秘書工作職責(zé)實(shí)施細(xì)則

1、秘書工作職責(zé)實(shí)施細(xì)則秘書工作職責(zé)實(shí)施細(xì)則第一章 負(fù)責(zé)主管領(lǐng)導(dǎo)的內(nèi)務(wù)工作內(nèi)務(wù)工作是秘書日常工作的重要任務(wù)之一。內(nèi)務(wù)工作具 有煩瑣事務(wù)多、服務(wù)性強(qiáng)、管理性強(qiáng)、突發(fā)事務(wù)多等特點(diǎn)。 內(nèi)務(wù)工作需要工作人員具有較強(qiáng)的臨機(jī)處理能力，根據(jù)具體 事務(wù)的具體情況做由正確的處理。第一節(jié)辦公環(huán)境維護(hù)辦公室的室內(nèi)室外是否整齊、清潔、幽美，在一定程度 上可以反映由公司的精神面貌。加強(qiáng)環(huán)境管理，保持室內(nèi)外 衛(wèi)生，創(chuàng)造一個良好的工作環(huán)境，有利于工作人員的身心健 康。同時，也給來訪賓客一個很好的印象。辦公環(huán)境維護(hù)的要求：辦公環(huán)境舒適幽雅，做到窗明幾 凈。辦公桌物品擺放有序。文件、圖書整齊規(guī)范。1、每天準(zhǔn)時上班、開窗通風(fēng)。2、每

2、天早上將辦公室打掃一遍，辦公桌、椅、文件柜、窗臺擦拭一次，訪客走后，根據(jù)具體情況及時清理，時刻保 持辦公室整潔。3、清理花木，鮮花定期換水，其他花木無枯葉、雜草c 4、及時清理辦公室垃圾，不讓垃圾在室內(nèi)過夜。5、每天下班前，檢查辦公室電源、門窗是否關(guān)閉，不 留安全隱患。第二節(jié) 日程安排及提醒在日常工作中，主管領(lǐng)導(dǎo)由于事務(wù)繁忙，對所有事務(wù)不 可能面面俱到，秘書人員的及時提醒，有利于領(lǐng)導(dǎo)在做好公 司重要事情的同時也能兼顧其他具體事務(wù)，使主管領(lǐng)導(dǎo)在工 作中更加的游刃有余。1、根據(jù)主管領(lǐng)導(dǎo)的工作，制定當(dāng)月重要的日程安排， 本周需要制定下周的日程安排。每天早上提醒主管領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)日 及次日的日程安排。2、將領(lǐng)

3、導(dǎo)日程中需要秘書處理的事情，分輕重緩急請 示領(lǐng)導(dǎo)，正確辦理。3、做好自己的季度、月度及周、日的日程安排，按日 程工作。4、對于當(dāng)日通知的工作，要分輕重緩急，能自己解決 的自己解決，需要請示的，依據(jù)指示辦理。5、當(dāng)天工作當(dāng)天完成，不能完成的，做好備忘。6、主管領(lǐng)導(dǎo)或下級有事應(yīng)該及時提醒，做好后勤服務(wù) 工作。7、領(lǐng)導(dǎo)的生日或下級的生日，要及時提醒同事，做好 慶祝工作。8、注意收集當(dāng)天及未來三日內(nèi)天氣、交通等信息，以 方便領(lǐng)導(dǎo)由行。第三節(jié)負(fù)責(zé)日常訪客的接待工作日常接待主要是指辦公室往來賓客，以及公司內(nèi)部人員 的接待工作。日常接待工作中要切實(shí)做到熱情主動，周到細(xì) 致，文明禮貌，井井有條。1、引導(dǎo)來訪賓

4、客入座，倒好茶水。2、詢問來訪賓客的基本情況，了解來訪目的，有無預(yù) 約及身份情況。3、索要來訪賓客的名片。4、及時向領(lǐng)導(dǎo)請示。5、按領(lǐng)導(dǎo)意見安排會面。6、根據(jù)客人來訪時間及職務(wù)等級，征詢領(lǐng)導(dǎo)意見后確 定是否客餐、宴請。第四節(jié) 日常事務(wù)的管理當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手，管理好領(lǐng)導(dǎo)的日常事務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)工作 創(chuàng)造方便條件，是秘書工作的根本宗旨。秘書為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的 優(yōu)劣，直接影響到領(lǐng)導(dǎo)的工作成就。秘書的管理作用就是要 千方百計為領(lǐng)導(dǎo)節(jié)省時間。秘書對領(lǐng)導(dǎo)的日常事務(wù)管理的大 部分是程序式的，具有一定的規(guī)律性，只要認(rèn)真、勤奮并善 于研究和改進(jìn)工作方法，這方面的作用就能充分得到發(fā)揮。 秘書對領(lǐng)導(dǎo)日常事務(wù)的管理作用，有以下幾個

5、方面：一、了解公司的工作流程和管理制度1、熟悉公司的各項(xiàng)工作流程，嚴(yán)格按流程進(jìn)行工作。2、了解公司各個部門的管理制度，嚴(yán)格遵守各個部門 的制度。3、該請示簽字的，決不擅自做主二、日常管理的輔助性事務(wù)1、管理好文件、信函，做到領(lǐng)導(dǎo)隨用隨提供， 不誤事2、篩選處理好各方面的報告、簡報、參閱資料以及信 息、信件，分由輕重緩急，交領(lǐng)導(dǎo)審閱。3、對領(lǐng)導(dǎo)批閱的文件、函件及時登記、轉(zhuǎn)遞、催辦、 上報。4、安排好領(lǐng)導(dǎo)社會活動的日程表，使領(lǐng)導(dǎo)的活動條理 有序。5、為領(lǐng)導(dǎo)召開或由席會議做好準(zhǔn)備。6、為領(lǐng)導(dǎo)外生做好材料、資金、車輛等各項(xiàng)準(zhǔn)備，并 要實(shí)現(xiàn)做好必要的聯(lián)絡(luò)工作。第五節(jié)做領(lǐng)導(dǎo)工作上的得力助手秘書是領(lǐng)導(dǎo)工作的

6、參謀和助手。秘書素質(zhì)的高低，工作 質(zhì)量的好壞，在工作崗位上所起作用的大小，對公司和主管 領(lǐng)導(dǎo)的工作成效有著直接的影響。秘書處在公司的核心部位 工作，每天要處理大量的事務(wù)性工作。秘書的這種特殊的工 作條件，其作用具有不可替代性。一、做領(lǐng)導(dǎo)的得力參謀在現(xiàn)代的各類機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位，無不重視智囊人員的 咨詢作用，而秘書是領(lǐng)導(dǎo)最直接、最可靠、最及時的智囊人員。他為領(lǐng)導(dǎo)提供滿意的或最優(yōu)化的方案、策略和方法，為 領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策服務(wù)，從而為公司的發(fā)展作曲貢獻(xiàn)。1、在深入調(diào)查研究，占有大量資料的基礎(chǔ)上，對公司 的各種問題進(jìn)行科學(xué)預(yù)測，主動向領(lǐng)導(dǎo)提由建議和意見；對 一個時期內(nèi)工作中由現(xiàn)的莫些偏差及時提示給領(lǐng)導(dǎo)，以便

7、糾 正。2、領(lǐng)導(dǎo)在討論莫項(xiàng)工作或?qū)δ?xiàng)工作作由正確決議之 前，及時向領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確的信息，可靠的資料和情況，供領(lǐng) 導(dǎo)決策時參考。3、在領(lǐng)導(dǎo)遇到難以解決的重大問題時，應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)要求， 廣泛搜集各方面的意見，查找相關(guān)規(guī)定，為領(lǐng)導(dǎo)提供解決問 題的意見和方案。4、對提交領(lǐng)導(dǎo)審閱的文件、信函事先提由要點(diǎn)和審批 方案，供領(lǐng)導(dǎo)參考。5、記錄領(lǐng)導(dǎo)基本信息，如聯(lián)系方式，學(xué)歷證書、護(hù)照 號、照片、身份證號碼等，方便日后工作。6、對自己的工作一周一匯報、一總結(jié)。二、工作中的協(xié)調(diào)作用1、及時向領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)達(dá)上級的指示和上級要求本級辦理的 其它工作事項(xiàng)。2、按領(lǐng)導(dǎo)要求傳達(dá)對下級的指示、指令、意見和要求3、負(fù)責(zé)下級部門的電話請示，工

8、作報告等事宜的傳遞和答復(fù)。4、做好與各部門溝通、協(xié)調(diào)工作。第二章 接待工作社會是由形形色色的人組成的，只要社會在前進(jìn)、在發(fā) 展，人與人之間、單位與單位之間的人際交往就不會停止， 而且社會越發(fā)達(dá)，這種交往就越頻繁。只要有這種交往的存 在，就有為這種而交往提供服務(wù)的必要。公司領(lǐng)導(dǎo)處在一切公司事務(wù)的核心，經(jīng)常會承擔(dān)大量的 接待任務(wù)。因此，做為秘書必須誠懇、熱情、耐心、細(xì)致地 搞好這項(xiàng)工作。本章接待工作主要是指與公司有業(yè)務(wù)往來的外地客戶， 參加公司會議的外來賓客，以及其它重大商務(wù)活動的接待工 作。第一節(jié)賓客到達(dá)前的準(zhǔn)備工作接待工作不是從賓客抵達(dá)后才開始的，而是從接到來客 的通知開始的。來賓接待的準(zhǔn)備工

9、作，是整個接待工作中的 重要環(huán)節(jié)，也是做好接待工作的關(guān)鍵。準(zhǔn)備工作做得充分， 接待工作就有了良好的基礎(chǔ)，防止發(fā)生忙亂、被動的現(xiàn)象。 準(zhǔn)備工作不充分，就難以達(dá)到應(yīng)有的工作質(zhì)量和接待效 果。接待的準(zhǔn)備工作包括以下具體環(huán)節(jié)：一、弄清來賓的基本情況1、了解來賓的單位、姓名、身份、性別、民族、人數(shù)、 聯(lián)系方式等。2、了解來賓的來訪目的。3、弄清來賓的抵達(dá)日期、準(zhǔn)確時間、交通工具。二、向主管領(lǐng)導(dǎo)報告1、將所掌握的來賓信息報告給領(lǐng)導(dǎo)。2、聽取領(lǐng)導(dǎo)的意見，按領(lǐng)導(dǎo)指示安排。三、制定接待計劃1、按領(lǐng)導(dǎo)的指示和來賓的情況制定接待計劃。2、在匯報內(nèi)容、陪同人員、交通工具、費(fèi)用開支、話 動方式、日程安排等方面提由具體意

10、見，報請領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，保 證接待工作有計劃進(jìn)行。四、落實(shí)接待計劃1、通知賓館安排房間和用餐，落實(shí)來賓的食宿地點(diǎn)；2、安排接待用車，通知陪同人員；3、有文娛活動的，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見安排文娛活動。第二節(jié)賓客到達(dá)后的服務(wù)工作來賓抵達(dá)后，接待工作進(jìn)入第二階段，即正式接待工作 開始。在這一階段中，應(yīng)按事先確定的接待計劃和安排，一 環(huán)一環(huán)地做好服務(wù)工作。具體包括：一、迎接客人1、需要去機(jī)場、車站的迎接的要及時安排車輛和人員作好迎接工作2、以禮相待，上車、就餐等應(yīng)賓客優(yōu)先，并核準(zhǔn)人數(shù) 和攜帶的物品后再上車。二、安排好賓客的生活1、來賓到達(dá)賓館后，將賓客引入客房，倒上茶水，安 排住下。2、告知來賓的就餐的地點(diǎn)，必要時

11、到用餐時間可由專 人主動把客人請到餐廳用餐。3、接待用車要隨叫隨到。三、協(xié)商商議活動日程1、向賓客介紹日程安排，并征求對方的意見。2、根據(jù)確定的活動內(nèi)容、日程、方式，調(diào)整接待工作 計劃，并把變動情況及時通知有關(guān)方面。3、根據(jù)確定好的日程安排，有計劃、有步驟的執(zhí)行。第三節(jié)賓客離去時的收尾工作來賓公務(wù)活動結(jié)束后，接待工作進(jìn)入第三階段，即收尾 階段。這時接待工作雖然處于尾聲，但仍要善始善終地做好 最后一道程序的接待工作，使來賓滿意而歸。1、征求來賓對接待工作的意見，以便改進(jìn)工作，詢問 來賓還有什么新的需求和需要辦理的事宜。2、訂購返程的的車票、機(jī)票等。3、安排送客車輛。第三章文檔管理文檔管理工作是公

12、司正常經(jīng)營管理不可缺少的一部分， 公司的一切經(jīng)營管理工作均應(yīng)該有完整的記錄，各種文檔作 為記錄的載體，是公司各部門工作成效的客觀見證，同時又 為公司今后進(jìn)一步開展工作提供參考。文檔管理工作的要求：流程齊全、分類合理、處理及時、 管理規(guī)范。第一節(jié) 檔案管理檔案管理工作不僅是領(lǐng)導(dǎo)工作的助手，秘書工作的一部 分，而其本身就是構(gòu)成公司全部工作要素之一，是保證各項(xiàng) 工作正常運(yùn)行大系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng)。檔案管理工作的原則：保持文件之間的歷史聯(lián)系，使整 理完畢的檔案能夠反應(yīng)工作活動的歷史真實(shí)面貌，便于保管 和利用。一、各種表格文件要分類管理，合理存放1、案卷多柜存放的應(yīng)當(dāng)繪制案卷存放的示意圖。2、建立全卷宗以

13、積累存儲本公司案卷的立卷說明，分類方案、鑒定報告、銷毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等材料。3、對聲像檔案的保管應(yīng)選擇環(huán)境安全，溫度適中的地 方予以存放。4、應(yīng)定期對檔案保管的狀況進(jìn)行檢查，并作記錄。發(fā) 現(xiàn)情況及時采取有效措施保護(hù)檔案安全。如遇特殊情況，應(yīng)及時檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。5、正確使用各種表格文件，做到表格文件正規(guī)化、清 晰化、科學(xué)化。二、各種文書檔案要按積累情況及時進(jìn)行存檔，并分類 清晰，便于查閱檔案的存檔必須遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件 之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。1、歸檔的文件材料和種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù) 均應(yīng)齊全完整。2、在歸檔的文件材料中，應(yīng)當(dāng)將每份

14、文件的正件與附 件，印件與定稿，請示與批復(fù)，收發(fā)文件與原件，多種文字 形成同一文件，分別立在一起，不得分開。3、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度 的請示與批復(fù)放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的放在請示年立卷, 跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針 對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議的開幕年立 卷；其他材料的立卷應(yīng)該按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4、卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分 的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前、請示在后、正 件在前、附件在后、印件在前、定稿在后；其他文件材料依 其形成的特點(diǎn)按照有關(guān)規(guī)定排列。5、卷內(nèi)的文件材料應(yīng)該按排列順序，依次編寫頁號或件號

15、，圖表和聲像材料也應(yīng)該在裝具或音像材料的背面逐件 編號。6、有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考 表內(nèi)；若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人檢查人的姓名和時間 填上以示負(fù)責(zé)；備考表應(yīng)置卷尾。7、聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)由攝像和錄音的對象、地點(diǎn)、 時間、中心內(nèi)容、拍攝者和制作人。三、做好廢舊檔案的銷毀工作鑒定檔案的保存價值，確定沒有保存價值的就應(yīng)剔由銷 毀。已過保管期限并確無繼續(xù)保存價值的案卷，也應(yīng)銷毀。 確定已過保管期限需銷毀的檔案，一定要直接閱卷，重新認(rèn) 識起保存價值，不能以為已經(jīng)到期的檔案就可以銷毀。1、建立嚴(yán)格、明確的銷毀制度。2、以全宗為單位撰寫銷毀檔案的書面請示并編制銷毀 清冊。3、注意銷

16、毀方法。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀的檔案不可隨意處 理，一般應(yīng)用碎紙機(jī)處理。4、銷毀檔案應(yīng)兩人監(jiān)銷，防止檔案遺失和泄密。銷毀 后要在銷毀清冊上簽字，以示負(fù)責(zé)。四、做好與公司檔案室的銜接工作與公司檔案室的銜接必須熟悉了解公司檔案管理制度， 清楚檔案提取流程，有利于秘書日常工作。1、辦公室不常用的文件要及時歸公司檔案室。2、公司重要的文件使用完畢之后，及時交由公司檔案室保存。3、認(rèn)真遵守公司檔案保管制度，在檔案室領(lǐng)取文件要 認(rèn)真登記，并及時歸還。五、做好文秘檔案收集及保密工作文秘檔案收集工作需要秘書工作人員具有較強(qiáng)的鑒別 能力、邏輯處理能力等。文秘檔案收集過程中要突生檔案的 價值，合理收集，同時應(yīng)當(dāng)參照文檔保

17、密工作原則做好保密 工作。1、在收集檔案過程中，應(yīng)突生檔案的目的性、保證檔 案的真實(shí)性、注意檔案的實(shí)效性、保持檔案的系統(tǒng)性、注意 檔案的全面性。2、需要保密的文件都應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行登記制度，努力把好 各道關(guān)口，做到環(huán)環(huán)有手續(xù)，件件有著落。3、要建立領(lǐng)導(dǎo)閱批文件登記簿。4、組織傳閱或借閱文件必須辦理簽收手續(xù)。第二節(jié) 文 書 管 理公司在日常工作中，為了行使職權(quán)或進(jìn)行聯(lián)系，在各部 門之間經(jīng)常發(fā)生文書往來。為了使文書工作有條不紊的進(jìn)行, 使往來文書得到迅速、及時的處理，必須對文書工作進(jìn)行科 學(xué)組織和管理。、文書起草文書的起草工作是秘書工作中比較常見的部分。起草文 書需要根據(jù)文書的實(shí)際要求合理化編排，同時應(yīng)

18、做到字跡清 晰，條理明澈，用詞得當(dāng)。1、負(fù)責(zé)起草公司有關(guān)文件（簡報、通知、報表等），并及時交由領(lǐng)導(dǎo)審批。2、負(fù)責(zé)起草公司領(lǐng)導(dǎo)其它場合的發(fā)言文稿 （年終聯(lián)誼、 供貨商洽談、職工招聘、公司簡介等） ，并及時交由領(lǐng)導(dǎo)審 閱。二、文書收發(fā)文書收發(fā)工作是秘書文檔工作的重要組成部分。收發(fā)工 作涉及公司多個環(huán)節(jié)的同時也涉及到外來文件的處理。收文1、簽收無論是公司外收發(fā)還是內(nèi)收發(fā)，在簽收文件時都要認(rèn)真 細(xì)致，不可馬虎大意。應(yīng)切實(shí)注意： 根據(jù)送件簿和送件清單的記載逐件檢查。清點(diǎn)文件總數(shù)和清單上的總數(shù)是否一致。 簽字要寫全名、字跡清楚。2、登記登記，是管理文件的帳目，一切文件的運(yùn)轉(zhuǎn)、查找、催 辦和統(tǒng)計，都要依靠它

19、。為此，收文登記是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，必須認(rèn)真做好。收文登記一般采取簿式登記和聯(lián)單式登記較為適 用。 登記項(xiàng)目要合理、簡明、實(shí)用。逐格登記，不隨意 刪減，便于統(tǒng)計。 登記要字跡清楚，標(biāo)題要完整無缺，以便永久保存3、承辦內(nèi)部文件，做好收文記錄并放置在接待處理文件夾 內(nèi)，便于領(lǐng)導(dǎo)看閱。 內(nèi)部通知、報告、及時送交領(lǐng)導(dǎo)審閱，根據(jù)批示正 確辦理。 對外來文件填寫收文處理單，對文件進(jìn)行編號，及 時送批和傳遞發(fā)放并留下記錄。 外來公函，通知及文字資料，及時送領(lǐng)導(dǎo)審閱，根 據(jù)批示正確辦理。 公司各部門送交領(lǐng)導(dǎo)簽字的，根據(jù)送交人意見給予 及時辦理。（二）發(fā)文1、擬稿擬稿應(yīng)符合公司有關(guān)規(guī)定。 文件發(fā)送范圍要寫得明

20、確、具體。擬稿人要把形成文稿有關(guān)文字資料和擬稿的依據(jù)附在原稿后面以領(lǐng)導(dǎo)名義發(fā)文的文稿要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，涉及 其它部門問題要送其它部門會簽。2、簽發(fā) 涉及全局性的重要文件由主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，或者經(jīng) 過會議討論通過的由主要領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。 涉及莫一方面問題的文件，由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。3、編號登記檢查簽發(fā)手續(xù)是否合乎規(guī)定，確認(rèn)簽發(fā)有效后再進(jìn) 行登記。 登記時要逐項(xiàng)填寫，不得缺項(xiàng)，公文標(biāo)題要逐字填 寫，字跡要清楚。 要在文件定稿上填寫發(fā)文字號及打印份數(shù)；同時， 要填好“發(fā)文呈批卡片”，以備隨時發(fā)文。 把不需要隨同文件打印的附件摘下，注明是莫號文 件的附注，放在固定的地方，以待文件打印好后歸檔并整理第四章 會 務(wù)

21、管 理會議已成為各級各類機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位商討問題，檢查 部署工作，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和進(jìn)行決策的重要方式。做好會議的組 織與管理工作，是各種單位的重要任務(wù)之一。任何一種會議，都要有組織、有計劃地進(jìn)行，都要有會 前的準(zhǔn)備、會中的管理和服務(wù)、會議的善后處理工作。會議各個階段的管理和服務(wù)工作，統(tǒng)稱為會務(wù)工作。在會議秘書 工作中，會務(wù)始終占有重要地位。主要的任務(wù)是：認(rèn)真做好 會前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，嚴(yán)密地組織好會中的各項(xiàng)活動，熱情 周到地搞好會間的服務(wù)；善始善終地做好會議的結(jié)束工 作。會務(wù)工作的原則：1、把握會議指導(dǎo)思想。2、掌握會議組織領(lǐng)導(dǎo)情況。3、當(dāng)好參謀助手。會務(wù)管理工作的要求：1、要有高度的責(zé)任感和嚴(yán)謹(jǐn)扎實(shí)

22、的工作作風(fēng)，集中精 力、抓緊時間、埋頭苦干、講究效率、迅速、準(zhǔn)確、及時、 周到地完成會議各個環(huán)節(jié)的管理和服務(wù)作用。2、要認(rèn)真學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，提高業(yè)務(wù)水平和文字能力。3、要謙虛，謹(jǐn)慎，禮貌待人。4、要做好保密工作。會議分類：1、董事會2、股東會 3總經(jīng)理辦公會 4、部門經(jīng)理例會5、工作例會等。第一節(jié) 會前準(zhǔn)備認(rèn)真做好會前準(zhǔn)備工作，是開好會議的前提，主要包括以下一些內(nèi)容。、會議議題的擬定1、確定會議的負(fù)責(zé)人。2、對有不同意見的問題，要把不同意見申述清楚，提由幾個方案供領(lǐng)導(dǎo)選擇。3、有計劃聽取各方面的意見，積累議題，掌握情況， 不要零打碎敲。4、議題需要討論的部分應(yīng)提前收集議點(diǎn)，按照事情的 輕重緩急排由順

23、序，交由領(lǐng)導(dǎo)決定。二、收集材料，起草發(fā)言稿。1、根據(jù)會議的實(shí)際情況，需要領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言的起草發(fā)言稿。 如職工表彰大會，發(fā)言稿應(yīng)突生職工先進(jìn)事跡，公司領(lǐng)導(dǎo)肯 定職工工作等內(nèi)容。2、發(fā)言稿語言要通俗易懂，見解精煉。3、秘書處應(yīng)及時通知有關(guān)部門準(zhǔn)備文件、材料等。 準(zhǔn)備文件，材料要全面、突由重點(diǎn)、結(jié)合中心并兼 顧其它方面 。 決策性會議涉及部門較多，應(yīng)設(shè)置一個部門牽頭進(jìn) 行準(zhǔn)備工作，如公司秘書處牽頭，各部門文件由秘書處統(tǒng)一 整理、分類、準(zhǔn)備。三、確定與會人員及制發(fā)會議通知1、確定由席范圍，掌握參加會議人員名單2、起草簡單明了的會議通知。3、會議通知要寫清楚會議名稱，內(nèi)容，會議開始時間， 會期，地點(diǎn)參加會議人

24、員，聯(lián)系單位等。4、重要會議的會議通知發(fā)生后，需要跟蹤落實(shí)，查詢 會議通知是否已經(jīng)送達(dá)。5、公司的各種例會及其他小型會議，應(yīng)事先和有關(guān)人 員聯(lián)系，如電話通知，人員通知等。6、提醒有關(guān)人員按時到會，以保證會議按期順利進(jìn)行 四、會議場所的確定及會場布置。1、會議場所的確定。 根據(jù)會議內(nèi)容、規(guī)模和會議的效果綜合考慮會議地 點(diǎn)°根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見來確定會議地點(diǎn)。2、會場布置。 會場布置要與會議內(nèi)容相協(xié)調(diào)。 會標(biāo)書寫端莊，醒目大方，懸桂適中、得體。 與會人員座次安排合理。 妥善安排會議音響效果、照明設(shè)施、通訊設(shè)備、錄 音、錄像、茶水杯盤、安全措施等。保持會場整齊清潔。第二節(jié)會議期間工作搞好會議期間的

25、服務(wù)，是保證會議順利進(jìn)行的重要條件, 會議服務(wù)的內(nèi)容是：一、會議簽到1、 記錄缺席人員名單2、 會議簽到結(jié)束后向會議負(fù)責(zé)人報告由/缺席情況。二、會議期間的服務(wù)1、 引導(dǎo)與會人員就座。2、 分發(fā)會議文件，資料。3、 及時添加茶水、水果等。三、會議記錄和編發(fā)會議簡報4、 會前認(rèn)真閱讀會議文件，熟悉與會人員名單。5、 開會時要集中精力，做好會議記錄，會后認(rèn)真核對 記錄。6、 會議記錄必須真實(shí)、準(zhǔn)確、全面、完整、不得隨意 改動。7、 必須遵守保密制度，不得隨意泄露會議內(nèi)容。8、 會議記錄必須妥善保管，不得外傳或遺失。9、 如要印發(fā)整理后的會議記錄，須經(jīng)會議負(fù)責(zé)人核實(shí) 同意。10、 議記錄的整理要做到語

26、言文字規(guī)范化，不能更改 原意。第三節(jié)會議結(jié)束后的工作會議結(jié)束和會后處理工作主要是指對會議文 件、會場清潔、儀器設(shè)備的處理工作等。具體有以下內(nèi)容：一、整理會議紀(jì)要。1、 會議紀(jì)要是會議主要精神的闡發(fā)，也是會后對會議貫徹執(zhí)行的依據(jù)，應(yīng)認(rèn)真書寫。2、 會議紀(jì)要要具體、簡明、扼要。3、 忠實(shí)于實(shí)際，不可攙雜個人意見，不可隨意增減 發(fā)揮。4、 做好文件的清理歸檔工作。5、 類將會議文件進(jìn)行歸檔。 作好會議文件歸檔的編號、主要內(nèi)容等登 記工作，以便查閱。二、做好會議總結(jié)1、集中歸結(jié)會議討論的意見。2、注意會議反映由來的新鮮思想及新的要求和方案。3、將意見、方案等整理成文。三、安排與會人員離會1、掌握與會人員資料，代為購買車票、機(jī)票。2、需要暫留的，安排好食、宿等。四、回收會議設(shè)備。如音箱、投影儀等設(shè)備應(yīng) 妥善處理第四節(jié)特殊情況的處理會