人事檔案管理工作中的問題及對策

1、人事檔案管理工作中的問題及對策                                 作者：張道成 張玉娥 劉艷霞 摘要：在人們的工作生活中，檔案扮演著重要的角色，但是很多人誤認為人事檔案沒用，出現(xiàn)了忽視人事檔案管理的現(xiàn)象，影響了檔案管理工作。因此，筆者就人事檔案管理工

2、作的問題及對策談幾點看法。 關鍵詞：人事檔案；管理；問題；對策 近幾年來，隨著黃河水管體制體制改革的不斷深化和深入，黃河水管體制單位檔案管理人員也在變動，出現(xiàn)了忽視人事檔案管理、檔案管理人員缺乏等現(xiàn)象，從而影響了檔案管理工作。為此，筆者就當前黃河系統(tǒng)人事檔案管理工作存在的問題與建議談幾點粗淺的看法，以供大家商榷。 一、人事檔案管理工作的重要性 人事檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作，各級管理部門要充分認識到該項管理工作的重要性，加強對人事檔案的管理，及時研究解決人事檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財力等方面給予大力支持；同時，把人事檔案管理工作列入重要議事日程，落實工作

3、目標，從而積極推動基層人事檔案管理工作的開展，以提高人事檔案工作的管理水平，為治黃管理工作提供更好的保障和服務。 在現(xiàn)代勞動用工管理中，人事檔案的作用包括兩個方面：對職工個人而言，人事檔案管理部門可以據(jù)此為流動人員提供身份認定和辦理社會保險：為員工代辦申報職稱：根據(jù)檔案確定退休年齡；根據(jù)檔案中從事有毒、有害工作的年限推算提前退休年齡；代為繳納職工的養(yǎng)老保險、失業(yè)保險和大病醫(yī)療統(tǒng)籌、工資調(diào)整；出具與人事檔案有關的證明材料等等。 二、目前人事檔案管理主要存在的問題 (一)對人事檔案的重視程度不夠。一種是思想認識陳舊片面。由于歷史的原因，以往的人事檔案主要收集的是一個人的政治歷史材料、家庭出身及社會

4、關系等材料，而現(xiàn)在各項工作重心轉(zhuǎn)移，組織人事政審工作相對減少一些，人們就認為人事檔案“沒什么用了”；另一種是受許多新建私營企業(yè)、公司用人不建檔案的影響，存在著“要不要人事檔案無所謂”的錯誤認識。以上兩種輕視人事檔案工作的思想都表明了一些人對人事檔案工作缺乏了解，對在人才資源開發(fā)中人事檔案的作用缺乏認識。在實際工作中一些領導對人事檔案工作不予重視，特別是在人事工作改革不斷深入的今天，只重視人事的其它工作而忽視人事檔案工作已無法適應現(xiàn)在的管理需求。 (二)檔案管理不規(guī)范。一是收集歸檔工作制度不健全，執(zhí)行不嚴格。少數(shù)管檔部門只照搬中組部下發(fā)的干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定，沒有形成自己的實施細則和制度

5、。即使建立了制度也在不同程度上存在執(zhí)行不嚴格現(xiàn)象，收集歸檔工作被動、不及時。二是收集歸檔的材料不全面、不準確。雖然干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定文件中對人事檔案收集歸檔的范圍作了規(guī)定，但當前的人事檔案材料在全面準確地反映一個人的全貌方面還是欠缺的。首先有的單位一些材料還沒有收集上來或收集得不齊全，如干部的考核材料支農(nóng)扶貧、反映人的能力水平的材料等。其次一些歸檔的材料還不夠真實和準確。人事檔案是記載一個人的經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的材料，它的內(nèi)容應該是真實、準確的，而現(xiàn)在人事檔案中有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的，如一些鑒定、考核和評價材料都給人以“千篇一律”、“同出一轍”的感覺，內(nèi)容形式相同，不能準確反映每

6、個人的真實情況。 (三)檔案室硬件環(huán)境設施不齊全。對人事檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整沽、完整，有的管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。 (四)管檔人員業(yè)務不熟、檔案管理制度執(zhí)行差。近幾年管檔人員工作變動頻繁，新手占的比例比較大，加之各級管檔部門沒有組織專業(yè)知識培訓，業(yè)務不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，難以適應人事檔案管理工作。個別管理人員在接、轉(zhuǎn)調(diào)山、轉(zhuǎn)入、工資、退休時需要查檔案時不嚴格履行手續(xù)按規(guī)定辦事，部門與管

7、檔單位協(xié)調(diào)不夠，各做各的，需要用檔案時，為了各自方便，不到管檔單位查閱檔案，叫本人自己提，造成在接轉(zhuǎn)檔案時不密封，嚴重影響了檔案的保密性。 (五)檔案管理手段落后。目前檔案管理部門的管理手段還是手工操作，即使利用計算機管理，也僅限于將名字與檔案號輸入、輸出與檢索的管理，計算機現(xiàn)代化管理的潛力完全不能發(fā)揮出來，并沒有從根本上改變手工操作運轉(zhuǎn)慢、效率低的問題。 三、人事檔案管理的對策與思考 (一)提高認識，加強領導。人事檔案是做好檔案工作的基本條件之一，借助人事檔案了解一個人在各個時期的表現(xiàn)。歷史地全面的看待人事檔案，把人事檔案管好、用好是一項很重要的工作，國家在1990年制訂了干部檔案工作條例，

8、對加強人事檔案管理制訂了一系列法規(guī)政策，體現(xiàn)了對人事檔案工作的重視。為此，必須提高各級各部門對人事檔案管理工作的認識，切實加強對檔案管理工作的領導。 (二)收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎。隨著水管體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業(yè)技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。特別是企事業(yè)分開后，企事業(yè)單位人員工作崗位發(fā)生變化，檔案未隨著人員流動轉(zhuǎn)移等，也增大了收集材料的難度。建議：一是管檔人員必須及時向有關部門采取電話或一年一次上門催收與檔案有關的各種材料。二是各管委人事部門隨時收集材料及時交管檔部門，形成層層有人管，上下左

9、右，縱橫相通的干部檔案材料收集網(wǎng)絡。三是認真整理，保證人事檔案質(zhì)量。要按檔案工作有關規(guī)定，實行全國統(tǒng)一標準整理裝訂，管好干部檔案為合理流動人才服務，做到經(jīng)常檢查，室內(nèi)清潔衛(wèi)生、防火、防潮、防蛀、防塵。 (三)加強檔案工作的基礎建設。按照干部檔案工作條例第二十七條規(guī)定，干部檔案管理部門，要建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)的檔案柜、庫房面積每千卷需20至25平方米，庫房內(nèi)應設置空調(diào)、去濕、滅火等設備，庫房防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施，庫房、閱檔室、辦公室三室分開。 (四)加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設，提高人事檔案管理人員素質(zhì)。干部檔案工作條例三十八條規(guī)定，各級組織

10、人事部門要注意加強干部檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產(chǎn)黨員從事干部檔案工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，關心他們工作、生活、充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。而實際情況是，大部分管檔專兼職干部70是新手，業(yè)務不熟。建議：一是由組織部門，每23年組織培訓一次業(yè)務知識，使他們了解管理檔案的重要性，增強責任心。掌握如何收集、鑒別歸檔材料、整理、裝訂檔案的技術，知道如何把檔案管好。二是配置專(兼)職人事檔案管理人員，落實管檔人員待遇。干部檔案管理的基本要求，就是外在形式的規(guī)范統(tǒng)一，內(nèi)容的完整、真實、精煉、實用，要實現(xiàn)這個要求需要一支熱愛檔案工作，熟練檔案業(yè)務，安心本職工作，具有奉獻精神的檔案管理干部。為此，應參照檔案局對文書檔案管理人員的待遇標準，落實人事檔案管理人員應有的待遇。 (五)建立人事檔案信息