信貸業(yè)務檔案管理辦法(1)

1、信貸業(yè)務檔案管理暫行方法第一章總則第一條 為了進一步規(guī)范信貸業(yè)務檔案管理，切實做好信貸風險限制基礎工作，依據(jù)信貸管理基本方法、貸后管理基本方法等規(guī)定，制定本方法。其次條 本方法所稱信貸業(yè)務檔案是指本公司在辦理信貸業(yè)務過程中形成的，用以記錄和反映信貸業(yè)務全過程的真實記錄資料，包括借款人和擔保人基礎資料、貸后管理資料、法律文件和信貸運作資料等重要文件、憑據(jù)和圖表、聲像。第三條 信貸業(yè)務檔案管理要遵循以下原則：（一）剛好完整、真實有效原則。信貸部門負責信貸業(yè)務檔案移交前的收集、整理和立卷工作，并對移交前檔案資料的真實、完整、有效、保密等負責；綜合檔案部門負責客戶信貸業(yè)務檔案移交后的整理、立卷、歸檔、

2、保管和日常維護工作，并對移交后的客戶信貸業(yè)務檔案的平安管理、供應利用、銷毀整理、保密等負責。（二）保密性原則。信貸業(yè)務檔案涉及國家、本公司和企業(yè)的隱私，檔案管理人員、調閱人員和其他相關人員均需嚴格執(zhí)行保密制度。（三）規(guī)范管理原則。信貸業(yè)務檔案管理是本公司綜合檔案管理體系的一部分，信貸部門應協(xié)作綜合檔案部門，依據(jù)法人客戶信貸業(yè)務檔案由縣級聯(lián)社集中統(tǒng)一管理和其它信貸業(yè)務檔案屬地管理的原則進行規(guī)范化管理。做到原始資料賬冊化，資料內容標準化，檔案移交制度化，檔案管理電子化。其次章信貸業(yè)務檔案管理職責第四條 本公司以客戶為單位建立信貸業(yè)務檔案，落實特地部門和人員統(tǒng)一管理。第五條 客戶經(jīng)理職責?？蛻艚?jīng)理負

3、責收集整理所經(jīng)辦業(yè)務的信貸資料，將已審批或發(fā)放信貸業(yè)務的資料于月后10個工作日內交管理員統(tǒng)一歸檔管理，不得長期留存信貸資料原件。抵押物他項權證、產(chǎn)權證明書、保險單、質押權利的證明、有價單證等重要物品原件應于收件當日移交會計部門現(xiàn)金庫管理，納入表外科目核算。第六條 信貸部門職責。信貸業(yè)務檔案形成后、移交檔案庫前，信貸部門負責收集管理信貸業(yè)務檔案。信貸部門要依據(jù)誰經(jīng)辦、誰負責的要求，仔細履行信貸業(yè)務檔案管理職責，對所管理信貸業(yè)務檔案的真實性、有效性、規(guī)范性、完整性和保密工作負責。信貸管理系統(tǒng)是信貸電子檔案的主要檔案庫，信貸部門要嚴格執(zhí)行信貸管理系統(tǒng)相關管理規(guī)定，確保信貸電子檔案信息剛好、精確、真實

4、和完整，保證電子文檔和紙質文檔在時間和內容上的統(tǒng)一性。第七條 不良貸款按規(guī)定移交給綜合部后，由該部門履行客戶檔案管理職責。第八條 信貸業(yè)務檔案庫管理員職責。信貸業(yè)務檔案庫負責審核、接收相關部門移交管理的信貸業(yè)務檔案資料，并對入庫檔案資料的規(guī)范性和完整性把關；依據(jù)信貸業(yè)務檔案管理要求規(guī)范管理入庫檔案；嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，做好檔案保密工作；負責信貸業(yè)務檔案的各項基礎管理工作。信貸業(yè)務檔案庫管理員有權對相關機構和部門的信貸業(yè)務檔案管理工作進行指導和監(jiān)督。第三章信貸業(yè)務檔案內容第九條 信貸業(yè)務檔案資料分為五類：（一）權證類：采納抵押、質押擔保方式的信貸業(yè)務，能夠證明對抵押物、質押物享有全部權和處置權的要

5、件；（二）要件類：辦理信貸業(yè)務過程中產(chǎn)生的能夠證明信貸業(yè)務的合法性、合規(guī)性的基本要件；（三）管理類：法人客戶的基本資料；（四）保全類：貸后管理及資產(chǎn)風險管理的相關資料；（五）綜合類：本公司內部管理資料。第十條 信貸業(yè)務檔案依據(jù)客戶建立，一戶一檔，一筆（項）一卷，即一個客戶除權證類原件（只保存復印件）以外的全部檔案存放在一起，一筆業(yè)務（一個項目）的檔案設為一卷（一個借款合同項下分次發(fā)放的視同一筆），每個客戶檔案內再分權證區(qū)、要件區(qū)、管理區(qū)、保全區(qū)和綜合區(qū)，分別存放各區(qū)規(guī)定的資料。第十一條 權證類檔案包括：抵押物他項權證、產(chǎn)權證明書、保險單、質押權利的證明、有價單證的復印件（原件入會計部門金庫保管

6、），抵押物（質物）評估報告或作價依據(jù)，抵押物清單，法人客戶貸款的抵押（質押）公證書，有權機關辦理的抵(質)押登記表。第十二條 要件類檔案包括：（一）企業(yè)授信狀況有關資料、企業(yè)信用等級評定報告和審定看法、各類法人客戶信貸業(yè)務申請報告和申請書、各類法人客戶信貸業(yè)務調查報告、各類法人客戶信貸業(yè)務調查審查審批表、審貸會會議紀要；（二）貸款意向書、貸款承諾函、各類法人客戶信貸業(yè)務借款合同（協(xié)議書）、借據(jù)、擔保合同（擔保協(xié)議）或擔保函、核保書、抵（質）押核實書、以保證保險為擔保的保證保險合同、貸款法律審查看法、保證金進賬證明資料、外匯貸款（轉貸款）和對外擔保在外匯管理局登記的證明文件或上級聯(lián)社下發(fā)的生效通

7、知，以及涉及貸款審查、審批、發(fā)放的其他必要資料。（三）非融資類擔保業(yè)務還應包括擔保涉及的有關合同、協(xié)議、標書及其他能夠證明真實、合法交易背景的資料。融資類擔保業(yè)務應包括政府有關部門批準的年度融資安排，擔保項目可行性探討及批復，擔保涉及事項依據(jù)規(guī)定需事先獲得有關部門批準或核準的，應有有關部門批準或核準的文件。第十三條 管理類檔案包括：（一）借款人和擔保人的相關資料：企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照副本或復印件、事業(yè)單位登記表副本或復印件、企業(yè)資質登記證復印件、特種經(jīng)營許可證復印件、稅務登記證（國稅、地稅）復印件、外商投資企業(yè)批準證書復印件、外商投資企業(yè)外匯登記證復印件、中華人民共和國組織機構代碼證書復印件、事業(yè)

8、法人證書復印件、民辦非企業(yè)法人登記證書復印件、及某些行業(yè)必備的衛(wèi)生許可證復印件、前置許可證明復印件；貸款卡證明材料復印件以及最新年檢證明，企業(yè)法人注冊資本驗資報告復印件或有關注冊資原來源的證明材料；法定代表人、負責人或代理人的身份證明復印件，法定代表人、負責人或代理人的簽字樣本，法人授權證明書，企業(yè)章程、聯(lián)營協(xié)議復印件，印鑒卡，借款人企業(yè)項目責任人任職資格表，企業(yè)變更登記有關文件的復印件；企業(yè)各期財務報表，企業(yè)轉制、改組等重大行為的相關資料，有關審計報告，須要政府管理部門批準事項的文件復印件等。（二）自然人作為保證人的還應包括保證人及配偶的有效身份證件、保證人的居住證明、保證人財產(chǎn)及收入狀況證

9、明、保證人及配偶同意供應擔保的書面文件。第四章信貸業(yè)務檔案管理第十七條 信貸業(yè)務檔案的整理、移交和歸檔。（一）信貸業(yè)務檔案的整理及移交。信貸部門經(jīng)辦人員要按信貸業(yè)務檔案內容的分類要求對檔案資料逐筆整理、排序、組卷，編制歸檔書目，剛好移交。信貸業(yè)務檔案庫管理員要剛好對相關部門移交的檔案資料進行收集整理，歸檔入庫；建立書目索引，記錄信貸部門移交的信貸業(yè)務檔案資料，審核確認移交檔案資料的規(guī)范性和完整性，并與移交人員共同在移交檔案書目(一式兩份，各留存一份)上簽字。（二）信貸業(yè)務檔案的歸檔。檔案資料歸檔要便于保管、查找和利用。1立卷、建檔要求：檔案資料要按戶編號建檔，專盒(或夾)保管，標明客戶全稱和立

10、檔時間。檔內有多筆業(yè)務的，要按筆立卷，以信貸業(yè)務審批時間排列卷號。卷內資料依據(jù)信貸業(yè)務檔案內容的分類要求進行排序?？蛻艋举Y料可以歸集后獨立組卷，作為首卷；授信、最高額抵押擔保作為單筆業(yè)務立卷。2書目、標注要求：以便利檢索為目的，分層次建立三級書目。一是建立檔案庫客戶書目，檢索定位到客戶層次，法人客戶及個人客戶分開編目。二是以客戶為單位建立檔案書目,檢索定位到單筆業(yè)務，檔案書目應包括客戶名稱、卷號、卷名(包括審批時間、業(yè)務品種、金額、期限)等，并注明卷與卷之間的從屬關系。三是建立卷內書目，檢索定位到詳細業(yè)務資料。3裝訂要求：已結清信貸業(yè)務要按卷裝訂成冊，以運作程序及資料形成時間編制頁碼。4貸款

11、臺賬等難以逐戶歸檔的信貸業(yè)務檔案以及核銷客戶檔案等重要檔案另柜存檔。貸款審查審批表、會議紀要、會議記錄本等貸審會檔案，以會次裝訂成冊，逐年建檔。第十八條貸后檢查記錄、貸款五級分類資料、企業(yè)各期財務報表、各種證書的年檢證明復印件等業(yè)務后續(xù)資料，應剛好移交。即主管信貸員（客戶經(jīng)理）取得資料后，實時或批量移交給原信貸檔案接收部門的貸后監(jiān)督檢查部門指定人員，雙方簽字確認。貸后監(jiān)督檢查部門在規(guī)定時間內審核完畢后，次日由指定人員將全部資料移交給綜合部。第十九條 信貸業(yè)務檔案的借閱（一）內部人員借閱信貸業(yè)務檔案。借閱本人經(jīng)辦業(yè)務資料的，信貸業(yè)務檔案庫管理員負責登記借閱人員名單、時間、借閱內容和借閱用途，借閱

12、人簽字確認。因工作須要借閱他人經(jīng)辦業(yè)務資料的，應由借閱人出具借條，并由借閱部門負責人簽字同意方可借閱。借閱的檔案不得涂改、圈劃、復制、拆散原卷冊，用后必需剛好歸還。（二）外部人員借閱信貸業(yè)務檔案。信貸業(yè)務檔案要嚴格保密，原則上不對外借閱。當出現(xiàn)經(jīng)濟糾紛、案件等狀況，法律、法規(guī)明確規(guī)定的有權機關依法需查閱、影印時，必需持有幫助查詢通知書或其他有效法律文書，以及查閱人工作證明。查閱時，本公司應有專人在場陪伴，不得將原件借出。如遇特別狀況，確需外借的，需經(jīng)檔案保管部門負責人和主管檔案工作的領導簽字同意后，方可外借。外借檔案必需填寫檔案外借單，登記外借人姓名、外借日期、外借檔案內容、外借緣由及歸還日期

13、等。存放在金庫的權證類檔案，一律不得外借其次十條。要建立信貸業(yè)務檔案調閱登記制度。其次十一條 檔案庫房建設及檔案存放。檔案庫房要依據(jù)當?shù)卣畽n案行政管理部門的相關要求設置。檔案庫應配置相應鐵柜和防盜、防火、防強光、防潮濕、防蟲蛀等方面的設施。其次十二條 檔案保管。檔案管理人員要對信貸業(yè)務檔案妥當保管，嚴格遵守保密制度，不得違規(guī)借出或透露檔案內容。主管部門要定期檢查信貸業(yè)務檔案的保管狀況，檢查間隔期為每半年一次，并書面記錄檢查結果。檔案保管期限：短期信貸業(yè)務到期結清的，其信貸業(yè)務檔案再保管期限為至少5年；中長期信貸業(yè)務到期結清的，其信貸業(yè)務檔案再保管期限為至少10年；信貸業(yè)務到期時未結清，其后以

14、現(xiàn)金或以資抵債方式收回的，短期信貸業(yè)務檔案再保管期限為至少10年，中長期信貸業(yè)務檔案再保管期限為至少15年；信貸業(yè)務到期未結清、至今未收回的(包括已核銷的信貸業(yè)務)信貸業(yè)務檔案、各種報表的年度匯總表、檔案保管及銷毀清冊要永久保管。其次十三條 信貸業(yè)務檔案的銷毀。保管期滿的法人客戶信貸業(yè)務檔案要依據(jù)以下程序銷毀：（一）檔案管理部門提出銷毀看法，編制法人客戶信貸業(yè)務檔案銷毀清冊，列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。（二）經(jīng)檔案保管部門的負責人同意，并在法人客戶信貸業(yè)務檔案銷毀清冊上簽署看法。（三）檔案管理部門和信貸管理部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀信貸業(yè)務檔案前，應依據(jù)銷毀清冊上所列內容清點核對；銷毀后，要在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷狀況報告主管信貸管理部門的負責人。其次十四條 對于未按本規(guī)定履行職責，造成檔案損毀、遺失，及擅自銷毀、擅自對