采購管理制度流程[修訂]

1、精心打造采購管理制度流程修訂供應管理制度一、制定目的：為規(guī)范公司采購流程，降低采購成本，提高采購工作效率，特制定該管理制度。二、適用范圍：適用于本公司各種采購管理。三、基本職責劃分：公司采購職能由供應部具體負責，主要由保管員根據公司各部門的物資領用計劃、倉庫庫存情況，結合實際生產經營狀況，制定采購計劃（書面形式），提交公司總經理審批后交由供應部執(zhí)行采購工作，由財務部主要負責對供應部的采購過程進行控制與監(jiān)督。四、具體內容（一）采購物資分類1、根據物品市場品種分類：該分類方式為供應部執(zhí)行采購職能時對供應商的選定提供依據。1.1 生產物資采購包括：機器設備，各類五金類配件工具、易損件，機器設備 所需

2、耗用的油類，作業(yè)勞保用品，其他各類低值易耗品等。1.2 辦公用品采購包括：辦公耗材、電腦及配件、其它零星物資等。1.3 生活用品采購包括：生活日用品、環(huán)境衛(wèi)生清潔物品、食堂用品、娛樂設施及易耗品等。2、根據公司實際使用情況和申購方式分類：該分類方式為各部門物資申購時的申購方式提供依據。主要包括：計劃內物品領用類，計劃外物品領用類，部門專用類和加急請購類四種。（二）物資采購申請方式及具體流程：1.4 部門通過填寫采購計劃申請。該申請適用于各部門物資計劃請購。具體流程如下：1.1 各科室結合物資實際需求情況，制定采購計劃申請單，要求對需求物資的 需求原因和需求時間進行說明并由相關部門負責人審批簽字

3、，制定好后 上交指定部門處。1.2 指定部門要求結合各部門的申請，進行需求情況的把關和調查，完成對各部門的采購計劃的整合、核準并報總經理審批。1.3總經理將核準的“采購計劃”交供應部。供應部結合物資的需求情況，對物資申購的合理性進行再把關和初步的市場了解和購買時間確定，并進行采購工作。2、財務科通過填寫“加急采購計劃”申請；該申請方式為月內加急請購。具體申購流程如下：2.1 對月內有部門急需領用的物資倉庫無作請購計劃又無庫存或數量不足或臨 時補充庫存所需的，可填寫“加急采購計劃”進行加急采購。2.2 各部門按照“加急采購計劃”的填寫要求，寫明質量要求、申購原因等，由部門負責人簽名批準后，交給總

4、經理簽名審批。2.3總經理審批后交供應部。供應部結合物資的需求情況，對物資進行初步的市場了解和購買時間確定，安排采購工作。3、計劃內物品領用類，計劃外物品領用類，部門專用類采購流程參考第一條執(zhí)行物資采購申請方式基本流程圖1 2 3 4 5各部門填寫計供應部結合領用的庫部門專用采各部門填寫專用物各部門填寫劃外采購計劃存情況填寫采購計劃購計劃資臨時采購計劃加急采購計戈U部門負責人總經理審總經理審總經理審總經理審批初審整合批批批供應部執(zhí)總經理審核供應部執(zhí)供應部執(zhí)供應部執(zhí)行采購 行采購 行采購 行采購供應部執(zhí)行采購（三）物資采購方式及具體流程：供應部在接到公司下達的物資計劃采購、各加 急請購的任務后，

5、分析物品的市場品種，確定采購方式。主要包括現付采購方式、 月結付款采購方式和簽訂合約采購方式三種。1、現付采購方式：即采購物資時現場付款并獲取付款發(fā)票、收據作為物資入庫、報賬的依據。該方式主要用于對低值零星物資的采購。如清潔用具、娛樂設施消耗品、零星工程用料、五金工具及配件等。具體采購流程如下：1.1 詢價、比價、議價：供應部在確定物資為現付采購方式后，對已掌握供應 信息的物資，進行電話詢價；對一些比較少用未掌握供應信息的物資，則到市場中尋找，現場詢價。遵循質量第一、價格第二和貨比三家的原則，追求物美價廉的目標。由供應部進行詢價、比價統(tǒng)計。1.2 請款方式：物資采購請款方式主要有兩種：一是進行

6、計劃預支，主要適 用于采購計劃；二是按照借款規(guī)定借款采購，主要適用于月內加急請購物資，公司對借款權限作了明確規(guī)定，購買物資借款超過1000元的，需提交給總經理審批。1.3 選定、采購：供應部通過議價后，選定采購供應商，請款工作完成后，安 排出車采購。在采購物品的同時需現場獲取款額發(fā)票或收據，作為物品 入庫辦理的依據。1.4 入庫辦理：供應部將物資采購回公司后，隨同相應物資的發(fā)票或收據一起拿到財務倉庫辦理入庫，倉管員結合采購計劃申請表進行核對是否有該項物資的申購，并對物品的質量、數量、規(guī)格型號等進行檢查，確認無誤后填寫入庫單，入庫單需倉管員、送貨人簽名確認，手續(xù)完成后，存根聯、財務聯由財務部留存

7、，對賬聯交供應部報銷用。1.5報銷程序：供應部完成入庫辦理工作后，在5天內，填寫并粘貼相應的票據，按照公司的規(guī)定填寫進行賬務報銷。1.6 采購統(tǒng)計管理：供應部執(zhí)行公司所有物資的采購職能，需確保采購工作的有序、高效地進行，供應部對每一項物資采購的完成情況進行統(tǒng)計、跟進和匯總。2、月結付款采購方式：公司與相應物資的供應商建立長期合作的方式，采購 的物資到月末時進行對賬、開具發(fā)票、付款結算。該方式主要用于對公司生產經營常用、易耗、數量大物資的采購。如生產易耗設備、五金備件、勞護用品、辦公耗材、電腦及配件等。具體采購流程如下：1.7 詢價、比價、議價：供應部在日常的采購工作中，要時常分析供應商的產品價

8、格、質量、供貨能力、銷售業(yè)績、售后服務等情況，選定長期合作的月結付款采購供應商。接到采購任務，在確定物資為月結付款采購方式后，選取相應的月結付款供應商，進行電話詢價 ；遵循質量第一、價格第二和貨比三家的原則，追求物美價廉的目標。由供應部進行詢價、比價統(tǒng)計。1.8 選定、采購：供應部通過議價后，選定采購供應商，按計劃安排出車采購。在采購物品的同時需現場獲取對賬單（對賬單需采購經手人簽名確認），作為物品入庫辦理的依據。1.9 入庫辦理：供應部將物資采購回公司后，隨同相應物資對賬單一起拿到財務倉庫辦理入庫，倉管員結合請購計劃申請表 （財務聯）進行核對是否有該項物資的申購，并對物品的質量、數量、規(guī)格型

9、號等進行檢查，確認無誤后填寫入庫單，入庫單需倉管員、送貨人簽名確認，手續(xù)完成后，存根聯、財務聯由財務部留存，對賬聯交供應部統(tǒng)計做賬。1.10 目統(tǒng)計管理：供應部需將月結付款采購的物資進行賬目統(tǒng)計和分類匯總，并分類整理好對賬單、入庫單，交財務部月末與供應商對賬結算用。3、簽訂合同采購方式：即與供應商以簽訂合同的方式進行物資購買。該方式 主要用于質量要求高、價值高的物資的采購。如大型生產設備、原材料、高額資產等。具體采購流程如下：3.1詢價、比價、議價：供應部在確定物資為簽訂合同采購方式后，通過查詢以往購銷合同、網上查詢、人際關系網了解等方式尋找供應商。遵循質 量第一、價格第二和貨比三家的原則，追

10、求物美價廉的目標。通常由供 應部、副總經理一起尋找供應商，進行詢價、比價和議價，并起擬產品 購銷合同，合同需明確產品規(guī)格、質量標準、保修期限、付款方式、糾 紛處理等問題。完成后提交總經理審批、打印和簽訂，合同簽訂好后遞交復印件給供應部和財務部，作為采購和付款的依據。3.2請款方式：按照合同約定的支付方式，由供應部填寫支付證明單交給財務部，然后交總經理審批，再交給財務部付款。3.3入庫辦理：供應部將物資采購回公司后，隨同相應物資的發(fā)票一起拿到財務倉庫辦理入庫，倉管員結合請購計劃申請表 （財務聯）進行核對是否有該項物資的申購，確認無誤后填寫入庫單，入庫單需倉管員、送貨人 簽名確認，手續(xù)完成后，存根聯、財務聯由財務科留存，對賬聯交供應 部統(tǒng)計做賬。3.4采購統(tǒng)計管理：供應部執(zhí)行公司所有物資的采購職能，需確保采購工作的 有序、高效地進行，供應部對每一項物資采購的