ERP系統(tǒng)運行維護管理制度

1、ERP系統(tǒng)運行管理制度第一階段職務/簽字日期批準審核編制管理：綜合管理部文件號版本號：A0此文件屬于無事先授權不得使用、復制、傳播和泄 密。日期：綜合管理部2022年11月08日更改記錄序號變更描述編制審核批準更改日期目錄1 前言 11.1 目的 11.2 范圍 21.3 解釋權與生效時間 22 各部門崗位 ERP 職責及要求 22.1綜合管理部 ERP 職責及要求 22.2銷售部 ERP 職責及要求 22.3 采購部 ERP 職責及要求 32.4 庫房 ERP 職責及要求 42.5 研發(fā)部 ERP 職責及要求 52.6 生產(chǎn)部 ERP 職責及要求 52.7 財務部 ERP 職責及要求 錯 誤

2、 !未定義書簽。 6 6 6 6 6 6/、八1 前言目的為保證 ERP 系統(tǒng)第一階段的穩(wěn)定正常運行，標準系統(tǒng)的使用和維護，確保數(shù)據(jù)及時、準確、標 準、完整，到達資源有效共享，結合公司的實際，特制定本制度。范圍本制度對以下運行管理方面加以明確：1 各部門崗位ERP職責及要求2系統(tǒng)管理3權限管理4檢查與考核5獎勵與處分本標準適用于公司內(nèi)部ERP系統(tǒng)使用。解釋權與生效時間本制度的解釋權屬公司綜合管理部。本制度自發(fā)布之日起生效，各相關部門按本制度的執(zhí)行。2各部門崗位ERP職責及要求綜合管理部ERP職責及要求崗位職責描述ERP專員負責ERP系統(tǒng)的業(yè)務管理工作。公司ERP系統(tǒng)參數(shù)、單據(jù)性質(zhì)及局部根底數(shù)據(jù)

3、的設置及維護。負責組織制定ERP穩(wěn)定運行所需要的相關制度、文件及工作標準，并監(jiān)督指導執(zhí)行。負責平衡、協(xié)調(diào)解決 ERP運行過程中出現(xiàn)的問題，并針對ERP系統(tǒng)提出管理建議。負責各部門ERP權限設定、維護及管理。負責ERP系統(tǒng)內(nèi)報表的開發(fā)和修改工作。負責ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫管理、后臺維護等。作為公司對外接口，與 ERP及接口提供商進行協(xié)議并及時解決系統(tǒng)運行過程中的問題。向主管領導匯報 ERP運行情況，協(xié)助組織召開系統(tǒng)運行情況的總結、分析及問題討論 會議。網(wǎng)絡管理員負責ERP系統(tǒng)硬件設備和軟件的安裝、維護。銷售部ERP職責及要求崗 位職責描述對應ERP工作及要求主管安排并檢查本部門 ERP工作。審批銷售相

4、關單據(jù)。內(nèi)銷售部ERP的整體管理工作，ERP工程接口人。管理客戶信息?？蛻粜畔I(yè)務員給客戶報價。報價單料件、工具等借予客戶使用，錄入借出單。借出單借出歸還，錄入借出歸還單。借出歸還單根據(jù)銷售合同，錄入銷售訂單。客戶訂單銷售接單后對原訂單物料或單價、交期或數(shù)量的變更?？蛻粲唵巫兏鼏胃鶕?jù)發(fā)貨方案，且生產(chǎn)部已生產(chǎn)入庫，按客戶的要求發(fā)貨。銷貨單客戶退貨。銷退單錄入銷售發(fā)票銷售發(fā)票錄入預收款單、收款單。預收款單、收款單2.3采購部ERP職責及要求崗位職責描述對應ERP工作及要求主管安排并檢查本部門 ERP工作。審批采購相關單據(jù)。工藝與采購共同制定BOM損耗率。內(nèi)勤采購部ERP的整體管理工作，ERP工程接

5、口人。管理供應商信息。供應商信息接受發(fā)票，整理發(fā)票交財務掛賬，為會計審核采購發(fā)票做準備。計 劃 員錄 入 采 購 員接收客戶訂單等編制生產(chǎn)或采購方案。采購/外協(xié)、生產(chǎn)方案對各種研發(fā)類、新產(chǎn)品的零件進仃詢價，經(jīng)過領導確認疋出價格。詢價單對批量生產(chǎn)需要的各種零件進行比議價，經(jīng)過領導確認定出價格。核價單對各種情況下產(chǎn)生的請購單，對采購供應商、數(shù)量、單價、交期等 信息進行維護，經(jīng)主管審批完發(fā)放。維護請購信息，從請購單生成采購單采購單管理及跟蹤執(zhí)行情況。采購單對已經(jīng)有入庫的采購訂單的采購合同變更時，對采購訂單也做相應 的變更。采購變更單對下發(fā)的采購訂單進行跟蹤催貨，到貨送檢，及時取得入庫單，質(zhì)進貨單檢單

6、，錄入進貨單。已經(jīng)進入庫房，在生產(chǎn)使用過程中發(fā)現(xiàn)不良，退貨的處理。退貨單錄入采購發(fā)票采購發(fā)票車間生產(chǎn)需原材料委外加工，錄入委外領料單。委外領料單委外加工超定額領料，錄入委外超領單。委外超領單委外領料后退回。委外退料單外協(xié)加工付款必須按合冋申請，以便財務付款單指定到對應合冋 中，錄入委外發(fā)票。委外發(fā)票錄入預付款單、付款單。預付款單、付款單2.4庫房ERP職責及要求崗 位職責描述對應ERP工作及要求主管安排并檢查本部門 ERP工作。書面審批異常數(shù)量調(diào)整單、報廢領料單。庫 管 員料件倉庫間的調(diào)撥。調(diào)撥單從庫房借出料件；從供應商或者客戶處借入料件。審核借出/入單借出的料件歸還給倉庫；借入的料件歸還給供

7、應商或者客戶。審核借出/入歸還單審核廠內(nèi)發(fā)退料單、委外退料單。審核廠內(nèi)發(fā)料單、廠內(nèi)超領單、委外領料單、委外超領單。質(zhì)檢員檢驗完到貨的物料后，通知庫管員點數(shù)并入庫，審核進貨單。審核進貨單在生產(chǎn)過程中發(fā)現(xiàn)物料不良，車間將物料退回不合格品庫房， 由采購員錄入退貨單，庫管員點退貨數(shù)量，審核退貨單。審核退貨單根據(jù)質(zhì)檢工程師對客戶退給銷售的物料判定結果，點數(shù)入庫。審核銷退單對公司需報廢的物料的賬務處理。報廢單生產(chǎn)成品后入庫。審核成品入庫單發(fā)貨給客戶。審核銷貨單2.5研發(fā)部ERP職責及要求崗 位職責描述對應ERP工作及要求主安排并檢查本部門 ERP工作。管審核BOM相關單據(jù)。標準化根據(jù)設計師新加材料的需求，

8、本著公司優(yōu)化資源，方便維修、米購的 方向，綜合平衡是否新增品號，如需，那么必須按新品號申請流程申請， 申請兀前方可新增品號，并保證數(shù)據(jù)庫材料編號、名稱、規(guī)格等相關 屬性的標準化。確保品號相關屬 性的標準2.6生產(chǎn)部ERP職責及要求崗 位職責描述對應ERP工作及要求主管安排并檢查本部門 ERP工作。審核生產(chǎn)相關單據(jù)。錄入產(chǎn)品BOM清單。錄入BOMBOM變更，有以下幾種情況：BOM與生產(chǎn)實際不符、工藝路線從外購改自制、工藝路線從自制改外 購、材料定額增加、材料定額減少。BOM變更班組長生產(chǎn)方案內(nèi)的領料，書面審核廠內(nèi)發(fā)料單。生產(chǎn)方案內(nèi)領料的退回。生產(chǎn)退料單廠內(nèi)加工超定額領料，錄入廠內(nèi)超領單。廠內(nèi)超領

9、單庫管員各工程方案的物資配料、發(fā)料車間后，書面審核廠內(nèi)發(fā)料單審核廠內(nèi)發(fā)料單生產(chǎn)輔料、消耗性工具的領料。費用領料單生產(chǎn)輔料、消耗性工具領料的退回。費用退料單成品入庫，錄入成品入庫單。成品入庫單用戶端不得私自修改 ERP 軟件系統(tǒng)配置參數(shù)或相關電腦程序ERP 專員負責按照系統(tǒng)平安規(guī)定定期對 ERP 系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫和系統(tǒng)應用程序進行備份， 并對系 統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫運行全過程進行監(jiān)控，保證系統(tǒng)平安運行和數(shù)據(jù)傳遞通暢。網(wǎng)絡管理員定期對 ERP 效勞器及各終端設備進行防毒、殺毒處理。 各用戶對自己錄入的單據(jù)負責，對需要用的根底數(shù)據(jù)進行核實，如有問題及時通知 ERP 專 員，同時各相關部門指定專人對本部門的數(shù)據(jù)工作進

10、行檢查。ERP 系統(tǒng)用戶在休假或因公外出時，必須將相關的工作內(nèi)容授權給其他用戶負責完成，并 給相應人員申請臨時權限，不得延誤工作。做單必須要有依據(jù)，嚴禁在 ERP 系統(tǒng)中隨意更改各種數(shù)據(jù)。 對錄入超過半小時的單據(jù)，需要在不超過半個小時保存，以免單據(jù)喪失。為提高 ERP 系統(tǒng)資源利用率，用戶在完成操作后，應及時退出 ERP 防止其他用戶無法使 用系統(tǒng)。為提高系統(tǒng)運行效率，各部門必須密切配合，錄入單據(jù)人員、各級審核人員應履行本崗位 職責，單據(jù)錄入、審核在 1 個工作日內(nèi)辦理完，特殊情況在2 個工作日內(nèi)辦理完。各種單據(jù)審批流見附表。ERP 專員必須遵守保密制度，嚴禁把自己的密碼轉(zhuǎn)告他人；不得泄露其他

11、用戶的密碼，不 得在 ERP 系統(tǒng)上操作超越自己權限的信息；不得用不正當手段、方法對模塊進行修改。公 司需要數(shù)據(jù)修改時必須按規(guī)定程序執(zhí)行并及時對數(shù)據(jù)庫進行備份。各部門新增用戶權限、用戶權限的變更，應提出書面申請，經(jīng)本部門領導簽字確認后，報ERP 專員進行設置。 用戶必須更改個人初始密碼，不得把用戶名和密碼借給他人使用。ERP 系統(tǒng)運行檢查采用在系統(tǒng)上日常檢查和月度考評相結合的方式。 每周對各部門實際發(fā)生的業(yè)務情況與進入系統(tǒng)業(yè)務的差異等進行小結。根據(jù) ERP 運行的實際情況，組織召開 ERP 系統(tǒng)各部門運行檢查總結會，對一些文件進行 分析，并提出解決方案，以保障系統(tǒng)的正常運行。提供數(shù)據(jù)不及時、一月內(nèi)出現(xiàn)三次以上錯誤；錄入數(shù)據(jù)不及時、 一月內(nèi)出現(xiàn)三次以上錯誤； 各級審核人員未認真履