中小型弱電與建筑智能化公司日常工作管理手冊下冊

1、第六部分文件及檔案管理6-1總則6-1-1為加強本公司文件檔案管理工作，特制定本規(guī)定。6-1-2歸檔的文件材料必須按隨時立卷，在工作中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本規(guī)定的規(guī)定，分別立卷歸檔。6-1-3公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存）。使用后及時交綜合部歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦 人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。6-2原則：6-2-1本部門文件歸檔由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)，可設(shè)定檔案管理員。6-2-2公司文件歸檔由綜合部負(fù)責(zé)。6-2-3各部門文件歸檔情況，每周五由綜合部審查。6-2-4工程項目要以項目為單位歸檔。6-3公司

2、文件及檔案包括：6-3-1綜合部歸檔內(nèi)容工程類：按項目分為中標(biāo)與未中標(biāo)。 未中標(biāo)：招標(biāo)文件投標(biāo)文件設(shè)計部背景分析投標(biāo)安排投標(biāo)進度報告投標(biāo)所需文件一覽表投標(biāo)價格一覽表（含所有電子檔） 中標(biāo)：招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、設(shè)計部背景分析、投標(biāo)安排、投標(biāo)進度報告、投標(biāo)所需文件一覽表、投標(biāo)價格一覽表工程實放過程中：技術(shù)支持部、集成部、技術(shù)服務(wù)部分立檔案；售后信息單獨立檔；質(zhì)檢部信息單獨立檔； 采購部單獨立檔。 圖紙可單獨放置。 以上含所有電子檔可刻在一張光盤上。對外合同 采購合同； 勞務(wù)協(xié)議; 施工合同（XXX ）; 日常合同對內(nèi)合同：用車合同人事檔案： 勞動合同 人事檔案 獎罰記錄 培訓(xùn)記錄 評測記錄 個人物

3、品領(lǐng)用表 任命書 離職申請表 辭職報告； 福利領(lǐng)用；規(guī)章制度 會議紀(jì)錄； 個人工作計劃及總結(jié)； 公司年度計劃及總結(jié)；公司材料：公司的歷史、大事記及反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄 像等資質(zhì)文件：營業(yè)執(zhí)照、納稅登記表及各種資質(zhì)證書光盤包：按上述六項分類所有電子文件。供貨商檔案6-3-2各部門歸檔內(nèi)容：設(shè)計部 工程類：分中標(biāo)與未中標(biāo) 交接記錄技術(shù)支持部 工程類 供貨商 公司文件 交接手續(xù)集成部 工程類 單據(jù)類 公司文件 手續(xù)類技術(shù)服務(wù)部 工程類 公司文件 單據(jù)類 手續(xù)費采購部 工程類 公司文件 單據(jù)類 手續(xù)類拓展部 信息類 工程項目 公司文件 手續(xù)類6-4立卷6-4-1案卷質(zhì)量總的要求是：遵

4、循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。6-4-2 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。6-4-3 在歸檔的文件材料，應(yīng)將每份文件的多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開。6-4-4 案卷必須填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。6-4-5 案卷封面應(yīng)寫明案卷名稱，字跡要工整、清晰。6-5檔案借閱6-5-1公司職員因工作需要，可借閱技術(shù)資料，但必須填寫檔案借閱單（見附件6-5-2 所有檔案均為機密文件，禁止公司外部人員查看，禁止將資料外借。6-5-3 嚴(yán)禁私自復(fù)印、摘錄。6-5-4 丟失資料及檔案者，應(yīng)及時書面

5、通知綜合部和主管領(lǐng)導(dǎo)并采取相應(yīng)補救措施。6-5-5 職員離職，必須歸還全部資料及檔案，方可辦理離職手續(xù)。6-5-6 凡借出的圖紙、資料，不得損壞、刪改、涂抹、剪貼、拆散。6-5-7 未經(jīng)批準(zhǔn)任何單位或人員不得擅自復(fù)制電子文件。6-5-8 各檔案柜鑰匙由檔案員管理，備用鑰匙交綜合部保存。6-5-9 所有職員只可借閱本人所負(fù)責(zé)的項目資料及檔案。6-5-10 部門經(jīng)理以上職員可借閱由本部門呈報的項目資料及檔案內(nèi)容。6-6 處罰6-6-1分類不清，未達到要求，罰款10 元。6-6-2不按照規(guī)定借閱、歸還，罰款10 元。6-6-3 綜合部審查不嚴(yán)，綜合部負(fù)連帶責(zé)任，同等受罰。6-6-4 如造成檔案資料丟

6、失，丟失原件罰款100 元，丟失復(fù)印件罰款50 元。第七部分人事政策7-1 職員招聘和錄用7-1-1 招聘和錄用條件依據(jù)職員綜合素質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)實施招聘；根據(jù)本公司特點，按工作能力、業(yè)務(wù)水平、敬業(yè)精神擇優(yōu)錄用；所招職員須通過專業(yè)知識及技能的測試（根據(jù)需要選擇口頭或書面兩種方式）7-1-2 招聘程序根據(jù)公司發(fā)展需要，由部門經(jīng)理提交用人方案由綜合部轉(zhuǎn)總經(jīng)理批復(fù)決定綜合部通過各大院校及人才中心或其他渠道為部門經(jīng)理提供初步人選的各類人才資料；部門經(jīng)理參考人才資料確定面試人員；綜合部通知應(yīng)聘人員參加面試；由綜合部及部門經(jīng)理共同對應(yīng)聘人員進行面試。綜合部考察應(yīng)聘人員綜合素質(zhì)，部門經(jīng)理考察應(yīng)聘人員專業(yè)素質(zhì)。綜合部將

7、面試意見呈報總經(jīng)理；總經(jīng)理匯總各方面意見確定試用人員；綜合部下發(fā)錄用通知并辦理試用手續(xù)；7-1-3 招聘人員要求技術(shù)人員：計算機、通信及自動控制相關(guān)專業(yè)本科或統(tǒng)招?？埔陨蠈W(xué)歷。管理類人員3 年以上大部門經(jīng)理：計算機、通信及自動控制相關(guān)專業(yè)本科以上，擁有型項目經(jīng)驗，有強烈的責(zé)任心和事業(yè)心。項目經(jīng)理：計算機、通信及自動控制相關(guān)專業(yè)本科以上，擁有 2-3 年以上弱電項目管理經(jīng)驗，能獨立安裝調(diào)試系統(tǒng)，有較強的協(xié)調(diào)能力，有強烈的責(zé)任心和事業(yè)心。設(shè)計工程師：計算機、通信及自動控制相關(guān)專業(yè)本科以上，擁有2-3 年以上弱電項目標(biāo)書設(shè)計及制作經(jīng)驗，文字能力強，會工程預(yù)算。技術(shù)工程師：計算機、通信及自動控制相關(guān)專

8、業(yè)本科以上，擁有2-3 年以上弱電項目標(biāo)書設(shè)計及制作經(jīng)驗。市場人員：?？埔陨?，具有1-3 年系統(tǒng)集成公司業(yè)務(wù)開展工作經(jīng)驗。財務(wù)人員：財經(jīng)類相關(guān)專業(yè)本科以上，熟悉會計電算化，具有一定協(xié)調(diào)能力，能進行成本分析及預(yù)算工作。文秘人員：文科類相關(guān)專業(yè)本科，辦公管理經(jīng)驗3 年以上，協(xié)調(diào)能力強。質(zhì)管人員：計算機、通信及自動控制相關(guān)專業(yè)本科以上，至少有 3 年系統(tǒng)集成質(zhì)量管理工作經(jīng)驗。7-1-4 報到手續(xù)經(jīng)核定錄用人員于報到日攜帶：一寸免冠照兩張，學(xué)歷證書及身份證復(fù)印件到綜合部報到辦理就職手續(xù)綜合部確定新職員入職培訓(xùn)日期7-2 試用新進職員試用期不超過三個月，試用期滿由部門經(jīng)理依據(jù)個人表現(xiàn)，提交是否轉(zhuǎn)正、延期

9、或辭退報告，由綜合部報總經(jīng)理審核批復(fù).7-3 轉(zhuǎn)正及合同簽訂轉(zhuǎn)正職員須與公司簽訂聘任合同。聘任合同一經(jīng)簽訂，雙方必須嚴(yán)格執(zhí)行。7-4 離職職員離職分為"辭職、 解雇、 開除、自動離職"四等（試用期內(nèi)職員及公司雙方均有權(quán)提出辭職或解雇，而不負(fù)擔(dān)任何補償。離職前須與公司結(jié)清各項手續(xù)）到職日期結(jié)算工資，但辭職： 試用期過之后，職員辭職需提前一個月通知公司，不結(jié)算任何福利.自動離職：凡無故擅自曠工三天以上者，均作自動離職論，不予結(jié)算任何工資、福利。解雇： 工作期內(nèi)，職員因工作表現(xiàn)、工作能力等不符合本公司要求，無法勝任本職工作，公司有權(quán)解雇，屆時結(jié)算工資及福利。開除： 職員因觸犯法律

10、，嚴(yán)重違犯公司規(guī)章制度或犯嚴(yán)重過失者，即予革職開除，計薪到革職日止。7-5 內(nèi)部調(diào)動7-5-1 原則： 公司根據(jù)工作需要，本著人盡其才發(fā)揮潛力的原則，鼓勵合理的人才內(nèi)部流動7-5-2 程序職員填寫職員內(nèi)部調(diào)動申請（見附件二）本部門及用人部門經(jīng)理審批綜合部報總經(jīng)理批準(zhǔn)7-6 晉升7-6-1 依據(jù)：工作成績突出，并具有進一步發(fā)展?jié)摿矮I身精神7-6-2 程序由上一級主管提名管理層審核總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)文任命由綜合部備案通知各部門第八部分印章及介紹信使用管理8-1 總則為規(guī)范公司各類印章、介紹信的使用和管理，特制定本規(guī)定。為加強公司印鑒及介紹信的使用管理，特制定本規(guī)定。使用印章及介紹信，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)

11、后使用。凡不符合本規(guī)定的，印章管理人員應(yīng)堅持原則拒絕用印。8-2 印鑒使用管理8-2-1 公司印鑒包括公司公章、合同專用章、項目專用章、法人代表名章、財務(wù)專用章等；8-2-2 使用法人代表印章，須經(jīng)總經(jīng)理簽批或授權(quán)。8-2-3 公司印鑒設(shè)專人保管，保管人對印鑒的使用負(fù)責(zé)；8-2-4 印鑒使用人應(yīng)填寫印章使用登記表（見附件三），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后方可用印；8-2-5 公司印鑒的使用范圍是以公司名義發(fā)放的文件、信函、協(xié)議、合同等，項目專用章使用在工程施工過程中；8-2-6 當(dāng)要攜帶公司印鑒離開公司使用時，需經(jīng)總經(jīng)理審批；8-2-7 一般情況下，印章應(yīng)加蓋在落款的年、月、日處，即“齊年蓋月”，印跡端

12、正、清晰，便于識別。印章名稱要與印件落款一致；代用印章要注明“代章”。8-2-8 如公章遺失，應(yīng)立即向主管領(lǐng)導(dǎo)報告，并及時辦理作廢手續(xù)。8-2-9 印章管理人員用印時，應(yīng)當(dāng)審閱、了解用印內(nèi)容，同時還要登記用印情況。8-2-10 違規(guī)使用印章，罰款5 元。如對公司造成經(jīng)濟損失的，賠償公司損失或追究其法律責(zé)任。8-3 介紹信使用管理8-3-1 凡因工作需要與校外單位聯(lián)系，需持介紹信。8-3-2 公司介紹信的使用由綜合部專人管理；8-3-3 介紹信必須填寫清楚，字跡工整。存根需記載開具證明的人員姓名、事由、時間，并妥善保管。不得私自開具空白介紹信，不得郵寄介紹信。8-3-4 介紹信必須按編號登記、使

13、用，并填寫介紹信使用登記表（見附件四）；8-3-5 開介紹信前應(yīng)事先由部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)；8-3-6 介紹信要字跡工整、清晰、潔凈，不得隨意勾劃；介紹信開出后，不得隨意涂抹，否則發(fā)生問題，后果自負(fù)；8-3-7 介紹信存根內(nèi)容應(yīng)與介紹信內(nèi)容相符；8-3-8 嚴(yán)格控制空白的介紹信和無名頭介紹信的使用。8-3-9 違規(guī)使用介紹信，罰款 5 元。 如對公司造成經(jīng)濟損失的，賠償公司損失或追究其法律責(zé)任。第九部分辦公用品管理9-1 總則為了統(tǒng)一限量，控制用品規(guī)格以及節(jié)約經(jīng)費開支，所有辦公用品的購買，都應(yīng)由綜合部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。根據(jù)辦公用品庫存量情況以及消耗水平，向綜合部通報，確定申購數(shù)量。職員應(yīng)節(jié)約使用辦公用品

14、，不得將辦公用品帶回家，供私人使用。辦公室于每月25 日前匯總各部門的使用需求，填報下月辦公用品采購單，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按批復(fù)后的申請由綜合部統(tǒng)一購買。每月 5 日前將辦公用品采購、發(fā)放完畢，領(lǐng)用單填寫清楚。9-2 辦公用品分類常用品：圓珠筆（ 芯 ） 、水筆 （ 芯 ） 、鉛筆、橡皮、墨水、膠水、回形針、大頭針、裝釘針、稿紙。控制品：名片、文件夾、壓桿夾、文件架、計算器、釘書機、筆記本、會議紀(jì)錄本、信封、筆筒、鋼筆、白板筆、水彩筆、固體膠、膠帶、標(biāo)簽紙、涂改液、更正帶、檔案盒、檔案袋、皮筋、刀片、圖釘、票夾、印臺（ 油 ） 、量具、刀具、軟盤、刻錄盤。特批品：印刷品（ 各類宣傳單、各類表格、

15、文件頭等） ，財務(wù)帳本、憑證，蘋果機彩色墨盒及打印紙，U 盤等。9-3 辦公用品的采購辦公用品常用品由人事行政部門根據(jù)消耗情況進行申購備領(lǐng)；特批品由使用部門（人 ）提出申購，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)；批準(zhǔn)后的采購單交采購部執(zhí)行購買。未填寫 采購單及未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)擅自購買的不予報銷。9-4 相關(guān)規(guī)定9-4-1 辦公用品領(lǐng)用采取集體請領(lǐng)，個人保管的管理辦法。9-4-2 個人辦公用品（筆、橡皮、筆記本等）按部門發(fā)放，超額部分由個人承擔(dān)。9-4-3 公共辦公用品（復(fù)印紙、訂書器、計算器等）由綜合部統(tǒng)一控制使用。9-4-4 各部門要控制和合理使用辦公用品，杜絕浪費現(xiàn)象。水筆芯、 圓珠筆芯、膠水、墨水、涂改液、計算器等

16、辦公用品重新領(lǐng)用時應(yīng)以舊換新。9-4-5 凡調(diào)出或離職人員在辦理離職或交接手續(xù)時，應(yīng)將所領(lǐng)用的辦公用品（一次性消耗品除外）如數(shù)歸還。有缺失的應(yīng)照價賠償，否則不予辦理有關(guān)手續(xù)。第十部分新職員入職培訓(xùn)機制10-1 新職員培訓(xùn)目的10-1-1 為新職員提供正確的、相關(guān)的公司及工作崗位信息，鼓勵新職員的士氣；10-1-2 讓新職員了解公司所能提供給他的相關(guān)工作情況及公司對他的期望；10-1-3 讓新職員了解公司歷史、政策、企業(yè)文化，提供討論的平臺；10-1-4 減少新職員初進公司時的緊張情緒，使其更快適應(yīng)公司；10-1-5 讓新職員感受到公司對他的歡迎，讓新職員體會到歸屬感；10-1-6 使新職員明白

17、自己工作的職責(zé)、加強同事之間的關(guān)系；10-1-7 培訓(xùn)新職員解決問題的能力及提供尋求幫助的方法。10-2 新職員培訓(xùn)流程及內(nèi)容概要：10-2-1 新職員入職后，立即安排入職培訓(xùn)。10-2-2 綜合部負(fù)責(zé)介紹公司歷史、組織結(jié)構(gòu)、管理制度、企業(yè)文化簡介、主要業(yè)務(wù)。10-2-3 各部門經(jīng)理介紹本部門工作職責(zé)、人員組成。10-2-4 所屬部門介紹本部門工作職責(zé)、人員組成、所需技能等，重點介紹本部門工作流程。10-3 新職員入職時的其它工作10-3-1 綜合部代表公司致新職員歡迎信（包括培訓(xùn)時間安排）；10-3-2 準(zhǔn)備好新職員辦公場所、辦公用品；10-3-3 準(zhǔn)備好給新職員培訓(xùn)的內(nèi)訓(xùn)資料；10-3-4

18、 到部門報到，部門經(jīng)理代表全體部門職員歡迎新職員到來；10-3-5 部門經(jīng)理介紹新職員認(rèn)識本部門職員；10-3-6 由部門經(jīng)理帶領(lǐng)參觀公司并認(rèn)識其他部門職員；10-3-7 由部門經(jīng)理主持召開部門會議，討論新職員的第一項工作任務(wù)；10-3-8 一周內(nèi)，部門經(jīng)理與新職員進行非正式談話，重申工作職責(zé)，談?wù)摴ぷ髦谐霈F(xiàn)的問題，回答新職員的提問。對新職員一周的表現(xiàn)做出評估，并確定一些短期的績效目標(biāo)。新職員填寫新職員崗位培訓(xùn)反饋表（見附件五）。10-3-9到職后第三十天，部門經(jīng)理與新職員面談，討論試用期一個月來的表現(xiàn)，填寫新職員試用期內(nèi)表現(xiàn)評估表（見附件六）。10-3-10到職后第九十天，綜合部經(jīng)理與部門經(jīng)

19、理一起討論新職員表現(xiàn)，是否合適現(xiàn)在崗位，填寫試用期考核報告，并與新職員就試用期考核表現(xiàn)談話，告之新職員公司績效考核要求與體系。第十一部分公司內(nèi)部評測制度11-1總則11-1-1調(diào)動員工工作積極性，提高工作效率。11-1-2認(rèn)可優(yōu)秀員工工作成績，促進員工自身提高。11-2實施辦法:11-2-1每季度針對公司內(nèi)部員工執(zhí)行一次內(nèi)部評測。11-2-2普通員工：本部門其他員工及本部門經(jīng)理根據(jù)評測打分表逐一對其評分，取平均分為該員工最終成績。部門經(jīng)理權(quán)重為其他員工的二倍。11-2-3部門經(jīng)理：其他部門經(jīng)理及上級領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)評測打分表逐一對其評分，取平均分為該部門經(jīng)理最總成績。上級領(lǐng)導(dǎo)權(quán)重為其他部門經(jīng)理的二倍。

20、11-2-4所有員工評測結(jié)果中，分?jǐn)?shù)最高的被評為本季度優(yōu)秀員工，獎勵元。11-2-5所有員工評測結(jié)果中，分?jǐn)?shù)最低的為待提高員工，分析原因，限期改正。11-2-6 一年內(nèi)如2次被評分最低，酌情處以罰款、扣除獎金、降職或解聘處罰。11-3評測打分表（見附件七）附件一檔案借閱單借閱人借閱時間借閱原因預(yù)計歸還時間歸還時間歸還后簽字附件二職員內(nèi)部調(diào)動申請被調(diào)動人制#日期調(diào)動原因原部門經(jīng)理調(diào)動后所屬部門經(jīng)理總經(jīng)理意見簽字日期被調(diào)動人制#日期調(diào)動原因原部門經(jīng)理調(diào)動后所屬部門經(jīng)理總經(jīng)理意見簽字日期被調(diào)動人制#日期調(diào)動原因原部門經(jīng)理調(diào)動后所屬部門經(jīng)理總經(jīng)理意見簽字日期被調(diào)動人制#日期調(diào)動原因原部門經(jīng)理調(diào)動后所屬部門經(jīng)理總經(jīng)理意見簽字日期附件三印章使用登記表使用人使用時間用章類型用章原因及用章文件名稱用印次數(shù)領(lǐng)導(dǎo)簽字使用人使用時間介紹信編號使用原因用印次數(shù)領(lǐng)導(dǎo)簽字附件五 新職員