居民小區(qū)物業(yè)公司公文管理規(guī)定

1、居民小區(qū)物業(yè)公司公文管理規(guī)定一、總則一為了統(tǒng)一公司公文運(yùn)行程序，強(qiáng)化公文管理，提升辦公效 率，特制定本規(guī)定。二各級(jí)政府、上級(jí)機(jī)關(guān)和其他單位發(fā)送、報(bào)送本公司的公文， 統(tǒng)一由行政人事部收管，并負(fù)責(zé)簽收、分類、登記、分發(fā)和傳閱工作。三以公司名義發(fā)出的各種文件，由行政人事部統(tǒng)一編號(hào)、登 記，對(duì)外發(fā)送。四全部文書(shū)歸公司所有并收藏，任何個(gè)人不得私自占有。五必須嚴(yán)格保守文書(shū)的機(jī)密。六公文的處理。凡重要事宜的指示、請(qǐng)示、匯報(bào)、報(bào)告、傳達(dá)、答復(fù)等，一律 以公文的形式進(jìn)行。所有公文的處置都必須以準(zhǔn)確與迅速為原則，必 須明確責(zé)任。即使在緊急狀況下，以口頭或 形式處置的事項(xiàng)，事后也必 須以公文形式記錄下來(lái)。二、公文的

2、收發(fā)七公文到達(dá)后全部由后勤部接收，并按以下要點(diǎn)處置。一般公文予以啟封，分送各部門(mén)。私人公文不能開(kāi)啟，直接送給收信人。分送各部門(mén)的公文假設(shè)有差錯(cuò)，必須馬上退回后勤部。八節(jié)假日及工作時(shí)間外到達(dá)的公文，由值班人員接收后轉(zhuǎn)交。三、公文的處理九將公文按機(jī)密程度可分為以下幾類：絕密公文指極為重要并且不得向公司內(nèi)外無(wú)關(guān)人員泄露內(nèi)容 的公文。秘密公文指次重要但所涉及的內(nèi)容不能向公司內(nèi)外無(wú)關(guān)人員 透露的公文。外密公文指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的公文。一般公文指非機(jī)密公文。如果附有其他調(diào)查問(wèn)卷之類的重要東 西，則另當(dāng)別論。傳閱公文指在本公司內(nèi)廣為傳閱或傳達(dá)的公文。十一般公文的處理。由部門(mén)經(jīng)理以上級(jí)別的管理人員負(fù)

3、責(zé)對(duì)公文送件審閱、回答、 照會(huì)及其他必要的處理，或者指定下屬對(duì)公文進(jìn)行具體處理。如果碰到重要或異常事項(xiàng)，必須及時(shí)與上一級(jí)管理人員取得聯(lián) 系，按上級(jí)指示辦理。與各部門(mén)有關(guān)聯(lián)的事項(xiàng)，必須經(jīng)過(guò)與各部門(mén)的合議后才干予以 處理。十一機(jī)密公文的處理。機(jī)密公文原則上由責(zé)任人或當(dāng)事人自行處理。指名或親啟公文的寄發(fā)，原則上在封面上注明公文所涉及事項(xiàng) 的要點(diǎn)，注明發(fā)文者姓名，由發(fā)文者封緘。收到的指名或親啟公文，原則上由信封上所指名者開(kāi)啟，其他 人不得擅自啟封。如果某主管在職務(wù)上有權(quán)替代來(lái)件所指名者，不受 本條規(guī)定約束。十二公文的閱覽原則。公文被閱覽后，閱覽者必須簽字畫(huà)押，表示已經(jīng)閱覽完畢。在 有必要的狀況下，在公

4、文的空白處填寫(xiě)閱覽后的看法，轉(zhuǎn)給或交還公 文的主管。在各部門(mén)傳閱的公文，必須附上“傳閱登記簿，按傳閱登記 簿規(guī)定欄目填寫(xiě)，并最終交還公文主管。十三與各部門(mén)有關(guān)的公文，如果在處理看法上存在分歧，則 由公文的主管部門(mén)出面進(jìn)行協(xié)商；如果不能協(xié)商一致，上報(bào)或請(qǐng)示高 一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，由上級(jí)裁決。四、公文的請(qǐng)示審批十四凡公司經(jīng)營(yíng)的重要事項(xiàng)，都必須經(jīng)請(qǐng)示，獲得董事會(huì)、 總經(jīng)理的檢察、裁決和下文批復(fù)之后，才干執(zhí)行或行事。十五必須請(qǐng)示審批的事項(xiàng)如下：各種制度性規(guī)定的變更。有關(guān)公司經(jīng)營(yíng)的重要計(jì)劃與企劃。職務(wù)及重要人事安排。重要契約的締結(jié)、解除與變更。土地、建筑物的購(gòu)買與轉(zhuǎn)讓。訴訟行為。大額饋贈(zèng)、謝禮以及宣揚(yáng)廣告費(fèi)用的開(kāi)

5、支。分支機(jī)構(gòu)的增變與升級(jí)。預(yù)算與決算事宜。借款與貸款。重要或高額物品的采購(gòu)，不急用或不必須要物品的轉(zhuǎn)讓與廉價(jià) 出售。定期或不定期刊物的發(fā)刊、修改與廢除以及費(fèi)用開(kāi)支的修訂。與政府有關(guān)的各種重要的請(qǐng)示回執(zhí)、申請(qǐng)等。其他重要事項(xiàng)。十六請(qǐng)示審批者為公司總經(jīng)理以及以此基準(zhǔn)確定的管理人員。十七請(qǐng)示審批的提案公文，必須進(jìn)行認(rèn)真斟酌，以便能順利 地予以實(shí)施。十八請(qǐng)示審批的事項(xiàng)，必須以提案公文的方式，經(jīng)主管呈交 公司。如果事情緊急，同意直接以非公文形式請(qǐng)示，但事后必須盡快 撰寫(xiě)請(qǐng)示提案公文上報(bào)。十九請(qǐng)示提案公文的內(nèi)容包括標(biāo)題、正文、理由、說(shuō)明和附 錄，提案公文一式多份，分送有關(guān)部門(mén)。二十請(qǐng)示提案公文必須編號(hào)，并

6、注明起草或請(qǐng)示者、所屬部 門(mén)以及簽名蓋章。二十一請(qǐng)示審批內(nèi)容一旦被上級(jí)認(rèn)可并做出決定，就以請(qǐng)示 提案書(shū)副本替代批復(fù)返回請(qǐng)示部門(mén)執(zhí)行。二十二請(qǐng)示提案原件由后勤部保管。五、公文的制作二十三公文制作要領(lǐng)。公文必須簡(jiǎn)明扼要，一事一議。語(yǔ)言措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。必須交代起草公文的理由，包括起因以及中間交涉過(guò)程。必要 狀況必須附上有關(guān)資料與文件。必須明確起草公文的責(zé)任者，署上請(qǐng)示審批提案者姓名。對(duì)請(qǐng)示提案公文進(jìn)行修改時(shí)，修改者必須認(rèn)真審閱原件，修改 后必須署名。二十四公文的起草必須征得主管同意，并且在主管有了明確 的決定之后進(jìn)行。公文的草案必須予以儲(chǔ)存。二十五重要公文或契約書(shū)案，必須經(jīng)過(guò)公證，并且在正式公 文

7、形成之日前，必須掌握且附上具有價(jià)值的證據(jù)或證實(shí)文件。二十六公文的署名。公司內(nèi)公文，如果是一般往來(lái)公文，只必須主管署名即可。如果 是單純的上報(bào)公文，或者不涉及各部門(mén)，且內(nèi)容并不重要的公文，只 必須部門(mén)署名即可。如果是重要公文，按責(zé)任范圍署名經(jīng)理或有關(guān)部門(mén) 的主管姓名與職務(wù)。對(duì)外公文，如契約書(shū)、責(zé)任狀、許可申請(qǐng)書(shū)、回執(zhí)、公告等重 要公文，一律署名總經(jīng)理職務(wù)與姓名。如果總經(jīng)理委托的事項(xiàng)，可由 指名責(zé)任者署名。上列規(guī)定以外的公文，也可署名分公司或分支機(jī)構(gòu) 主管職務(wù)與姓名。二十七公文的蓋章。在正本上必須加蓋公文署名者的印章，副本可以加蓋署名者或所在部門(mén)印章。如果公文署名者不在，則加蓋職務(wù)替代或代理者印章

8、，且加蓋 具體執(zhí)行者印章。在這種狀況下，公文存檔前加蓋署名者印章。以部門(mén)或公司名義起草的公文，在旁加蓋有關(guān)責(zé)任者印章。二十八總經(jīng)理與公司印章按以下原則使用。有必要加蓋總經(jīng)理或公司印章者，必須填寫(xiě)委托申請(qǐng)書(shū)，經(jīng)所 屬部門(mén)經(jīng)理認(rèn)可，并且加蓋印章之后，向公司后勤部提出。公司后勤部經(jīng)審核，簽名蓋章，批準(zhǔn)申請(qǐng)。如果有必要?jiǎng)t必須請(qǐng) 示總經(jīng)理。在事情緊急狀況下，可以口頭申請(qǐng)與批準(zhǔn)，但事后必須補(bǔ) 填申請(qǐng)書(shū)。在必須要總經(jīng)理簽字的狀況下，手續(xù)同前。經(jīng)公司后勤部批準(zhǔn)后加蓋總經(jīng)理或公司印章。帶有公司字樣或總經(jīng)理職務(wù)字樣的印章，須經(jīng)主管同意，再申 請(qǐng)加蓋。六、公文的送發(fā)二十九一些必須要郵寄或?qū)Ｈ诉f交的公文，按以下要點(diǎn)進(jìn)

9、行， 必要時(shí)給文秘處以回復(fù)或回執(zhí)。調(diào)查報(bào)告不受本條規(guī)定限制。公文封面必須清楚寫(xiě)明發(fā)送或接收單位與地址，收件人姓名， 并且注明“快遞“郵寄 “面呈或“轉(zhuǎn)交。如果是公司內(nèi)部公文，原則上不作封緘。三十各部門(mén)的郵寄公文，必須在發(fā)送前在發(fā)信登記本與郵資 明細(xì)賬上做好登記與記錄。七、公文的整理與儲(chǔ)存三十一公文按內(nèi)容進(jìn)行整理，并分為兩類分別保管。一類是 尚未完結(jié)的公文，另一類是可以歸檔的公文。三十二全部完結(jié)的公文，分別按所屬部門(mén)、文件機(jī)密程度、 整理編號(hào)和儲(chǔ)存年限進(jìn)行整理與編輯，并在“公文儲(chǔ)存簿上做好記 錄，歸檔儲(chǔ)存。三十三制度規(guī)定、不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利書(shū)、契約書(shū)、往來(lái)公文等特別 重要的公文，由后勤部填寫(xiě)重要公文目錄

10、后，予以儲(chǔ)存。三十四分公司或分支機(jī)構(gòu)的公文，分為特別重要公文和一般 公文。特別重要公文，直接歸分公司主管領(lǐng)導(dǎo)儲(chǔ)存，一般公文，留存 各部門(mén)保管。三十五公文的儲(chǔ)存年限。永久儲(chǔ)存公文，包括章程、股東大會(huì)及董事會(huì)議事記錄、重要 的制度性規(guī)定，重要的契約書(shū)、協(xié)議書(shū)、登記注冊(cè)公文，股票關(guān)系書(shū) 類，重要的訴訟關(guān)系公文，重要的官方許可證書(shū)，有關(guān)公司歷史的公 文，決算書(shū)和其他重要的公文。必須儲(chǔ)存10年的公文，包括請(qǐng)示審批提案公文、人事任命公文、 獎(jiǎng)金工資與津貼有關(guān)公文、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬簿、傳票、會(huì)計(jì)分析報(bào)表及永 久儲(chǔ)存以外的重要公文。必須儲(chǔ)存5年公文，指不必須要儲(chǔ)存10年的次重要公文。儲(chǔ)存1年公文，指無(wú)關(guān)緊要的或者臨時(shí)性公文。如果是調(diào)查報(bào) 告原件，則由所在部門(mén)主管負(fù)責(zé)確定儲(chǔ)存年限。本條規(guī)定以外的公文儲(chǔ)存年限，依法律或部門(mén)主管指示。三十六全部重要的機(jī)密公文，一律存放在保險(xiǎn)金庫(kù)或帶鎖的 文件柜之中。三十七儲(chǔ)存期屆滿的公文以及沒(méi)必要持續(xù)儲(chǔ)存的公文，經(jīng)總 經(jīng)理決定，登