采購內(nèi)部控制制度

1、過程、驗收（退貨）、付款、會計控制等。訂立梅梁協(xié)談:綾不峋合同I采購壯努的后評估9.1 編制需求計劃和采購計劃需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要向采購部門提出物資需求計劃，采購部門根據(jù)該需求計劃歸類匯總平衡現(xiàn)有庫存物資后，統(tǒng)籌安排采購計劃，并按規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)徟髨?zhí)行。該環(huán)節(jié)的主要風險：需求或采購計劃不合理、不按實際需求安排采購或隨意超計劃采購，甚至與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃不協(xié)調(diào)等。主要管控措施：第一，生產(chǎn)、經(jīng)營、項目建設(shè)等部門，應(yīng)當根據(jù)實際需求準確、及時編制需求計劃。需求部門提出需求計劃時，不能指定或變相指定供應(yīng)商。對獨家代理、專有、專利等特殊產(chǎn)品應(yīng)提供相應(yīng)的獨家、專有資料，需經(jīng)專業(yè)技術(shù)部門研討后審批。第

2、二，在制定年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃中，應(yīng)當根據(jù)發(fā)展目標實際需要，結(jié)合庫存和在途情況，科學安排采購計劃，防止采購過高或過低。第三，采購計劃應(yīng)納入采購預(yù)算管理，經(jīng)相關(guān)負責人審批后，作為企業(yè)剛性指令嚴格執(zhí)行。9.2 請購請購是指企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營部門根據(jù)采購計劃和實際需要，提出的采購申請。該環(huán)節(jié)的主要風險：缺乏采購申請制度，請購未經(jīng)適當審批或超越授權(quán)審批，可能導(dǎo)致采購物資過量或短缺，影響企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營。主要管控措施：第一，建立采購申請制度，依據(jù)購買物資或接受勞務(wù)的類型，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)的請購權(quán)，明確相關(guān)部門或人員的職責權(quán)限及相應(yīng)的請購程序。第二，具有請購權(quán)的部門對于預(yù)算內(nèi)采購項目，應(yīng)當嚴格按照預(yù)算執(zhí)行

3、進度辦理請購手續(xù)，并根據(jù)市場變化提出合理采購申請。對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項目，應(yīng)先履行預(yù)算調(diào)整程序，由具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批后，再行辦理請購手續(xù)。第三，具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批采購申請時，應(yīng)重點關(guān)注采購申請內(nèi)容：是否準確、完整是否符合生產(chǎn)經(jīng)營需要是否符合采購計劃,是否在米購預(yù)算范圍內(nèi)等。9.3 選擇供應(yīng)商選擇供應(yīng)商，也就是確定采購渠道。該環(huán)節(jié)的主要風險：供應(yīng)商選擇不當，可能導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價高，甚至出現(xiàn)舞弊行為。主要管控措施：第一，建立供應(yīng)商評估和準入制度，對供應(yīng)商資質(zhì)信譽情況的真實性和合法性進行審查，確定合格的供應(yīng)商清單，健全統(tǒng)一的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)。第二，采購部門應(yīng)當按照公平、公

4、正和競爭的原則，擇優(yōu)確定供應(yīng)商，與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。第三，建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)和供應(yīng)商淘汰制度。9.4 確定采購價格如何以最優(yōu)性價比”采購到符合需求的物資，是采購部門的永恒主題。該環(huán)節(jié)的主要風險：采購定價機制不科學，采購定價方式選擇不當，缺乏對重要物資品種價格的跟蹤監(jiān)控，引起采購價格不合理，可能造成企業(yè)資金損失。主要管控措施：第一，健全采購定價機制，采取協(xié)議采購、招標采購、詢比價采購、動態(tài)競價采購等多種方式，科學合理地確定采購價格。第二，采購部門應(yīng)當定期研究大宗通用重要物資的成本構(gòu)成與市場價格變動趨勢，確定重要物資品種的采購執(zhí)行價格或參考價格。9.5 訂立框架協(xié)議或采購合同該環(huán)節(jié)的主要

5、風險：.框架協(xié)議簽訂不當，可能導(dǎo)致物資采購不順暢；.未經(jīng)授權(quán)對外訂立采購合同，合同對方主體資格、履約能力等未達要求、合同內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐，可能導(dǎo)致企業(yè)合法權(quán)益受到侵害。主要管控措施：第一，對擬簽訂框架協(xié)議的供應(yīng)商的主體資格、信用狀況等進行風險評估；框架協(xié)議的簽訂應(yīng)引入競爭制度，確保其具備履約能力。第二，擬訂采購合同，準確描述合同條款，明確雙方權(quán)利、義務(wù)和違約責任，按照規(guī)定權(quán)限簽署采購合同。對于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，應(yīng)當組織法律、技術(shù)、財會等專業(yè)人員參與談判，必要時可聘請外部專家參與相關(guān)工作。第三，對重要物資驗收量與合同量之間允許的差異，應(yīng)當作出統(tǒng)一規(guī)定。管理供應(yīng)

6、過程管理供應(yīng)過程，主要是指企業(yè)建立嚴格的采購合同跟蹤制度，以評價供應(yīng)商的供貨情況，并根據(jù)合理選擇的運輸工具和運輸方式，辦理運輸、投保等事宜，實時掌握物資采購供應(yīng)過程的情況。該環(huán)節(jié)的主要風險：缺乏對采購合同履行情況的有效跟蹤，運輸方式選擇不合理，忽視運輸過程保險風險，可能導(dǎo)致采購物資損失或無法保證供應(yīng)。主要管控措施：第一，跟蹤合同履行情況，對有可能影響生產(chǎn)或工程進度的異常情況，應(yīng)出具書面報告并及時提出解決方案，采取必要措施，保證需求物資的及時供應(yīng)。第二，對重要物資建立并執(zhí)行合同履約過程中的巡視、點檢和監(jiān)造制度。第三，根據(jù)生產(chǎn)建設(shè)進度和采購物資特性等因素，選擇合理的運輸工具和運輸方式，辦理運輸、投

7、保等事宜。第四，實行全過程的采購登記制度或信息化管理，確保采購過程的可追溯性。驗收驗收以確保其符合合同相關(guān)規(guī)定或產(chǎn)品質(zhì)量要求。該環(huán)節(jié)的主要風險：驗收標準不明確、驗收程序不規(guī)范、對驗收中存在的異常情況不作處理，可能造成賬實不符、采購物資損失。主要管控措施：第一，制定明確的采購驗收標準，結(jié)合物資特性確定必檢物資目錄，規(guī)定此類物資出具質(zhì)量檢驗報告后方可入庫。第二，驗收機構(gòu)或人員應(yīng)當根據(jù)采購合同及質(zhì)量檢驗部門出具的質(zhì)量檢驗證明，重點關(guān)注采購合同、發(fā)票等原始單據(jù)與采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號等核對一致。第三，對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，應(yīng)當立即向企業(yè)有權(quán)管理的相關(guān)機構(gòu)報告，相關(guān)機構(gòu)應(yīng)當查明原因并及時

8、處理。付款付款是指企業(yè)在對采購預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等內(nèi)容審核無誤后，按照采購合同規(guī)定及時向供應(yīng)商辦理支付款項的過程。該環(huán)節(jié)的主要風險：付款審核不嚴格、付款方式不恰當、付款金額控制不嚴，可能導(dǎo)致企業(yè)資金損失或信用受損。主要管控措施：第一，嚴格審查采購發(fā)票等票據(jù)的真實性、合法性和有效性，判斷采購款項是否確實應(yīng)予支付。第二，根據(jù)支付結(jié)算的相關(guān)規(guī)定和企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的實際，合理選擇付款方式，并嚴格遵循合同規(guī)定，防范付款方式不當帶來的法律風險，保證資金安全。除了不足轉(zhuǎn)賬起點金額的采購可以支付現(xiàn)金外，采購價款應(yīng)通過銀行辦理轉(zhuǎn)賬。第三，加強預(yù)付賬款和定金的管理，涉及大額或長期的預(yù)付款項，應(yīng)當定期進

9、行追蹤核查，綜合分析預(yù)付賬款的期限、占用款項的合理性、不可收回風險等情況，發(fā)現(xiàn)有疑問的預(yù)付款項，應(yīng)當及時采取措施，盡快收回款項。會計控制會計控制主要指采購業(yè)務(wù)會計系統(tǒng)控制。該環(huán)節(jié)的主要風險：缺乏有效的采購會計系統(tǒng)控制，未能全面真實地記錄和反映企業(yè)采購各環(huán)節(jié)的資金流和實物流情況，相關(guān)會計記錄與相關(guān)采購記錄、倉儲記錄不一致，可能導(dǎo)致企業(yè)采購業(yè)務(wù)未能如實反映，以及采購物資和資金受損。主要管控措施：第一，企業(yè)應(yīng)當加強對購買、驗收、付款業(yè)務(wù)的會計系統(tǒng)控制，詳細記錄供應(yīng)商情況、采購申請、采購合同、采購?fù)ㄖ?、驗收證明、入庫憑證、退貨情況、商業(yè)票據(jù)、款項支付等情況，做好采購業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的記錄，確保會計記錄、采購記錄與倉儲記錄核對一致。第二，指定專人通過函證等方式，定期向供應(yīng)商寄發(fā)對賬函，核對應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來款項，對供應(yīng)商提出的異議應(yīng)及時查明原因，報有權(quán)管理的部門或人員批準后，做出相應(yīng)調(diào)整。采購業(yè)務(wù)的后評估定期對物資需求計劃、采購計劃、采