檔案管理制度

1、檔案管理制度一、總則 1、為了規(guī)范全公司的檔案管理，充分、合理利用檔案資料為公司服務(wù)，特制訂本管理制度。 2、本制度適用于公司及所屬各單位檔案管理。 3、本制度最終解釋權(quán)歸公司綜合部，綜合部負(fù)責(zé)本制度的修訂完善。二、檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置及基本要求 （一）檔案劃分及管理部門(mén) 1、檔案是指本公司過(guò)去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營(yíng)管理、科學(xué)技術(shù)、企業(yè)文化等活動(dòng)中形成的對(duì)公司有保持價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。 2、公司設(shè)立檔案室，隸屬于綜合管理部，并設(shè)置檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理人員崗位職責(zé)，檔案管理人員必須嚴(yán)格履行職責(zé)。 3、公司檔案根據(jù)其重要性和保密程度

2、分為公司級(jí)和部門(mén)級(jí)，公司級(jí)檔案應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行分類(lèi)，有規(guī)范的檔案編號(hào)和標(biāo)簽，并建立電子與紙張分類(lèi)目錄。 （二）各部門(mén)資料管理 1、公司所屬各部門(mén)必須設(shè)兼職的資料管理員，制定明確的檔案管理員崗位職責(zé)，規(guī)范部門(mén)檔案管理，實(shí)行部門(mén)檔案與公司檔案歸口管理。 2、各部門(mén)根據(jù)部門(mén)資料性質(zhì)結(jié)合公司級(jí)檔案管理辦法，實(shí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)分類(lèi)管理。 3、檔案的借閱和移交、銷(xiāo)毀，必須按照公司管理規(guī)定執(zhí)行。三 、檔案分類(lèi) （一）檔案質(zhì)量 1、檔案封面應(yīng)逐項(xiàng)按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整，清晰，封面題名應(yīng)能準(zhǔn)確反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。 2、檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙。破損的檔案文件要進(jìn)行修復(fù)處理。 3

3、、檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的聯(lián)系，區(qū)分不同的價(jià)值，便于保管和利用。 4、檔案盒表面為檔案目錄，檔案盒內(nèi)文件沒(méi)有題名的，由檔案人員根據(jù)內(nèi)容擬定標(biāo)題。 5、檔案盒封面應(yīng)注明立卷人，審核人，立卷時(shí)間。 （二）立檔 1、檔案文件材料按照批復(fù)在前，請(qǐng)示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后。 2、跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，有批復(fù)的在批復(fù)年立卷，無(wú)批復(fù)的放在請(qǐng)示年立卷；跨年度會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年立卷；跨年度的規(guī)劃放在第一年立卷；跨年度總結(jié)放在最后一年立卷。 3、檔案文件資料按時(shí)間順序排列，收交時(shí)公文處理用紙?jiān)谇埃瘴脑诤螅粌?nèi)部制發(fā)文件

4、，發(fā)文正稿在前，依次為公文處理用紙，發(fā)文底稿。 （三）分類(lèi) 1、檔案各級(jí)分類(lèi)應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱(chēng)，其名稱(chēng)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（如：證照類(lèi)目、制度類(lèi)目、文件類(lèi)目、合同類(lèi)目等）。 2、公司檔案大致分為以下幾類(lèi)： （1）證照類(lèi)：營(yíng)業(yè)執(zhí)照及各類(lèi)證照，注冊(cè)資料、年檢資料、公司章程等； （2）文件類(lèi)：分外來(lái)文件（政府職能部門(mén)的往來(lái)文件）和內(nèi)部文件； （3）制度類(lèi)：管理制度匯編； （4）合同類(lèi)：分內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理合同和業(yè)務(wù)合同兩種。 （5）計(jì)劃總結(jié)類(lèi)：分年度計(jì)劃及總結(jié)等； （6）會(huì)議紀(jì)要類(lèi)：辦公例會(huì)紀(jì)要等 3、檔案的歸口存放部門(mén) （1）公司各類(lèi)批文、合同、協(xié)議、證照、

5、存放于綜合管理部。 （2）公司的各種財(cái)務(wù)資料、稅務(wù)資料存放于財(cái)務(wù)部，由財(cái)務(wù)部按國(guó)家及公司有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理、分類(lèi)存檔。 （3）有關(guān)工程的各類(lèi)圖紙、技術(shù)資料，由工程部和研發(fā)部負(fù)責(zé)保管。 （4）有關(guān)房產(chǎn)銷(xiāo)售的銷(xiāo)售合同，由市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部負(fù)責(zé)保管。 （5）除售房合同外，所有對(duì)外簽訂的合同，必須將原件存放在綜合管理部。 （四）檔案編號(hào) 1、檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)經(jīng)確定后，應(yīng)編制檔案登記目錄表，將所有分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。 2、檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類(lèi)編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。 3、公司檔案員負(fù)責(zé)檔案文件材

6、料的收集、整理，按照檔案登記目錄表?xiàng)l款“對(duì)號(hào)入座”，各部門(mén)要積極配合公司檔案管理工作。 4、為規(guī)范管理便于查找，所有檔案盒應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行編號(hào)。按照公司名稱(chēng)、部門(mén)名稱(chēng)、文件類(lèi)別、檔案盒號(hào)碼分為四個(gè)部分。四、歸檔及保存年限 （一）歸檔的文件資料，應(yīng)按自然形成，保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔，在一個(gè)卷內(nèi)要按問(wèn)題或者文件形成的時(shí)間，系統(tǒng)的排列并填寫(xiě)卷內(nèi)目錄。 （二）歸檔的同類(lèi)文件資料在卷內(nèi)應(yīng)按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。定期按文件材料的保持價(jià)值分為1年，5年，15年。 檔案的保管期限除政府有關(guān)法令或本公司其它規(guī)章制度特定者外，一律按下列規(guī)定辦理： 1、永久保存：公司章

7、程；股東名簿；股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要；公司證照；各級(jí)批文；印鑒；公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和總結(jié)；年度財(cái)務(wù)報(bào)表；重要技術(shù)資料；不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其它債權(quán)憑證；人事資料；大型活動(dòng)的圖片、音像資料；其它核定應(yīng)永久保留的文件。 2、十五年保存：會(huì)計(jì)憑證（其他財(cái)務(wù)檔案的保存期限按國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行）；其它經(jīng)核定須十五年保存的文件。 3、五年保存：期滿(mǎn)或解除的合同、協(xié)議；完工后的項(xiàng)目方案；其它經(jīng)核定須五年保存的文件。 4、一年保存：部門(mén)工作計(jì)劃和總結(jié)；完成后的部門(mén)請(qǐng)求報(bào)告；無(wú)長(zhǎng)期保存必要的文件。 5、公司的規(guī)章、制度由綜合管理部視其有效期予以保存 6、1年以下暫時(shí)保存：結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。 （三）公司可根

8、據(jù)實(shí)際情況擬訂文件資料保存期限的補(bǔ)充規(guī)定。 （四）歸檔的文件資料種類(lèi)，份數(shù)以及每份的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請(qǐng)示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開(kāi)。 （五）按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫(xiě)卷內(nèi)目錄表。全部檔案組成后，要對(duì)檔案做統(tǒng)一排列并編寫(xiě)檔號(hào)。五、檔案日常管理 （一）借閱 1、借閱手續(xù) （1）總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)等公司高管借閱非密級(jí)檔案可直接通過(guò)檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。 （2）因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí)，由部門(mén)負(fù)責(zé)人辦理借閱檔案申請(qǐng)表并送達(dá)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)核批。 （3）各部門(mén)經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)由其部門(mén)負(fù)責(zé)人出示經(jīng)公

9、司領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意借閱的書(shū)面檔案資料借閱登記表向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在公司借閱登記表上簽字。 （4）檔案管理人員接到檔案資料借閱登記表，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時(shí)催還。 （5）檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案員核查無(wú)異后，檔案即歸入檔夾，填寫(xiě)歸還日期，取消借閱記錄。 2、檔案借閱審批權(quán)限 （1）證照類(lèi)：含營(yíng)業(yè)執(zhí)照及各類(lèi)證照，注冊(cè)資料、年檢資料、公司章程等；該類(lèi)檔案資料的借閱由綜合部審批后交由公司常務(wù)副總審批。 （2）文件類(lèi)：分外來(lái)文件（政府職能部門(mén)的往來(lái)文件）和內(nèi)部文件；該類(lèi)檔案資料的借閱由綜合管理部審批。財(cái)務(wù)文件、法律文書(shū)等重要文件借閱須由常務(wù)副總及總

10、經(jīng)理批準(zhǔn)。 （3）制度類(lèi)：管理制度匯編；該類(lèi)檔案資料的借閱由綜合管理部審批。 （4）合同類(lèi)：分內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理合同和業(yè)務(wù)合同兩種。該類(lèi)檔案資料的借閱由綜合管理部審批后交由公司常務(wù)副總審批。 （5）計(jì)劃總結(jié)類(lèi)：分年度計(jì)劃及總結(jié)等；該類(lèi)檔案資料的借閱由綜合管理部審批后交由公司常務(wù)副總審批。 （6）會(huì)議紀(jì)要類(lèi)：辦公例會(huì)紀(jì)要等。該類(lèi)檔案資料的借閱由綜合管理部審批。 （7）涉密檔案類(lèi)：公司機(jī)要檔案中絕密檔案原則上禁止借閱，特殊情況下絕密檔案的借閱由總經(jīng)理及董事長(zhǎng)審批、機(jī)密檔案的借閱由常務(wù)副總及總經(jīng)理審批、秘密檔案的借閱由綜合管理部及常務(wù)副總審批、 3、借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上

11、圈點(diǎn)、畫(huà)線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。 4、借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需借閱部門(mén)負(fù)責(zé)人書(shū)面請(qǐng)示，經(jīng)綜合管理部及常務(wù)副總批準(zhǔn)。 5、借閱人對(duì)檔案的借閱需在檔案室內(nèi)完成，嚴(yán)禁私自帶出檔案室。因工作需要或特殊情況下需帶出檔案室的，在填寫(xiě)檔案資料借閱登記表和獲得審批時(shí)需按填寫(xiě)要求注明相關(guān)事宜。 6、借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時(shí)，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。 7、借閱人必須在規(guī)定期限內(nèi)歸還所借檔案資料，情況特殊者可填寫(xiě)檔案資料續(xù)借申請(qǐng)單，主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后續(xù)借。借用重要檔案（如各類(lèi)政府批文、證照原件等）當(dāng)日必須歸還，其他檔案資料借用時(shí)間不得超過(guò)七天。若到期不能

12、歸還，又未辦理續(xù)借手續(xù)，檔案管理人員將出具閱檔催還單，借用人在收到閱檔催還單三天內(nèi)，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。愈期仍未歸還者，將來(lái)強(qiáng)制其歸還檔案，并給予相應(yīng)處分。 8、丟失政府下達(dá)的重要文件者，應(yīng)主動(dòng)去政府部門(mén)補(bǔ)辦文件，同時(shí)應(yīng)承擔(dān)補(bǔ)辦手續(xù)費(fèi)和影響、拖延他人辦事的損失費(fèi)。若丟失文件者補(bǔ)辦不齊，處以500元至3000元的罰款。若文件丟失，給公司造成重大經(jīng)濟(jì)損失者，根據(jù)實(shí)際情況和公司規(guī)定進(jìn)行處罰。 9、丟失技術(shù)變更單或其他單據(jù)，造成公司經(jīng)濟(jì)損失者，處以損失費(fèi)用2倍的罰款。 （二）銷(xiāo)毀 1、公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許和批準(zhǔn)不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。 2、每年保管期限已滿(mǎn)的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的檔案銷(xiāo)毀審批表，

13、報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，并指定其監(jiān)銷(xiāo)人后方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。檔案銷(xiāo)毀審批表需注明：銷(xiāo)毀檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見(jiàn)、檔案人簽章、監(jiān)銷(xiāo)人簽章、銷(xiāo)毀時(shí)間。 3、銷(xiāo)毀前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；銷(xiāo)后，在清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。檔案銷(xiāo)毀審批表需永久保管，一式兩份，綜合管理部及申請(qǐng)部門(mén)各留存一份。 4、在銷(xiāo)毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或常務(wù)副總經(jīng)理或綜合管理部指定專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀。 5、保管期限已滿(mǎn)但仍不能銷(xiāo)毀的檔案有下列四種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事項(xiàng)；正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位、經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者。應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，直到事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。 （三）移交 1、需要進(jìn)行移交的檔案，需由檔案員編制檔案移交登

14、記表，報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后，方可進(jìn)行移交。檔案移交登記表需注明：移交檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見(jiàn)、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時(shí)間、移交原因。 2、移交前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；移交后，在清冊(cè)上簽字，檔案移交登記表一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。 （四）保密 1、檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護(hù)檔案的完整和安全，主動(dòng)做好檔案的提供利用工作。任何無(wú)關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。 2、檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹(shù)立全心全意為公司各項(xiàng)工作服務(wù)的思想，主動(dòng)，準(zhǔn)確，迅速地為利用者提供檔案資料。 3、愛(ài)護(hù)檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得使

15、用及隨意翻動(dòng)。 4、機(jī)要檔案分為：絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。機(jī)要檔案的界定標(biāo)準(zhǔn)：絕密檔案包括公司發(fā)展中的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在1000萬(wàn)元以上的重大合同。機(jī)密檔案包括財(cái)務(wù)資料、公司重要會(huì)議紀(jì)要、公司經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、薪資檔案、勞動(dòng)合同、技術(shù)資料、金額在1001000萬(wàn)元的合同。秘密檔案包括重要項(xiàng)目資料、項(xiàng)目合同或協(xié)議。六、附則 （一）在本制度框架下，公司各部門(mén)可根據(jù)實(shí)際狀況制訂更為具體的實(shí)施細(xì)則，但不得與本制度發(fā)生沖突，經(jīng)報(bào)綜合部備案后，與本制度具有同等效力。 （二）本制度自印發(fā)試行之日起執(zhí)行。七、檔案管理人員職責(zé) 1、負(fù)責(zé)收集、統(tǒng)計(jì)、整理、立卷、鑒定、保管公司檔案；積極開(kāi)展檔案的提供利用工作； 2、認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)規(guī)定、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質(zhì)量。 3、定期擦拭檔案架，保持檔