財務(wù)檔案信息化管理模式分析

1、財務(wù)檔案信息化管理模式分析摘要：高等院校財務(wù)檔案是整個學(xué)校從建立之初一直到現(xiàn)在所有歷史的積淀，是財務(wù)審計工作的關(guān)鍵之處，也是財務(wù)工作具有歷史連續(xù)性的保證，更是一所高校財務(wù)工作能夠正常運轉(zhuǎn)的依據(jù)，同時高等院校財務(wù)檔案是具有嚴格的法律效益，任何機構(gòu)和個人不得以財務(wù)工作為借口為自己謀取私利。在高科技高速發(fā)展的社會生活中，信息化早已成為了人們不可缺少的一部分，從中我們可以看出，財務(wù)檔案信息化是高等院校財務(wù)管理的必然趨勢。其中如何利用現(xiàn)代化管理方式，加速檔案管理向信息化邁進，發(fā)揮財務(wù)檔案的作用，是本篇文章主要探討的方向。關(guān)鍵詞：高等院校；財務(wù)檔案；信息化簡單來說，高等財務(wù)檔案是高校在日常管理中涉及會計核

2、算的具有保存價值的檔案文件，這是學(xué)校制定來年的財務(wù)預(yù)算的重要參考依據(jù)，它可以清楚的反應(yīng)學(xué)校在所有時間段的支出與收入情況，這是高校維護自身正常的財務(wù)運轉(zhuǎn)的重要法律依靠。近些年，國家越來越重視我國教育事業(yè)的發(fā)展，對教育事業(yè)的投資也是大大的增加，以便促進我國教育事業(yè)更好的發(fā)展，因此，高校財務(wù)工作也漸漸的不適應(yīng)當今社會的需要。繼續(xù)這種情況，多個高校都將財務(wù)管理工作由以前的單調(diào)的報銷、記賬、結(jié)算，轉(zhuǎn)為預(yù)算、計劃、控制、分析、決策為主體的現(xiàn)代性統(tǒng)籌管理整個財務(wù)運轉(zhuǎn)系統(tǒng)。而應(yīng)該怎樣利用現(xiàn)代性的管理模式，加速檔案信息盡快的進入學(xué)校財務(wù)管理，從而更好的發(fā)揮財務(wù)檔案對財務(wù)管理的作用，是今天我們主要討論的方向。1提

3、高管理水平、加快財務(wù)檔案信息化建設(shè)的進程（1） 高等學(xué)校財務(wù)檔案內(nèi)容一般都會按照內(nèi)容涉及的方面而被劃分為多個不同的種類：其中包括，黨員與群眾、政治、教育管理、教師的科研、學(xué)校的產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、學(xué)校教學(xué)基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出書、對外交流、財會等多個種類。其中，財務(wù)檔案是所有檔案中極為重要的一部分，有其不可撼動的地位。同時高等院校的財務(wù)檔案主要包括支付和收入憑證、進出賬的賬本、員工工資表、一系列財務(wù)報表、學(xué)生的校園一卡通情況、對估算以及最后的年終報告分析、向國家繳納的稅務(wù)申報表、財務(wù)會計類相關(guān)的文獻資料等。里面大量的記錄了學(xué)校從一開始的所有財務(wù)計劃、對其的經(jīng)營、財務(wù)的收支狀況、以及對這些資金的

4、管理情況等一系列的經(jīng)濟行為，財務(wù)檔案是整個學(xué)校經(jīng)濟活動的歷史見證，同時它也反映了學(xué)校整體的各方面的建設(shè)情況以及教學(xué)科研過程中涉及到的經(jīng)濟行為，不得不說它很好的為后人講述了一個學(xué)校的歷史。（2） （2）高等院校財務(wù)檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容。財務(wù)檔案信息化簡單來說便是把承載數(shù)據(jù)的載體，由原來的紙質(zhì)檔換為了現(xiàn)在人們辦公常用的電子數(shù)據(jù)存檔，當然不是說淘汰了紙質(zhì)檔，有些特別具有價值的數(shù)據(jù)信息，我們依然會采用紙質(zhì)檔的方式保存它們。在檔案信息化的過程中，可以很好的利用財務(wù)相關(guān)的專業(yè)知識以及數(shù)字化新型技術(shù)，把紙質(zhì)檔作為一個媒介，對其檔案上的信息進行數(shù)字化處理，以便達到存儲相關(guān)的信息、輸入輸出信息、管理信息、統(tǒng)

5、籌數(shù)據(jù)、利用數(shù)據(jù)、研究下一年的預(yù)算等全方面檔案數(shù)字化。檔案信息化之后不僅能夠幫助學(xué)校財務(wù)檔案管理人員提高工作的效率，減少人員的工作需求量，推進學(xué)校辦公現(xiàn)代化，同時還能減少不必要的人員工資的支出，為學(xué)校節(jié)省了一部分開支。2加快信息化建設(shè)進程、充分發(fā)揮財政檔案作用的策略（1） 完好的軟件和硬件設(shè)施。要想真正意義上的做好財務(wù)檔案信息化建設(shè)，就必須要完善學(xué)校的軟件與硬件設(shè)備。財務(wù)檔案與一般檔案不同，它具有獨特性，因此對財務(wù)檔案管理的軟件與硬件也有了不一樣的要求保密設(shè)施。財務(wù)檔案管理的保密性直接影響到檔案信息化建設(shè)的最終價值高低，同時也會影響到一個學(xué)校是否能正常運轉(zhuǎn)。其中硬件設(shè)施包括計算機主體設(shè)備、存儲

6、空間、數(shù)據(jù)交換技術(shù)、數(shù)據(jù)庫管理軟件、安全防范系統(tǒng)等等。檔案信息化設(shè)施分為兩種：網(wǎng)絡(luò)平臺和硬件平臺。而軟件建設(shè)則指系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件兩個部分。其中系統(tǒng)軟件是根據(jù)計算機本身所攜帶的邏輯功能來方便操作員管理和操作計算機系統(tǒng)中每個部分的不同數(shù)據(jù)資源的作用，它包括計算機監(jiān)管程序、調(diào)整程序、多國語言切換翻譯、數(shù)據(jù)庫管理程序、存儲與安全管理等方面。由此可以看出系統(tǒng)軟件在信息化建設(shè)過程中占據(jù)著中心位置。在檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施中，優(yōu)秀的操作人員會將硬件設(shè)施與軟件設(shè)施相互利用，平衡它們之間的力量，這也是財務(wù)檔案信息化建設(shè)向著高效率、快速發(fā)展的關(guān)鍵步驟。在存儲財務(wù)檔案的房間附近，應(yīng)該裝備全方位無死角的電子監(jiān)控設(shè)備，以

7、此來保證房間里設(shè)施預(yù)防火災(zāi)、防濕氣、防蟲咬、防塵埃、防強光的照射、防紙質(zhì)檔發(fā)霉等一系列自然破壞，當然也是為了防患人為的破壞，比如盜竊。希望這樣能大大的提高財務(wù)檔案存儲的條件，為檔案存儲打造一個安全的環(huán)境。（2） （2）完善制度條約，必須嚴格執(zhí)行工作規(guī)定的流程。規(guī)章制度是每個工作的保護傘，也是每個工作得以開展的必要前提條件，在整個工作流程中，每個工作人員都必須以此為行為準則，把制度隨時放在心中，嚴格的執(zhí)行每個工作規(guī)定的流程。只有這樣才能保證工作能夠順利有序的開展，從而提高工作效率與水平，達到最初預(yù)想的目的。檔案信息化管理，也應(yīng)該擁有屬于自己獨特的一套辦公制度規(guī)章，財務(wù)部門人員和檔案管理人員應(yīng)該通

8、力合作，必要時可以向別的相關(guān)部門人員求助，根據(jù)學(xué)校的實際情況，以分組建設(shè)、分層建設(shè)、分類建設(shè)的基本政策為工作指南，對政策的實施、人員行為的制約，從而制定出一套切實可行的科學(xué)檔案管理制度，其中如高等院校財政檔案工作人員規(guī)定制度、高等院校財政檔案保存獎懲制度、財政檔案移交規(guī)定制度、財政檔案銷毀制度、財政檔案管理保密制度等等一系列的制度都可以進一步規(guī)范財政檔案收納信息、整理規(guī)劃、按類桂檔、保存、利用等多個方面，為檔案信息化建設(shè)提供了一套有效的制度保障，為學(xué)校檔案信息化建設(shè)打好了制度基礎(chǔ)。在工作過程中，應(yīng)該清晰的劃分工作流程，使其符合真實的實際情況。應(yīng)該嚴格的按照規(guī)定要求，把財務(wù)檔案管理各個環(huán)節(jié)的時間

9、、程序要求作為每個工人內(nèi)心的行為準則，以此來保證工作的順利進行，按照學(xué)校統(tǒng)一劃分的分類標準，以及統(tǒng)一管理要求的制度，及時高效的整理、移交檔案，做好數(shù)字化管理應(yīng)用。（3） （3）提高認識，加強領(lǐng)導(dǎo)作用。高等院校的領(lǐng)導(dǎo)人是整個學(xué)校能正常運轉(zhuǎn)的核心，同樣也是檔案管理信息化建設(shè)的核心，因此高等院校的領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)該極為重視學(xué)校檔案信息化建設(shè)工程，并將此工程納入學(xué)校當年規(guī)劃中去，建設(shè)并完善財務(wù)檔案管理系統(tǒng)，然后根據(jù)自己學(xué)校的實際情況對其進行資金投入以及雇傭?qū)I(yè)人才，為信息化管理提供一個高素質(zhì)的專業(yè)團隊，同時還應(yīng)該向全校師生宣揚信息化管理的好處，使全體師生都支持信息化管理并積極投入到信息化管理建設(shè)的工程中。（4）做好安全防范工作。在高等院校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，學(xué)校全體師生必須全部都要樹立安全防范意識，校長更應(yīng)該加強信息安全保密工作，這是保證財務(wù)檔案信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。在網(wǎng)絡(luò)運行中，專業(yè)人員要使用自己的專業(yè)知識積極防范各種計算機病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客的入侵和干擾，有效的保護學(xué)校數(shù)據(jù)安全。3結(jié)束語在數(shù)據(jù)共享的今天，財務(wù)檔案信息化建設(shè)早已成為高等院校管理的一種有效措施。在這種趨勢之下，高等院校財務(wù)管理部門應(yīng)該緊跟社會變遷的步伐，積極引入新技術(shù)，雇傭?qū)I(yè)人員，以此來提高學(xué)校信息管理水平，