《有效時(shí)間管理》

1、.1 .2l充分認(rèn)識(shí)時(shí)間管理的重要性充分認(rèn)識(shí)時(shí)間管理的重要性l把握時(shí)間管理的原則與方法把握時(shí)間管理的原則與方法l學(xué)會(huì)如何應(yīng)付時(shí)間殺手學(xué)會(huì)如何應(yīng)付時(shí)間殺手.3依賴依賴獨(dú)立獨(dú)立互賴互賴溝通溝通集思廣集思廣益益雙贏雙贏不斷完善不斷完善不斷完善不斷完善自身效能自身效能人際效能人際效能目標(biāo)目標(biāo)導(dǎo)向?qū)?積極積極主動(dòng)主動(dòng)優(yōu)先優(yōu)先次序次序.4l積極心態(tài)積極心態(tài)l目標(biāo)管理目標(biāo)管理l要事管理要事管理l雙贏思維雙贏思維l知彼解己知彼解己l團(tuán)隊(duì)合作團(tuán)隊(duì)合作l不斷更新不斷更新.5.6.7“時(shí)間是不能控制的，計(jì)劃趕不上變化時(shí)間是不能控制的，計(jì)劃趕不上變化”“時(shí)間掌握在別人手中時(shí)間掌握在別人手中”“時(shí)間管理太麻煩，有那時(shí)

2、間不如干點(diǎn)實(shí)事時(shí)間管理太麻煩，有那時(shí)間不如干點(diǎn)實(shí)事”“時(shí)間管理各人有各人的習(xí)慣，時(shí)間管理各人有各人的習(xí)慣， 按部就班就行了按部就班就行了”不能管理不能管理 / / 不值得管理不值得管理你是否同意這樣的說(shuō)法？.8時(shí)間是時(shí)間是?時(shí)間對(duì)任何人都是時(shí)間對(duì)任何人都是?人人都擁有時(shí)間資源人人都擁有時(shí)間資源既是有限的既是有限的, 也是公平的也是公平的但人們對(duì)時(shí)間的感覺(jué)卻大不相同但人們對(duì)時(shí)間的感覺(jué)卻大不相同?對(duì)時(shí)間的不同看待對(duì)時(shí)間的不同看待/使用及結(jié)果使用及結(jié)果時(shí)間是什么?.9你平時(shí)怎樣看待時(shí)間？視時(shí)間為視時(shí)間為 主宰主宰- 嚴(yán)格遵循時(shí)間嚴(yán)格遵循時(shí)間, 恪守固定時(shí)間辦事恪守固定時(shí)間辦事. 重形式而重形式而不重

3、內(nèi)容不重內(nèi)容視時(shí)間為視時(shí)間為 奴隸奴隸- 無(wú)視時(shí)間的存在無(wú)視時(shí)間的存在, 隨意使用隨意使用, 任意延長(zhǎng)工作時(shí)任意延長(zhǎng)工作時(shí)間間視時(shí)間為視時(shí)間為 無(wú)限無(wú)限- 時(shí)間還多時(shí)間還多 ,可以明天做可以明天做 拖到最后一刻拖到最后一刻視時(shí)間為視時(shí)間為 朋友朋友- 尊重尊重, 珍惜珍惜, 善待善待, 享有享有 (充分利用充分利用) 1.10時(shí)間時(shí)間特征特征不變性不變性不可取代不可取代不可儲(chǔ)存不可儲(chǔ)存不可伸縮性不可伸縮性.11按每周工作按每周工作5 5天，每天天，每天7 7小時(shí)，每年小時(shí)，每年251251個(gè)工作日計(jì)算個(gè)工作日計(jì)算你是否意識(shí)你的時(shí)間成本？年薪年薪 （人工成本）（人工成本）每天價(jià)值每天價(jià)值每小時(shí)價(jià)

4、值每小時(shí)價(jià)值每分鐘價(jià)值每分鐘價(jià)值￥30,00030,000￥119.52119.52￥17.0817.08￥0.380.38￥60,00060,000￥239.04239.04￥34.1534.15￥0.570.57￥70,00070,000￥278.88278.88￥39.8439.84￥0.660.66￥80,00080,000￥318.73318.73￥45.5345.53￥0.760.76￥90,00090,000￥358.57358.57￥51.2251.22￥0.850.85￥100,000100,000￥398.41398.41￥57.9257.92￥0.950.95￥110,0

5、00110,000￥438.25438.25￥62.6162.61￥1.041.04￥120,000120,000￥478.09478.09￥68.3068.30￥1.141.14￥130,000130,000￥517.93517.93￥73.9973.99￥1.231.23.12v金錢是通過(guò)時(shí)間金錢是通過(guò)時(shí)間 ( (每分鐘每分鐘/ /每小時(shí)每小時(shí)/ /每天的每天的工作中工作中) )創(chuàng)造出來(lái)的創(chuàng)造出來(lái)的v每天浪費(fèi)一小時(shí)，意味著單位時(shí)間成本利每天浪費(fèi)一小時(shí)，意味著單位時(shí)間成本利潤(rùn)率的下降，或潤(rùn)率的下降，或當(dāng)天當(dāng)天其它其它單位單位時(shí)間的掙錢時(shí)間的掙錢效率需提高效率需提高15%15%v可怕的是這種情

6、況隨時(shí)可能發(fā)生可怕的是這種情況隨時(shí)可能發(fā)生時(shí)間價(jià)值的啟示.13l在同等的時(shí)間創(chuàng)造更大的價(jià)值在同等的時(shí)間創(chuàng)造更大的價(jià)值 l增加工作時(shí)間量增加工作時(shí)間量 .14l瓶頸理論認(rèn)為瓶頸理論認(rèn)為, 改善績(jī)效的最佳方法不是改進(jìn)改善績(jī)效的最佳方法不是改進(jìn)每個(gè)環(huán)節(jié)步驟每個(gè)環(huán)節(jié)步驟, 而是改進(jìn)瓶頸而是改進(jìn)瓶頸 (最大的約束因最大的約束因素素). 因?yàn)橄到y(tǒng)的整體績(jī)效取決于瓶頸因?yàn)橄到y(tǒng)的整體績(jī)效取決于瓶頸l時(shí)間正是管理人員的最大的約束因素時(shí)間正是管理人員的最大的約束因素. 失去時(shí)失去時(shí)間間, 人們會(huì)變得無(wú)能人們會(huì)變得無(wú)能l時(shí)間管理的重要性至少等同于戰(zhàn)略時(shí)間管理的重要性至少等同于戰(zhàn)略, 創(chuàng)新創(chuàng)新, 領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)力這些看似更為

7、眩目的管理議題導(dǎo)力這些看似更為眩目的管理議題, 甚至更為甚至更為重要重要.15l主要做的事及用時(shí)間主要做的事及用時(shí)間l時(shí)間時(shí)間/ /工作清單分析工作清單分析l有多少是有計(jì)劃的？有多少是有計(jì)劃的？l有多少時(shí)段記不起做什么？有多少時(shí)段記不起做什么？l超時(shí)超時(shí)/ /浪費(fèi)多少浪費(fèi)多少 （總和（總和/ /各項(xiàng)）？各項(xiàng)）？l時(shí)間利用率？時(shí)間利用率？= = 工作用時(shí)之和工作用時(shí)之和 / / 法定工作時(shí)數(shù)法定工作時(shí)數(shù)什么原因？什么原因？.16 B C D 重要重要緊急緊急不重要不重要不緊急不緊急.17小李做銷售很有經(jīng)驗(yàn)小李做銷售很有經(jīng)驗(yàn), 業(yè)績(jī)突出業(yè)績(jī)突出, 提升為銷提升為銷售經(jīng)理后售經(jīng)理后, 工作更加努力工

8、作更加努力, 心中常想心中常想: “以往的銷以往的銷售業(yè)績(jī)已成為過(guò)去售業(yè)績(jī)已成為過(guò)去, 今后我如何將工作做得更今后我如何將工作做得更好好”. 行動(dòng)中也以此為行動(dòng)中也以此為激勵(lì)激勵(lì). 老板肯定了他的工老板肯定了他的工作態(tài)度作態(tài)度, 另方面卻說(shuō)另方面卻說(shuō):“你這樣下去可不行你這樣下去可不行”老板的意思是老板的意思是?管理者最常見(jiàn)的錯(cuò)誤莫過(guò)于管理者最常見(jiàn)的錯(cuò)誤莫過(guò)于我我如何將工作做如何將工作做好好而不是而不是如何讓我的如何讓我的團(tuán)隊(duì)團(tuán)隊(duì)去做好去做好5.18l永遠(yuǎn)應(yīng)先做最重要的事永遠(yuǎn)應(yīng)先做最重要的事第二象限法則第二象限法則l避免平均分配時(shí)間和精力避免平均分配時(shí)間和精力帕雷托帕雷托80/20法則法則l避

9、免避免事事都想做完事事都想做完, 學(xué)會(huì)取舍學(xué)會(huì)取舍工作工作ABC法則法則.19l 20%的工作占整個(gè)工作的工作占整個(gè)工作80%的價(jià)值的價(jià)值l集中集中80%的精力做此的精力做此20%的工作的工作l投入投入20%的精力做另外的精力做另外80%的工作的工作.20 許多瑣碎的事許多瑣碎的事少卻關(guān)鍵的工作少卻關(guān)鍵的工作工作工作/事情的種類事情的種類工作的價(jià)值工作的價(jià)值100%100%80%20%00.21一般做法一般做法l接聽(tīng)所有電話接聽(tīng)所有電話l出席所有會(huì)議出席所有會(huì)議l聽(tīng)取所有建議聽(tīng)取所有建議l閱讀所有文件閱讀所有文件l會(huì)見(jiàn)所有客戶會(huì)見(jiàn)所有客戶l每天要做完所有的事每天要做完所有的事結(jié)果：忙碌結(jié)果：忙

10、碌按按80/20原則原則.22市場(chǎng)部提議對(duì)公司現(xiàn)有產(chǎn)品進(jìn)行改型市場(chǎng)部提議對(duì)公司現(xiàn)有產(chǎn)品進(jìn)行改型, 考慮涉及到考慮涉及到追加投資追加投資, 公司總經(jīng)理臨時(shí)要求市場(chǎng)部在股東會(huì)上做個(gè)有公司總經(jīng)理臨時(shí)要求市場(chǎng)部在股東會(huì)上做個(gè)有關(guān)市場(chǎng)需求方面有影響力的演示關(guān)市場(chǎng)需求方面有影響力的演示.為完成好任務(wù)為完成好任務(wù), 市場(chǎng)部認(rèn)市場(chǎng)部認(rèn)為要做的事包括為要做的事包括: 做個(gè)較為廣泛的市場(chǎng)問(wèn)卷調(diào)查做個(gè)較為廣泛的市場(chǎng)問(wèn)卷調(diào)查, 與主要客與主要客戶座談戶座談, 針對(duì)性的收集競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手最新信息針對(duì)性的收集競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手最新信息, 從研發(fā)和生產(chǎn)部從研發(fā)和生產(chǎn)部門提煉本公司在此方面的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)門提煉本公司在此方面的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì), 對(duì)調(diào)查及

11、座談結(jié)果進(jìn)對(duì)調(diào)查及座談結(jié)果進(jìn)行分析行分析, 確定演示內(nèi)容并制作幻燈片確定演示內(nèi)容并制作幻燈片, 利用創(chuàng)意的手段創(chuàng)造利用創(chuàng)意的手段創(chuàng)造最佳演示效果以增強(qiáng)影響力最佳演示效果以增強(qiáng)影響力. 但市場(chǎng)部經(jīng)理在估算人力及時(shí)間之后但市場(chǎng)部經(jīng)理在估算人力及時(shí)間之后, 發(fā)現(xiàn)市場(chǎng)部發(fā)現(xiàn)市場(chǎng)部根本無(wú)法在股東會(huì)前完成上述所有的事根本無(wú)法在股東會(huì)前完成上述所有的事, 但在股東會(huì)上做但在股東會(huì)上做好演示是要保證的好演示是要保證的為實(shí)現(xiàn)此目的你如何對(duì)這些事的重要為實(shí)現(xiàn)此目的你如何對(duì)這些事的重要性排序性排序? 如果由于時(shí)間有限最終有三件事不能做如果由于時(shí)間有限最終有三件事不能做, 你會(huì)舍棄你會(huì)舍棄哪些哪些?6.23A - 在

12、特定階段的頭等在特定階段的頭等/主要工作主要工作 B 圍繞圍繞A的的/增強(qiáng)增強(qiáng)/指導(dǎo)性的工作指導(dǎo)性的工作C 其它次相關(guān)其它次相關(guān)/具體具體/零散零散/的事的事.24將工作分為三類：將工作分為三類： A 必須要做的必須要做的 (關(guān)鍵的關(guān)鍵的) B 應(yīng)該做應(yīng)該做 (對(duì)于提高對(duì)于提高/增強(qiáng)是重要的增強(qiáng)是重要的) C 最好做最好做 (是否做是否做/必須要做它們嗎必須要做它們嗎?).25第四象限第四象限不緊急且不重要不緊急且不重要第三象限第三象限 緊急但不重要緊急但不重要第二象限第二象限 不緊急但重要不緊急但重要第一象限第一象限 緊急而重要緊急而重要重要重要 不重要不重要 緊急緊急 不緊急不緊急.26第

13、四象限第四象限繁瑣的工作繁瑣的工作某些信件某些信件某些電話某些電話浪費(fèi)時(shí)間之事浪費(fèi)時(shí)間之事有趣的活動(dòng)有趣的活動(dòng)第三象限第三象限不速之客不速之客某些電話某些電話某些信件與報(bào)告某些信件與報(bào)告某些會(huì)議某些會(huì)議必要而不重要的問(wèn)題必要而不重要的問(wèn)題受歡迎的活動(dòng)受歡迎的活動(dòng)第二象限第二象限第一象限第一象限危機(jī)危機(jī)急迫的問(wèn)題急迫的問(wèn)題有期限壓力的計(jì)劃有期限壓力的計(jì)劃重要 不重要緊急 不緊急.27第四象限第四象限第三象限第三象限第二象限第二象限第一象限第一象限結(jié)果結(jié)果l壓力壓力l精疲力竭精疲力竭l危機(jī)處理危機(jī)處理l忙于收拾殘局忙于收拾殘局重要重要 不重要不重要緊急緊急 不緊急不緊急.28第四象限第四象限第三象

14、限第三象限第二象限第二象限結(jié)果：結(jié)果：有遠(yuǎn)見(jiàn)，有理想有遠(yuǎn)見(jiàn)，有理想平衡平衡紀(jì)律紀(jì)律自制自制少有危機(jī)少有危機(jī)第一象限第一象限重要重要 不重要不重要緊急緊急 不緊急不緊急.29 第四象限第四象限第三象限第三象限結(jié)果：結(jié)果：全無(wú)責(zé)任感全無(wú)責(zé)任感工作不保工作不保依賴他人和社會(huì)機(jī)構(gòu)維生依賴他人和社會(huì)機(jī)構(gòu)維生第二象限第二象限第一象限第一象限重要重要 不重要不重要緊急緊急 不緊急不緊急.30lWhat 什么占據(jù)了我的時(shí)間什么占據(jù)了我的時(shí)間lWhen 何時(shí)工作效率最高何時(shí)工作效率最高lWhere 哪里還能擠出時(shí)間哪里還能擠出時(shí)間lWhy 我的時(shí)間使用率為什么會(huì)這樣我的時(shí)間使用率為什么會(huì)這樣lWhat if 如

15、果如果怎樣怎樣.31l識(shí)別干擾因素識(shí)別干擾因素l排除干擾方法排除干擾方法.32“管理者最稀缺的資源是時(shí)間管理者最稀缺的資源是時(shí)間”, 但管但管理者的時(shí)間一般容易理者的時(shí)間一般容易“屬于別人屬于別人”找出盡可能多的對(duì)你的找出盡可能多的對(duì)你的時(shí)間干擾時(shí)間干擾的方面的方面- - 來(lái)自你個(gè)人的有哪些來(lái)自你個(gè)人的有哪些? ? - 來(lái)自他人的有哪些來(lái)自他人的有哪些? ? 你是如何應(yīng)對(duì)的你是如何應(yīng)對(duì)的? ? 有什么困難有什么困難/ /問(wèn)題問(wèn)題? ?17.33由于自己原因產(chǎn)生的由于自己原因產(chǎn)生的無(wú)序，亂無(wú)序，亂 (桌面桌面, 文檔文檔, 開(kāi)始開(kāi)始& 結(jié)束結(jié)束)l隨時(shí)更新文檔隨時(shí)更新文檔/文件存檔文件存檔l下班

16、時(shí)按下班時(shí)按完成完成/未完未完/尚未開(kāi)始尚未開(kāi)始 等項(xiàng)整理文件等項(xiàng)整理文件/桌桌面面條理不清（沒(méi)有輕重緩急，抓住什么做什么）條理不清（沒(méi)有輕重緩急，抓住什么做什么）l每周每周/日開(kāi)始時(shí)花時(shí)間思考安排工作的順序日開(kāi)始時(shí)花時(shí)間思考安排工作的順序隨意無(wú)拘束的方式隨意無(wú)拘束的方式 l給自己規(guī)定各項(xiàng)工作結(jié)束時(shí)間給自己規(guī)定各項(xiàng)工作結(jié)束時(shí)間l拒絕拖延拒絕拖延.34由于自己原因產(chǎn)生的由于自己原因產(chǎn)生的l經(jīng)常忙于救火經(jīng)常忙于救火 (所有的事都應(yīng)急處理所有的事都應(yīng)急處理)保證時(shí)間完成重要的工作保證時(shí)間完成重要的工作做事考慮后果，不盲目處理做事考慮后果，不盲目處理加強(qiáng)溝通加強(qiáng)溝通l想干的事太多（過(guò)于自信，對(duì)工作缺乏

17、時(shí)間概想干的事太多（過(guò)于自信，對(duì)工作缺乏時(shí)間概念）念）預(yù)測(cè)各項(xiàng)工作所需的完成時(shí)間預(yù)測(cè)各項(xiàng)工作所需的完成時(shí)間授權(quán)，授權(quán)， 相信相信/指導(dǎo)他人指導(dǎo)他人l不注意溝通不注意溝通提前與有關(guān)人員溝通提前與有關(guān)人員溝通.35由于自己原因產(chǎn)生的由于自己原因產(chǎn)生的l沒(méi)有情緒沒(méi)有情緒/興趣開(kāi)始興趣開(kāi)始 (枯燥枯燥, 困難困難, 不愉快不愉快)一開(kāi)始先做不愿做的事一開(kāi)始先做不愿做的事安排他人檢查安排他人檢查/公布于眾公布于眾建立獎(jiǎng)勵(lì)自己的方法建立獎(jiǎng)勵(lì)自己的方法 l不會(huì)拒絕（不會(huì)拒絕（say No，接受的比你能完成的多，接受的比你能完成的多)告知適當(dāng)?shù)脑蚋嬷m當(dāng)?shù)脑?闡明重要性闡明重要性/目前從事工作的緊目前從事

18、工作的緊迫性迫性提出建議提出建議/其他適當(dāng)?shù)倪x擇方案其他適當(dāng)?shù)倪x擇方案.36環(huán)境環(huán)境 l來(lái)訪者來(lái)訪者 (太多太多, 突然到來(lái)突然到來(lái), 過(guò)長(zhǎng)的談話過(guò)長(zhǎng)的談話)訪問(wèn)他們，而不是被訪訪問(wèn)他們，而不是被訪建議其它時(shí)間建議其它時(shí)間站著談話站著談話 / 提示性動(dòng)作（暗示談話結(jié)束）提示性動(dòng)作（暗示談話結(jié)束）l電話電話 (不斷的干擾不斷的干擾)直接切入主題，迅速提出解決方案直接切入主題，迅速提出解決方案不要開(kāi)始閑聊的話題不要開(kāi)始閑聊的話題話音表明你很忙話音表明你很忙 .37環(huán)境環(huán)境 接收的電子郵件接收的電子郵件 (太多，內(nèi)容多樣太多，內(nèi)容多樣)l瀏覽題目，選擇重要的瀏覽題目，選擇重要的l對(duì)于急需回復(fù)的，立即行動(dòng)對(duì)于急需回復(fù)的，立即行動(dòng) (只做一次只做一次)l對(duì)于提供信息的對(duì)于提供信息的, 有時(shí)間時(shí)閱讀它們有時(shí)間時(shí)閱讀它們 等待等待 / 會(huì)議會(huì)議l閱讀提供信息的電子郵件閱讀提供信息的電子郵件, 打打/回復(fù)電話回復(fù)電話l清理議程清理議程/準(zhǔn)備問(wèn)題準(zhǔn)備問(wèn)題/聚焦討論聚焦討論緊急不重要的事緊急不重要的事l事后想想緊急的原因事后想想緊急的原因, 找到避免