ERP的業(yè)務、財務數據一體化設計思路學習資料

1、Good is good, but better carries it.精益求精，善益求善。ERP的業(yè)務、財務數據一體化設計思路-ERP的業(yè)務、財務數據一體化設計思路一、引言ERP(EnterpriseResourcePlanning，企業(yè)資源計劃)是提高企業(yè)管理效率的重要手段，既是軟件系統的應用，更代表了一種全新的管理理念，它以供應鏈為核心，基于流程的管理思想，與傳統的基于職能崗位的管理思想完全不同，流程的規(guī)范化是企業(yè)成功實施ERP的必備條件，企業(yè)進行BPR(BusinessProcessReengineering)業(yè)務流程重組以后才能實施ERP，產生預期的效益。對于生產制造企業(yè)而言，涉及生

2、產、經營、管理的各個環(huán)節(jié)。企業(yè)實施ERP時，需要將財務數據與業(yè)務數據有效集成，業(yè)務信息輸入系統后能夠實時、準確生成財務信息，實現物流與資金流的統一。如果不能對企業(yè)業(yè)務流程重組或優(yōu)化處理，流程達不到規(guī)范化要求，ERP的先進理念就得不到充分展現，就無法發(fā)揮其應有的效率，而只是軟件系統的簡單應用。因此，根據業(yè)務流程對會計流程重組或優(yōu)化設計是ERP實施過程中必不可少的重要環(huán)節(jié)。研究企業(yè)運作過程的核心環(huán)節(jié)即供應鏈環(huán)節(jié)中物資和信息的流動過程，以及ERP系統實現業(yè)務信息與財務信息自動轉化的方法。在此基礎上設計出ERP環(huán)境下會計業(yè)務流程優(yōu)化的策略是本文將要解決的問題。ERP環(huán)境下會計業(yè)務流程優(yōu)化技術的設計ER

3、P系統由若干模塊組成，其處理過程與物流同步進行，企業(yè)生產的各個環(huán)節(jié)均伴隨著物資流和信息流，在物資流動時，各種單據同步輸入ERP系統并傳遞至財務子系統，自動產生查詢、管理決策所需的數據。ERP中的財務子系統負責會計信息的集成化管理，即通過數據模型和共享數據庫的建立，使用統一的數據管理和通用數據接口實現數據的集成、管理與控制。會計信息的處理模式由傳統的“原始憑證一記賬憑證一賬簿一會計報表”轉化為“原始憑證一數據庫一賬簿報表”的內部管理模式。會計業(yè)務流程的優(yōu)化技術主要有自動憑證觸發(fā)技術、會計業(yè)務多樣化信息處理技術、引擎技術和聯機事務處理技術。1、自動憑證觸發(fā)技術自動憑證觸發(fā)的設計思想是：經濟業(yè)務發(fā)生

4、時，部門信息處理人員將單據信息輸入數據庫，數據庫中變動的業(yè)務信息傳遞至ERP的財務子系統，即自動觸發(fā)憑證模板，根據業(yè)務與賬戶之間的關系形成會計數據，再將業(yè)務單據的摘要、賬戶、日期、金額等數據填入憑證相應欄目。系統將自動產生會計憑證，并以憑證形式顯示或打印。從原始憑證（單據信息）錄入業(yè)務子系統開始到記賬憑證的形成，再到賬簿的產生，其本質都是通過指定條件從數據庫中調出記錄和字段內容，自動觸發(fā)形成，在這一過程中，憑證及其他數據的源頭都是業(yè)務單據，由于數據源頭的唯一性，保證了數據的準確性與一致性。2、會計業(yè)務多樣化信息處理技術財務數據庫所存貯的數據流不僅隱含改變企業(yè)資產、負債、所有者權益的財務會計事項

5、的數據，而且還包含管理人員所需的企業(yè)戰(zhàn)略決策、計劃、控制和業(yè)績評價方面的作業(yè)細節(jié)數據，呈現多樣化。信息使用者可根據決策需求，選擇各種會計處理方法對其再加工處理，生成所需的決策視圖。通過引入事件驅動規(guī)則構成會計憑證生成方法，形成會計業(yè)務多樣化(diversification)處理過程。將規(guī)則劃分為事件、條件和過程3個部分，當事件發(fā)生時，從多種可能條件中選擇一個條件，執(zhí)行相應的過程，而這個動作可能就是一個套用憑證模板，產生一張機制憑證。3、引擎技術引擎(Engineer)是一個連接數據庫和應用系統的程序段，用來采集、處理、輸出會計相關信息，是基于數據庫語言來設定整個應用系統運作模塊的參數，可以重置

6、數據庫結構，還能夠主動引導設計過程。引擎與使用者問處于一個互動性的關系，具有很高的自主性，會保護系統免于不當設計的損害。通過引擎能夠建立各環(huán)節(jié)數據的自動傳遞，實現各子系統的聯動和同步處理。4聯機事務處理技術事務(transaction)是指作為單個邏輯工作單元執(zhí)行的一系列操作。是確?！巴瑫r成功則成功，任何一步失敗則全部失敗”的一種機制。一個事務往往包括3種動作：開始事務、提交事務和撤銷。從開始事務到提交事務過程中所發(fā)生的一切數據庫修改全部成功才能提交到數據庫保存，只要有一個動作失敗，必須恢復修改前的狀態(tài)。在ERP中，通過聯機事務處理系統(On-LineTransactionProcessing

7、，OLTP)實現，例如在銀行存款時，先鎖定賬號，到存款過程結束才釋放賬號，保證賬號與金額的一致性。二、ERP環(huán)境下會計業(yè)務流程的優(yōu)化設計ERP是在MRP(制造資源計劃)的基礎上發(fā)展起來的，對于制造企業(yè)而言，核心是供應鏈，包括3個環(huán)節(jié)：企業(yè)的采購環(huán)節(jié)、生產制造環(huán)節(jié)、銷售環(huán)節(jié)。1、供應鏈會計業(yè)務流程的優(yōu)化目標企業(yè)從原材料和零部件采購、運輸、加工制造、分銷直至最終送到顧客手中的過程被看成是一個環(huán)環(huán)相扣的鏈條，稱為供應鏈(SupplyChain)。我們不是孤立地看待鏈上的各個企業(yè)，而是把從供應商、制造商到銷售商、用戶的整個供應鏈看成一個有機整體。供應鏈流程主要由物流、信息流及資金流3部分構成。在ERP

8、環(huán)境下。信息流是核心，物流是保障，而資金流則是實現的手段。三者之間的有效互動構成了一個完整的同步處理模型。傳統供應鏈管理存在的缺陷包括：基礎管理薄弱、流程與制度不規(guī)范；業(yè)務處理效率低、部門職責不清晰；財務業(yè)務脫節(jié)，經營分析滯后，庫存量大，信息傳遞速度不準時處理需求單一。而在ERP環(huán)境下，企業(yè)可以及時掌握企業(yè)生產、庫存情況?？焖夙憫蛻粜枨螅行Ч芾砜刂其N售價格，管理訂單、發(fā)貨、出庫、開票全過程，配合采購、銷售、生產等業(yè)務控制物料收發(fā)，隨時掌握庫存，做到賬實相符，防止呆滯料和庫存積壓，減低庫存成本。為企業(yè)決策提供數據支持。供應鏈會計業(yè)務流程的優(yōu)化目標是：規(guī)范流程，去除人為因素，確?；A數據完善無

9、誤；減少庫存量通過JIT(敏捷制造)，努力實現零庫存；系統內信息準確輸送。及時反饋共享，與財務系統協同工作，自動完成供需協調，實現供應鏈的無縫連接。2、供應鏈會計處理流程的優(yōu)化設計供應鏈會計業(yè)務流程優(yōu)化設計的基本思路是：將供應鏈業(yè)務流程與會計處理流程融合，以業(yè)務流程為導向，利用自動憑證觸發(fā)技術、業(yè)務多樣化技術、引擎技術和聯機事務處理技術，實現財務、業(yè)務信息協同處理，實時生成。數據信息實現數據的一方錄入，多方使用，實現數據共享。其集成實現過程主要有3步：基礎資料錄入設計。主要完成對供應商信息、部門信息、職員信息、物料信息、計量單位信息、會計科目信息、物料供貨信息等基礎資料的錄入，基礎資料的準確與

10、否，直接關系到會計信息的質量，所以必須錄入準確、完整的基礎資料數據。系統參數設計。這是優(yōu)化設計的關鍵一步，ERP系統既要保證通用性，也要滿足用戶的特殊需要通過設置多種事務處理方法，用戶要根據企業(yè)實際情況認真確定參數，實現由通用軟件到個性化定制的轉化。如暫估業(yè)務處理方式的選擇、預警數目的設置、多級審核的設置等。當然，這些參數設計的難易、優(yōu)劣完全依賴于ERP系統本身所提供的系統參數，不同的ERP系統其參數的設計原理及操作的易用性是有很大區(qū)別的。憑證模板設計。即設置事務處理對應的會計科目(包括總賬科目和明細賬科目)及會計科目上的借貸關系。生成憑證是業(yè)務系統與財務系統的接口，系統通過實時生成憑證，實現

11、財務與業(yè)務數據的集成，而要實現實時、自動生成憑證，憑證模板的設置是關鍵。當經濟業(yè)務發(fā)生時，通過憑證觸發(fā)機制自動選擇相應憑證模板，自動生成憑證。供應鏈的憑證模板主要有采購入庫憑證模板、銷售出庫憑證模板、采購費用發(fā)票憑證模板、付款憑證模板、收款憑證模型、轉賬憑證模型等。通過執(zhí)行以上3個步驟，基本能夠實現與供應鏈業(yè)務有關的采購、生產、倉管、銷售、財務等各部門的集成。ERP系統之所以能夠實現財務與業(yè)務數據的集成，引擎機制起著非常重要的作用。它實時檢測數據庫中的數據變化情況，一旦金額字段發(fā)生改變。則自動觸發(fā)相應代碼，自動處理記賬、過賬業(yè)務并為報表系統提供相關的報表數據，結果存人數據庫或者以表單方式顯示，

12、同時通過其智能分析程序處理分析，向相應的管理會計報表系統提供數據支持，生成決策所需的各種報表、報告等信息。三、供應鏈會計業(yè)務流程優(yōu)化過程的實現網絡及數據庫技術的發(fā)展，為供應鏈信息的集成提供了技術上的支持，為實現ERP先進的管理目標提供了可能，供應鏈業(yè)務流程優(yōu)化的基本思想是將企業(yè)業(yè)務處理和會計信息處理流程融合為一體，融合財務會計和管理會計職能，從全局的角度構建整體化的供應鏈流程體系。下面以采購環(huán)節(jié)為例進行具體描述，其他業(yè)務與此方法相同。企業(yè)的采購環(huán)節(jié)包括獲取原材料并支付現金或銀行存款，通常包括下單、稽催、入庫、退貨、對賬和付款等基本環(huán)節(jié)。按照業(yè)務流程重組的思想，企業(yè)要以企業(yè)目標為導向調整業(yè)務流程

13、和組織結構，打破傳統職能部門的界限。由一個人或一個工作團隊來完成某一業(yè)務的所有步驟，讓決策產生在信息生成的地方。在ERP系統中記賬工作也已經變得非常簡單，只需要工作人員按一下按鈕發(fā)出指令，就可以由系統自動完成整個記賬過程。在ERP環(huán)境下，甚至可以設置憑證審核以后由系統自動記賬其實記賬操作只是指揮計算機在相應數據庫中的記錄上做個標志。隨著ERP系統的完善，針對各種可能出現的業(yè)務情形，設置了相應的會計憑證模板與之對應，企業(yè)經濟業(yè)務發(fā)生時，能由系統自動生成準確無誤的會計憑證。或者根據單據直接登記賬簿。對于采購環(huán)節(jié)應付賬款的處理，遵循決策產生在信息生成的地方這一原則，在輸入發(fā)票的同時系統能夠自動檢查有關的采購單和收貨單，進行三方匹配，匹配成功即可以執(zhí)行付款，而不必再等到財務部發(fā)出付款指令。即在處理業(yè)務單據的同時處理相關會計業(yè)務信息，當流程走完，則整個采購過程結束。四、結束語在傳統崗位分工的情況下，作業(yè)流程被分