報(bào)表管理系統(tǒng)

1、第四章 報(bào)表管理系統(tǒng)教學(xué)內(nèi)容：報(bào)表管理系統(tǒng)概述、報(bào)表設(shè)置和報(bào)表輸出與分析等。教學(xué)目的與要求：通過本章學(xué)習(xí)使學(xué)生了解報(bào)表管理系統(tǒng)、的基本知識；掌握報(bào)表管理系統(tǒng)的基本內(nèi)容；熟悉和掌握報(bào)表管理系統(tǒng)操作和報(bào)表管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理的流程。教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)：本章重點(diǎn)是報(bào)表設(shè)置和報(bào)表輸出；講授中應(yīng)注意報(bào)表設(shè)置和報(bào)表輸出的講解，強(qiáng)調(diào)報(bào)表管理系統(tǒng)的重要性。同時(shí)，應(yīng)注意對報(bào)表分析的介紹，使學(xué)生掌握報(bào)表設(shè)置和報(bào)表輸出的操作和報(bào)表分析的內(nèi)容。教學(xué)方式與時(shí)間分配：講授和實(shí)驗(yàn)結(jié)合，指定參考教材，以加深學(xué)生對報(bào)表管理系統(tǒng)的理解。本章共 8 學(xué)時(shí)。第一節(jié) 概述一、會計(jì)報(bào)表與報(bào)表管理系統(tǒng)（一） 會計(jì)報(bào)表會計(jì)報(bào)表是根據(jù)日常的會計(jì)核算

2、資料編制的，總括地反映會計(jì)主體財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營成果和 資金流轉(zhuǎn)信息的報(bào)告文件，是會計(jì)核算工作的結(jié)果。編制會計(jì)報(bào)表是會計(jì)核算工作的重要內(nèi)容，是根據(jù)會計(jì)制度和管理的要求，是將會計(jì)賬簿 中分散的會計(jì)資料集中起來，通過進(jìn)一步加工匯總，形成全面系統(tǒng)地反映本單位在一定時(shí)期內(nèi) 的經(jīng)濟(jì)活動過程和結(jié)果的綜合性指標(biāo)體系，為投資者、債權(quán)人、財(cái)政稅收部門、上級主管部門 和本單位的經(jīng)營管理者等提供有效的信息。會計(jì)報(bào)表按編報(bào)時(shí)間劃分為月報(bào)表、季報(bào)表和年報(bào)表；按其服務(wù)的對象劃分為內(nèi)部報(bào)表和 外部報(bào)表；按報(bào)表的編制單位分為單位會計(jì)報(bào)表和匯總會計(jì)報(bào)表；按報(bào)表的結(jié)構(gòu)分為簡單表和 復(fù)合表等。會計(jì)報(bào)表是在日常各項(xiàng)會計(jì)核算所處理的資料基

3、礎(chǔ)上，按一定格式和指標(biāo)體系來編制的， 其編制具有以下特點(diǎn)： 1會計(jì)報(bào)表編制的內(nèi)容必須完整。 凡制度規(guī)定應(yīng)予報(bào)送的會計(jì)報(bào)表，必須全部編制，不得漏編、漏報(bào)。報(bào)表內(nèi)項(xiàng)目應(yīng)無一遺 漏地填列。2會計(jì)報(bào)表內(nèi)的數(shù)字必須真實(shí)。 3會計(jì)報(bào)表處理與報(bào)送必須和時(shí)，只有這樣才能保證會計(jì)報(bào)表的使用價(jià)值。（二） 報(bào)表管理系統(tǒng) 由于各單位的情況和使用報(bào)表的目的不同，在不同時(shí)期對報(bào)表的種類、格式和報(bào)表方法的 要求也會有所不同。因此，一個(gè)通用的報(bào)表管理系統(tǒng)要適應(yīng)不同行業(yè)、不同單位和不同時(shí)間的 變化，就不能只提供一個(gè)完整統(tǒng)一的固定的報(bào)表表格結(jié)構(gòu)，應(yīng)允許用戶根據(jù)需要進(jìn)行自定義。 同時(shí)，我國的企事業(yè)單位對外提供的會計(jì)報(bào)表，其格式和編

4、制方法是由財(cái)政部門或行業(yè)主管部 門統(tǒng)一規(guī)定的，如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表等。為了方便使用者，通用系統(tǒng)一般又都提供這些表的 標(biāo)準(zhǔn)表樣供直接調(diào)用。報(bào)表管理系統(tǒng)就是通過設(shè)置報(bào)表格式、定義各種取數(shù)關(guān)系和運(yùn)算關(guān)系，從賬務(wù)處理系統(tǒng)和 其他單項(xiàng)核算系統(tǒng)中取得有關(guān)會計(jì)核算信息，生成會計(jì)報(bào)表，并根據(jù)需要進(jìn)行報(bào)表匯總與分析 的會計(jì)核算的一個(gè)子系統(tǒng)。報(bào)表管理系統(tǒng)主要分為專用會計(jì)報(bào)表系統(tǒng)、通用會計(jì)報(bào)表系統(tǒng)和財(cái)經(jīng)電子表系統(tǒng)三類。專 用會計(jì)報(bào)表系統(tǒng)是把會計(jì)報(bào)表的種類、格式和編制方法編在程序中，操作使用簡單，但報(bào)表結(jié) 構(gòu)發(fā)生變化就需修改程序。通用會計(jì)報(bào)表系統(tǒng)提供給用戶不需修改程序就可根據(jù)需要自行定義或修改報(bào)表結(jié)構(gòu)和編制 方法的功

5、能，但其專業(yè)性強(qiáng)，只能從與該軟件相配套的數(shù)據(jù)庫資源中提取數(shù)據(jù)。財(cái)經(jīng)電子表系 統(tǒng)把格式與表內(nèi)數(shù)據(jù)視為一體， 通過一張大棋盤表來編輯處理各種報(bào)表， 并且提供大量的函數(shù)、 工具和圖形分析功能，是一種功能強(qiáng)大的通用報(bào)表系統(tǒng)。目前，世界上流行的電子表系統(tǒng)有EXCEL LOTUSI23等，UFC財(cái)經(jīng)電子表系統(tǒng)也有廣泛的用戶。報(bào)表管理系統(tǒng)是一個(gè)綜合性較強(qiáng)的相對獨(dú)立的系統(tǒng)，通過編制會計(jì)報(bào)表，能夠?qū)挝缓怂?的結(jié)果作出概括性說明。報(bào)表管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)來源于賬務(wù)處理系統(tǒng)和其他各單項(xiàng)核算系統(tǒng)的有 關(guān)會計(jì)信息，與其他會計(jì)核算子系統(tǒng)有著復(fù)雜而緊密的關(guān)系。所以，必須在做好日常的核算工 作的基礎(chǔ)上，才能充分發(fā)揮報(bào)表管理系統(tǒng)的

6、作用。（一）報(bào)表編制業(yè)務(wù)處理過程 按照會計(jì)準(zhǔn)則中規(guī)定：“會計(jì)報(bào)表應(yīng)當(dāng)根據(jù)登記完整、核對無誤的賬簿記錄和其他有關(guān)資 料編制”。其編制的業(yè)務(wù)處理過程如圖 4-I 所示：（1）根據(jù)有關(guān)總分類賬戶或明細(xì)分類賬戶的數(shù)據(jù)直接填入有關(guān)報(bào)表。（2）根據(jù)有關(guān)總分類賬戶或明細(xì)分類賬戶的數(shù)據(jù)分析計(jì)算后填入有關(guān)報(bào)表。（3）報(bào)表計(jì)算。（4）將其下屬單位上報(bào)的報(bào)表進(jìn)行匯總生成匯總表。（ 二）報(bào)表管理數(shù)據(jù)流程在電算化下，報(bào)表管理數(shù)據(jù)處理流程如圖 4-2 所示。 1設(shè)置報(bào)表的結(jié)構(gòu)格式，形成報(bào)表結(jié)構(gòu)格式文件。 2將報(bào)表數(shù)據(jù)來源和運(yùn)算關(guān)系輸入計(jì)算機(jī)。3根據(jù)報(bào)表數(shù)據(jù)來源的規(guī)定， 從賬務(wù)處理等系統(tǒng)中采集有關(guān)數(shù)據(jù)，同時(shí)根據(jù)需要通過鍵盤

7、輸入 有關(guān)數(shù)據(jù)，經(jīng)運(yùn)算處理后生成報(bào)表文件。4根據(jù)報(bào)表文件，輸出各種報(bào)表 （ 如利潤表、資產(chǎn)負(fù)債表等 ） 。 三、報(bào)表管理的基本功能模塊結(jié)構(gòu)（一）模決結(jié)構(gòu)通用報(bào)表管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)了一系列功能模塊， 典型的功能模塊結(jié)構(gòu)如圖 4-3 所示，由這些功能 模塊分別完成報(bào)表定義、報(bào)表編輯、報(bào)表輸出等工作，會計(jì)人員通過調(diào)用這些功能模塊，可以 自行設(shè)計(jì)和編制各種會計(jì)報(bào)表。（二）基本功能1格式管理。 用于根據(jù)不同報(bào)表的不同要求進(jìn)行格式定義、編輯以和對表中數(shù)據(jù)的運(yùn)算關(guān)系公式進(jìn)行定義。2文件管理。用于對報(bào)表文件進(jìn)行創(chuàng)建、讀取、保存和備份管理。一般包括新表登記、設(shè)計(jì)、 設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)來源等內(nèi)容。3報(bào)表數(shù)據(jù)處理。主要由數(shù)據(jù)錄入與

8、采集、數(shù)據(jù)處理分析、報(bào)表匯總與合并等項(xiàng)目。 4圖管理功能。將數(shù)據(jù)表以圖表的方式對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為報(bào)表數(shù)據(jù)資源的進(jìn)一步利用創(chuàng)造條 件。5報(bào)表輸出。用于查詢或打印輸出本系統(tǒng)所產(chǎn)生的各種報(bào)表。 四、報(bào)表管理系統(tǒng)的基本操作過程當(dāng)需要新建或修改會計(jì)報(bào)表時(shí)必須首先進(jìn)行報(bào)表初始設(shè)置工作，主要內(nèi)容為設(shè)計(jì)報(bào)表結(jié)構(gòu) 格式、設(shè)置數(shù)據(jù)來源和運(yùn)算關(guān)系等。當(dāng)初始設(shè)置工作完畢后，進(jìn)行日常處理工作。日常處理工 作一般包括：報(bào)表生成一審核報(bào)表一輸出報(bào)表。編制報(bào)表，即將數(shù)據(jù)從機(jī)內(nèi)賬簿或鍵盤輸入到 報(bào)表中，對報(bào)表數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算生成所需的報(bào)表；根據(jù)需要進(jìn)行報(bào)表匯總和數(shù)據(jù)審核；打印輸出 或屏幕顯示輸出報(bào)表。從報(bào)表管理系統(tǒng)的基本操作過程可

9、以看出，只有報(bào)表的初始設(shè)置比較麻煩，但若不需要編 制新表就不需要進(jìn)行這項(xiàng)工作。每月編制原有格式的報(bào)表要進(jìn)行的工作，只是選擇調(diào)用一下相應(yīng)的功能，報(bào)表的生成、審核、輸出都是由計(jì)算機(jī)自動完成的，非常簡單。第二節(jié) 報(bào)表設(shè)置一、報(bào)表的結(jié)構(gòu)在實(shí)際工作中， 常用的會計(jì)報(bào)表一般都是由表頭、 列標(biāo)題、 表體、附注、表尾等部分構(gòu)成 ( 見 圖4-4) 。設(shè)置報(bào)表格式就是把這些部分內(nèi)容分別輸入計(jì)算機(jī)。二、新建、修改會計(jì)報(bào)表 1新建、修改報(bào)表在報(bào)表處理窗口單擊“自定義報(bào)表”按鈕， 進(jìn)入如圖 4-5 所示對話框。 可以新建或打開一自 定義報(bào)表，系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置有“資產(chǎn)負(fù)債表”、“利潤表”、“利潤分配表”、“現(xiàn)金流量表” 等

10、。在打開報(bào)表窗口中，可以進(jìn)行“新建”、“打開”、“刪除”、授權(quán)“、”引入“等操作。 2報(bào)表屬性(1) 報(bào)表行列屬性設(shè)置 報(bào)表名：輸入用戶所定義的報(bào)表名稱，如“利潤分配表”。保存后對應(yīng)系統(tǒng)安裝目錄中的 report 目錄下的“利潤分配表 .kds ”二進(jìn)制文件。總行數(shù)：自定義報(bào)表的總行數(shù)，系統(tǒng)預(yù)設(shè)25行。總列數(shù)：自定義報(bào)表總列數(shù)，系統(tǒng)預(yù)設(shè)15列，最大列數(shù)可達(dá)702列(26 X 27)。凍結(jié)行：凍結(jié)行數(shù) ( 報(bào)表顯示滾動用 ) 。凍結(jié)列：凍結(jié)列數(shù) (報(bào)表顯示滾動用 )。(2) 外觀屬性設(shè)置前景色：報(bào)表的前景顏色，系統(tǒng)默認(rèn)值為黑色景色時(shí)，此單元格的前景色即取此默認(rèn)色。 背景色：報(bào)表的背景顏色，系統(tǒng)默

11、認(rèn)值為白色當(dāng)某單元格和其相應(yīng)的行列都未設(shè)置前顏色 取用順序與前景色完全相同網(wǎng)格色：報(bào)表網(wǎng)格色，即單元格間的隔線顏色，系統(tǒng)默認(rèn)值為黑色。 默認(rèn)字體：報(bào)表表體的字體，報(bào)表單元格未單獨(dú)設(shè)置字體時(shí)，系統(tǒng)即取用該字體。默隊(duì)行高(0.1mm):報(bào)表默認(rèn)行高，單位為 0.1mm。例如：當(dāng)默認(rèn)行高為 55時(shí)，默認(rèn)行高度 為0.1 X 55=5.5 毫米，也就是當(dāng)打印報(bào)表時(shí)，報(bào)表體行高為5.5毫米。顯示網(wǎng)格：選擇該選項(xiàng)，表示報(bào)表將顯示或打印網(wǎng)格。(3) 頁腳頁眉設(shè)置報(bào)表名：表示取當(dāng)前報(bào)表的名稱，如“ 報(bào)表”，此時(shí)系統(tǒng)自動存圖 4-11 所示中的模擬 顯示框中顯示出如“資產(chǎn)負(fù)債表”字樣。頁：取縱向報(bào)表頁碼。總頁：

12、取橫向報(bào)表總的頁數(shù)。日期：報(bào)表年月日取數(shù)。3單元屬性的設(shè)置 單擊“屬性”“單元屬性”“單元屬性”菜單，彈出如圖 4-12 所示對話框。(1) 字體顏色的設(shè)置 默認(rèn)設(shè)置：將該單元格以默認(rèn)參數(shù)值設(shè)置該單元。 負(fù)數(shù)紅字：表示當(dāng)某單元格所取數(shù)據(jù)為負(fù)數(shù)時(shí)，選擇該項(xiàng)后，報(bào)表將在該單元格以紅色數(shù) 據(jù)顯示。(2) 文本對齊方式 單擊“文本對齊”選項(xiàng)卡，可對文本對齊方式進(jìn)行設(shè)置。 水平對齊：表示對該單元格文本或數(shù)字的對齊方式，系統(tǒng)默認(rèn)方式為“常規(guī)”，除此以外 還有“靠左”、“居中”和“靠右”供選擇，同時(shí)可查看右窗口中的預(yù)覽顯示情況。垂直對齊：如果水平對齊方式為“常規(guī)”時(shí)，系統(tǒng)同定設(shè)置為“居中”，用戶不能修改；

13、否則，垂直對齊方式有“靠上”、“居中”和“靠下”供選擇，同時(shí)可查看右窗口中的預(yù)覽顯 示情況。(3) 數(shù)字格式 單擊“數(shù)字格式”選項(xiàng)卡，可對單元格中的數(shù)字格式選擇相應(yīng)設(shè)置，如圖 4-13 所示。可供選擇數(shù)字格式方式有“常規(guī)”、“數(shù)值”、“貨幣”、“百分比”和“科學(xué)記數(shù)” 5 種，同時(shí)還可在“自定義”文本框中對格式進(jìn)行修改，并可在右邊窗口中進(jìn)行預(yù)覽顯示。(4) 單元邊框設(shè)置單擊“邊框”選項(xiàng)卡，可對單元格的邊框進(jìn)行設(shè)置，如圖 4-14 所示?？蓪卧襁吙虻臉?式進(jìn)行定義，并選擇相應(yīng)的線形以和對邊框顏色設(shè)置等。(5) 定義斜線 單元斜線設(shè)置功能，是為了滿足某些特殊表格樣式功能而設(shè)。在屬性菜單中，單擊

14、“單元 屬性定義斜線”命令或單擊工具欄中“單元斜線”按鈕，彈出如圖4-15所示對話框。二分、三分：對所選單元二等分或三等分。橫排、斜排：表示“名稱 1”、“名稱 2”顯示方式為橫向排列或斜向排列。 斜線顏色：對斜線顏色設(shè)置。系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置為黑色。斜線寬度：斜線的寬度，當(dāng)改變寬度時(shí)，上圖右部即時(shí)顯示單元斜線樣式。名稱1、名稱 2：定義斜線單元的名稱，用戶按需要對其進(jìn)行修改。如分別修改為“項(xiàng)目名 稱”、“項(xiàng)目內(nèi)容”。自動調(diào)整字體： 表示“名稱 1 ” 、 “名稱2”字體大小、 前景色和背景色是否隨著選項(xiàng)卡“字體顏色”中的設(shè)置改變而自動變化。4取數(shù)公式自定義報(bào)表中的數(shù)據(jù)錄入和表間取數(shù)是十分靈活的，系統(tǒng)

15、會自動根據(jù)用戶在單元內(nèi)輸入的 數(shù)據(jù)，判斷數(shù)據(jù)類型，同時(shí)用戶還可以使用強(qiáng)大的“公式向?qū)А惫δ苋〉霉?。如果用戶輸?的是 0-9的數(shù)字，則該單元會自動定義為數(shù)字型，可以參加運(yùn)算；如果輸入的是字母，則該單元 定義為字符型，不能參加運(yùn)算；如果輸入的內(nèi)容是以“=”號打頭的，則該單元系統(tǒng)自動定義為取數(shù)公式。報(bào)表取數(shù)公式語法與自動轉(zhuǎn)賬相同，通過取數(shù)公式可取到賬上的任意的數(shù)據(jù)。舉例 4-1 ：利用通用軟件自定義一張貨幣資金表。要求：5行4列，第一行行高8mm其他行行高默認(rèn)，所有列列寬為 25mm報(bào)表表頭為三號， 宋體，加粗并居中。表內(nèi)列標(biāo)題用 5號宋體，C3 C4 D3 D4由賬套取數(shù)，C5 D5用自定義公

16、式 計(jì)算，數(shù)據(jù)格式根據(jù)樣表確定，負(fù)數(shù)用紅色，保存為“貨幣資金表”。一般地，完成了以上步驟，報(bào)表的格式和內(nèi)容就已確定，如果以后每月都以同樣的格式和內(nèi)容報(bào)表， 就可以將定義好的報(bào)表作為模板保存下來， 以后便可以直接調(diào)用進(jìn)行報(bào)表編制工作。目前，許多報(bào)表管理軟件都提供了若干行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表結(jié)構(gòu)，我們也可以直接調(diào)用或根據(jù) 需要略加修改作為模板保存后，用于編制報(bào)表。第三節(jié) 報(bào)表輸出與分析一、報(bào)表輸出當(dāng)財(cái)會人員利用會計(jì)報(bào)表系統(tǒng)編制好報(bào)表后，這些報(bào)表就以文件形式保存起來。為了企業(yè) 的管理者、投資人、債權(quán)人、財(cái)政和稅務(wù)等部門能按其需要查看會計(jì)報(bào)表，就需要進(jìn)行報(bào)表輸 出。報(bào)表輸出一般有以下幾種方式：1屏幕顯示（查詢

17、）。2打印機(jī)輸出。3磁盤輸出。4網(wǎng)絡(luò)傳輸。通用軟件提供了以下主要報(bào)表的輸出功能。（一）日報(bào)表通用系統(tǒng)為用戶提供了日報(bào)表的查詢功能 , 使用戶能和時(shí)地了解某一天所發(fā)生的業(yè)務(wù) , 包括 當(dāng)天的發(fā)生額、前一天余額、當(dāng)天余額和借貸發(fā)生額筆數(shù)。（二）試算平衡表試算平衡表用于輸出和查詢所選期間的各科目的期初余額、本期發(fā)生額和期末余額數(shù)據(jù)?？梢圆樵儾煌臅?jì)期間以和不同幣別的試算平衡表數(shù)據(jù)。（三）科目余額表 通用系統(tǒng)為用戶提供了科目余額表的查詢功能。（四）自定義報(bào)表 通用系統(tǒng)為用戶提供了自定義報(bào)表的查詢功能。（五）引出報(bào)表 通用系統(tǒng)為用戶提供了報(bào)表的引出功能。二、報(bào)表分析 報(bào)表分析是指使用各種方法對報(bào)表的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。（一） 分析企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況 財(cái)務(wù)狀況分析是對企業(yè)截止報(bào)告期的資產(chǎn)、負(fù)債和所有者權(quán)益的結(jié)構(gòu)、比例和變化趨勢等 情況進(jìn)行分析。對企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況分析又可分為結(jié)構(gòu)分析、 比較分析、 趨勢分析、 比率分析等 4種分析方法。（二） 企業(yè)損益情況分析 企業(yè)損益情況分析是對企業(yè)本期、本年累計(jì)和任一會計(jì)期間的盈利狀況和盈利能力進(jìn)行分析。 對企業(yè)損益情