件上標明的附件，如有缺失，應在郵件上標明。 L o g oL o g o郵件的接收郵件的接收郵件登記表郵件登記表 年月日年月日會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人序號收件時間郵件名稱發(fā)件人及單位名稱郵件種類或主題收件人辦理期限備注L o g oL o g o郵件的接收郵件的接收會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人郵件呈送向領導呈交郵件時應注意： 呈送時，

10、將重要的郵件放置在上面，一般處理要求的郵件放在下面； 可在一些信函上做些旁注或在重要的詞句下畫線，以便引起領導的注意和重視； 需要由其他部門答復的信件，應先請示領導，而不能擅自將其交給具體的承辦人。L o g oL o g o可用不同顏色的文件夾放置不同處理要求的郵件，如：可用不同顏色的文件夾放置不同處理要求的郵件，如：用紅色文件夾放置優(yōu)先考慮的信函，用黃色文件夾放置例行用紅色文件夾放置優(yōu)先考慮的信函，用黃色文件夾放置例行性備忘錄，用藍色文件夾放置特殊信函，用綠色文件夾放置性備忘錄，用藍色文件夾放置特殊信函，用綠色文件夾放置私人事務信函。私人事務信函。呈送前可以使用帶顏色的筆在信件上標出重要的

11、詞句，呈送前可以使用帶顏色的筆在信件上標出重要的詞句，但最好使用黃色的筆，這樣復印時就不會留有痕跡。如果有但最好使用黃色的筆，這樣復印時就不會留有痕跡。如果有些辦公室不允許在信上寫字或做記號，可在信上貼一張能夠些辦公室不允許在信上寫字或做記號，可在信上貼一張能夠移動的粘貼條。移動的粘貼條。 2007年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o郵件的接收郵件的接收順序傳閱人簽名簡單意見日期會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人 傳閱順序單傳閱順序單L o g oL o g o郵件的寄發(fā)郵件的寄發(fā)辦公室寄發(fā)郵件的基本程序郵

12、件的簽發(fā)郵件的查核郵件的封裝、登記選擇寄發(fā)方式會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o郵件簽發(fā)郵件簽發(fā)除緊急信件外，秘書應把需領導過目簽字的郵件集中在除緊急信件外，秘書應把需領導過目簽字的郵件集中在一起，請領導簽字后才能寄發(fā)。一起，請領導簽字后才能寄發(fā)。查核郵件查核郵件查核附件是否準確和齊全；查核信封、信皮的格式、姓查核附件是否準確和齊全；查核信封、信皮的格式、姓名、地址、郵編是否正確。名、地址、郵編是否正確。 2007年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o郵件的封裝和登記郵件的封裝和登

13、記 為方便收件人拆閱，折疊信紙時宜將信紙的上下或左右為方便收件人拆閱，折疊信紙時宜將信紙的上下或左右紙邊留出大約紙邊留出大約05厘米的距離；厘米的距離； 若有附件，附件應與信件正文分開，把附件疊好放在正文若有附件，附件應與信件正文分開，把附件疊好放在正文的最后一疊中，這樣收件人取信時，附件也會一同取出；的最后一疊中，這樣收件人取信時，附件也會一同取出； 給郵票和封口上膠水時，要同時使用吸濕器，吸濕器能吸給郵票和封口上膠水時，要同時使用吸濕器，吸濕器能吸干過量的水份，以免玷污信封。干過量的水份，以免玷污信封。秘書還應對發(fā)出的重要郵件予以登記，以便工作的落實秘書還應對發(fā)出的重要郵件予以登記，以便工

14、作的落實與跟蹤。與跟蹤。 2007年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o選擇寄發(fā)方式選擇寄發(fā)方式不同類型的郵件往往意味著不同的寄發(fā)要求，秘書應該不同類型的郵件往往意味著不同的寄發(fā)要求，秘書應該根據(jù)信件內(nèi)容的重要性及時效性選擇妥當?shù)膫鬟f方式。根據(jù)信件內(nèi)容的重要性及時效性選擇妥當?shù)膫鬟f方式?？晒┻x擇的寄發(fā)方式有：平信（本市、國內(nèi)、國外）、明可供選擇的寄發(fā)方式有：平信（本市、國內(nèi)、國外）、明信片、印刷品、掛號信、包裹、特快專遞。如果時間緊迫，信片、印刷品、掛號信、包裹、特快專遞。如果時間緊迫，可以采取其他的快速傳遞方式，如：電

15、子郵件、傳真、電傳、可以采取其他的快速傳遞方式，如：電子郵件、傳真、電傳、電報等。電報等。2007年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o 1、要熟悉本公司報刊、郵件、函電收發(fā)制度；、要熟悉本公司報刊、郵件、函電收發(fā)制度；2、要了解各種郵政業(yè)務，如信函業(yè)務、郵政包裹業(yè)務、特、要了解各種郵政業(yè)務，如信函業(yè)務、郵政包裹業(yè)務、特快專遞業(yè)務等，特別是要熟悉一些郵政操作方面的小常識，快專遞業(yè)務等，特別是要熟悉一些郵政操作方面的小常識，如如何填寫業(yè)務單式；如何封裝包裹；如何查詢、更改、撤如如何填寫業(yè)務單式；如何封裝包裹；如何查詢、更改

16、、撤回郵件等?；剜]件等。3、領導外出不在公司，秘書仍應按規(guī)范程序和要求處理各、領導外出不在公司，秘書仍應按規(guī)范程序和要求處理各種郵件，但一定要和領導保持聯(lián)系和溝通，重要郵件要及時種郵件，但一定要和領導保持聯(lián)系和溝通，重要郵件要及時請示匯報，處理過的各種來信應保留至領導返回后，請他逐請示匯報，處理過的各種來信應保留至領導返回后，請他逐一閱讀處理。一閱讀處理。2007年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o相關鏈接 郵政業(yè)務知識郵政業(yè)務知識 一、信函交寄的范圍有哪些？一、信函交寄的范圍有哪些？ 信函適用于交寄書面通信、各種公文

17、、印有信函適用于交寄書面通信、各種公文、印有“內(nèi)部內(nèi)部”字樣的書籍、報字樣的書籍、報紙、期刊、教材和各種資料；各種業(yè)務性書面材料，如稿件、提貨單、請紙、期刊、教材和各種資料；各種業(yè)務性書面材料，如稿件、提貨單、請柬、征訂單、協(xié)議、票據(jù)、入場券、郵票、照片、報表；各種證件，如戶柬、征訂單、協(xié)議、票據(jù)、入場券、郵票、照片、報表；各種證件，如戶口遷移證、戶口本、團員證等。口遷移證、戶口本、團員證等。 二、如何交寄印刷品？二、如何交寄印刷品？ 印刷品交寄時，內(nèi)部不可夾帶信函和現(xiàn)金及其他物品，郵寄時交郵局印刷品交寄時，內(nèi)部不可夾帶信函和現(xiàn)金及其他物品，郵寄時交郵局工作人員驗視內(nèi)件后再進行封裝、交寄，不要

18、投入郵筒或信箱，投入郵筒工作人員驗視內(nèi)件后再進行封裝、交寄，不要投入郵筒或信箱，投入郵筒或信箱的按信函處理。掛號郵寄時，除按重量交付郵費外，還要交付掛號或信箱的按信函處理。掛號郵寄時，除按重量交付郵費外，還要交付掛號費，郵局收寄后出給收據(jù)，妥善保存?zhèn)洳椤ＹM，郵局收寄后出給收據(jù)，妥善保存?zhèn)洳椤?三、什么是保價信函？三、什么是保價信函？ 保價信函是用戶郵寄較貴重的物品和有價證券時，可申報與內(nèi)件價值保價信函是用戶郵寄較貴重的物品和有價證券時，可申報與內(nèi)件價值一致的保價金額。郵局按特定手續(xù)進行收寄處理，并按規(guī)定收取保價費，一致的保價金額。郵局按特定手續(xù)進行收寄處理，并按規(guī)定收取保價費，在運遞過程中如因

19、郵局責任發(fā)生丟失、損毀和短少時，郵局按其保價金額，在運遞過程中如因郵局責任發(fā)生丟失、損毀和短少時，郵局按其保價金額，予以賠償。予以賠償。 保價信函準寄各種有價證券和寄件人認為重要的文件，如儲蓄單、存保價信函準寄各種有價證券和寄件人認為重要的文件，如儲蓄單、存折、支票、貴重集郵品、國庫券、提貨單、證據(jù)等。保價印刷品的準寄范折、支票、貴重集郵品、國庫券、提貨單、證據(jù)等。保價印刷品的準寄范圍與印刷品相同。國內(nèi)保價信函的保價金額，每件最高以人民幣圍與印刷品相同。國內(nèi)保價信函的保價金額，每件最高以人民幣50，000元為限，國際保價函件的保價金額最高不得超過人民幣元為限，國際保價函件的保價金額最高不得超過

20、人民幣10000元。元。 會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o相關鏈接 四、如何封裝包裹？四、如何封裝包裹？ 用戶交寄包裹時，應按照所寄物品的性質、大小、輕重、寄遞路程遠用戶交寄包裹時，應按照所寄物品的性質、大小、輕重、寄遞路程遠近和運輸情況，選用近和運輸情況，選用 適當包裝材料妥為包裝。適當包裝材料妥為包裝。 脆弱易碎物品，內(nèi)件與箱板之間要留出脆弱易碎物品，內(nèi)件與箱板之間要留出2厘米的空間，用柔軟物料厘米的空間，用柔軟物料充分填塞。箱內(nèi)物品不止一件時，還要分別用瓦楞紙、海綿等物包扎，防充分填塞。箱內(nèi)物品不止一件時，還要分別用瓦楞紙、海綿等物包扎，防止運輸

21、途中碰撞損壞。流質及易溶物品，要先裝入完全密封的容器內(nèi)，再止運輸途中碰撞損壞。流質及易溶物品，要先裝入完全密封的容器內(nèi)，再裝入箱內(nèi)，按上述方法填充箱內(nèi)。對油膩、腥味、容易受潮的物品及有色裝入箱內(nèi)，按上述方法填充箱內(nèi)。對油膩、腥味、容易受潮的物品及有色的干粉末，應使用不透油的包皮套封后再裝入箱內(nèi)運遞。的干粉末，應使用不透油的包皮套封后再裝入箱內(nèi)運遞。 對柔軟、干燥、耐壓、不怕碰撞的物品，可以用布、箱包裝。對柔軟、干燥、耐壓、不怕碰撞的物品，可以用布、箱包裝。 貴重物品，例如，手表、相機、金銀物品、珠寶等要裝入堅固耐壓貴重物品，例如，手表、相機、金銀物品、珠寶等要裝入堅固耐壓的紙質或金屬箱匣或者木

22、箱內(nèi)，箱內(nèi)空隙的地方用柔軟物料妥為填塞，箱的紙質或金屬箱匣或者木箱內(nèi)，箱內(nèi)空隙的地方用柔軟物料妥為填塞，箱外再用堅韌的紙或布包裝。外再用堅韌的紙或布包裝。 用戶交寄包裹時，郵局工作人員要驗視內(nèi)件，請交寄前準備好包裝材用戶交寄包裹時，郵局工作人員要驗視內(nèi)件，請交寄前準備好包裝材料，待工作人員驗視后再行包裝。料，待工作人員驗視后再行包裝。 五、什么是特快專遞？五、什么是特快專遞？ 特快專遞是一項快速的郵件投遞業(yè)務，它以高速度、高質量為用戶傳特快專遞是一項快速的郵件投遞業(yè)務，它以高速度、高質量為用戶傳遞國際、國內(nèi)的緊急信函、文件資料、金融票據(jù)、商品貨樣等各類文件資遞國際、國內(nèi)的緊急信函、文件資料、金

23、融票據(jù)、商品貨樣等各類文件資料和物品。按服務方式區(qū)分，可將特快專遞分為定時服務和特需服務兩種，料和物品。按服務方式區(qū)分，可將特快專遞分為定時服務和特需服務兩種，按郵件內(nèi)件性質可將特快專遞區(qū)分為信函類、文件資料類和物品類等三種。按郵件內(nèi)件性質可將特快專遞區(qū)分為信函類、文件資料類和物品類等三種。 會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o實踐訓練實踐訓練（一）課堂討論1、除了郵件封皮上注明的“機要”、“急件”外，還可以根據(jù)什么標記判斷所收進的郵件是重要或緊急的？2、拆封郵件要注意什么？3、向領導呈送郵件時要注意什么？4、郵件的寄發(fā)方式有哪些？5、領導不在公司，秘書如

24、何處理郵件？會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o實踐訓練實踐訓練 除了郵件封皮上注明的“機要”、“急件”外，還可以根據(jù)什么標記判斷所收進的郵件是重要或緊急的？ 如果某封郵件是以不同于普通郵件的方法郵寄的，應該在這封郵件的信封上予以注明，有兩種類型：一是郵件性質標記：如“私人(PERSONAL)”、“保密(CONFIDENTIAL)”，全用大寫字母構成的特別郵件號，位于收信人姓名、地址第一行之上二至四行的位置，在所有體式的信封中，分類符號都應與左邊對齊塊狀地打印；二是郵寄方式標記：如“特快專遞(SPECIAL DELIVERY)”、“掛號信”等，打印在收信人

25、姓名、地址第一行之上大約第二行位置。會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o實踐訓練實踐訓練 （二）案例分析（二）案例分析 星期二，剛過九點，前臺就給公司秘書林璇送來一星期二，剛過九點，前臺就給公司秘書林璇送來一堆郵件（包括一個包裹）。林璇把它們放在一邊，便開始堆郵件（包括一個包裹）。林璇把它們放在一邊，便開始忙昨天沒完成的工作，直到臨近中午，才騰出時間處理這忙昨天沒完成的工作，直到臨近中午，才騰出時間處理這些郵件。她把它們按公務郵件和私人郵件分開，把公務郵些郵件。她把它們按公務郵件和私人郵件分開，把公務郵件一并放入文件夾中，送進經(jīng)理辦公室。然后，她把私人件一

26、并放入文件夾中，送進經(jīng)理辦公室。然后，她把私人郵件按部門逐個遞送，包裹收件人恰巧不在辦公室，林璇郵件按部門逐個遞送，包裹收件人恰巧不在辦公室，林璇把包裹放在收件人辦公桌上，給同室的人打了個招呼，就把包裹放在收件人辦公桌上，給同室的人打了個招呼，就走了。走了。會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o實踐訓練實踐訓練會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人分析與討論：分析與討論： 分析林璇的郵件處理有什么問題，并給出規(guī)分析林璇的郵件處理有什么問題，并給出規(guī)范的操作方法。范的操作方法。L o g oL o g o實踐訓練實踐訓練1、按照正常的程序和規(guī)范，完成“項目任務”中賈秘書的郵件收發(fā)工作。實訓說明： 本部分實訓在授課后集中進行。 實訓時，全班可先分為若干個實訓