會展策劃與組織課程PPT課件

1、一、會展策劃的概念 （一）從現(xiàn)代會展說起 。1.現(xiàn)代會展的內涵？ 過去的會展 用固定或巡回的方式，公開展出工農業(yè)產品、手工業(yè)產品、手工業(yè)制造品、藝術作品、圖書等實物、標本、模型等 現(xiàn)代會展 是會議、展覽和節(jié)事等集體性活動的簡稱，是指在一定地域空間，由多個聚集在一起形成的，定期或不定期的集體性的物質、文化交流活動 為參加活動的各方提供的所有服務和產品。（核心）第一節(jié) 會展策劃與組織的概念。2.現(xiàn)代會展的外延？ 外延很廣，包括各種類型的會議、展覽銷售活動、體育競技活動，集中性商品交易活動以及個中國節(jié)事活動等。（二）關于策劃 策劃是指與計謀相關的一種行為過程和方法系統(tǒng)。 現(xiàn)代社會中，“策劃”已成為一

2、種具有方法論意義的思維方式和運作方式。有人將策劃分為廣泛性策劃、機能性策劃、物質策劃、政府策劃、社會經濟策劃等諸多類型。我們將從社會經濟策劃的角度探討“策劃”在會展經濟中的具體運用。會展策劃的概念：是在會展活動開始的最初階段就要進行的，有時甚至要貫穿于會展活動始終的一種優(yōu)先的，提前的，指導的活動。是對會展進行管理和決策的一種程序，是對會展活動的進程以及會展活動的總體戰(zhàn)略進行前瞻性規(guī)劃的活動。（三）會展策劃 傳統(tǒng)汽車展會劣勢： 1.靜態(tài)。幾乎所有的汽車展會都是靜態(tài)的，人所周知試車就應該動起來。 2.單一。車展就只展示汽車制造業(yè)及其相關企業(yè)的產品特性。 3.趣味性不夠。娛樂達不到，不能調動觀眾熱情

3、。 4.單向性。沒有互動，只能單方接受展示內容。（一）組織與會展組織 名：指有意形成的職務結構 動：指為成功實現(xiàn)組織目標而設計、建立并 維持一種科學合理的組織結構的一個連續(xù)過程。 指在會展活動過程中，為實現(xiàn)會展目 標所形成的相關特定組織以及組織設 計會展活動的連續(xù)過程。二、會展組織的概念1.會展目標 制定準確的目標是會展取得成功的必要條件。會展組織的目標就算實現(xiàn)經濟和社會效益的最佳組合。2.會展人員 廣義上來講，指參加會展活動的一切人員，既包括組織中的管理人員，又包括組織中的被管理人員。3.崗位職責 會展活動的策劃組織者合理、落實安排好會展活動中每一個工作崗位的具體崗位職責。4.協(xié)調整合 根據(jù)

4、會展組織工作持續(xù)不斷的特點，按照一定邏輯順序工作。首先，明確實現(xiàn)會展組織目標所需各種活動。其次，組合所需各種活動。最后，從縱橫兩個方面對組織結構進行協(xié)調整合達到務實、高效的會展運作目的。(二)會展組織的要素（三）會展組織設計 會展組織設計是進行專業(yè)分工和建立是各部分互相有機協(xié)調配合的系統(tǒng)的過程。會展策劃作用會展策劃作用 （一）戰(zhàn)略指導作用戰(zhàn)略指導作用 策劃作為一種理性理性思維，以確保未來的活動按照預定的目標預定的目標有序的進行，策劃的戰(zhàn)略指導作用是只為會展活動的執(zhí)行提供總體指導思想提供總體指導思想，在會展策劃方案中要詳細地提出會展活動的方方面面的預備方方面面的預備方案方案。 （二）實施規(guī)劃作用

5、實施規(guī)劃作用 會展策劃能為會展活動提供具體能根據(jù)的行動計劃。策劃案是會展活動實施的主要依據(jù)，策劃案是會展活動實施的主要依據(jù)，即使在執(zhí)行的過程中會根據(jù)具體的情況進行調整。即使在執(zhí)行的過程中會根據(jù)具體的情況進行調整。 （三）進程制約進程制約作用作用 會展策劃能安排并制約會展活動的進程。會展活動必須嚴格按照策劃所提出的方案進行，這樣才能確保會展活動的順利進行順利進行。 會展策劃作用會展策劃作用 （四）效果控制作用效果控制作用 效果控制作用是指會展策劃具有預測、監(jiān)督會展項目活動效果的功能預測、監(jiān)督會展項目活動效果的功能。每個會展是否是否在執(zhí)行過程中達到預期效果達到預期效果，通過對照對照策劃方案的相關要

6、求就能看出。會展策劃不僅能對最終會展策劃不僅能對最終的完成效果進行控制，也能對策劃案本身的可行性、的完成效果進行控制，也能對策劃案本身的可行性、合理性進行檢驗合理性進行檢驗。 （五）規(guī)范運作規(guī)范運作作用作用 規(guī)范運作作用是指會展策劃能使會展運作趨于科學、合理、規(guī)范科學、合理、規(guī)范。會展策劃者運用科學的策劃運作程序科學的策劃運作程序對計劃進行構思和設計構思和設計。會展策劃的特點會展策劃的特點 （一）針對性針對性 會展策劃是具有針對性的活動，是是會展理論在會展活動中的具體運用會展理論在會展活動中的具體運用。在進行會展策劃時，首先要明確會展活動要達到什么樣的目的達到什么樣的目的，它是針對什么樣的問題

7、針對什么樣的問題而舉辦的。 （二）系統(tǒng)性系統(tǒng)性 會展策劃是要對整個會展項目運籌整個會展項目運籌規(guī)劃規(guī)劃。在會展策劃過程中，要使所策劃的工作或活動中的各個組成部分，各個子系統(tǒng)互相協(xié)調，統(tǒng)一協(xié)調，統(tǒng)一，各個方面各個環(huán)節(jié)進行權衡各個方面各個環(huán)節(jié)進行權衡，重視系統(tǒng)的集成功能，形成設計科學，運作高效的工作流程。會展策劃的特點會展策劃的特點 （三）變異性變異性 策劃活動不是一成不變的，它是有彈性有彈性的，靈活的，具有變異性的，靈活的，具有變異性。市場永遠是千變萬化的，會展策劃必須充分考慮到市場的變化市場的變化。這有利于加強對市加強對市場環(huán)境的適應性，使其更有效地實現(xiàn)既定的戰(zhàn)略目標場環(huán)境的適應性，使其更有效

8、地實現(xiàn)既定的戰(zhàn)略目標。 （四）可行性可行性 可行性是指會展策劃方案在現(xiàn)實的會展在現(xiàn)實的會展活動中要切實可行并能取得科學有效的效果活動中要切實可行并能取得科學有效的效果。一般，會展策劃方案必須經過分析論證才能實施分析論證才能實施，其論證主要是策劃的目標定位、實施方案以及經濟效益等主要方面進行。會展策劃的基本原則會展策劃的基本原則 （一）借勢原則借勢原則 借勢包括有借大勢、借優(yōu)勢、借形勢借大勢、借優(yōu)勢、借形勢。 （二）目的性目的性原則原則 無論是從大的方面講還是從會展的組織者和參加者來講都帶有一定的目的帶有一定的目的。 （三）操作性操作性原則原則 會展活動的實施是會展策劃的直接會展活動的實施是會展

9、策劃的直接目的目的，應此會展應具有充分的可操作性充分的可操作性。好的策劃要考慮人財物的支撐，還要考慮天時，地利，人和人財物的支撐，還要考慮天時，地利，人和。會展策劃的基本原則會展策劃的基本原則 （四）創(chuàng)新性創(chuàng)新性原則原則 創(chuàng)新是策劃的靈魂，策劃的關鍵在創(chuàng)新是策劃的靈魂，策劃的關鍵在于創(chuàng)新于創(chuàng)新。創(chuàng)新性是會展策劃所追求的目標。創(chuàng)新并不排創(chuàng)新性是會展策劃所追求的目標。創(chuàng)新并不排斥借鑒他人的長處斥借鑒他人的長處。創(chuàng)新主要表現(xiàn)在理念，目標，決策和組織管理等的創(chuàng)新。 （五）有效性有效性原則原則 取得良好的經濟和社會效益良好的經濟和社會效益是舉辦會展活動的一個主要目的。會展活動要達到或者超出達到或者超出通

10、過實際的、科學的預測和控制方法來把握的效果實際的、科學的預測和控制方法來把握的效果。 （六）規(guī)范性原則規(guī)范性原則 盡快建立統(tǒng)一、公平、有序的市統(tǒng)一、公平、有序的市場場體系，提高展覽市場的透明度和規(guī)范度透明度和規(guī)范度。會展策劃的規(guī)范性原則首先要求遵守法律，其次要遵守倫理道德首先要求遵守法律，其次要遵守倫理道德。第三第三節(jié)節(jié) 會展策劃的內容、流程和方法會展策劃的內容、流程和方法一、會展策劃的內容 會展的調查與分析 會展的立項與決策 會展的運作與實施 會展的效果與評價（一）會展的調查與分析（一）會展的調查與分析1、why調查的作用和意義 展會成功關鍵成功關鍵在于嚴密的計劃和細致入微的先期準備工作 會

11、展的市場調查是選定會展項目的重要重要依據(jù)依據(jù) 可以是為會展本身提供資訊的調研和以展會為平臺解決營銷問題的調研2、how調查的方法 因地制宜因地制宜：根據(jù)本地區(qū)、本區(qū)域的經濟結構、產業(yè)結構、地理位置、交通狀況和展會設施條件等特點，圍繞市場進行調查3、what調查的內容 市場角度市場角度 會展環(huán)境、會展企業(yè)情況、會展項目情況、會展市場競爭情況還包括：參展商、參觀商、參會者、參加者、支持協(xié)助單位等情況的調查 會展會展主辦方角度主辦方角度 主題調研、場館調研、 參觀人數(shù)預測、同類展會競爭者調研、居民意見調研、環(huán)境影響調研 （二）會展的立項與決策 1、影響會展決策的因素：營銷需要、市場條件、營銷方法、內

12、部條件等 2、可行性論證報告：是會展策劃者就某一個項目進行可行性研究的書面表達是會展組織者決定是否繼續(xù)進行某項展會活動的依據(jù)（三）會展的運轉與實施會展的中心環(huán)節(jié) 會展策劃的重心 1、會展宣傳的主要方式：媒體廣告、戶外廣告、推介活動等2、會展組織工作要求充分宣傳、認真選擇。例如招展工作3、展會工作籌劃的步驟：明確分工 精確細節(jié) 理清脈絡 協(xié)調運轉（四）會展的效果評價與測定 會展的效果評價與測定是全面驗證會展策劃實施情況必不可少的工作。當整個會展策劃。實施工作結束后，會展人員應及時進行評估，總結經驗，尋找問題，并寫出評估測定工作總結報告，為以后會展工作準備可借鑒的歷史參考文獻，不斷提高會展策劃水平

13、，二、會展策劃的基本流程 撰寫策劃方案內容：歷史數(shù)據(jù)行政管理費用收益固定費用可變費用詳細開列的項目調整控制制定預算方案總體設計方案局部設計方案制定設計方案活動開始前：政府支持與鼓勵記者招待會專家學者討論展會舉辦期間：主流報紙和電視臺宣傳報道展會活動結束之后：政府鼓勵媒體的正面報道，進行成果的總結，加深觀眾的印象，提升城市形象制定媒體策略目標市場定位需考慮因素：展覽會類型、產業(yè)標準、地理細分、行為細分會展營銷計劃：會展經驗現(xiàn)狀分析、企業(yè)SWOT分析、營銷目標 的確立、市場營銷組合策略、具體的行動方案、營銷預算費用、營銷計劃的執(zhí)行與控制決定會展策略進行市場調查項目主管項目主管策劃人員策劃人員文案撰

14、寫文案撰寫藝術設計藝術設計市場調查市場調查媒體聯(lián)絡媒體聯(lián)絡公關人員公關人員成立策劃小組最后，實施效果評估公關人員即公共關系人員，英文為PublicRelationPractitioner,縮寫為PRPractitionerPRPractitioner(公共關系從業(yè)人員)、PRMan(公關人員)、PROfficer(公關官員)制定設計策略 總體設計方案首先是展會環(huán)境、場地空間然后要確立展示的基調，主要包括展出形式的色彩基調和動勢基調 局部設計方案對象主要有：布展陳列中的會標屏風、展架、展臺、道具、欄桿、展品組合等；版面設計中的版式、圖片、燈箱、聲像、字體、色彩等；公關服務中的廣告、請柬、參觀券、

15、會刊、紀念章、樣品等。制定預算方案1、歷史數(shù)據(jù)2、行政管理費3、收益4、固定費用5、可變費用6、詳細開列的項目7、調整控制制定預算方案撰寫和實施 會展策劃就是會展的策略規(guī)劃，是為了會展的成功進行，隊會展的整體性和未來性的策略進行的規(guī)劃，；將各種可實現(xiàn)的構想和創(chuàng)意通過文字完整的記錄下來。 實施與效果評估“耕耘”與“收獲” 會展效果評估包括會展工作評估與會展效果評估 運用定量的評估內容會讓評估結果更加的客觀、更有價值。（一）系統(tǒng)方法（二）頭腦風暴法（三）德爾菲法（四）智能放大法三、會展策劃的方法系統(tǒng)方法的主要原理：把事物看成一個完整的系統(tǒng)，這個系統(tǒng)既包括組成要素的各個方面，又包括各個要素間的聯(lián)系以

16、及各個相關事物間的關系與地位系統(tǒng)方法 系統(tǒng)方法通常有以下步驟：系統(tǒng)方法通常有以下步驟：1.確定策劃目標2. 綜合擬定方案3. 分析評價方案4. 系統(tǒng)選擇，策劃優(yōu)選5. 跟蹤實施、調整方案系統(tǒng)方法 采用會議形式（邀請專家開座談會），征詢各專家的意見，將專家對歷史資料的解釋和未來的分析組織起來，由策劃者作出統(tǒng)一結論，在此基礎上，找出癥結，提出具體策劃創(chuàng)意。 缺點：專家挑選不恰當，專家地位不相仿，則可能產生權威效應，影響一部分專家創(chuàng)造性思維的發(fā)揮，導致策劃失敗。 優(yōu)點：獲取廣泛信息、創(chuàng)意，互相啟發(fā)，集思廣益，啟發(fā)策劃人的思維，產生優(yōu)秀策劃方案。頭腦風暴法 采用函詢的方式或電話網(wǎng)絡的方式，反復咨詢專家

17、們的建議，然后由策劃人做出統(tǒng)計，如果結果不趨向一致，那么就在征詢專家，直至得出比較統(tǒng)一的方案。 缺點：缺乏客觀標準，主要憑專家判斷，在者由于次數(shù)較多反饋時間較長，有的專家可能因某些原因中途退出，影響策劃的準確性。 優(yōu)點：專家互不見面，不會產生權威效應，專家們因此可以充分表達自己的意見，從而得出比較客觀的策劃案。德爾菲法 對事物有全面而科學的認識，然后在這種認識的基礎上對事物的發(fā)展做夸張的設想，運用這種設想對具體項目進行策劃。 缺點：有一定風險，太過于夸張，容易導致策劃向反方面發(fā)展，從而徹底改變策劃的初衷。 優(yōu)點：容易引起公眾的議論，形成公眾輿論的焦點，進而很快拓展其知名度，形成炒作的原料。智能放大法會展策劃與組織概述會展策劃與組織的概念會