常用公文寫作技巧-行政辦公室PPT幻燈片課件(PPT 40頁)

1、常用公文寫作技巧行政辦公室1 第1頁，共40頁。 目 錄一、公文撰寫的基本步驟二、常用的幾種公文請示會議紀要通報通知函2第2頁，共40頁。公 文 什么是公文？ 國家機關(guān)、社團組織、企事業(yè)單位在公務(wù)活動中按照規(guī)范的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的公務(wù)文書。 公文的種類主要包括：命令、議案、決定、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。3第3頁，共40頁。明確發(fā)文主旨；收集有關(guān)資料；擬出題綱，安排結(jié)構(gòu)；落筆起草，擬寫正文；反復檢查，認真修改。公文寫作的基本步驟4第4頁，共40頁。步驟一、 明確發(fā)文主旨1、文件的中心內(nèi)容是什么？比如相關(guān)工作的改善、主要提出目前情況怎樣、存在哪

2、些問題等。2、根據(jù)文件內(nèi)容，準備采用什么文種？比如，針對下級來文所反映的問題，是寫一個指示或復函，還是一個帶規(guī)定性質(zhì)的通知等。 公文寫作的基本步驟5第5頁，共40頁。3、明確文件發(fā)送范圍和閱讀對象。4、明確發(fā)文的具體要求。例如：是要求對方了解，還是要求對方答復等。公文寫作的基本步驟6第6頁，共40頁。步驟二、收集有關(guān)資料，進行調(diào)查研究 發(fā)文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個主題收集材料。當然，這也要根據(jù)具體的情況。例如，通知、公告，一般來說不需要專門做收集材料和調(diào)查研究工作。步驟三、擬出提綱，安排結(jié)構(gòu)提綱是文件的內(nèi)容要點，把它的主要框架勾畫出來，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進展順利，

3、盡量避免半途返工。 公文寫作的基本步驟7第7頁，共40頁。步驟四、落筆起草、擬寫正文 結(jié)構(gòu)安排好后，擬寫正文。寫作中注意兩點：1、 要觀點鮮明，用材得當。用語不能含糊不清，模棱兩可。有些文件，只講觀點沒有實際材料，就會使人感到抽象空洞、缺乏依據(jù)。而只羅列材料沒有鮮明的觀點，則會使人弄不清要說明什么問題，不了解發(fā)文的意圖 ，特別是情況匯報、工作匯報介紹。2、 要語句簡練，交代清楚。公文寫作的基本步驟8第8頁，共40頁。 步驟五、反復檢查，認真修改自古以來，好文章都是要經(jīng)過反復修改的，寫文件也一樣，尤其是重要文件，往往要經(jīng)過幾次修改才能通過。公文的檢查修改主要從五個方面入手：主題、觀點、材料、結(jié)構(gòu)

4、、語言?？傊?，發(fā)文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問題，具體要達到什么目的，只有對這些問題做到心中有數(shù)，才能夠落筆起草。公文寫作的基本步驟9第9頁，共40頁。案例分析 大家在以上案例中發(fā)現(xiàn)哪些不妥地方？10第10頁，共40頁。案例解析在這份通知中，分別使用了方言和口語：“咱們局”、“就要到了”、“03年”、“快點” ，這樣的語言顯得很隨便，不符合公文規(guī)范嚴謹?shù)奶攸c，而且不夠周密，如：“03年”，是“1903年”還是“2003年”，或者是其他都無法確定。按照公文的規(guī)范嚴謹?shù)囊?，可以改為?1第11頁，共40頁。 以上我們學習了公文寫作過程中要注意的基本步驟。下面我們深入了解日常工作中常用的幾

5、種公文！12第12頁，共40頁。請 示請示向上級請求指示、批準時用的公文。13第13頁，共40頁。 請示由標題、主送機關(guān)、正文、發(fā)文單位和日期五部分組成。一、 標題標題一般有兩種書寫方式：、由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。如*部關(guān)于*的請示；、由事由和文種構(gòu)成，如關(guān)于*的請示。二、 主送機關(guān)指公文受理機關(guān)。請 示14第14頁，共40頁。三、正文緣由：請示目的、原因、依據(jù)。主體：要求審批的具體問題或事項，要寫明確。 結(jié)語：習慣用語有“當否，請批示”、“妥否、請批復”、“以上請示，呈 請核準”等。四、發(fā)文單位和日期要寫明確，以便領(lǐng)導及時批復。請 示15第15頁，共40頁。請 示 請示中應(yīng)注意的問題

6、：一、 一文一事的原則。 切忌在一個請示件中羅列很多不相關(guān)的請示內(nèi)容，使請示事項無法分清主次緩急，上級機關(guān)無從審批或因請示中某一事件不能解決，使得整個請示擱置下來，影響請示事項的及時批復。二、切忌多頭主送。 行文一般只報一個主送機關(guān)。如多頭主送，容易造成責任不明或領(lǐng)導機關(guān)的批復不一致。三、請示與報告不能混用。 16第16頁，共40頁。17第17頁，共40頁。請 示 XX關(guān)于XX的請示XX辦公室：（頂格書寫） 由于（省略）。妥否，請批示。 X X科室 二O O X 年 XX 月 XX 日 標準格式18第18頁，共40頁。計劃處關(guān)于購買辦公桌椅的請示辦公室： 由于本科室新到兩名大學生需要購買以下辦

7、公用品：1、辦公桌二個。2、椅子二把。3、鋼筆二只。4、筆記本二本。妥否，請批示。 計劃處 二O O X 年 XX 月 XX 日 請示（舉例）19第19頁，共40頁。會議紀要會議紀要記載和傳達會議情況和議定事項的公文。 20第20頁，共40頁。會議紀要會議紀要由首部、正文、尾部三部分組成。一、 首部常用的標題方式有兩種：1、會議名稱+紀要2、單位名+會議名+紀要21第21頁，共40頁。會議紀要二、正文 概況：會議日期、會議地點、主持人、參會人員、缺席人員、議題、結(jié)果七要素。 主體：它是會議紀要的核心內(nèi)容，主要記載會議情況和會議結(jié)果，寫作時要注意緊緊圍繞中心議題，把會議的基本精神，特別是會議形成

8、的決定、決議準確的表達清楚。對于會議上有爭議的問題和不同意見，必須如實予以反映。 結(jié)尾：可用簡短、明確、有力的語句提出要求、希望、號召。22第22頁，共40頁。三、 尾部正文右下方署明主辦單位和時間。會議紀要23第23頁，共40頁。*公司 （眉首） (秘密等級)專題會議紀要編號：*綜紀【2011】第001號時間：地點：會議主題：主持人：參加人員：缺席人員： 會議主要內(nèi)容：.。 會議結(jié)束！ 會議記錄： -（簽章） 審閱簽發(fā)： -（簽章）會議紀要模板24第24頁，共40頁。通 報 通報 是國家機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位用以表彰先進、批評錯誤，傳達重要精神或通報有關(guān)情況的公文。 25第25頁，共40

9、頁。通 報通報由標題、主送機關(guān)、正文三部分組成。1、標題通常有兩種構(gòu)成形式：、由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成，如國務(wù)院辦公廳關(guān)于對少數(shù)地方和單位違反國家規(guī)定集資問題的通報；、由事由和文種構(gòu)成，如關(guān)于給不顧個人安危勇于救人的王同志記功表彰的通報。26第26頁，共40頁。通 報 2、主送機關(guān)除普發(fā)性通報外，其他通報應(yīng)該標明主送機關(guān)。 3、正文通常由開頭、主體和結(jié)尾等部分組成。、開頭：說明通報緣由；、主體：說明通報決定；、結(jié)尾：提出通報的希望和要求。27第27頁，共40頁。致：抄送：由：日期：事關(guān)：關(guān)于*的通報 近期（省略）。 做出以下決定：.。以上處罰自*生效。特此通報！_（簽字）通報28第28頁

10、，共40頁。通 知 通知 向特定的受文對象告知有關(guān)事項的曉諭性公文。29第29頁，共40頁。通知由標題、正文、落款三部分組成。1、標題通常有三種形式：由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成；由事由和文種構(gòu)成；由文種“通知”作為標題。通 知30第30頁，共40頁。通 知2、正文由開頭、主體和結(jié)尾三部分組成。開頭：主要交代通知的緣由、根據(jù)；主體：說明通知事項；結(jié)尾：提出執(zhí)行要求。31第31頁，共40頁。通 知3、落款。寫出發(fā)文機關(guān)名稱和發(fā)文時間。如果已經(jīng)在標題中寫了機關(guān)名稱和時間，這里就可以省略不寫。32第32頁，共40頁。通 知（文種）因（正文）-。特此-。 綜合管理部（發(fā)文機關(guān)名稱）2010年9月18

11、日（發(fā)文日期） 知通33第33頁，共40頁。函 函 無隸屬單位商洽工作，問答問題及向主管部門請求批準事項時使用的公文。34第34頁，共40頁。函函的用法：1、下級機關(guān)向上級機關(guān)詢問一般事宜，或上級機關(guān)答復或催辦下級機關(guān)有關(guān)事宜；2、平行機關(guān)或不向附屬機關(guān)之間商洽有關(guān)事宜；3、用函來通知一般事宜。如通知開一般性的會議、請示下級機關(guān)報送某項材料等時，也常用公函；4、向上級機關(guān)請示較小事宜也常用函。35第35頁，共40頁。函函由標題、主送單位、正文、發(fā)文單位和日期構(gòu)成。1、標題- 發(fā)函用關(guān)于XXXX的函 復函用關(guān)于XXXX的復函 正式公函，應(yīng)在標題下方標注發(fā)文字號。2、主送單位：發(fā)函可多頭主送，復函

12、的主送為來函單位。36第36頁，共40頁。函3、正文： 開頭發(fā)函說明緣由、目的，商洽工作原由、情況交代清楚； 復函引述來函日期、發(fā)文號做起首語，表明收到函。 主體發(fā)函寫清商洽、詢問、請求的事項，明確具體； 復函要針對來函事項逐一鄭重作答，不能回避不答。 結(jié)尾發(fā)函用“盼復”、“請回復”、“專此函達”； 復函用“特此復函”、“此復”。4、發(fā)文單位和日期： 標明發(fā)文單位名稱和日期。有的加蓋公章，有的寫明抄送單位。37第37頁，共40頁。函發(fā)函廣州XX局銷售公司請求批準函XX局銷辦函 XXXX 5號廣州XX局： 我銷售公司從去年十月成立以來，國內(nèi)務(wù)活動日益增多，經(jīng)常有許多文件、合同、契約、技術(shù)資料需要復印，為便于工作，我們擬購買一臺