會議溝通技巧

1、導(dǎo)言在我們的工作過程中，會議可以說是一項最經(jīng)常的工作。一項調(diào)查表明：大多數(shù)商務(wù)人士有三分之一的時間是用于開會，有三分之一的時間是用于旅途奔波。有感于繁重不堪的會議邀請，萬科的總裁王石曾經(jīng)說過一句很形象的話，他說：“我如果不是在開會，就是在去往下一個會議的路上。”雖然大家都很了解會議所帶來的資源、人力、物力的巨大耗費，但人們也不得不承認(rèn)，會議是一種很有效的溝通手段，因為面對面的交流可以傳遞更多的信息，尤其是很多需要各部門協(xié)作的工作，就更是需要會議的紐帶來協(xié)助運作。 【自檢】你在會議溝通活動中是否具有以下行為要點？你的會議溝通表現(xiàn)是否×1.總是在會議開始前3天就已經(jīng)安排好了會議

2、的日程并將該議程通知到每位與會者。  2.當(dāng)與會者詢問議程安排時總是回答：“還沒定呢，等通知吧”。  3.對于會議將要進(jìn)行的每項議程都胸有成竹。  4.會議開始前半小時還在為是否進(jìn)行某幾個議題而猶豫不決。  5.提前將每一項會議任務(wù)安排給相關(guān)的工作人員去落實，并在會議開始前加以確認(rèn)。  6.臨到會議開始前才發(fā)現(xiàn)還有一些會議設(shè)備沒有安排好。  7.預(yù)先擬定邀請與會的人員名單，并在開會前兩天確認(rèn)關(guān)鍵人士是否會出席會議。  8.自己也記不清邀請了那些人出席會議，

3、會議開始前才發(fā)現(xiàn)忘了邀請主管領(lǐng)導(dǎo)參加會議。  9會議時間安排恰當(dāng)，能夠完成所有的議題。  10會議總是被一些跑題、多話者干擾，難以順利進(jìn)行。  11會議室布置恰當(dāng)，令與會者感覺舒適又便于溝通。  12會議室擁擠不堪，令與會者感覺不快，大家都盼望著早點結(jié)束會議。   以上12個問題，可能是你的會議溝通活動中常見的表現(xiàn)，你如果選擇了題號是單數(shù)的行為表現(xiàn)，請給自己加上一分；你如果選擇了題號是雙數(shù)的行為表現(xiàn)，請給自己減去一分。最后看看自己的總分吧！36分：你的會議溝通技巧是值得稱道的。03分：

4、你的會議溝通技巧也還不錯，但需要進(jìn)一步改進(jìn)。低于0分：你的會議溝通技巧真不怎么樣，趕快努力吧！ 會議的安排  制定議程安排1.充分考慮會議的進(jìn)程，寫出條款式的議程安排。2.確定會議的召開時間和結(jié)束時間并和各部門主管協(xié)調(diào)。3.整理相關(guān)議題，并根據(jù)其重要程度排出討論順序。4.把議程安排提前交到與會者手。 挑選與會者1.首要原則是少而精。2.信息型會議,你應(yīng)該通知所有需要了解該信息的人都參加。3.決策型會議,你需要邀請能對問題的解決有所貢獻(xiàn),對決策有影響的權(quán)威,以及能對執(zhí)行決策做出承諾的人參加。4.你需要對某些未在會議邀請之列的關(guān)鍵人士說明原因。 適

5、宜溝通的會議室布置1.現(xiàn)場會議室一般比較方便且費用低廉,因此是首選地點。但如果涉及公司的對外公共關(guān)系形象或者與會人數(shù)很多，則可以考慮租用酒店或展覽中心的專用會議室。2.與會者的身體舒適需求不能忽略，應(yīng)注意會議室的空調(diào)溫度、桌椅舒適度，燈光和通風(fēng)設(shè)備也應(yīng)和會議的規(guī)模和安排的活動相適應(yīng)。3.根據(jù)你的溝通需要來選用適當(dāng)?shù)淖酪闻帕蟹绞?。信息型會議的與會者應(yīng)面向房間的前方，而決策型會議的與會者應(yīng)面向彼此。 會議安排核查表 檢查項目具體工作負(fù)責(zé)人檢查結(jié)果會議溝通目標(biāo)      會議議程安排   &

6、#160;     參加會議人員安排         會議實物安排           會議的主持 (一)成功地開始會議 和其他的很多場合一樣,準(zhǔn)備工作是避免表現(xiàn)緊張的關(guān)鍵：如果你知道自己將會說些什么來作為開場白，你就會放松下來。更重要的是,你可以給整個會議帶來一個富有組織的、卓有成效的開始。會議開場秘訣1準(zhǔn)時開會對于每一位職業(yè)

7、的商務(wù)人士而言，最頭疼、最深惡痛絕的事情莫過于對方不準(zhǔn)時，不守時。在高速運轉(zhuǎn)的信息社會，時間意味著搶占的商機(jī)，時間意味著金錢和財富，時間意味著一切。我們說“浪費別人的時間就等于謀財害命”也是毫不夸張的。對于會議而言就更是如此，因為不準(zhǔn)時召開的會議浪費的是所有與會者的時間，這不僅會加劇與會者的焦躁抵觸情緒，同時也會令與會者懷疑組織者的工作效率和領(lǐng)導(dǎo)能力。 2向每個人表示歡迎用宏亮的聲音對每個人表示熱烈的歡迎。如果你面對的是一隊新的成員，讓他們作向大家做自我介紹。如果他們彼此已經(jīng)見過面了，也要確保把客人和新來乍到的成員介紹給大家。 3制定或者重溫會議的基本規(guī)則會議的基本規(guī)則是會

8、議中行為的基本準(zhǔn)則，你可以使用“不允許跑題”、“聆聽每一個人的發(fā)言”以及“每人的發(fā)言時間不能超過5分鐘”這樣的規(guī)定。如果準(zhǔn)則是由與會者共同制定的而不是由主持人強(qiáng)加給與會者的，效果要更好一些。你可以向與會者詢問“我們都同意這些規(guī)定嗎?”要得到每一個人的肯定答復(fù)，而不要想當(dāng)然地把沉默當(dāng)成是沒有異議。4分配記錄員和計時員的職責(zé)如果可能的話，讓大家志愿來擔(dān)任這些職責(zé)而不要由主持人指定。計時員負(fù)責(zé)記錄時間并保證討論持續(xù)進(jìn)行，記錄員則負(fù)責(zé)做會議記錄。對于一些例行會議而言，不妨由所有人輪流擔(dān)當(dāng)這些職責(zé)。 (二)會議主持人的溝通技巧 一個優(yōu)秀的會議領(lǐng)導(dǎo)者總是經(jīng)常提出他們簡短的意見以指引會議

9、討論的進(jìn)程。比如說“讓我們試試”，“這是一個好的思路，讓我們繼續(xù)下去?！笔聦嵣?，如果我們仔細(xì)觀察，就會發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀的會議主持人最常用的引導(dǎo)方式是提問題，針對目前所討論的問題引導(dǎo)性的提問，會使與會者的思路迅速集中到一起，提高工作的效率。我們常用的問題大致可以分為兩類：開放式的問題和封閉式的問題。開放式的問題需要我們花費更多的時間和精力來思考回答，而封閉式的問題則只需一兩句話就可以回答了。比如說：“小王，你對這個問題怎么看？”這就是開放式的問題；“小王，你同意這種觀點嗎？”這就是封閉式的問題。做為一名有經(jīng)驗的會議主持人，你應(yīng)該善于運用各種提問方式。  問題類型問題特點棱鏡型問題把別

10、人向你提出的問題反問給所有與會者。例如，與會者：“我們應(yīng)該怎么做呢？”你可以說：“好吧，大家都來談?wù)勎覀儜?yīng)該怎么做。”環(huán)形問題向全體與會者提出問題，然后每人輪流回答。例如：“讓我們聽每個人的工作計劃，小王，由你開始。”廣播型問題向全體與會者提出一個問題，然后等待一個人回答。如：“這份財務(wù)報表中有三個錯誤，誰能夠糾正一下？”這是一種具有鼓勵性而沒有壓力的提問方式，因為你沒有指定人回答，所以大家不會有壓力。定向型問題向全體提出問題，然后指定一人回答。如：“這份財務(wù)報表存在三個錯誤，誰來糾正一下？小王，你說說看。”這種提問方式可以讓被問及的對象有一定的準(zhǔn)備時間。 (三)圓滿地結(jié)束會議

11、60;無論是什么樣類型的會議，在會議結(jié)束的時候重新回顧一下目標(biāo)、取得的成果和已經(jīng)達(dá)成的共識，以及需要執(zhí)行的行動都是很必要的。（1）總結(jié)主要的決定和行動方案以及會議的其他主要結(jié)果。（2）回顧會議的議程，表明已經(jīng)完成的事項以及仍然有待完成的事項；說明下次會議的可能議程。（3）給每一位與會者一點時間說最后一句話。（4）就下次會議的日期、時間和地點問題達(dá)成一致意見。（5）對會議進(jìn)行評估，在一種積極的氣氛中結(jié)束會議。你可以對每一位與會者的表現(xiàn)表示祝賀，表達(dá)你的贊賞，然后大聲的說“謝謝各位”來結(jié)束會議。  靈活地應(yīng)對會議的困境 會議依賴于與會者的相互作用。開會時出現(xiàn)問題是不可

12、避免的。有時問題因為人而產(chǎn)生，有時因為程序或邏輯而產(chǎn)生。在任何情形下，主持者都有責(zé)任令討論熱烈，確保與會者都參與討論，并保持討論的正確方向。 (一)某些人試圖支配討論的局面 在會議中，常常會出現(xiàn)“一言堂“的局面。如果我們會議的目的是找出不同觀點，那么廣泛的參與是會議成功所必不可少的因素。有時有些人可能因為富有經(jīng)驗、或職位較高而處于支配地位。當(dāng)這種情形發(fā)生時，其他人通常就會只是坐著聽。這時，主持者就應(yīng)該提一些直接的問題，將與會者調(diào)動起來。如果其他辦法都不能奏效，不妨嘗試在中間休息時與那個人私下談一談，也許會有所幫助。(二)某些人想爭論 這種人可能自稱無所不知，或者掌

13、握的信息完全是錯誤的，或者是個吹毛求疵的家伙，喜歡插話打斷主持者。在任何情形下，主持者都要保持清醒的頭腦。通過提問，主持者可以引出這些人愚蠢的或牽強(qiáng)的發(fā)言，然后不再理睬他們。通常，這種人會激怒全體，會有人講出不歡迎他們的話，然后一片沉默。這時，主持者可再問其他與會者一些直接的問題，從而維持會場討論氣氛的平衡。通常地，這個喜歡辯論的人會意識到情況，然后不再提出問題。但如果這個人不敏感的話，主持者就必須直截了當(dāng)?shù)叵蛩赋?，他這種吹毛求疵的做法擾亂了會議的進(jìn)程，浪費了寶貴的時間。然后主持者立即向另一個人提問，以便讓討論繼續(xù)下去。 (三)某些人和身邊的人開小會 當(dāng)與會者人數(shù)很多時，

14、經(jīng)常會發(fā)生這種情形。開小會往往是因為某個人想講話，但又沒有機(jī)會，或者某個謹(jǐn)慎的與會者在向大會提出某種想法前，想先試探別人的看法。通常，會議中有人開小差是不可避免的。不過這種小會一般比較簡短。只有當(dāng)小會時間持續(xù)長了才會成為一個問題。一個辦法是請這個人告訴大家他剛才所講的內(nèi)容，另一個辦法就是沉默，然后看著那個破壞秩序的人。通常，這樣就會恢復(fù)會議秩序。 (四)習(xí)慣性的跑題者 我們可以運用FAST法來解決這個問題。這一談話技巧可以訓(xùn)練一個習(xí)慣性跑題者采取一些更富有建設(shè)性的行動：F，面對造成問題的人；A，感謝或肯定這個人以及他/她的良好意圖；S，建議一種新的行為方式；T，多做幾次嘗試

15、，可以逐步改變或者提高你的要求：例如，假設(shè)小王總是在開會的時候講很多的笑話。他是個很風(fēng)趣的人，但是他總是會讓會議跑題。為了管住他：F，注視他，說:“小王，我有個建議”A，“首先，你的笑話都棒極了”S，“但是我仍然不清楚你那聰明的腦袋對這個問題真正是怎么看的?說真的，你是否能夠告訴我們你的建議?”T，如果他還是沒有改變，或者你可以更加嚴(yán)厲一些：“別這樣了。我們已經(jīng)樂過了，但是現(xiàn)在的要點究竟是什么呢?”如果這些公開的干預(yù)仍然不能夠見效，你可以問小王是否可以在休息的時候和他單獨談一談。私下里告訴他：你看到了他做的那些事情，你如何評價他的這些做法，你的感受和你希望他做些什么。這樣的談話可以比公開場合中的語氣更為堅定和嚴(yán)厲。 【自檢】請你根據(jù)左欄的問題，從右欄挑出相應(yīng)的對策，將問題和相應(yīng)的對策用直線連接起來。通過該練習(xí)學(xué)