好客CRM采購管理解決方案

1、好客CRM采購管理解決方案采購管理解決方案實施目標：建立統(tǒng)一、共享的信息收集、流轉技術支持平臺，實現(xiàn)信息流與業(yè)務流同步。采購管理中幾乎所有的突出問題都是由于缺乏基礎的信息平臺而直接或間接造成的。如：大部分業(yè)務處理手工操作，浪費大量人力物力；或者是采用單機操作，把計算機當作是個打字和存儲工具，沒有實現(xiàn)信息交換和共享；采購申請和采購訂單紙面?zhèn)鬟f、層層審批，效率低下；采購合同的質(zhì)量要求沒有直接的傳遞手段，影響計量和檢驗；計量、質(zhì)量數(shù)據(jù)滯后，影響采購品入庫、使用、結算；業(yè)務數(shù)據(jù)和財務數(shù)據(jù)分散、割裂，造成財務處理不規(guī)范、數(shù)據(jù)不準確、不及時；供應商沒有進行統(tǒng)一的管理，供應商評價缺乏客觀依據(jù)；無法編制一體化

2、從銷售到生成、采購的貫穿企業(yè)產(chǎn)、供、銷的一級計劃；采購部門無法快速掌握實時的動態(tài)庫存、在途庫存情況，采購活動的計劃性不強，常有緊急采購發(fā)生；計劃、采購、結算、運輸、質(zhì)檢等跨部門業(yè)務協(xié)調(diào)困難，效率低下；采購過程不透明，難以加強對采購過程的控制和監(jiān)督；所以，通過建立采購業(yè)務信息收集、流轉、共享的支持平臺，實現(xiàn)信息流驅(qū)動業(yè)務流，是采購創(chuàng)新和取得采購績效改善的一項最基礎的工作。一、建立統(tǒng)一、完善的編碼體系建立采購信息系統(tǒng)的一項基礎工作是整理、優(yōu)化整個仕通化工的物資編碼。編碼統(tǒng)一、合理化不僅涉及采購業(yè)務，還涉及生產(chǎn)、質(zhì)量、銷售、庫存管理等方方面面，要在整個實施過程中把物資編碼的編制工作作為一項首要的、重

3、點工作來作。二、建立和完善面向流程的控制體系在現(xiàn)行的運行過程中，由于缺乏技術手段的支持和傳統(tǒng)職能管理模式的種種弊端，造成控制和決策機制僵化，效率低。上述問題產(chǎn)生的重要原因之一是在傳統(tǒng)科層制職能模式下，對業(yè)務流程橫向沒有統(tǒng)一控制和協(xié)調(diào)，部門和員工只對局部職能負責，沒有人對整個流程的效率和效益負責，效率較低。建立和完善面向流程的控制體系，增強對橫向流程的控制和協(xié)調(diào)，設立流程過程績效指標和流程結果績效指標相結合的采購績效體系，能夠有效提高流程的運作效率，提高采購業(yè)務對市場和客戶的反映速度，在控制和效率之間取得最佳的平衡。三、提高供應商管理水平供應商管理是采購業(yè)務中的最重要內(nèi)容之一。傳統(tǒng)的供應商管理觀

4、念側重于對供應商的選擇、評價、監(jiān)控等，將供應商關系視作簡單的買賣關系，將供應商視作交易對手?；趹?zhàn)略采購理念的供應商關系管理則包含更多的內(nèi)容，如根據(jù)不同的采購執(zhí)行策略確定不同的供應商關系特點和合作程度等。提高供應商管理水平不僅要提高供應商信息管理的水平，更重要的是建立和完善適應采購執(zhí)行策略的供應商管理策略。具體而言，就是改變過去與供應商簡單的供求關系，根據(jù)需要與供應商建立程度不同的合作關系，建立配套的研發(fā)、計劃、供應、生產(chǎn)、運輸、服務體系，與供應商展開全面合作。在保障供應、降低成本和長期合作方面與供應商取得雙贏的結果。采購管理涉及采購策略、采購組織、采購流程、采購績效、物資管理、供應商管理、計

5、劃、交易、結算、供應等等，采購管理創(chuàng)新可以從多方面入手，但應有一個整體思路和計劃。利用信息系統(tǒng)的手段，簡化和透明化采購流程，控制風險，提高效率和效益；通過對采購的整合和優(yōu)化，降低整體采購成本；通過戰(zhàn)略聯(lián)盟和戰(zhàn)略供應商管理，確保關鍵物資的供應；通過與關鍵供應商的協(xié)同設計/生產(chǎn)/倉儲/供應，提升市場競爭力；采購創(chuàng)新可以通過分析采購物資品類特點、分析供應商和市場狀況、制定采購策略、執(zhí)行采購流程、分析采購績效和優(yōu)化采購策略的循環(huán)過程不斷改進。四、通過采購支出分析確定物料分類，執(zhí)行不同采購策略采購支出分析是一種被廣泛應用的采購策略分析方法。在國際國內(nèi)各行業(yè)企業(yè)的采購實踐中有很多成功的案例。根據(jù)采購物資合

6、計金額與物資復雜程度的組合分析，將采購物資分為四類，在每類物資的采購業(yè)務中采用差異化的策略，包括重點關注績效指標、供應商管理方式、組織方式、交易方式、決策分權等；新的采購執(zhí)行策略針對價值和復雜度的組合，對于不同特點的采購物資，分別重點關注保障供應、降低成本、合并采購量、戰(zhàn)略聯(lián)盟等不同的績效重點，使得采購業(yè)務績效得以有效提升。五、建立不同層次的供應商合作關系為配合差異化的采購執(zhí)行策略，必須建立差異化的供應商管理策略。具體而言，就是針對不同的采購物資和績效重點，確立與供應商的合作關系層次、管理模式、流程和采購運作方式。1對于總價值不高、技術復雜程度不高、對生產(chǎn)重要程度一般的采購物資，應與供應商建立

7、一般層次的供應合作關系：2對于總價值較高、或技術復雜程度較高、或?qū)ιa(chǎn)重要程度較高的采購物資，應與供應商建立較高層次的供應合作伙伴關系：3對于總價值很高、且技術復雜程度高、或?qū)ιa(chǎn)重要程度高的采購物資，應與供應商建立長期穩(wěn)固的戰(zhàn)略合作伙伴關系：企業(yè)應根據(jù)不同的需求建立不同層次的合作關系，不適宜的合作關系層次可能會浪費資源或損失價值。六、優(yōu)化采購執(zhí)行流程優(yōu)化采購執(zhí)行流程，包括計劃、審批、詢報價、招投標、發(fā)貨、接收、質(zhì)檢、入庫、結算、付款等流程，在采購操作層面提高執(zhí)行效率，降低管理成本。減少過度控制去除不增值環(huán)節(jié)消除重疊環(huán)節(jié)加速信息流轉增強數(shù)據(jù)透明增強部門協(xié)調(diào)七、完善采購績效體系完善的采購績效體系

8、是采購策略得以執(zhí)行、業(yè)務流程得以高效運轉的保障，在項目實施過程中，可以從庫存資金占用、采購計劃兌現(xiàn)率、船運比等多個指標進行績效評審。采購過程的績效評價體系僅僅是公司綜合績效的一個部分，可以通過采購流程的指標提高去帶動和提高其他流程的指標，從而使公司整體平衡的發(fā)展和運作。附一：供應商管理 采購管理系統(tǒng)的供應商管理系統(tǒng)應用的主要目標就是為了使企業(yè)能夠更好得與供應商進行合作，優(yōu)化供應環(huán)節(jié)，降低采購費用。下圖為供應商管理系統(tǒng)的總體框架：供應商管理系統(tǒng)框架根據(jù)以上框架，軟件系統(tǒng)在供應商管理主要從以下幾個方面實現(xiàn)：供應商基礎信息的管理采購管理系統(tǒng)應提供比較全面的供應商信息檔案管理，能夠記錄供應商的基本信息

9、（名稱，編碼，聯(lián)系人，電話，地址等）、付款信息（付款方式，開戶行，銀行帳戶等），供應商的規(guī)模大小，生產(chǎn)能力等其他信息，同時針對一個供應商有多個業(yè)務地點的情況，系統(tǒng)應提供分層信息的管理，也即在地點層也能同時記錄這些信息，較好的支持同一個供應商下的多個實體同時發(fā)生業(yè)務往來的需求。同時還提供了多個供應商相互關聯(lián)，供應商合并等其他一些特殊功能。供應商的分類管理對于仕通化工來說，可以根據(jù)供應商供貨的不同類型，所處的不同行業(yè)，供貨量的大小等方面對供應商進行分類管理，系統(tǒng)應提供這方面的支持，通過在系統(tǒng)中對供應商進行分類，采購人員可以很方便的完成對分類供應商信息的查詢，匯總等日常業(yè)務，這為以后的分析創(chuàng)造條件。

10、供應商的評估和考核采購管理系統(tǒng)可以通過對一段時間內(nèi)對供應商訂單執(zhí)行，交貨情況等信息的分析匯總，以查詢或報表的形式向采購人員反映供應商交貨期的準確率，送貨的合格率、退貨率、總的采購量、金額、產(chǎn)品、價格等信息，并以此對供應商的績效進行評估和考核，例如：供應商供貨質(zhì)量分析報表供應商交貨情況分析報表供應商供貨量分析報表供應商的控制在系統(tǒng)中應可以根據(jù)供應商評估的結果來對供應商進行控制。供應商的狀態(tài)控制和已審核的供應商列表就是其中的兩種主要的方法。系統(tǒng)可以針對仕通化工管理的需要定義供應商的不同狀態(tài)，同時規(guī)定不同狀態(tài)下對供應商各項業(yè)務的限制，通過這種方法就可以根據(jù)對供應商評估的情況，來控制供應商的各項活動，

11、防止同未通過評估的供應商發(fā)生業(yè)務往來等情況出現(xiàn)。供應商列表可以建立某種采購物資同供應商的關系，也即通過已審核供應商列表的建立來限定某種物料的供應只限于供應商列表中的這幾家供應商，這樣在發(fā)生實際采購業(yè)務時就可以控制物資的供應來源。供貨來源的優(yōu)化配置對于仕通化工這種企業(yè)來說，對于某些戰(zhàn)略物資的采購一般宜采用多家同時供應，設定分配比例進行配額制采購的方法，這樣就能防止因為不可預見的市場風險，某一家的供貨中斷而導致的戰(zhàn)略物資短缺，影響生產(chǎn)的正常開展，所以就需對供貨來源根據(jù)設定的規(guī)則進行優(yōu)化配置。系統(tǒng)應通過已審核供應商列表，供貨來源規(guī)則等多種有效機制的綜合運用保證了這一需求的較好實現(xiàn)，通過對某些物資供貨

12、來源，不同來源的分配比例等規(guī)則的定義，可以在發(fā)生實際采購業(yè)務時，自動根據(jù)這些規(guī)則對供貨來源進行優(yōu)化配置，而無需人為的進一步干預。附二：采購業(yè)務流程對于采購業(yè)務管理來說，最核心的便是采購業(yè)務流程的優(yōu)化與控制，這里指的采購業(yè)務流程是從采購計劃的生成，采購申請的處理，采購訂單的創(chuàng)建，審核和下達，一直至采購物料的接收，檢驗，入庫，財務的發(fā)票處理，應付帳款的結算這一完整的采購業(yè)務流程。目前，原輔料的采購都是由車間部門根據(jù)月度生產(chǎn)計劃進行提報，結合倉庫現(xiàn)有量進行采購計劃平衡處理，然后由采購部根據(jù)平衡后的采購計劃向供應商下達采購訂單。根據(jù)仕通化工公司的實際情況，采購業(yè)務流程優(yōu)化和管理可以按以下從以下幾個方面

13、進行考慮： 1、采購計劃的生成對于采購計劃的制訂，主要需要考慮如何生成采購計劃,如何提高計劃制定的準確性和相對最優(yōu)。首先，結合采購系統(tǒng)對采購和庫存業(yè)務進行分析，然后通過在系統(tǒng)動態(tài)的維護采購提前期，安全庫存、采購批量等，保證基礎數(shù)據(jù)的準確性。其次， 對采購物資進行分類，根據(jù)不同的分類，采用不同的方式建立采購計劃：對生產(chǎn)性物資，如大宗原燃料，一般由物料需求計劃的運算來驅(qū)動采購計劃，根據(jù)最終產(chǎn)品的生產(chǎn)量（或銷售預測的數(shù)量），對物料的需求進行分解，在形成采購建議的過程中，考慮預先定義的安全庫存，經(jīng)濟采購批量、采購提前期、已建立的采購計劃、在途庫存和當前庫存等，當系統(tǒng)運算得出生產(chǎn)基本需量后，還可考慮市場

14、等各類因素對采購計劃進行調(diào)整。對于一些穩(wěn)定消耗的生產(chǎn)性物資也可考慮采用重新定貨點和最小-最大庫存計劃的方式來形成采購計劃。對于一些不經(jīng)常需求，不定期消耗，不需要進行儲備（如特定設備，儲備金額高，需嚴格按需求采購）或只需要小量儲備的物資，一般通過人為干涉，直接在系統(tǒng)中提交采購申請。對于非生產(chǎn)性的常用物資，可建立安全庫存或最大-最小庫存量，通過庫存計劃驅(qū)動采購計劃。建議取消用料單位自備庫存，庫存集中管理和集中計劃，保證計劃流程的通暢，去除不必要的環(huán)節(jié)。2、采購申請的處理根據(jù)以上采購計劃的處理原則，主要原材料的采購計劃通過根據(jù)物料需求計劃的運行來生成，出于采購人員對某些相關因素的考慮，例如供應商的供

15、貨能力，物流運輸能力等，可以在下達計劃訂單時進行修改，或者直接在采購申請單中對原料的采購數(shù)量、要求到貨期等進行一定修改。一般對于這部分采購申請，沒有必要設立過多的審批層次進行在線審批，因為這個結果是根據(jù)產(chǎn)品需求計劃、生產(chǎn)計劃、能力計劃、物料需求計劃整個計劃體系綜合平衡計算后，并考慮其它相關因素的一個較為準確的結果，所以設立過多的審批層次對提升整個采購流程的效率并沒有什么益處和幫助。這部分采購申請的審批通過后，可以直接生成采購訂單，進入下一部的業(yè)務處理。對于某些供貨來源相對比較固定，彼此合作相對較穩(wěn)定的大宗原料的供應來說，完全可以根據(jù)我們先前所提到對供貨來源的控制和優(yōu)化配置的方法通過系統(tǒng)直接生成

16、針對不同供應商的，不同配比的采購申請，同時通過采購系統(tǒng)中對一段時間內(nèi)供應商相關采購價格的查詢和績效評估，完全可以減少一些供應商選擇，詢價，報價，比價的相關商務環(huán)節(jié)。對于設備、備件或輔料這種消耗量相對不固定，供貨來源相對較廣的物資來說，一般可以根據(jù)庫存計劃（如最大最小，再訂貨點）自動生成采購申請，或直接在系統(tǒng)中錄入采購申請，對于這類采購申請的審批，同樣建議沒有必要設立過多的審批層次，一般到申請部門的主管領導這一層次即可，對于這一點的考慮主要是因為在下一環(huán)節(jié)的采購訂單中，又可以通過相應的審批層次，實現(xiàn)對采購行為的控制。對于這部分物資的采購申請，采購人員也可以自行選擇是在系統(tǒng)中完整的處理詢價，報價，

17、比價這一典型的商務流程，還是直接根據(jù)供應商選擇和商務談判的結果，直接在采購申請單中選定供應商?？傮w原則還是取決于海科采購業(yè)務的控制需求。3、采購訂單的創(chuàng)建、審批和下達采購申請經(jīng)過審批后，就可以直接創(chuàng)建生成采購訂單。對采購訂單而言，由于采購什么，采購多少，什么時候要，向誰采購這些信息都可以直接從采購申請單的處理中就已經(jīng)確立并取得，所以在創(chuàng)建采購訂單只需錄入最終確認的單價，具體的交貨日期，數(shù)量等其它少量信息后，就可以提交審批。系統(tǒng)中的采購訂單其實類似于同供應商確認后的一個正式的采購合同（或者也可稱為一個確認書）。采購系統(tǒng)的訂單審批控制采用工作流和文檔流轉的機制來實現(xiàn)企業(yè)較為復雜的審批層次控制，通過

18、采購訂單審批層次，審批人審批權限，文檔流轉控制規(guī)則等系統(tǒng)參數(shù)的定義，可以很方便的做到多層次的審批控制。例如：可以定義某類采購訂單必須先通過甲領導再經(jīng)乙領導的兩層審批后，才能下達給供應商，在甲領導不在時可以由丁和丙代為處理，對于10萬元以下的小訂單，甲可以直接審批通過，而無需轉交給乙領導，對于10萬元以上的訂單，則必須再通過乙領導的審批。這只是一個較為簡單的例子，實際中比這個例子更復雜的情況采購系統(tǒng)都可以加以實現(xiàn)。在采購訂單的審批中，可能還要一些附屬文件共同流轉，例如某些采購物料的技術規(guī)范，實物照片等，只要通過將這些文件電子化，并作為文檔附件附加到采購訂單上，就可以在審批過程中隨采購訂單一起流轉

19、，實現(xiàn)完全電子化的審批處理。訂單類型有標準采購訂單、計劃采購訂單、一攬子采購協(xié)議、合同采購協(xié)議，可以根據(jù)系統(tǒng)的實際情況，采用不同的訂單類型進行操作。4、采購物料的接受、檢驗和入庫采購系統(tǒng)和庫存系統(tǒng)應完全集成，對倉庫人員來說，每天都可以方便的通過系統(tǒng)查詢某個時間段預計的到貨，從而做好倉庫接收的準備。物料接收時，倉庫人員根據(jù)到貨情況錄入收料單，記錄到貨的品種，數(shù)量，批號，車皮號，車皮數(shù)量等到貨信息，同時將收料單同采購訂單相關聯(lián)，這樣采購訂單的到貨情況自動更新，對采購人員而言，也無需不時向倉庫詢問到貨情況，而只需在系統(tǒng)中查詢一下訂單的到貨記錄即可。在物料接收后，一般必須經(jīng)過質(zhì)檢部門檢驗，檢驗通過后才

20、能辦理入庫。在系統(tǒng)中，質(zhì)量系統(tǒng)同采購和庫存系統(tǒng)完全集成，質(zhì)檢部門根據(jù)收料單的到貨批次，進行取樣，抽檢，并錄入檢驗結果，打印質(zhì)檢報告，完成質(zhì)量檢驗工作。在質(zhì)檢部門完成檢驗工作后，檢驗結果立即反映的收料單上，通過檢驗的可以根據(jù)規(guī)定立即辦理相應的入庫手續(xù)，如對檢驗質(zhì)量合格的辦理正常接收入庫，對檢驗質(zhì)量不合格的做讓步接收或者退貨，同時在系統(tǒng)中進行對應的入庫事務處理操作。 整個接收，檢驗，入庫流程非常標準化，可以適應絕大部分企業(yè)的需求。對于具體情況來說，由于不同物料以不同的運輸方式進廠時候，根據(jù)業(yè)務范圍，計量過磅、質(zhì)檢等環(huán)節(jié)可能略微復雜一點，例如涉及到汽運以質(zhì)量部稱重為準、火運的入庫重量以廠內(nèi)檢斤為準，

21、結算數(shù)量以軌道衡為準，入庫數(shù)量以廠內(nèi)檢斤為準，這些都要分別處理。系統(tǒng)本身要有較好的可擴展性，同時考慮到接收，檢驗，入庫流程還是具有相當?shù)撵`活性，可以通過靈活的調(diào)整，實現(xiàn)整個接收過程的自動化。5、采購與應付帳款業(yè)務的集成仕通化工從信息化角度來看，還沒有達到業(yè)務財務一體化的程度，導致在一些關鍵的節(jié)點上信息傳輸不流暢、信息傳輸過程中信息失真、財務人員工作重復等問題。系統(tǒng)應是財務業(yè)務一體化的系統(tǒng)，能將企業(yè)業(yè)務與財務通過接口進行無縫集成。主要是通過選取采購訂單、收料單、檢驗報告、發(fā)票之間的交叉匹配校驗，進行物料、數(shù)量、金額的核對，從而對入庫驗收、發(fā)票校驗、付款等各個環(huán)節(jié)進行有效的控制，加強付款的準確性和可控性。同時對采購員來說，可以方便的通過系統(tǒng)查詢，了解采購訂單的付款，發(fā)票和所欠供應商的余額等信息，方便對采購業(yè)務的全面管理。采購系統(tǒng)與庫存系統(tǒng)、應付系統(tǒng)等集成，通過采購模塊的實施，能夠做到：進一步優(yōu)化組織架構和管理模式，提高整體運行效率；建立完善的供應商管理體系，加強對供應商的管理和合作；建立透明、通暢、高效率的采購流程，變“單據(jù)驅(qū)動”為“信息驅(qū)動”；采購、計量、質(zhì)量各個環(huán)節(jié)緊密相連，環(huán)