崗位描述書填寫培訓總結

1、崗位分析與評估 工作報告密級：無密級編 碼：正文頁碼：5附件數(shù)：0崗位描述書填寫培訓總結摘要：本次培訓的主題是：1.如何填寫崗位描述書 2.崗位描述書網(wǎng)上提交系統(tǒng)介紹主題詞/關鍵詞：基準崗位/崗位描述書模板編寫校核審查批準簽字林成生/卓蘊常啟能康全文周毅文日期分發(fā)：紙質分發(fā)：崗位分析與評估領導小組成員:林貴清、錦華、戴慶宇、達民、賀禹、郭文駿、卡林、王 青、東山、瑋、虹、善明、志雄、新栓、高立剛、蔡康元、周毅文、岳林康、陸高鵬飛、黃小平、夏林泉崗位分析與評估小組成員：革新、 健、康全文、林、高歌、葉志強、鈺興崗位分析與評估工作小組成員：蔡 浩、國慶、常啟能、馬榮寶、時光、王躍青、林成生、廷良、

2、武穎穎、顧問電子分發(fā)：CIS2002年11月20日至11月21日，華信惠悅顧問公司顧問就如何填寫崗位描述書對一 二核的108個基準崗位任職代表及其相關領導、各部培訓工程師進行培訓。培訓共分四次， 每次半天，容相同。第一次培訓在 LBA樓521培訓教室，其余三次在培訓中心 206教室。 四次培訓整體出勤情況良好，出勤人數(shù)共 186人，基準崗位任職者代表缺席15人。培訓大體上分為五個容：1. 項目概述；2. 崗位分析與評估基本理論知識介紹；3. 崗位描述書模板及填寫介紹和解釋；4. 現(xiàn)場練習并選出代表講解，大家參與分析；5. 電腦中心人員介紹崗位描述書網(wǎng)上提交系統(tǒng)。通過培訓，基準崗位任職代表及其相

3、關領導對崗位分析與評估項目有了更好的了解， 并理解了如何填寫崗位描述書，培訓達到了預期效果。為了建立公司崗位信息數(shù)據(jù)庫，電 腦中心根據(jù)崗位分析與評估工作小組的要求開發(fā)了崗位描述書網(wǎng)上提交系統(tǒng)，開發(fā)負責人對參加培訓的人員介紹了系統(tǒng)并作了操作培訓。崗位描述書網(wǎng)上提交系統(tǒng)通過公司部網(wǎng)絡收集各崗位描述書，并通過數(shù)據(jù)庫分級授 權，確定各崗位編寫人、審核人和批準人。此系統(tǒng)將于2002年11月25日投入使用。此次培訓的相關資料可通過以下網(wǎng)絡路徑查閱： 公司CIS主頁一一管理欄一一崗位評 估相關培訓。在整個培訓過程中，顧問公司對代表們提出的問題作了解答，并提出了一些建議，詳 細列舉如下。問題解答1描述書是否專

4、為崗位評估服務？不是。它是崗位評估的重要根據(jù)，但同時它為其他人力資源管理做鋪墊。就象我們在 培訓時講到的，企業(yè)招聘，晉升，培訓等等各個環(huán)節(jié)都建立在完整的崗位信息基礎之 上。人力資源部及電腦中心目前合作制作的“崗位描述書提交系統(tǒng)”就是建立完整崗 位信息平臺的開端。2. 為什么崗位描述書有任職者代表填寫，而不是由主管填寫？如何保證描述書填寫的容 真實？首先，在一個企業(yè)為建立崗位分析及評估系統(tǒng)而收集崗位信息時，市場的普遍作法都 是從任職者那里獲取最原始資料，之后由主管審核。在這樣的過程中，上下級之間可 以檢討是否在崗位職責方面有任何誤解，主管對員工的要否得到員工清晰的領會。同 時這樣的作法也避免了有

5、很多下屬的主管花費太多時間來填寫描述書。在系統(tǒng)建立起 來之后，修正描述書或撰寫新崗位的描述書的工作通常由主管及人力資源部共同負責。 其次，任職者代表參加培訓，了解項目目的及描述書的填寫方法，這本身是一個非常 好的溝通和培訓的過程，是現(xiàn)代企業(yè)管理所推崇的。事實也證明，越多員工響應，企 業(yè)改革和進取的過程就越順利。關于如何保證任職者起草的崗位描述書容的準確性，我們可以回顧一下項目的流程。 任職者填寫之后，需與主管討論，共同修正。之后所有描述書由人力資源部核實，如 下級的崗位數(shù)及任職條件的統(tǒng)一標準等。然后顧問組根據(jù)描述書草案與主管進行面談， 詳細了解每個基準崗位的容，從專業(yè)及客觀的角度就描述書容進行

6、檢查，之后將描述 書以標準格式進行整理。在這項工作之后，顧問組還要和評估小組一起展開討論，就 每一個基準崗位的容再次進行驗證，含糊不清的會再與有關主管聯(lián)系。整理完成的描 述書最終由部長批準。所以經過這樣一個反復論證的過程， 顧問公司根據(jù)他們的經驗， 認為描述書的準確性是可以保證的。3. 描述書收集的是“正在做的”，還是“應該做的”？描述書收集的是“應該做的”。這也是我們在培訓中強調的“寫崗位，不寫人”。任 職者在填寫時要謹記這個原則，主管也要用這個標準去審核。在之后的各層級審核過 程中，這一項都會得到進一步核實及修正。4. 目前組織結構還沒最終確定，如何填寫組織關系？在此階段，請按照現(xiàn)有的組織

7、結構來填寫上下級關系。公司會統(tǒng)一標準并做必要的集 體修正。5. 如果副職沒有組織關系上的下級，但其實協(xié)助正職管理所有正職的下屬，這樣的情況 如何填寫上下級關系？只要組織關系中不是上下級關系，在描述書中就不應該以上下級關系填寫。該副職的 此類工作職責應該在“主要崗位職責”以及“上下級關系”中關于團隊的督導中體現(xiàn)。6. 如果沒有下級，但經常要組織一些組隊一起工作并做領頭人， 這種情況算不算有下級？ 不算。這里收集的是正式的組織關系上的上下級。對于以臨時團隊形式工作的情況，應該在描述書中“上下級關系”一項下面的空格中填寫。7. 督導員工數(shù)會不會作為崗位評估時考慮的因素？不會。8. 我們有很多現(xiàn)有的程

8、序，有些詳細到崗，可不可以抄過來？這些“程序”如果仍適用，都可以作為崗位描述書的參考，而且是很好的參考。但是 由于崗位描述書收集信息的格式和目的與其他“程序”不同，所以仍要嚴格按照描述 書的要求來填寫。9. 如果有些崗目前在做幾個崗的工作，如何填寫？原則上來講，每一個崗位都獨立存在，臨時性的崗位職責不應包括在描述書的容中。 如遇到一崗多職而難以分辨時，請與您的上級主管討論。10. 為什么“主要崗位職責”的每一條一定要寫“目的”？崗位價值中一個重要的體現(xiàn)就是崗位責任，即責任的性質及圍。所以崗位所承擔的每 一項任務都有它的責任，清晰了解這些責任和工作目的是合理評估崗位的基礎。另外,崗位信息的收集要

9、為今后其他人力資源的系統(tǒng)和流程服務，崗位職責中的“目的”是 設定績效指標的重要參考。最后，員工在填寫職責和目的時的思考過程可以有效幫助 本人整理自身工作過程及明確各項職責的重要性，也可將各職責的目的匯總后，檢討 “崗位設置目的”是否全面準確。11. 如何填寫“主要崗位職責”中的“時間分配” ？它與各項崗位職責的次序有什么關系？ 開會時間如何在“時間分配”中體現(xiàn)？首先，非常關鍵的一點，這里收集的是“職責”，而不是“工作方式”，開會及處理電子等是“工作方式”。其次，職責各項的排列順序應該是按照您認為的職責重要性 來排，而“時間分配”應在列出各項職責之后用100個百分點按時間的花費給各項職責分配一個

10、比例?？倲?shù)應該是 100%12. 填寫“崗位設置目的”及“主要崗位職責”時是否一定要使用“通過以實現(xiàn)”的格式？不一定。這個格式只是給大家舉個例子，只要填寫的容反映了“手段”和“目的”就 可以了。請注意，“手段”和“目的”要寫清楚，清楚到非本崗位的任職者看到描述容都可以 明白的程度。13. 如果2年以后崗位職責發(fā)生變化，描述書不適用了怎么辦？崗位描述書應該是定期更新的。如果崗位職責發(fā)生重大變化時，有必要重新書寫。所 以描述書不是一成不變的。14. 為什么不在崗位職責中加入量化的衡量目標值？主要崗位職責為今后的績效管理奠定基礎，但崗位描述書是靜態(tài)的，即如果崗位不變，描述書就不變；而考核的量化目標值

11、是動態(tài)的，即根據(jù)企業(yè)不同階段的業(yè)務目標的變 化而變化，應在績效管理體系中體現(xiàn)。15. 如果崗位負責一些一次性的系統(tǒng)的開發(fā)，如何寫在崗位職責中？如果崗位負責不斷開發(fā)新項目，而每個項目日后的運行/維護/更新是其他崗位做的，那么該崗此項職責的重點就是要“不斷開發(fā)新項目”；如果該崗開發(fā)某項目之后要負 責運行/維護/更新，那么該崗此項職責的重點是“開發(fā)及運行 /維護/更新系統(tǒng)”16. 一些委員會的運作算不算“臨時團隊”？在此階段請先填寫，顧問組會在核實具體容后統(tǒng)一處理。17. 為什么描述書中不包括“工作環(huán)境”？標準的及市場上普遍的描述書中都不包含“工作環(huán)境”一項。如果某些崗位需要處在 惡劣的環(huán)境中工作，

12、而這是該崗的難點之一，可以在“該崗位的工作難點”一項中說 明。在作練習過程中發(fā)現(xiàn)的需要再次提醒的地方：1. 在使用專有名詞時，請用全稱及中文填寫，可用括號將中 /英文簡寫括起。2. 在填寫主要職責時，切記要使用最恰當?shù)膭釉~，“負責維修工作”這樣的表達不合格。一定要寫明是什么樣的“負責”，如“策劃”、“指揮”、“提供技術支持”、“實 施”或“定期檢查”等。“維修工作”也太籠統(tǒng)，可以明確什么圍的什么性質的維修 工作等。另外，動詞的選用也要考慮是否夸大或減小了該崗位的職責，如是“制定” 還是“協(xié)助上級制定”等。3. 在考慮職責時也可以參考崗位下一層的各個組隊或職能的工作，如生產部下面有5個處，負責生

13、產的5個方面，那么生產部長的主要職責可以是圍繞這 5個方面展開的。4. “權限圍”可參考公司一些現(xiàn)有的分級授權制度中的容，如校對、復核及批準某些程 序或工作等。5. “任職條件”中的“其他專業(yè)知識”是指該崗由于工作需要必須要掌握的跨部門/組隊/科處工作的知識，它不是單純指其他部門/組隊/科處的專業(yè)知識，它更強調的是相互 運作關系的知識，如分工是什么，為什么這樣分才是最優(yōu)的等。比如說負責企業(yè)管理 系統(tǒng)開發(fā)的崗位要了解企業(yè)中主要部門之間的運作關系及流程才可以設計最有效最優(yōu) 的管理系統(tǒng)。但該崗位不需要了解財務、采購或生產的專業(yè)知識。又如，運行處處長 需要深入了解生產部下其他各處與自身的運作關系及流程。該崗位一定對其他處的專 業(yè)有部分了解，但這些了解不能取代它所需的對各處間的運作及流程方面的知識?？?以說，此項是了解崗位在管理方面所需的知識的不同程度。至于這個名詞“其他專業(yè)知識”如果容易引起混淆，顧問組可考慮用更好的說法替換。崗位描述書的審核人員可參考以下主要審核點：1. 檢查整個描述書應該填寫的容是否填寫完整2. 上下級關系是否按照組織關系填寫的3. “崗位設置目的”是否準確全面，且篇幅合理4. “主要崗位職責”是否全面、清晰、準確，并有對“目的”的描述5. “主要崗位職責”的書寫格式是否正確，時間分配是否合理6. “外聯(lián)系”是否寫明聯(lián)系對象的層次，以及聯(lián)系目的的層次7. “任