如何做好檔案管理工作

1、如何做好檔案管理工作檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一局部，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工 作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實面貌的一項重要工作?？茖W(xué)標(biāo)準(zhǔn) 的管理檔案，是衡量一個企業(yè)業(yè)績與管理水平的重要尺度。企業(yè)檔案 記載著這個企業(yè)開展史上的優(yōu)秀成果，對研究本企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績和科 學(xué)開展提供了第一手資料。檔案管理；企業(yè)管理檔案管理工作做好了，一方面為企業(yè)管理人員及時了解企業(yè)整體 經(jīng)營狀況，適時調(diào)整經(jīng)營策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為經(jīng)營決策提供支持性 證據(jù)；另一方面有利于社會各方準(zhǔn)確認(rèn)定企業(yè)經(jīng)營成果，為企業(yè)與各 有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅實的根底。在我國經(jīng)濟全面開展的歷史 背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念

2、，勇敢探索和 嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映企業(yè)整體開展?fàn)顩r和經(jīng) 營成果。檔案管理成果同企業(yè)經(jīng)營管理的有機結(jié)合決定了該企業(yè)資源 配置的取向和模式，決定著企業(yè)的商業(yè)幅員和未來開展，對于實現(xiàn)該 企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。因此，做好檔案 管理工作對于促進(jìn)經(jīng)濟社會的全面開展、不斷提升企業(yè)在市場經(jīng)濟中 競爭力具有重要意義。檔案管理工作對我國現(xiàn)代企業(yè)制度的健康開展起著至關(guān)重要的作 用。本文研究如何做好檔案管理工作的目的是立足于我國現(xiàn)代企業(yè)管 理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案 管理工作的新形勢，指導(dǎo)我國的檔案管理工作，到達(dá)逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷

3、史責(zé)任感感和使命感，進(jìn)而激發(fā)廣闊檔案管理工作人 職工作熱情的目的。檔案管理工作的重要性進(jìn)一步淡化，很多人對檔案管理工作的重 要性缺乏足夠的認(rèn)識，認(rèn)為檔案管理工作可有可無。再加上一些企業(yè) 的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔 案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的 工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論 知識、科技知識，因而不能充分認(rèn)識到檔案事業(yè)在社會開展中的戰(zhàn)略 作用和實際意義。工作中存在失位現(xiàn)象，工作責(zé)任心不強，對檔案管 理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到 整個企業(yè)。不利于形成企業(yè)管理層關(guān)心、重視檔

4、案管理工作的氣氛， 整個企業(yè)的檔案意識進(jìn)一步弱化。從而導(dǎo)致檔案管理工作在管理方式 新舊更替的歷史進(jìn)程遇到新的障礙，在整個企業(yè)開展進(jìn)程中有邊緣化 危險。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入檔案本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。首先檔 案本身在數(shù)字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉(zhuǎn)變依賴機器 識別的代碼型電子檔案。檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷開展, 歷經(jīng)單機數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡(luò)信息管理模式到知識管理模式，并且隨 著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應(yīng)的變化。以 前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應(yīng)調(diào)整。 世紀(jì)對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產(chǎn)生和發(fā) 展。檔案生命周期理論將檔

5、案形成到銷毀或轉(zhuǎn)化為檔案看做是一個整體過程、檔案整體運動過程由于檔案價值形態(tài)的變化可劃分為假設(shè)干 個階段、不同階段的檔案與效勞對象、保存場所和管理方式之間具有 內(nèi)在的對應(yīng)關(guān)系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基 礎(chǔ)，檔案生命周期理論準(zhǔn)確揭示了檔案運動階段的前后銜接和相互影 響，為實現(xiàn)檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據(jù)。缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進(jìn)行更新改造。目前，一般 檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理方法，檔案管理與提供利 用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化開展的需要。檔案管理手段的落后，給檔 案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長的 檔案利用需求。造成檔

6、案技術(shù)落后的主要原因有兩點：一是局部領(lǐng)導(dǎo) 缺乏對檔案工作重要性的足夠認(rèn)識，財力投入少；二是一些單位雖然 購置了不少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，但由于檔案管理人員操作不熟練， 導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備沒有起到先進(jìn)作用。三是，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，雖有微機和 檔案網(wǎng)絡(luò)，但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進(jìn)行工作。檔案工作 缺乏制度化的管理程序當(dāng)前企業(yè)檔案管理不標(biāo)準(zhǔn)主要表現(xiàn)在：一是檔 案收集不標(biāo)準(zhǔn)。在收集過程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就 不交，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)近幾年開展 較快，新檔案人員不斷進(jìn)入，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷 過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實

7、際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比擬普遍。此外，在立卷時間 上，有時會累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查 找利用；三是檔案綜合管理力度不夠。由于現(xiàn)在綜合檔案管理室以一 個班組存在，在行政上無法對各大部進(jìn)行管理，在進(jìn)行這項工作時， 須向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，但主管領(lǐng)導(dǎo)一般都是兼任，本身的各項工作時間 都較緊張，檔案人員要想向領(lǐng)導(dǎo)說明一項工作較為困難，各項工作開 展起來也較為困難，現(xiàn)在某些部門自設(shè)資料庫，給檔案的綜合管理也 造成困難。四是檔案利用不標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊, 借出的檔案沒有按期歸還。企業(yè)檔案工作缺乏長期性、連續(xù)性的開展規(guī)那么企業(yè)檔案工作在各 級領(lǐng)導(dǎo)的重視下進(jìn)行

8、了檔案的達(dá)標(biāo)升級工作。但達(dá)標(biāo)工作作為一項運 動，一次考試在進(jìn)行，整個過程加班加點，在短時間內(nèi)取得了一定的 效果，但達(dá)標(biāo)以后，就出現(xiàn)后力缺乏，沒有長期性和連續(xù)性，再由于 局部干部對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在企業(yè)中的重要作 用的認(rèn)識缺乏，甚至有局部還認(rèn)為檔案室就是資料沒有地方存放了就 放的地方，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領(lǐng) 導(dǎo)、無方案；在任務(wù)、無落實；有形式、無效果。檔案工作缺乏應(yīng)有 的長期性和連續(xù)性的開展規(guī)那么。在對檔案管理工作的認(rèn)識上很多人存在一個誤區(qū)，那就是檔案管 理工作可有可無，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識。其實， 檔案管理工作對我國現(xiàn)代企業(yè)制度的健康開展起著至關(guān)重要的作用。 本文研究如何做好檔案管理工作的目的是立足于我國現(xiàn)代企業(yè)管理的 現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理 工作的新形勢，指導(dǎo)我國的檔案管理工作，到達(dá)逐步培養(yǎng)檔案管理工 作人員的歷史責(zé)任感感和使命感，進(jìn)而激發(fā)廣闊檔案管理工作人職工 作熱情的目的。本文采用例證分析的方法，對檔案管理工作的意義、 策略等方面進(jìn)行了深入細(xì)致的研究。結(jié)果發(fā)現(xiàn)：與傳統(tǒng)檔案管理工作 模式相比，電子文件的管理在檔案管理工作中的優(yōu)勢非常明顯。經(jīng)過 認(rèn)真