檔案管理制度及流程

1、內(nèi)蒙古蒙東資源投資開發(fā)有限責(zé)任公司檔案管理制度第一章總則第一條為加強(qiáng)公司檔案管理工作,規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法,確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性,有效的保護(hù)和利用檔案,更好的發(fā)揮檔案的憑證與價(jià)值作用,根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法及其他有關(guān)法律、法規(guī)的要求,結(jié)合公司實(shí)際,制定本制度。第二條本制度中的檔案是指公司及其工作人員在工作、社會(huì)活動(dòng)中形成的反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng),具有查考利用價(jià)值的文件、圖件、影音資料。第三條檔案是公司的寶貴財(cái)富,任何部門和個(gè)人不得將歸檔的文件材料據(jù)為己有。第四條各類檔案要按照集中統(tǒng)一的原則進(jìn)行管理,各部門要按要求對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)地整理

2、及歸檔。第五條本制度適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。第二章檔案的范圍第五條凡是反映公司工作活動(dòng),具有考查利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍,包括綜合檔案資料、業(yè)務(wù)檔案資料、人事檔案資料、財(cái)務(wù)檔案資料等。(一上級(jí)單位的資料1.上級(jí)單位召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件資料。2.上級(jí)單位頒發(fā)的有關(guān)公司主管業(yè)務(wù)的文件,以及需要貫徹執(zhí)行的文件。3.上級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于公司工作的重要指示、講話、題詞、照片和具有特殊保存價(jià)值的影音資料等材料。(二公司的資料1.公司內(nèi)部職能活動(dòng)形成的重要文件資料。包括但不限于正式文件的簽發(fā)稿、印發(fā)稿,會(huì)談紀(jì)要,合同文本等。2.公司制定的工作條例、章程、制度等材

3、料。3.公司財(cái)產(chǎn)、物資等交換的憑證、清冊(cè)。4.公司的大事記、年鑒,反映公司重要活動(dòng)時(shí)間的簡(jiǎn)報(bào)、影音資料,榮譽(yù)證書,有紀(jì)念意義或憑證價(jià)值的實(shí)物等資料。5.公司及出資企業(yè)日常生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中形成的專業(yè)技術(shù)等方面的資料。6.公司員工的履歷、鑒定(考核、政治歷史、入黨入團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、任免、工資等人事資料。7.公司及出資企業(yè)的財(cái)務(wù)報(bào)表、賬簿、憑證等財(cái)務(wù)資料。(三下級(jí)單位的資料1.下級(jí)單位報(bào)送的重要文件資料。2.具有特殊保存價(jià)值的影音資料、實(shí)物資料等。第三章各部門職責(zé)第六條行政事務(wù)部門職責(zé):(一負(fù)責(zé)公司級(jí)收發(fā)文、會(huì)議紀(jì)要、工作條例、章程、制度等材料以及行政事務(wù)本部門檔案的集中管理。(二建立健全公司

4、檔案管理制度,指導(dǎo)執(zhí)行情況。(三收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管部門的檔案和其他資料。(四提高檔案信息的利用效率,促進(jìn)信息傳遞和溝通。第七條其他各部門職責(zé):(一各部門需指派專人負(fù)責(zé)整理歸檔本部門的檔案,并負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí),做好或協(xié)助移交工作。(二負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識(shí)、貯存、保管、利用、歸檔。(三財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按國(guó)家財(cái)政制度規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料。第八條各部門負(fù)責(zé)人:(一批準(zhǔn)對(duì)自己部門資料或合同復(fù)印件的處置。(二負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理監(jiān)督檢查和審批。第四章工作程序第九條檔案資料的收集:(一各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對(duì)本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集,并編制部門文件(合同

5、管理記錄目錄。(二各部門文件、合同等資料原件需要保存的,各部門分別進(jìn)行整理。1.歸檔范圍:電子類合同或其他需要保管的電子文件,應(yīng)當(dāng)及時(shí)存放于指定電腦硬盤內(nèi)或制作專門光盤進(jìn)行編號(hào)保存。文件、合同資料要登記詳細(xì)信息,并編制文件(合同管理記錄目錄,以便檢索利用。文件資料、合同要科學(xué)排列,按編號(hào)順序存放于文件盒內(nèi),并加以標(biāo)識(shí),整齊排放在文件/檔案柜中。2.檔案借閱:(1借閱檔案要履行借閱手續(xù),填寫檔案借閱登記表。借閱檔案原件只限在公司內(nèi),不能帶出;必須帶出公司查閱的,需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。(2檔案外借一般只借復(fù)印件,需借原件者須經(jīng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),借閱的檔案交還時(shí),必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞

6、,應(yīng)立即報(bào)告直接上級(jí)。(3借閱檔案用完后,應(yīng)及時(shí)送還,如超過借閱時(shí)間,須重新辦理手續(xù)。(4借檔人必須愛護(hù)檔案,不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影,不得轉(zhuǎn)借或損壞。3.檔案銷毀:(1對(duì)已失去利用價(jià)值的檔案,銷毀時(shí),必須寫銷毀申請(qǐng),編制銷毀目錄,報(bào)部門負(fù)責(zé)人,經(jīng)批準(zhǔn)后方可銷毀。(2執(zhí)行銷毀任務(wù)時(shí),監(jiān)銷人不得少于二人,并在銷毀目錄上簽字。最后,把銷毀目錄和部門負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)手續(xù)文件,一并存檔永久保存。第五章檔案歸檔細(xì)則第十條檔案歸檔內(nèi)容:(一公司對(duì)外發(fā)出的公文,如給政府的請(qǐng)示報(bào)告類公文。(二公司收到的公文,如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、

7、決議、指示、計(jì)劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件。(三本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等。(四公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示。(五重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。(六反映公司主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等。(七公司的各種工作計(jì)劃、計(jì)劃考核、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。(八本公司與有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料。(九本公司干部任免的文件材料、員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料。(十本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料。(十一本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)

8、、照片、錄音、錄像等。(十二外出公務(wù)活動(dòng)(如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會(huì)議等所獲得或形成的檔案資料。(十三財(cái)務(wù)檔案資料。(十四各種實(shí)物檔案。(十五其他具有利用和保存價(jià)值的文件資料。第十一條檔案資料的歸檔要求:(一歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確,如請(qǐng)示和批復(fù),復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。(二一般資料按一份原件歸檔,重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要,按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要,原稿須由經(jīng)辦部門保管。(三聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版,在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。(四子文件應(yīng)有

9、相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存,并做好電子文件存儲(chǔ)設(shè)備信息的備份工作。(五各種實(shí)物檔案(獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等必須原件歸檔,并保持其完好無損。(六下列文件(含電子、聲像資料等應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時(shí)歸檔:1.公司規(guī)定的密級(jí)文件。2.重要文件,如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等。3.合同、協(xié)議書等正本及過程資料。4.公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料。5.其他認(rèn)為需要即時(shí)歸檔的資料。第十二條檔案的保管(一檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱,其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要,以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則,并且要有一定范疇,不能籠統(tǒng)含糊。(二檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后,應(yīng)參照檔

10、案分類編號(hào)表,將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào),用一定順序依次排列,以便查閱。(三檔案分類編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔,以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí),隨時(shí)增補(bǔ)之用。(四建立檔案目錄存于案卷盒內(nèi),便于查閱。附件:文件(合同管理記錄目錄文件檔案移交目錄部門內(nèi)部檔案移交清單表檔案借閱登記表檔案分類編號(hào)表受控文件清單表檔案目錄檔 案 交 接 登 記 表 移交時(shí)間 序號(hào) 題目 文號(hào) 移交單位/部門 形成日期 頁數(shù) 保管期限 編制單位 備 注 移 交 目 錄 記錄編號(hào): 日期： 序號(hào) 文件（合同）編號(hào) 標(biāo)題名稱 頁數(shù) 原/復(fù) 備注 移交部門 收件部門 移交人 日期 日期 注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。 部門內(nèi)部檔案移交清單表 記錄編號(hào): 日期： 移交 性質(zhì) 檔案 類別 離職 調(diào)崗 歸檔 檔案所屬 年 度 數(shù)量 短期 保管期限 永久 長(zhǎng)期 合 計(jì) 移交說明 移交人： 接收