第1章Access2002基礎(chǔ)部分

1、上一頁(yè)上一頁(yè)下一頁(yè)下一頁(yè)返回首頁(yè)返回首頁(yè)返回本章返回本章第1章 Access 2002基礎(chǔ)部分 1.1 Access 2002的啟動(dòng)與退出 1.2 打開(kāi)一個(gè)已有的數(shù)據(jù)庫(kù)，并 查看數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象 1.3 定制Access 2002 的工具欄和菜單欄 1.4 Access的幫助系統(tǒng) 上一頁(yè)上一頁(yè)下一頁(yè)下一頁(yè)返回首頁(yè)返回首頁(yè)返回本章返回本章第1章 Access 2002基礎(chǔ)部分 實(shí)訓(xùn)概要：通過(guò)本章實(shí)訓(xùn)學(xué)習(xí)，讀者能夠?qū)ccess 2002有個(gè)總體認(rèn)識(shí)，它不需要數(shù)據(jù)庫(kù)管理者具有專業(yè)的程序設(shè)計(jì)水平，任何非專業(yè)的用戶都可以用它來(lái)創(chuàng)建功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，本章介紹Access 2002的常用操作，掌握Acc

2、ess 2002的啟動(dòng)和退出，熟悉Access 2002數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象組成，熟悉Access 2002強(qiáng)大的幫助系統(tǒng)，熟悉Access 2002 工具欄和菜單欄定制方法。案例說(shuō)明：OfficeXP的組件Access 2002數(shù)據(jù)庫(kù)有友好的界面，并且簡(jiǎn)單易用，它是一個(gè)運(yùn)行在Windows環(huán)境下的桌面關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)。Access 2002啟動(dòng)和退出、打開(kāi)已有的數(shù)據(jù)庫(kù)查看數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象、定制工具欄和菜單欄等是認(rèn)識(shí)和熟悉Access 2002的有效辦法，也是Access 2002應(yīng)用的開(kāi)始。 上一頁(yè)上一頁(yè)下一頁(yè)下一頁(yè)返回首頁(yè)返回首頁(yè)返回本章返回本章第1章 Access 2002基礎(chǔ)部分 實(shí)訓(xùn)概要：通過(guò)本章實(shí)訓(xùn)學(xué)

3、習(xí)，讀者能夠?qū)ccess 2002有個(gè)總體認(rèn)識(shí)，它不需要數(shù)據(jù)庫(kù)管理者具有專業(yè)的程序設(shè)計(jì)水平，任何非專業(yè)的用戶都可以用它來(lái)創(chuàng)建功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，本章介紹Access 2002的常用操作，掌握Access 2002的啟動(dòng)和退出，熟悉Access 2002數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象組成，熟悉Access 2002強(qiáng)大的幫助系統(tǒng)，熟悉Access 2002 工具欄和菜單欄定制方法。案例說(shuō)明：OfficeXP的組件Access 2002數(shù)據(jù)庫(kù)有友好的界面，并且簡(jiǎn)單易用，它是一個(gè)運(yùn)行在Windows環(huán)境下的桌面關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)。Access 2002啟動(dòng)和退出、打開(kāi)已有的數(shù)據(jù)庫(kù)查看數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象、定制工具欄和菜單欄等是

4、認(rèn)識(shí)和熟悉Access 2002的有效辦法，也是Access 2002應(yīng)用的開(kāi)始。 上一頁(yè)上一頁(yè)下一頁(yè)下一頁(yè)返回首頁(yè)返回首頁(yè)返回本章返回本章1.1.1 從開(kāi)始菜單啟動(dòng)Access 這是最普通的啟動(dòng)方式，操作方法：1. 單擊Windows任務(wù)欄的“開(kāi)始”按鈕，指向“程序”菜單；2. 在“程序”子菜單中選擇“Access”選項(xiàng)即可。圖1.1通過(guò)“開(kāi)始”菜單啟動(dòng)窗口1.1 Access 2002的啟動(dòng)與退出 上一頁(yè)上一頁(yè)下一頁(yè)下一頁(yè)返回首頁(yè)返回首頁(yè)返回本章返回本章 1.1.2 通過(guò)打開(kāi)新的數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)啟動(dòng)Access 操作方法：1. 單擊“開(kāi)始”按鈕；2. 選擇新建Office文檔選項(xiàng)，打開(kāi)如圖1.2所

5、示；圖1.2 通過(guò)打開(kāi)新的數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)啟動(dòng)Access之一上一頁(yè)上一頁(yè)下一頁(yè)下一頁(yè)返回首頁(yè)返回首頁(yè)返回本章返回本章3. 單擊“常用”選項(xiàng)卡； 4. 選擇“空數(shù)據(jù)庫(kù)”圖標(biāo)；5. 單擊“確定”按鈕，這時(shí)Access會(huì)自動(dòng)打開(kāi)，如圖1.3所示，在“文件名”一欄中輸入數(shù)據(jù)庫(kù)名稱，如“人事管理”，單擊“創(chuàng)建”，此時(shí)打開(kāi)如圖1.4 所示的Access 2002啟動(dòng)窗口。圖1.3 通過(guò)打開(kāi)新的數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)啟動(dòng)Access之二上一頁(yè)上一頁(yè)下一頁(yè)下一頁(yè)返回首頁(yè)返回首頁(yè)返回本章返回本章圖1.4 啟動(dòng)后的數(shù)據(jù)庫(kù)文件上一頁(yè)上一頁(yè)下一頁(yè)下一頁(yè)返回首頁(yè)返回首頁(yè)返回本章返回本章1.1.3 從桌面新建啟動(dòng)Access 操作方法：1.

6、 用鼠標(biāo)右鍵單擊桌面，然后指向“新建”；2. 選擇Microsoft Access應(yīng)用程序選項(xiàng)；3. 重新命名數(shù)據(jù)庫(kù)名；4. 雙擊數(shù)據(jù)庫(kù)，就可打開(kāi)它。圖1.5 從桌面新建啟動(dòng)Access上一頁(yè)上一頁(yè)下一頁(yè)下一頁(yè)返回首頁(yè)返回首頁(yè)返回本章返回本章1.1.4 建立桌面的快捷圖標(biāo)啟動(dòng)Access 操作方法：1. 單擊“開(kāi)始”菜單，將鼠標(biāo)指向“程序”項(xiàng)的子菜單“Microsoft Access”；2. 按住“Ctrl”鍵，用鼠標(biāo)拖動(dòng)“Microsoft Access”選項(xiàng)到桌面，即可創(chuàng)建Access的快捷方式；3. 雙擊桌面的快捷圖標(biāo)即可啟動(dòng)Access。4. 注意：快捷方式的創(chuàng)建方法很多，用戶自己嘗試

7、一下其它的創(chuàng)建方法。上一頁(yè)上一頁(yè)下一頁(yè)下一頁(yè)返回首頁(yè)返回首頁(yè)返回本章返回本章1.1.5 從命令行指定參數(shù)打開(kāi)Access 2002操作方法：1. 單擊“開(kāi)始”菜單中的“運(yùn)行”命令；2. 在“運(yùn)行”文本框中輸入Access的命令行和參數(shù)，也可通過(guò)瀏覽按鈕選擇Access的具體路徑，如圖1.6所示； 圖1.6 從命令行指定參數(shù)的打開(kāi)Access上一頁(yè)上一頁(yè)下一頁(yè)下一頁(yè)返回首頁(yè)返回首頁(yè)返回本章返回本章1.1.6 退出Access 2002 操作方法：方法1：?jiǎn)螕鬉ccess窗口右上角的關(guān)閉按鈕“”；方法2：雙擊Access窗口左上角的控制菜單圖標(biāo)按鈕“”；方法3：執(zhí)行“文件”菜單中的“退出”命令。注

8、意：退出Access窗口時(shí)會(huì)有文件保存提示，要及時(shí)保存文件。 上一頁(yè)上一頁(yè)下一頁(yè)下一頁(yè)返回首頁(yè)返回首頁(yè)返回本章返回本章1.2 打開(kāi)一個(gè)已有的數(shù)據(jù)庫(kù)，并查看數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象 Access提供了七種數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象：表、查詢、窗體、報(bào)表、數(shù)據(jù)訪問(wèn)頁(yè)、宏和模塊。本項(xiàng)目利用打開(kāi)一個(gè)Access 2002自帶的示例羅斯文示例數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)查看數(shù)據(jù)庫(kù)的七個(gè)對(duì)象，了解數(shù)據(jù)庫(kù)表的結(jié)構(gòu)。 操作方法：1. 啟動(dòng)Access，打開(kāi) Access2002系統(tǒng)界面；2. 單擊“幫助”菜單，選擇“示例數(shù)據(jù)庫(kù)”“羅斯文示例數(shù)據(jù)庫(kù)”，如圖1.7所示；3. 在數(shù)據(jù)庫(kù)“對(duì)象”中單擊“表”，在數(shù)據(jù)庫(kù)窗口中選擇一個(gè)表雙擊打開(kāi)查看其格式，數(shù)據(jù)表是存儲(chǔ)數(shù)

9、據(jù)的容器，是關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)；4. 在數(shù)據(jù)庫(kù)“對(duì)象”中單擊“查詢”，選擇幾個(gè)查詢雙擊查看，查詢顯示從多個(gè)表（最多為16個(gè)）中選取的數(shù)據(jù)；上一頁(yè)上一頁(yè)下一頁(yè)下一頁(yè)返回首頁(yè)返回首頁(yè)返回本章返回本章5. “窗體”對(duì)象的查看，窗體是數(shù)據(jù)庫(kù)和用戶的一個(gè)聯(lián)系界面，用于顯示包含在表或查詢完的數(shù)據(jù)和操作數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)。窗體中可以包含圖片、圖形、聲音、視頻等多種對(duì)象；6. “報(bào)表”對(duì)象的查看，用友好和實(shí)用的形式來(lái)打印表和查詢完的數(shù)據(jù)。報(bào)表中可以加入圖形來(lái)美化打印效果；7. “頁(yè)”對(duì)象的查看，數(shù)據(jù)訪問(wèn)頁(yè)是用在Internet或Intranet上瀏覽的Web頁(yè)，可以用來(lái)輸入、編輯、瀏覽數(shù)據(jù)庫(kù)中的記錄，能夠進(jìn)行記錄的

10、維護(hù)工作；8. “宏”對(duì)象的查看，宏主要是用于執(zhí)行特殊的操作和響應(yīng)用戶激發(fā)的事件，如單擊命令按鈕操作等；9. “模塊”對(duì)象的查看，在模塊中使用VBA代碼的目的主要有兩個(gè)：一是創(chuàng)建在窗體、報(bào)表和查詢中使用的自定義的函數(shù)；二是提供在所有類模塊中都可以使用公共的子過(guò)程；上一頁(yè)上一頁(yè)下一頁(yè)下一頁(yè)返回首頁(yè)返回首頁(yè)返回本章返回本章圖1.7進(jìn)入“羅斯文示例數(shù)據(jù)庫(kù)”界面上一頁(yè)上一頁(yè)下一頁(yè)下一頁(yè)返回首頁(yè)返回首頁(yè)返回本章返回本章1.3 定制Access 2002 的工具欄和菜單欄 Access 2002具有多數(shù)Windows應(yīng)用程序所具有的菜單欄、工具欄和快捷菜單，同時(shí)也允許讀者自己定義工具欄和菜單欄。定制Acc

11、ess 2002的工具欄和菜單欄可以為數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)者帶來(lái)更多的方便。 上一頁(yè)上一頁(yè)下一頁(yè)下一頁(yè)返回首頁(yè)返回首頁(yè)返回本章返回本章1.3.1 自定義工具欄 Access 2002中有三種方法可以打開(kāi)“自定義”工具欄對(duì)話框，進(jìn)行個(gè)性化定制工具欄，操作方法：1. 打開(kāi)“自定義”工具欄對(duì)話框； 單擊“視圖”菜單中的“工具欄”選擇“自定義”； 單擊“工具”菜單中的“自定義”命令； 鼠標(biāo)右擊工具欄或菜單欄，在出現(xiàn)的快捷菜單中，選擇“自定義”； 2. 設(shè)置“自定義”操作內(nèi)容： 在“自定義”對(duì)話框中，單擊“工具欄”選項(xiàng)，在復(fù)選框中選擇顯示或隱藏的工具欄。如圖1.8所示； 單擊“新建”按鈕，系統(tǒng)會(huì)彈出“新建工具欄”

12、的對(duì)話框，在“工具欄名稱”中輸入要?jiǎng)?chuàng)建的工具欄名稱，單擊“確定”； 單擊“屬性”按鈕，打開(kāi)工具欄屬性對(duì)話框，設(shè)置如1.9所示的工具欄屬性。 上一頁(yè)上一頁(yè)下一頁(yè)下一頁(yè)返回首頁(yè)返回首頁(yè)返回本章返回本章 圖1.8“自定義”對(duì)話框 圖1.9“工具欄屬性”對(duì)話框 上一頁(yè)上一頁(yè)下一頁(yè)下一頁(yè)返回首頁(yè)返回首頁(yè)返回本章返回本章1.3.2 在工具欄中添加按鈕 操作方法：1. 在“自定義”對(duì)話框中，選中“羅斯文示例數(shù)據(jù)庫(kù)”，則此工具欄呈顯示狀態(tài)；2. 單擊“自定義”對(duì)話框中的“命令”選項(xiàng)，在左邊“類別”列表框選擇想要加入到工具欄的項(xiàng)目，在“命令”列表中選擇相應(yīng)的命令，用鼠標(biāo)將“命令”拖到“羅斯文示例數(shù)據(jù)庫(kù)”工具欄即

13、可，如圖1.10所示；圖1.10自制工具欄 上一頁(yè)上一頁(yè)下一頁(yè)下一頁(yè)返回首頁(yè)返回首頁(yè)返回本章返回本章1.3.3 自定義菜單欄 在Access 2002中，菜單欄與工具欄具有許多共性，它們都是用于執(zhí)行Access 2002命令。Access 2002的命令可以是內(nèi)置命令，也可以是用戶定義的宏（將在宏操作中具體介紹），還可以是Visual Basic函數(shù)。菜單欄的自定義方式與工具欄基本相同，兩者的主要區(qū)別是構(gòu)成菜單欄的各項(xiàng)以名字區(qū)分，而工具欄中的工具以圖形區(qū)分；菜單欄同時(shí)只能顯示一個(gè)，而工具欄可以同時(shí)顯示多個(gè)，本實(shí)訓(xùn)介紹內(nèi)置式菜單欄的定制方法。 操作方法：1. 打開(kāi)上述的“自定義”對(duì)話框，打開(kāi)“新

14、建工具欄”對(duì)話框，在工具欄名稱下的文本框中輸入所定義的菜單欄的名稱，如“我的菜單欄”，單擊“確定”按鈕，返回“自定義”對(duì)話框；2. 單擊“屬性”按鈕，打開(kāi)“工具欄屬性”對(duì)話框，如圖1.11所示；上一頁(yè)上一頁(yè)下一頁(yè)下一頁(yè)返回首頁(yè)返回首頁(yè)返回本章返回本章圖1.11“工具欄屬性”對(duì)話框圖 3. 在“工具欄屬性”對(duì)話框中設(shè)置所創(chuàng)建的菜單欄的各項(xiàng)屬性。各屬性與自定義工具欄相同，但“類型”下拉列表框應(yīng)選擇“菜單欄”；4. 自定義菜單欄定義完成后，還是空的，必須添加菜單及菜單命令，在工具欄列表框中確保新創(chuàng)建的菜單欄被選中； 上一頁(yè)上一頁(yè)下一頁(yè)下一頁(yè)返回首頁(yè)返回首頁(yè)返回本章返回本章5. 為給自定義菜單欄添加菜

15、單，激活“命令”選項(xiàng)卡，如圖1.12所示；圖1.12“自定義”對(duì)話框的命令“選項(xiàng)卡” 上一頁(yè)上一頁(yè)下一頁(yè)下一頁(yè)返回首頁(yè)返回首頁(yè)返回本章返回本章6. 在“類別”列表框中選擇“新菜單”，從“命令”列表框中將“新菜單”拖到屏幕上新創(chuàng)建的菜單欄中，釋放左鍵即可為新建菜單欄增加一項(xiàng)菜單，即“新菜單”；7. 右鍵單擊“新菜單”，彈出快捷菜單，如圖1.13所示，在“命名”框中輸入菜單名稱；8. 在“快捷菜單”中選擇“屬性”命令，可打開(kāi)“菜單欄中控件屬性”對(duì)話框，如圖1.14所示，通過(guò)此對(duì)話框可設(shè)置菜單或菜單命令的各個(gè)屬性，如屏幕提示、執(zhí)行的操作、標(biāo)題等； 9. 按照為工具欄添加工具的方法為新菜單添加菜單命令

16、。上一頁(yè)上一頁(yè)下一頁(yè)下一頁(yè)返回首頁(yè)返回首頁(yè)返回本章返回本章圖1.13“新菜單”的快捷菜單 圖1.14“菜單欄控件屬性”對(duì)話框 上一頁(yè)上一頁(yè)下一頁(yè)下一頁(yè)返回首頁(yè)返回首頁(yè)返回本章返回本章注意：自定義菜單欄只能在打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)文件時(shí)才能設(shè)置，這種方法創(chuàng)建的菜單欄只能供當(dāng)前數(shù)據(jù)庫(kù)使用。在Access 2002中可以創(chuàng)建全局菜單欄，即對(duì)任何數(shù)據(jù)庫(kù)都有效，操作方法：首先單擊“工具”菜單命令，打開(kāi)如圖1.14所示的“啟動(dòng)”對(duì)話框，然后在“啟動(dòng)”對(duì)話框的“菜單欄”下拉列表框中，選擇當(dāng)前數(shù)據(jù)庫(kù)中自定義的菜單欄的名稱即可。 圖1.15“啟動(dòng)”對(duì)話框上一頁(yè)上一頁(yè)下一頁(yè)下一頁(yè)返回首頁(yè)返回首頁(yè)返回本章返回本章1.4.1 O

17、ffice助手幫助 Office助手是最重要的幫助手段，默認(rèn)情況下，“Office助手”是被激活的，如果用戶了隱藏“Office助手”，激活并使用“Office助手”。操作方法：1. 單擊“幫助”菜單，選擇“顯示Office助手”即可；2. 右擊“Office助手”在快捷菜單中，可以“隱藏助手”；3. 在右擊“Office助手”在快捷菜單中，“選擇助手”，打開(kāi)“Office助手”對(duì)話框；如圖1.16 所示；4. 單擊“助手之家”選項(xiàng)卡，選擇一位用戶喜歡的小助手；5. 單擊“選項(xiàng)”卡，設(shè)置使用Office 助手的方式。 圖1.16 “Office 助手”對(duì)話框 上一頁(yè)上一頁(yè)下一頁(yè)下一頁(yè)返回首頁(yè)返

18、回首頁(yè)返回本章返回本章6. 單擊“Office助手”，如圖1.17所示，在出現(xiàn)的提示框中輸入要獲得的幫助信息的關(guān)鍵詞，就可以打開(kāi)幫助的對(duì)話框。 圖1.17通過(guò)Office助手獲得幫助 上一頁(yè)上一頁(yè)下一頁(yè)下一頁(yè)返回首頁(yè)返回首頁(yè)返回本章返回本章1.4.2 上下文幫助上下文相關(guān)幫助就是顯示與讀者所執(zhí)行的操作有關(guān)的幫助。通過(guò)下面的操作內(nèi)容，用戶可以獲得上下文相關(guān)的幫助：1. 單擊“幫助”菜單中的“這是什么？”，然后將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到用戶所想獲得幫助的選項(xiàng)上，再次單擊，彈出一個(gè)幫助窗口，顯出關(guān)于該選項(xiàng)的信息；2. 按F1鍵，把當(dāng)前的位置定在用戶所想獲得幫助的選項(xiàng)處，按F1鍵彈出一個(gè)幫助窗口以及“Office助手”。上一頁(yè)上一頁(yè)下一頁(yè)下一頁(yè)返回首頁(yè)返回首頁(yè)返回本章返回本章1.4.3 獲得問(wèn)題的幫助在Office XP 的右上方，有一個(gè)幫助組合框，用戶在其中輸入想得到的幫助主題，確認(rèn)即可彈出有關(guān)的幫助信息，如在組合框中輸入創(chuàng)建查詢，按回車鍵，就可得到如圖1.18所示的幫助提示，選擇你所需的幫助項(xiàng)單擊就可獲得幫助。圖1.18