人事檔案管理辦法

1、相品人事檔案管理辦法一、公司人事檔案管理辦法總則為進(jìn)一步加強(qiáng)公司人事檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，根據(jù)中華人民共和國檔案法結(jié)合公司實(shí)際，制定本辦法。1、人事檔案，是指企業(yè)在招聘錄用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文字材料。是歷史地、全面地考察職工的重要依據(jù)。2、在檔案管理中，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，保證檔案安全。二、公司人事檔案管理辦法職責(zé)1、行政部人資專員負(fù)責(zé)正確整理員工檔案，及時(shí)補(bǔ)充員工轉(zhuǎn)正、晉升、獎(jiǎng)懲、崗位調(diào)動(dòng)、離職等資料，做到員工檔案內(nèi)容全面、信息準(zhǔn)確。2

2、、行政部人資主管負(fù)責(zé)保管員工檔案，好員工檔案的安全、保密、保護(hù)工作。3、行政部人資主管負(fù)責(zé)辦理員工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)。4、行政部人資主管負(fù)責(zé)為有關(guān)部門提供職工情況。三、公司人事檔案管理辦法管理規(guī)定（一）員工檔案的內(nèi)容和分類：1、履歷材料。是指個(gè)人經(jīng)歷和基本情況，包括個(gè)人簡歷表、面試登記表、入職登記表、身份證等材料；2、鑒定、考核、考察材料。包括面試評(píng)估表、試用期考核表、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表、人事調(diào)動(dòng)表、崗位晉升表、薪資調(diào)整表等考核鑒定材料；3、評(píng)定崗位技能和學(xué)歷材料。包括學(xué)歷、學(xué)位、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表、職稱證明等材料；4、獎(jiǎng)勵(lì)材料。包括經(jīng)公司級(jí)以上組織授予的各種物質(zhì)、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)決定和先進(jìn)事跡材料。如先

3、進(jìn)生產(chǎn)者、勞動(dòng)模范、三八紅旗手、模范黨團(tuán)員及立功材料；5、處分材料。包括違犯公司規(guī)章制度、相關(guān)法律法規(guī)所受的處罰、處分決定及本人檢查材料；6、勞動(dòng)合同、入離職等材料。包括勞動(dòng)合同、員工花名冊(cè)，解除或終止勞動(dòng)合同報(bào)告等材料；7、其他可供公司參考的材料。（二）檔案的收集、鑒別與歸檔1、行政部人資專員對(duì)職工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、轉(zhuǎn)正定級(jí)、調(diào)薪晉升等所形成的材料要及時(shí)收集，整理立卷，保持檔案的完整。2、對(duì)遺失的檔案應(yīng)積極查找，確實(shí)查找不到的應(yīng)登記造冊(cè)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后補(bǔ)建。3、檔案材料不齊全的，應(yīng)由行政部人資專員負(fù)責(zé)收集、補(bǔ)充，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后歸檔。4、立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料真實(shí)、

4、文字清楚，手續(xù)完備。材料須經(jīng)公司審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔，做到人檔相符。5、屬于歸檔的材料，必須齊全、完整。對(duì)頭尾不清，來源和時(shí)間不明的材料，要查清注明 后再歸檔。6、不屬于歸檔的材料，應(yīng)登記造冊(cè)，轉(zhuǎn)交本人保存，或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門保管或處理。7、建立歸檔材料目錄，近期職工登記表（履歷表）放在首頁，其他每項(xiàng)材料按形成的時(shí)間， 由遠(yuǎn)至近依次排列。（三）檔案的保管1、建立健全檔案管理工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。2、嚴(yán)禁任何人私自保管他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。3、檔案按姓氏或拼音字母編號(hào)等方法進(jìn)行排序，并按規(guī)定的分類裝訂成冊(cè)。4、退休、離職等人員的檔案單獨(dú)保管

5、，自員工退休或離職后一年如無特殊需求可由人資主導(dǎo)銷毀。5、解除（終止）勞動(dòng)合同或被開除人員的檔案，在辦理解除（終止）勞動(dòng)合同手續(xù)后，由公司行政部人資專員在 30日內(nèi)轉(zhuǎn)交員工本人。（四）檔案的借閱與查閱1、檔案除特殊情況外一般不借出查閱，如必須借閱時(shí)，須持注明借閱理由的申請(qǐng)書，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，辦理借閱手續(xù)。外單位借閱檔案時(shí)，還應(yīng)出示本人工作證或身份證。借閱檔案要如期歸還。逾期不還的，人資專員必須及時(shí)追回。2、借閱檔案時(shí)，人資專員和借閱者要當(dāng)面點(diǎn)清材料份數(shù)和頁數(shù)，登記簽名。歸還時(shí)當(dāng)面交 清，雙方簽字認(rèn)可。借檔人員要保證檔案安全，有遺失、缺頁、損壞等情況時(shí)，應(yīng)立即追查 責(zé)任。3、查閱檔案，必須有

6、查閱部門負(fù)責(zé)人簽字。外單位查閱應(yīng)持單位介紹信及本人工作證或身份證，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人同意后， 方可查閱。未經(jīng)同意，不得摘錄、復(fù)制檔案材料。嚴(yán)禁涂改、 圈劃、抽取、撤換檔案材料。4、檔案查閱應(yīng)遵守以下規(guī)定：（1）查閱檔案應(yīng)在公司內(nèi)進(jìn)行，且應(yīng) 2人以上；（2）在查閱檔案時(shí)，嚴(yán)禁吸煙等可能污損檔案的行為；（3）查閱檔案的人員，對(duì)檔案內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露。（五）檔案的轉(zhuǎn)遞1、檔案需要轉(zhuǎn)遞時(shí)應(yīng)派專人送取，不得郵寄或交本人自帶。2、對(duì)轉(zhuǎn)出的檔案，必須詳細(xì)填寫檔案轉(zhuǎn)遞確認(rèn)表，并密封包裝。3、接收人/單位收到檔案經(jīng)核對(duì)無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章，并將回執(zhí)立即退回。逾期一周未收到回執(zhí)應(yīng)及時(shí)催問，以防丟

7、失。（六）處罰有下列行為之一的，視情節(jié)輕重，由主管部門對(duì)有關(guān)責(zé)任人員給予處分或經(jīng)濟(jì)處罰：1、不按規(guī)定建立檔案工作管理制度或檔案保管條件不當(dāng)危及檔案安全，造成損失的；2、發(fā)現(xiàn)檔案破損、變質(zhì)、丟失或泄密等情況，未及時(shí)采取措施造成損失的；3、不按有關(guān)規(guī)定將應(yīng)歸檔的文件材料向本單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案館移交的；4、涂改、偽造、盜竊檔案或擅自提供、抄錄、公布和損毀檔案的；5、檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的；6、違反國家有關(guān)檔案法規(guī)的。（七）檔案管理人員守則1、認(rèn)真執(zhí)行檔案管理規(guī)定，遵守保密制度，忠于職守。2、保護(hù)檔案的安全，不得擅自轉(zhuǎn)移、分散或銷毀檔案材料。3、各項(xiàng)材料應(yīng)隨時(shí)進(jìn)行登記，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，

8、方可歸檔。4、需要銷毀或處理的檔案材料，必須經(jīng)登記和批準(zhǔn)后方可處理。5、檔案材料書寫時(shí)一律用黑色簽字筆，字跡要端正、清楚，不準(zhǔn)使用圓珠筆、鉛筆、紅色 墨水及復(fù)寫紙書寫。6、檔案管理應(yīng)做到：認(rèn)真鑒別、人檔相符、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、查取迅速、 裝訂規(guī)范、存放整齊、查（借）閱有手續(xù)。四、其他1、本管理辦法自公布日起實(shí)施。2、根據(jù)實(shí)際工作需要，公司可酌情對(duì)本管理辦法做出補(bǔ)充或變更。附件一：檔案借閱/查閱登記表序號(hào)借閱/查閱人借閱/查閱內(nèi)容借閱/查閱事由預(yù)計(jì)歸還時(shí)間歸還確認(rèn)12345附件二：檔案轉(zhuǎn)遞確認(rèn)表日期：轉(zhuǎn)出人：接收人：轉(zhuǎn)遞檔案明細(xì)：1、2、3、4、轉(zhuǎn)出人、接收人均已確認(rèn)上述檔案明細(xì)準(zhǔn)確無誤。 本確認(rèn)表一式兩聯(lián)，轉(zhuǎn)出人與接收人各執(zhí)一聯(lián)。日期：轉(zhuǎn)出人：接收人：轉(zhuǎn)遞檔案明細(xì)：1、2、3、4、轉(zhuǎn)出人、接收人均已確認(rèn)上述檔案明細(xì)準(zhǔn)確無誤。 本確認(rèn)表一式兩聯(lián)，轉(zhuǎn)出人與接收人各執(zhí)一聯(lián)。相品用。3檔案轉(zhuǎn)遞確認(rèn)表日期：轉(zhuǎn)出人：接收人：轉(zhuǎn)遞檔案明細(xì)：1、2、3、4、轉(zhuǎn)出人、接收人均已確認(rèn)上述檔案明細(xì)準(zhǔn)確無誤。 本確認(rèn)表一式兩聯(lián)，轉(zhuǎn)出人與接收人各執(zhí)一聯(lián)。日期：轉(zhuǎn)出人：接收人：轉(zhuǎn)遞檔案明細(xì)：1、2、3、4、轉(zhuǎn)出人、接收人均已確認(rèn)上述檔案明細(xì)準(zhǔn)確無誤。 本確認(rèn)表一式兩聯(lián)，轉(zhuǎn)出人與接收人各執(zhí)一聯(lián)。檔案轉(zhuǎn)遞確認(rèn)表日