檔案,科學(xué)化,論信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中的運(yùn)用

1、檔案,科學(xué)化,論信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中的運(yùn)用    內(nèi)容導(dǎo)讀： 摘 要：檔案是能夠再現(xiàn)歷史真實(shí)性的原始文獻(xiàn)，中國(guó)高校檔案管理工作具有內(nèi)容豐富、種類復(fù)雜和載體多樣的特點(diǎn)。信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在中國(guó)高校已經(jīng)得到普及并成為高校各項(xiàng)管理工作科學(xué)化的強(qiáng)有力的推手。目前，應(yīng)采取構(gòu)筑信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)平臺(tái)、提升檔案本身的質(zhì)量、制定科學(xué)的檔案管理機(jī)制、提升檔案管理者的信息化素養(yǎng)等對(duì)策，確保高校檔案管理的科學(xué)化水平不斷提高，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和和諧社會(huì)建設(shè)服務(wù)。關(guān)鍵詞：信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)；高校檔案管理；科學(xué)化；對(duì)策中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1002-2589（2

2、012）08-0132-02一、檔案概念的現(xiàn)代詮釋眾所周知，檔案具有知識(shí)性、信息性、文化性、教育性、政治性、社會(huì)性等屬性，以檔案的來源看，檔案是由“文件”有條件地轉(zhuǎn)化而來的。值得指出的是，可以轉(zhuǎn)化為“檔案”的“文件”是廣義上的，即所有由文字、圖表、照片、聲音和圖像等形成的各種材料。檔案與文件既具有同源性和階段性的共性，也具有時(shí)效、功用和離合方面的個(gè)性。以文件到檔案有一個(gè)嚴(yán)密的邏輯批判與繼承的過程。以二者所承載的信息來看，其形式與內(nèi)容是具有相同聯(lián)系的，但是在時(shí)效、價(jià)值和系統(tǒng)性方面，二者又是有著顯著區(qū)別的，用哲學(xué)的語言來講，檔案是文件的不斷“揚(yáng)棄”。具體說來，第一是時(shí)效性批判，檔案是業(yè)已整理完畢的

3、文件；第二是價(jià)值性批判，檔案是業(yè)已整理完畢的文件中具有歷史保存價(jià)值的部分；第三是系統(tǒng)性批判，檔案是將分散狀態(tài)下的文件依照一定的邏輯規(guī)律或邏輯劃分標(biāo)準(zhǔn)整理而成的信息單元或信息集合。檔案之所以能夠成為檔案，是因其具有歷史的再現(xiàn)性。我們可以對(duì)檔案概念下一個(gè)簡(jiǎn)潔的定義：檔案是能夠再現(xiàn)歷史真實(shí)性、歷史真實(shí)信息的原始文獻(xiàn)。正是因?yàn)闄n案是直接形成的歷史記錄，所以檔案也就繼承了文件的原始性，并且檔案在繼承文件原始性的同時(shí)也繼承了文件的記錄性。二、高校檔案管理的特點(diǎn)一般說來，由于歷史的理由，中國(guó)高校通常都具有“小社會(huì)”的屬性，這種情況至今沒有多少轉(zhuǎn)變初中數(shù)學(xué)教學(xué)論文；同時(shí)，由于中國(guó)管理體制的特殊性，中國(guó)高校都有

4、黨政兩個(gè)大的管理部門。上述的屬性就決定了中國(guó)高校檔案管理工作內(nèi)容的豐富性、種類的復(fù)雜性和載體的多樣性。1.檔案內(nèi)容的豐富性中國(guó)高校在檔案管理方面的內(nèi)容相對(duì)說來是比較廣泛的，有黨務(wù)管理、行政管理、課程管理、教學(xué)管理、教務(wù)管理、實(shí)驗(yàn)室管理、實(shí)訓(xùn)基地管理、科研管理和后勤服務(wù)管理等。毫無疑問，在進(jìn)行上述這些管理的過程中，必定會(huì)有大量的文件材料不斷地長(zhǎng)生出來并且有一部分具有能夠再現(xiàn)歷史真實(shí)性的原始文獻(xiàn)被以中提煉出來而成為檔案。在上述內(nèi)容豐富的管理工作中必定教育論文會(huì)有各種反映各個(gè)職能部門的不同業(yè)務(wù)范圍的檔案材料，諸如工作計(jì)劃、制度、請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告以及各類會(huì)議活動(dòng)的文件和記錄等。同時(shí)，作為傳承與創(chuàng)造人類

5、文化與文明的高校，在科學(xué)探討活動(dòng)中還會(huì)產(chǎn)生探討論文、論著、項(xiàng)目成果、探討手稿、探討者手跡等檔案材料。2.檔案種類的復(fù)雜性以高校檔案的來源來看，作為中國(guó)高校檔案的材料除了來自高校本身所有職能部門的反映高校整體工作諸多環(huán)節(jié)的實(shí)際情況之外，還有來自上級(jí)主管部門和國(guó)內(nèi)外同類院校和科研院所的文件和相關(guān)材料。這樣的檔案來源就決定了中國(guó)高校的檔案管理種類的復(fù)雜性。大致有如下主要檔案種類中的一級(jí)檔案：反映黨群管理工作的“黨群檔案”、反映行政管理工作的“行政檔案”、反映教學(xué)活動(dòng)的“教學(xué)檔案”、反映設(shè)備儀器（購置、維護(hù)、改造）管理工作的“儀器設(shè)備檔案”等。在上述一級(jí)檔案之下，還有諸多檔案的子類依據(jù)檔案管理工作的需

6、要可以劃分為不同層級(jí)的檔案：二級(jí)檔案、三級(jí)檔案等。3.教學(xué)檔案整理的周期性教學(xué)過程以學(xué)期為單位開展，原始材料的產(chǎn)生具有較強(qiáng)的周期性，因此，教學(xué)檔案整理歸檔應(yīng)按學(xué)期進(jìn)行，形成周期性的檔案。4.教學(xué)檔案學(xué)科的專業(yè)性強(qiáng)除了學(xué)生工作有一定的共性外，高等院校的各系的專業(yè)性都比較強(qiáng)，在人才培養(yǎng)過程中，需要按不同的專業(yè)特點(diǎn)實(shí)施教學(xué)，各種教學(xué)活動(dòng)有著很大的差別性，因此，不同學(xué)科專業(yè)院系的教學(xué)檔案的整理具有很強(qiáng)的學(xué)科專業(yè)特性。5.檔案載體的多樣性在承載檔案信息的載體方面，傳統(tǒng)的檔案材料多數(shù)以紙質(zhì)為載體，由于科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，尤其是信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速進(jìn)展與普及，檔案載體中紙質(zhì)檔案的主導(dǎo)地位逐漸發(fā)生了變化。在信息化與

7、網(wǎng)絡(luò)化較為普及的高校，檔案管理部門為了提高工作效率、環(huán)保的考慮和保存的長(zhǎng)久性需要在高校信息化管理過程中處于率先的位置。目前，在我國(guó)高校中以膠片、磁帶、磁盤、光盤為載體的檔案載體與日俱增。檔案信息內(nèi)容的記錄方式、表達(dá)方式與傳送方式都與傳統(tǒng)的方式有著質(zhì)的區(qū)別。三、教學(xué)檔案管理目前狀況教學(xué)檔案管理由各個(gè)教學(xué)院系獨(dú)立完成，由于缺乏統(tǒng)一的運(yùn)用系統(tǒng)協(xié)調(diào)管理，管理的信息化還處于初級(jí)階段，沒有充分利用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來提高管理效率。第一，以紙質(zhì)檔案為中心，管理對(duì)象是紙質(zhì)載體檔案，檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)大多是手工進(jìn)行。第二，電子檔案保存不統(tǒng)一，通常采用按目錄整理保存的方式，缺乏系統(tǒng)的電子檔案管

8、理系統(tǒng)，給電子檔案查詢利用帶來很大的不便。第三，電子檔案保存比較分散，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，沒有依靠強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)集成，資源不能共享，導(dǎo)致很多檔案重復(fù)建檔，利用率低，利用手段單一。第四，電子檔案查詢利用過程中，沒有有效的安全保障措施，在受到計(jì)算機(jī)病毒攻擊時(shí)，會(huì)使計(jì)算機(jī)系統(tǒng)癱瘓，電子檔案存儲(chǔ)目錄結(jié)構(gòu)遭到破壞，造成數(shù)據(jù)丟失，嚴(yán)重時(shí)會(huì)造成災(zāi)難性的錯(cuò)誤，導(dǎo)致數(shù)據(jù)完全破壞。第五，教學(xué)檔案管理獨(dú)立于校園網(wǎng)進(jìn)行，沒有采用有效手段來協(xié)調(diào)各部門統(tǒng)一完成，不但造成校園網(wǎng)資源浪費(fèi)，而且浪費(fèi)大量的人力資源進(jìn)行重復(fù)建設(shè)。四、信息技術(shù)在高校檔案管理科學(xué)化中的運(yùn)用對(duì)策目前，信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在中國(guó)高校已

9、經(jīng)得到普及， 并且已經(jīng)成為高校各項(xiàng)管理工作科學(xué)化的強(qiáng)有力的推手。信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理的密切結(jié)合在高校檔案管理科學(xué)化過程中扮演著越來越重要的角色，它使高校檔案管理工作更加科學(xué)化，實(shí)現(xiàn)了檔案資源共享和信息的快速檢索與傳遞。1.構(gòu)筑信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)平臺(tái)檔案科學(xué)化管理的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)包括檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和有關(guān)管理系統(tǒng)的開發(fā)運(yùn)用、檔案信息網(wǎng)站的開發(fā)與運(yùn)用。通過相關(guān)軟件與硬件的開發(fā)與運(yùn)用，構(gòu)筑起檔案信息資源共享所需的信息技術(shù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化與檔案信息資源的科學(xué)化管理與資源共享。2.提升檔案案卷本身的質(zhì)量為了提高檔案管理的科學(xué)化水平，首先應(yīng)考慮充分利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)高校檔案案卷進(jìn)行規(guī)范化

10、和科學(xué)化的加工處理以提高檔案本身的質(zhì)量， 為進(jìn)一步科學(xué)地保存檔案、確保檔案的利用時(shí)效、效率和效果，以及實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值、發(fā)揮檔案的效能提供最可靠的前提保證。該項(xiàng)工作可以稱之為檔案信息資源建設(shè)，即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)來建立起規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫。作為檔案信息存儲(chǔ)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫，還是對(duì)已經(jīng)數(shù)字化的檔案信息進(jìn)行深層排 列與組合后而形成的專題性的、高層次性的檔案信息的分類組合。檔案管理體現(xiàn)著高校的管理水平、展示著高校的精神風(fēng)貌。在檔案的科學(xué)化管理中，檔案的質(zhì)量是處于第一重要位置的。檔案要體現(xiàn)其最大價(jià)值， 必須抓好檔案質(zhì)量這一關(guān)鍵環(huán)節(jié)。目前，利用信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以比較好地實(shí)現(xiàn)了檔案質(zhì)量的最優(yōu)

11、化和科學(xué)化處理。其實(shí)，這一步驟非常便捷。首先， 運(yùn)用信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使歸檔資料在風(fēng)格、版式和紙張方面實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一分門別類的統(tǒng)一。打印的檔案案卷的字跡清晰、整齊，字體及其大小靈活多變以適應(yīng)不同性質(zhì)的文件處理，便于借閱和閱讀。既充分展示了辦公自動(dòng)化的現(xiàn)代性， 又實(shí)現(xiàn)了辦公的無紙化。3.制定科學(xué)的檔案管理機(jī)制利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化管理，必須制定科學(xué)的檔案管理機(jī)制并確保檔案管理科學(xué)化的實(shí)施。檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)與檔案管理者應(yīng)遵循現(xiàn)代管理機(jī)制的相關(guān)原則，對(duì)檔案工作實(shí)行科學(xué)預(yù)測(cè)和規(guī)劃、組織和領(lǐng)導(dǎo)、制約小學(xué)語文教學(xué)論文與監(jiān)督、教育和激勵(lì)，對(duì)檔案管理工作者進(jìn)行組織和調(diào)整，以有效調(diào)動(dòng)檔案工作者的積極性、充分發(fā)

12、揮團(tuán)隊(duì)的力量，確保檔案管理科學(xué)化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)?？茖W(xué)的檔案管理機(jī)制的制定應(yīng)符合檔案法和檔案實(shí)施辦法等相關(guān)法律法規(guī)，并將競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制引入到高校檔案管理科學(xué)化的工作之中去。在保證檔案收集時(shí)效性、可靠性與完整性的前提下，檔案管理工作還應(yīng)體現(xiàn)時(shí)代精神、社會(huì)風(fēng)貌和高校進(jìn)展的需要。必須建立檔案管理中的“問責(zé)制”、檔案工作者的聘任制、考評(píng)制和獎(jiǎng)勵(lì)制，確保高校檔案工作隊(duì)伍始終保持充分的活力。努力創(chuàng)造一個(gè)合理的、規(guī)范的、科學(xué)的管理機(jī)制，提高檔案工作管理科學(xué)化的水平。4.提升檔案管理者的信息化素養(yǎng)檔案管理者的信息化素養(yǎng)對(duì)于檔案管理的科學(xué)化水平是非常重要的。檔案管理者的信息化水平與檔案管理的科學(xué)化水平息息相關(guān)。只有擁有

13、一支專業(yè)過硬、信息化素養(yǎng)高的檔案管理隊(duì)伍，高校檔案管理才有可持續(xù)進(jìn)展的潛力。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)和全球化的進(jìn)展，高校檔案工作顯得越來越重要。國(guó)家需要一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，以實(shí)現(xiàn)國(guó)家檔案管理的信息化、科學(xué)化。高校作為傳承和創(chuàng)造科學(xué)技術(shù)文化的主要機(jī)構(gòu)，高校檔案管理者隊(duì)伍的工作素質(zhì)代表著國(guó)家整體檔案管理工作的先進(jìn)的水準(zhǔn)，能夠適應(yīng)國(guó)家檔案事業(yè)進(jìn)展的需要，因此，必須對(duì)高校檔案管理工作者進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)與信息化素養(yǎng)培訓(xùn)，確保高校檔案工作者充分適應(yīng)檔案管理科學(xué)化的需要。五、結(jié)語總而言之，高校檔案管理科學(xué)化已經(jīng)成為高校檔案管理工作的必由之路。我國(guó)高校檔案管理工作的確面對(duì)著諸多嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，同時(shí)也有著著較大的進(jìn)展機(jī)遇和空間。在這種情形之下，借助已經(jīng)普及的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為我國(guó)高校檔案管理工作科學(xué)化的強(qiáng)有力推手，不失為一個(gè)明智之舉。高校檔案管理工作科學(xué)化將有利于高校更好地為我國(guó)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)與和諧社會(huì)建設(shè)服務(wù)。參考文獻(xiàn)：冉媛.提高檔案管理科學(xué)化水平的有效措施J.華章，2011，(28).周凱文.信息技術(shù)與檔案管理J.新作文:教育教學(xué)探討，2011，(12).