如何提高工作效率（115頁)ppt課件

1、第一章：樹立高效認(rèn)識一、如何正確評價(jià)本身效率情況評價(jià)預(yù)備任務(wù)相當(dāng)重要，它影響著評價(jià)過程的順利進(jìn)展和評價(jià)結(jié)果的有效性，預(yù)備階段的主要目的是使一切相關(guān)人員，包括一切評價(jià)得與受評者，以及一切能夠接觸或利用評價(jià)結(jié)果的管理人員，正確了解實(shí)施360度評價(jià)的目的和作用，進(jìn)而建立起對該評價(jià)方法的信任。二、如何樹立效率觀注重任務(wù)節(jié)拍改良任務(wù)方法及時(shí)完成任務(wù)將效率觀念融入日常任務(wù)中提示您效率的提高不意味著效益的提高，假設(shè)方向錯(cuò)誤，效率越高，損失越大。提示您在經(jīng)理人的實(shí)踐任務(wù)中，也會遇到要提早完成的任務(wù)，此外，對于需求他人配合完成的事情，最好也不要運(yùn)用及時(shí)完成的原那么。由于即使您能充分掌握本人的時(shí)間，到時(shí)假設(shè)他人不

2、能充分配合而這是非常有能夠的事情，很能夠就無法及時(shí)完成。三、如何掌握帕累托原那么活用ABC分類法確定任務(wù)順序合理的目的規(guī)劃合理利用時(shí)間提示您根據(jù)規(guī)劃執(zhí)行，我們即可自動(dòng)地利用方案，使資源有在控制之中，而不只是被動(dòng)地反響，任務(wù)效率自然提高。四、如何正確運(yùn)用效率管理實(shí)際制定效率規(guī)范分析當(dāng)前管理情況進(jìn)展效率對比及時(shí)反響第二章：確定有效的任務(wù)目的一、如何確定任務(wù)職責(zé)防止職責(zé)交叉防止職責(zé)重疊明確本身才干正的任務(wù)方式提示您職責(zé)交叉的任務(wù)由于沒有明確各崗位的職責(zé)權(quán)限，必將導(dǎo)致任務(wù)中崗位職責(zé)不清、多頭指點(diǎn)、互要推諉，并因此降低任務(wù)的效率提示您“一崗一份描畫書指的是對每一崗位的闡明和規(guī)定細(xì)那么都應(yīng)構(gòu)成一份書面文件

3、，確保每位任職者持有一份。二、如何設(shè)定個(gè)人任務(wù)目的詳細(xì)化Specific可衡量Measurable與整體目的一致Aligned具有相關(guān)性Relevant明確截止期限Time-based提示您每個(gè)人都不會只需一個(gè)任務(wù)目的，設(shè)定目的時(shí)，應(yīng)給予每工程標(biāo)一個(gè)目的指數(shù)，來決議目的的優(yōu)先級，一切目的指數(shù)的總和必需是100%。三、如何制定任務(wù)方案分析任務(wù)研討任務(wù)細(xì)分任務(wù)提示您假設(shè)您發(fā)現(xiàn)要拖延的理由比較多，把這件任務(wù)丟掉，去找別的任務(wù)。假設(shè)您不斷在做一件任務(wù)，而它會使您憂慮，有波折感，而又使您想繼續(xù)做下去。假設(shè)不是真有一個(gè)好理由讓您繼續(xù)做它，那就別做這件事了，重新開場一項(xiàng)新任務(wù)吧！提示您細(xì)分您的任務(wù)，對那些不

4、太令人愉快的任務(wù)尤其有效。即使是不喜歡做的任務(wù)，每個(gè)人也都能做上短短的一些時(shí)間。因此，把困難的任務(wù)分解成細(xì)小的任務(wù)，然后把它們安排在您喜歡的任務(wù)空檔之中，這樣您就可以利用零碎的時(shí)間完成它。如何進(jìn)展目的管理提高整體效能一致目的和責(zé)、權(quán)、利的關(guān)系及時(shí)反響表達(dá)考核的效果提示您目的管理在實(shí)際中往往被曲解運(yùn)用。管理者為下屬設(shè)立目的，假設(shè)他完成了目的，就會獲得獎(jiǎng)賞；假設(shè)失敗，就會被解雇，管理者只看結(jié)果。人們在這種情況下任務(wù)，壓力宏大，最后導(dǎo)致整個(gè)體系的解體。目的管理的精華是需求共同的責(zé)任感，它依托團(tuán)隊(duì)協(xié)作。管理者要問本人，能否就義務(wù)選配了最適宜的人選，能否勝利引導(dǎo)，協(xié)助、鼓勵(lì)和開展他的下屬去了解和實(shí)現(xiàn)組織

5、的目的。第三章：合理安排義務(wù)如何開出義務(wù)清單列舉出所要做的一切事情分類清單上的每一項(xiàng)義務(wù)給出清單上義務(wù)的優(yōu)先權(quán)確定義務(wù)清單提示您義務(wù)的分類主要為經(jīng)理人支配資源下屬、資金、人事關(guān)系等提供根據(jù)，合理的義務(wù)分類，將極大地發(fā)揚(yáng)可支配資源的效能，從而大大提高經(jīng)理人的任務(wù)效率。二、如何確定任務(wù)順序列出清單畫圖進(jìn)展分類定位每項(xiàng)義務(wù)確定任務(wù)順序提示您涉及關(guān)系到組織開展的任務(wù)必需求同上司或公司顧問討論，這樣做的一大益處是防止南轅北轍，同時(shí)也會加強(qiáng)您完成任務(wù)的自信心。三、如何為任務(wù)義務(wù)安排適當(dāng)?shù)臅r(shí)間設(shè)定重點(diǎn)設(shè)定優(yōu)先順序巧用ABC分析法四、如何撰寫任務(wù)義務(wù)進(jìn)度和所花時(shí)間記錄甘特圖里程碑圖提示您根據(jù)整個(gè)方案分解的多個(gè)

6、活動(dòng)項(xiàng)能否同步無關(guān)緊要。五、如何合理分配精神做“最重要與“最迫切的事做本人該做的事頭天做好方案集中精神抓關(guān)鍵提示您有的管理者特別愛管閑事，愛探聽閑事，不是本人職權(quán)范圍內(nèi)的事也要四處探聽、伸手去管，本人的本職任務(wù)搞不好，反而四處為他人操心。這將浪費(fèi)大量的精神，并且這樣的精神浪費(fèi)往往是低效率的，雖然許多管理者甚至以為這是本身價(jià)值的一種表達(dá)。第四章：加強(qiáng)時(shí)間管理一、如何記錄時(shí)間記錄要真實(shí)準(zhǔn)確不要僅憑記憶估計(jì)預(yù)先分配好時(shí)間選擇好本人的記錄方法記錄要真實(shí)準(zhǔn)確要有正確的時(shí)間觀念，要顧惜所擁有的時(shí)間。要有詳細(xì)的任務(wù)方案，這是提供時(shí)間運(yùn)用信息的根底。一定要持之以恒，不能半途而廢，由于記錄時(shí)間是改動(dòng)不良習(xí)慣的第

7、一步，也是進(jìn)展時(shí)間管理的根底，堅(jiān)持下來，您就會發(fā)現(xiàn)，真實(shí)的時(shí)間記錄對您任務(wù)效率的提高會有極大的協(xié)助。要做到客觀地衡量時(shí)間的耗費(fèi)，根據(jù)任務(wù)方案和任務(wù)安排的順序進(jìn)展。提示您時(shí)間分析單，就是根據(jù)設(shè)定的記錄時(shí)間段，列出這段時(shí)間內(nèi)您的各項(xiàng)活動(dòng)，看看時(shí)間都破費(fèi)在哪些方面，作為改良時(shí)間利用方法的分析根據(jù)。二、如何合理支配時(shí)間確定每天的目的最充分地利用您最顯效率的時(shí)間集中精神不要做完人利用間歇時(shí)間掌握辦公室任務(wù)藝術(shù)三、如何合理診斷運(yùn)用的時(shí)間時(shí)間耗費(fèi)的診斷制定完善的任務(wù)方案砍掉浪費(fèi)時(shí)間的活動(dòng)。時(shí)間耗費(fèi)的診斷1、哪些事情根本不用做？在記錄中占多少時(shí)間？不用做的任務(wù)是指無助于目的和成果的任務(wù)，做了就是浪費(fèi)時(shí)間。2、

8、哪些事情可以授權(quán)他人去做?；蛩巳プ鲂Ч?？有效果的管理是經(jīng)過各級的分層管理和任務(wù)，到達(dá)完成義務(wù)的目的。3、哪些事情既浪費(fèi)了本人的時(shí)間，也浪費(fèi)了他人的時(shí)間？我們常講的“文山會海就是這類事例的典型。4、有哪些任務(wù)錯(cuò)誤在過去出現(xiàn)過？占多少時(shí)間？錯(cuò)誤的反復(fù)出現(xiàn)，闡明反響系統(tǒng)出了缺陷，需求檢查調(diào)整。四、如何節(jié)約會議時(shí)間明確召開會議的必要性合理安排和組織會議評價(jià)會議效果合理安排和組織會議1、會議召開的當(dāng)天，主持者應(yīng)提早到達(dá)會議室，檢查會場布置，假設(shè)需求的話可進(jìn)展必要改動(dòng)。2、會議應(yīng)按時(shí)召開。3、在信息傳達(dá)型會議中，信息的表述該當(dāng)簡明扼要、容易了解。4、在決策性會議上，推進(jìn)與會人員處理問題以及作出決策的

9、過程是關(guān)鍵的。提示您備忘錄作為企業(yè)內(nèi)的資料，用于向未到場者和有興趣者傳達(dá)信息，它還可以作為以后召開會議時(shí)的任務(wù)根底。五、如何杜絕做事拖延開展結(jié)合系統(tǒng)各個(gè)擊破平衡表法改動(dòng)思想方式防止過分追求盡善盡美開展結(jié)合系統(tǒng)1、查出受話者的號碼并寫下來。2、決議何時(shí)打3、翻查有關(guān)資料并檢查全面情況4、決議究竟在中應(yīng)怎樣說。5、撥。防止過分追求盡善盡美1、決策環(huán)境本身假設(shè)具有風(fēng)險(xiǎn)性，即是具有不確定性，那么想獲得完備的決策資料是不能夠的。2、管理者假設(shè)能及早進(jìn)展決策，那么當(dāng)決策顯示錯(cuò)誤的跡象時(shí)，他才有時(shí)間采取補(bǔ)救或善后措施。六、如何加強(qiáng)個(gè)人時(shí)間的管理謹(jǐn)防時(shí)間圈套學(xué)會從事務(wù)性任務(wù)中擺脫出來留意時(shí)間的集中運(yùn)用有效地方

10、案與安排本人的時(shí)間有效地方案與安排本人的時(shí)間1、“日之末擬訂明日要到達(dá)的目的和主要活動(dòng)提綱，使次日醒時(shí)就有明確的行動(dòng)方案。2、“周之末總結(jié)本周任務(wù)，擬出下周各項(xiàng)主要任務(wù)的提綱，要求細(xì)到每天要到達(dá)的一項(xiàng)或多工程標(biāo)。3、“月之末總結(jié)本月艱苦事件，擬訂下月到達(dá)的主要目的，要求細(xì)到每周完成的事情4、“季之末同季度目的比較，檢查本季的成果，確定需求采取的補(bǔ)救措施或方案中需求改良的地方。5、歲之末檢查本年度的主要事件，分析勝利與失敗之外，列出下年度七、如何培育善始善終的習(xí)慣調(diào)整生活的步伐擴(kuò)展清閑區(qū)擴(kuò)展清閑區(qū)1、了解您有哪些習(xí)慣存在，也就是尋覓浪費(fèi)時(shí)間的習(xí)慣，最直接的方式就是討教上司或同事，他們會給您中肯的

11、建議。2、要向本人挑戰(zhàn)，愛默生說：“做您所害怕的事，您的害怕將因此被降服。3、找出問題所在后，要制定詳細(xì)的方案來強(qiáng)迫本人改善它們。提示您管理者該當(dāng)明白，不是任務(wù)來配合本人，而是本人的生活步伐要跟上任務(wù)的節(jié)拍。第五章：建立有效溝通系統(tǒng)一、如何與同事良好協(xié)作對不同的人運(yùn)用不同的言語積極傾聽員工的發(fā)言恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用肢體言語堅(jiān)持理性，防止心情化行為減少溝通的層級讓員工對溝通行為及時(shí)做出反響提示您在單獨(dú)傾聽同事意見時(shí)要做好以下幾點(diǎn)：安排一個(gè)好的環(huán)境鼓勵(lì)對方說話，堅(jiān)持適當(dāng)沉默，表示同感說本人內(nèi)心的感受，反映現(xiàn)實(shí)，表示了解二、如何與上司打交道自信，但不自傲尊重，但不卑下服從，但不盲從決斷，但不可擅權(quán)親近，但不親

12、密多聽，但并不等于閉嘴功高不自居，有過不推諉要勇于表現(xiàn)本人，但不可一意孤行要齊心協(xié)力，更要風(fēng)雨同舟要心底無私，更要顧全大局提示您請您記?。荷纤居肋h(yuǎn)是上司，下屬永遠(yuǎn)是下屬，在任何公眾場所對上司都不可有無禮的評議和行為。提示您這里所說的適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)指的是在上司有空閑時(shí)間時(shí)；適當(dāng)?shù)膱鏊冈跓o其他人在場的情況下；適當(dāng)?shù)姆绞?，指語氣必需委婉，可以讓人接受，比如以這樣的語句“對這個(gè)問題，我有個(gè)人人觀念作開場白會讓上司內(nèi)心舒坦，從而為接下來的溝通發(fā)明好的氣氛。假設(shè)不具備這三個(gè)適當(dāng)，千萬不可造次，否那么必需適得其反。三、如何進(jìn)展正確的人際關(guān)系溝通改善個(gè)人人際交往素質(zhì)提高管理任務(wù)程度提示您人際關(guān)系平衡是動(dòng)態(tài)的，

13、需求不斷針對新情況，新問題加以改善，才干堅(jiān)持人際關(guān)系的協(xié)調(diào)。如何建立有效的交流溝通系統(tǒng)健全組織溝通渠道注重改善組織溝通環(huán)境建立一致的企業(yè)文化提示您目前，大多數(shù)企業(yè)的組織溝通還是停留在指示，匯報(bào)和會議這些傳統(tǒng)的溝通方式上。它們不能順應(yīng)社會經(jīng)濟(jì)的開展、組織成員心思構(gòu)造以及需求層次的變化，從而使得組織成員的精神需求不有得到充分滿足，譬如：他們自我價(jià)值的實(shí)現(xiàn)和對組織的歸屬感，集體榮譽(yù)感和參與感的滿足等。而采用因人制宜、因時(shí)制宜的有效溝通方式，那么可以滿足這些方面的精神需求。第六章：創(chuàng)建高效團(tuán)隊(duì)一、如何確定部屬的適宜崗位組織目的原那么責(zé)權(quán)對等原那么責(zé)權(quán)明晰原那么一個(gè)上級原那么權(quán)變原那么提示您當(dāng)權(quán)責(zé)對等時(shí)

14、，組織才干發(fā)揚(yáng)最正確效果，否那么將會影響任務(wù)效率，嚴(yán)重時(shí)出現(xiàn)管理混亂，最終導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)的解散。二、如何提高員工效率善用馬太效應(yīng)善用鯰魚效應(yīng)實(shí)施員工價(jià)值管理三、如何進(jìn)展有效授權(quán)明確授權(quán)范圍掌握授權(quán)重點(diǎn)適當(dāng)?shù)目刂七m時(shí)的鼓勵(lì)提示您其實(shí)，管理者把該授權(quán)的任務(wù)授權(quán)給下屬，既可以節(jié)約本人的時(shí)間和精神，也有利于調(diào)動(dòng)下屬的積極性。這類授權(quán)的風(fēng)險(xiǎn)能常也最低，即使出現(xiàn)某些失誤，也不會影響單位任務(wù)的大局四、如何建立有效的組織構(gòu)造設(shè)定可行目的合理分工一致指揮適當(dāng)?shù)墓芾碇贫蓉?zé)權(quán)相符效能精簡提示您有效的管理組織中，必需是責(zé)權(quán)相互制衡。有權(quán)無責(zé)，就會濫用職權(quán)，責(zé)大于權(quán)，那么一定有些責(zé)任難以實(shí)現(xiàn)；權(quán)大于責(zé)，有能夠節(jié)外生枝。因此，

15、必需實(shí)現(xiàn)責(zé)權(quán)的對等和一致。五、如何塑造團(tuán)隊(duì)精神構(gòu)成團(tuán)隊(duì)成員間的高度信任感設(shè)定明確團(tuán)隊(duì)目的構(gòu)成一致價(jià)值規(guī)范提示您作為管理者，您要擅長表現(xiàn)本人的才干。表現(xiàn)出您的技術(shù)和專業(yè)才干以及良好的商業(yè)認(rèn)識，這樣才干引起他人的敬慕和尊崇。還應(yīng)該特別留意培育和表現(xiàn)您的溝通團(tuán)隊(duì)建立和其他人際交往技藝。這也是建立信任關(guān)系的“催化劑。六、如何堅(jiān)持團(tuán)隊(duì)成員的創(chuàng)新性培育提出問題的才干培育獨(dú)立自主處理問題的才干多思緒處理問題七、如何使團(tuán)隊(duì)高效運(yùn)轉(zhuǎn)強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)精神培育，提高團(tuán)隊(duì)向心力強(qiáng)化共同理想，提高團(tuán)隊(duì)凝聚力強(qiáng)化溝通訊任氣氛，提高團(tuán)隊(duì)親和力強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)鼓勵(lì)機(jī)制，提高團(tuán)隊(duì)?wèi)?zhàn)斗力強(qiáng)化學(xué)習(xí)型組織創(chuàng)建，提高團(tuán)隊(duì)生命力提示您在日常管理過程中，

16、要留意培育每個(gè)成員的參與認(rèn)識，普通性業(yè)務(wù)，大膽放權(quán)讓團(tuán)隊(duì)成員直接處置，成員覺得到管理者對他們的倚重，也會“士為知己者死，自加壓力，精益求精提示您將對人的管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷χ橇?、對技術(shù)的管理，實(shí)現(xiàn)管理方式的變革。這是提高團(tuán)隊(duì)生命力的有效措施。第七章：抑制客觀的低效要素一、如何防止時(shí)間觀念淡薄防止浪費(fèi)時(shí)間學(xué)會節(jié)約時(shí)間恰當(dāng)安排時(shí)間樹立追求時(shí)效的時(shí)間觀提示您人們雖然不能發(fā)明時(shí)間，但可以利用先進(jìn)辦公設(shè)備和高科技工具相對地延伸可以利用的時(shí)間。二、如何防止任務(wù)中的厭倦心情目的要可行培育職業(yè)興趣學(xué)會照顧本人防止任務(wù)單調(diào)任務(wù)強(qiáng)度要適當(dāng)提示您興趣是勝利的先導(dǎo)，熱愛本人的任務(wù)是獲得成果的保證如何減輕任務(wù)壓力合理安排各項(xiàng)任

17、務(wù)時(shí)間完成相對固定的義務(wù)學(xué)會表揚(yáng)本人要有合理的生活習(xí)慣及時(shí)調(diào)整心情提示您當(dāng)您覺得到有壓力時(shí)，您的心情情況就會惡化，進(jìn)而也會影響您的思想、判別力及行為。為了應(yīng)付有壓力的局面，您要改動(dòng)對局面的看法，直到它成為一個(gè)有積極意義的挑戰(zhàn)；要以您也可以改動(dòng)心情形狀，更好地處置它。四、如何防止本身優(yōu)勢要會識別人要知人善任敢用有爭議的人才順應(yīng)組織開展提示您卡耐基的墓志銘可作為管理者的指南：“這里躺著的人，懂得如何運(yùn)用才干比本人強(qiáng)的人在他捭下充分發(fā)揚(yáng)作用。五、如何防止任務(wù)圈套制定方案明確目的多與同事交往堅(jiān)持原那么加強(qiáng)順應(yīng)才干勇于承當(dāng)責(zé)任提示您堅(jiān)持原那么在大多數(shù)情況下會幫您遠(yuǎn)離任務(wù)圈套，由于，即使原那么，那就是大家

18、所共同認(rèn)可的規(guī)范，審時(shí)度勢地堅(jiān)持原那么往往就會讓您處在有利的位置。六、如何防止知識構(gòu)造老化構(gòu)建T型知識構(gòu)造及時(shí)優(yōu)化知識構(gòu)造七、如何防止決策效率低下弄清問題的關(guān)鍵確定參與決策的人選采用恰當(dāng)分析方法聽取不同想法和意見評價(jià)方案的有效性以降低風(fēng)險(xiǎn)提示您請一位愛唱反調(diào)的人來檢查您的決策，并聽取他的反響意見提示您管理者該當(dāng)花時(shí)間為每一個(gè)決策制定客觀的規(guī)范以確保這些搜集到的方案可以改善公司的情況。八、如何防止自我管理松懈擅長控制和調(diào)理本人的心情注重時(shí)效管理規(guī)范言行管理完善的人際關(guān)系管理提示您著名科學(xué)家巴斯德說過：“機(jī)遇偏愛那些有預(yù)備的頭腦。第八章：抑制客觀的低效要素一、如何防止精神分散缺乏獨(dú)立思索盡量避開干

19、擾時(shí)間善用時(shí)間隔離法學(xué)會集中精神提示您除了每天安排一定的思索時(shí)間外，最好再每周安排半天，每月按排一天，作為管理者的“思索時(shí)間。每月管理者占用的“思索時(shí)間約為全部指點(diǎn)任務(wù)時(shí)間的20%左右提示您應(yīng)該在每日方案制定中參考辦公室干擾曲線，相應(yīng)地，您可以并應(yīng)該在無干擾的時(shí)間段做重要的任務(wù)，思索關(guān)系全局的問題。二、如何防止干擾合理安排編制清單設(shè)置適當(dāng)屏障掌握自動(dòng)終了的技巧提示您經(jīng)過事先思索而決議不，遠(yuǎn)比打一個(gè)目的不明、又沒有成果的有價(jià)值的多！提示您談判的開場白的內(nèi)容決議了整個(gè)的過程和終了。三、如何減輕變化對任務(wù)的不利影響制定預(yù)案積極應(yīng)對各種變化要學(xué)會堅(jiān)持提示您讓變化實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定過渡的一個(gè)很重要的內(nèi)容是：鼓勵(lì)您

20、的員工與您一同協(xié)作，讓他們付出最大努力，即使這種變化有時(shí)會使他們的需求達(dá)不到滿足。提示您“柔性技藝還能讓員們擁有全新的思想去對待本人的任務(wù)，擁有全新的方式來處理任務(wù)中面臨的種種突發(fā)問題。四、如何防止辦公環(huán)境的沉悶提供好的任務(wù)環(huán)境營造調(diào)和的人際關(guān)系提示您人類對顏色的反響是非常敏感的，大海和無處山巒的深藍(lán)色會使人們心曠神怡，然而藍(lán)黑色用作室內(nèi)裝飾，就似乎是奧秘和死氣沉沉的。這種顏色覺得和體驗(yàn)有著客觀聯(lián)絡(luò)，普通說來，暖顏色使人感到熱烈、興奮、灼熱、冷顏色使人感到安靜、幽靜、清涼。五、如何防止日常辦公的拖沓充分發(fā)揚(yáng)的優(yōu)勢合理運(yùn)用做好重要文件資料的整理學(xué)會高效的閱讀提示您在午飯前或一天任務(wù)時(shí)間快要終了時(shí)的一段時(shí)間里，人們都不愿啰嗦太多，這時(shí)，把成批地打出去，既省時(shí)，又省力。第九章：改良完善效率考核方法一、如何制定效率考核方案目的性客觀性公平性可操作性合理的衡量規(guī)范提示您效率考核是一把開啟企業(yè)員工