系統(tǒng)操作流程與崗位責(zé)任管理制度匯編

1、K/3 ERP系統(tǒng)作業(yè)流程及崗位責(zé)任管理制度第一章第一條為規(guī)公司企業(yè)資源規(guī)劃（以下簡(jiǎn)稱(chēng)K/3 ERP ）系統(tǒng)的管理，特制定本制度。第二條 K/3 ERP系統(tǒng)各崗位人員的職責(zé)管理除有公司有特殊規(guī)定外，皆按本制度執(zhí)行。第三條 K/3 ERP系統(tǒng)各崗位的考核將以本制度為依據(jù)，納入公司KPI目標(biāo)考核體系。第四條我司ERP系統(tǒng)分為系統(tǒng)設(shè)置管理、銷(xiāo)售管理、采購(gòu)管理、倉(cāng)存管理、財(cái)務(wù)管理四大類(lèi)模塊，每個(gè)模塊對(duì)應(yīng)一個(gè)部門(mén)主管，為該模塊總負(fù)責(zé)人。根據(jù)系統(tǒng)職能的設(shè)置，對(duì)各模塊最終用戶(hù)職責(zé)進(jìn)行界定，共分解出如下崗位:模塊職能部門(mén)關(guān)鍵用戶(hù)數(shù)據(jù)輸入員數(shù)據(jù)審核員銷(xiāo)售管理客服部客服部關(guān)鍵用戶(hù)銷(xiāo)售數(shù)據(jù)處理員客服部主管采購(gòu)管理采

2、購(gòu)部采購(gòu)部關(guān)鍵用戶(hù)采購(gòu)單據(jù)處理員采購(gòu)部主管倉(cāng)存管理物流部物流部關(guān)鍵用戶(hù)倉(cāng)庫(kù)數(shù)據(jù)管理員物流部主管財(cái)務(wù)管理財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)部關(guān)鍵用戶(hù)總賬管理員財(cái)務(wù)部主管報(bào)表管理員存貨核算員應(yīng)收管理員應(yīng)付管理員固定資產(chǎn)管理員系統(tǒng)設(shè)置系統(tǒng)維護(hù)IT部IT部經(jīng)理/系統(tǒng)工程師第五條 ERP項(xiàng)目實(shí)施小組由各模塊部門(mén)數(shù)據(jù)輸入及審核人員、主管、ERP系統(tǒng)工程師及公司領(lǐng)導(dǎo)層組成，對(duì)整個(gè)ERP項(xiàng)目的實(shí)施負(fù)總責(zé)。其中項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組由副總經(jīng)理任組長(zhǎng)，各部門(mén)經(jīng)理組成項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，通過(guò)調(diào)配和協(xié)調(diào)各項(xiàng)資源為系統(tǒng)實(shí)施成功提供保障。ERP系統(tǒng)工程師（項(xiàng)目經(jīng)理）負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決 各模塊運(yùn)作過(guò)程中遇到的各種問(wèn)題， 為項(xiàng)目的實(shí)施提供技術(shù)支持

3、和保障，提供系統(tǒng) 二次開(kāi)發(fā)；第六條 各部門(mén)主管是本模塊的部門(mén)負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò) ERP 系統(tǒng)工程師解決本模塊最終操 作用戶(hù)提出的與系統(tǒng)有關(guān)的所有問(wèn)題。第七條 各部門(mén)主管必須結(jié)合本部門(mén)情況組織制定出本模塊操作規(guī)，說(shuō)明本模塊主要業(yè)務(wù) 流程、各流程操作步驟、各進(jìn)程操作方法、以及操作注意事項(xiàng)和常見(jiàn)問(wèn)題解答，用 于各崗位操作參考書(shū)和培訓(xùn)新進(jìn)員工，并在使用過(guò)程中使系統(tǒng)不斷趨向完善。第八條 最終用戶(hù)在操作過(guò)程中如遇到問(wèn)題應(yīng)先查詢(xún)操作手冊(cè)，如不能解決，再聯(lián)系部門(mén) 主管和系統(tǒng)工程師解決，解決問(wèn)題后將新的問(wèn)題和解決方法加入操作手冊(cè)。第九條 ERP 系統(tǒng)是一項(xiàng)管理的系統(tǒng)工程，具有高度上下級(jí)的關(guān)聯(lián)性， ERP 系統(tǒng)各崗

4、位 人員都同時(shí)是上層數(shù)據(jù)的使用者又是下層數(shù)據(jù)的提供者。對(duì)上層數(shù)據(jù)，如 發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤 必須向相關(guān)人員報(bào)告并暫停與此有關(guān)的工作 ，并跟蹤問(wèn)題解決情況， 直至數(shù)據(jù)正確； 同時(shí)做好自己這部分?jǐn)?shù)據(jù)，為下層操作人員提供服務(wù)，解答下層數(shù)據(jù)使用者提出的 質(zhì)疑， 確保數(shù)據(jù)正確。 所有人員如發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤不能知錯(cuò)不報(bào)、將錯(cuò)就錯(cuò)， 使錯(cuò)誤擴(kuò)散。如發(fā)現(xiàn)自身操作失誤應(yīng)及時(shí)通知受影響部門(mén)，并采取相應(yīng)措施及時(shí)糾正；第十條 ERP 系統(tǒng)各崗位人員應(yīng)保管好自己的權(quán)限， 如因和密碼被人盜用造成數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的， 所造成的后果由本人承當(dāng)。第十一條 ERP 系統(tǒng)各崗位人員離開(kāi)工作崗位時(shí)，必須及時(shí)退出系統(tǒng)，避免占用系統(tǒng)模塊站 點(diǎn)，同時(shí)避免賬號(hào)被他人使

5、用。如因此而造成數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，視為其本人失誤，并承當(dāng) 一切后果。第十二條 ERP 系統(tǒng)各級(jí)相關(guān)人員，均應(yīng)嚴(yán)格遵守本規(guī)則各項(xiàng)規(guī)定。第二章 崗位說(shuō)明第十三條 系統(tǒng)設(shè)置管理模塊（ IT 部經(jīng)理 / 系統(tǒng)工程師）（一）系統(tǒng)設(shè)置管理模塊 一IT部經(jīng)理/系統(tǒng)工程師主要職責(zé)：1、負(fù)責(zé)制定物料編碼規(guī)則、物料數(shù)據(jù)相關(guān)重要屬性的設(shè)置總體方案；2、審核并簽字確認(rèn)本模塊所有作為 K/3 系統(tǒng)輸入依據(jù)的基礎(chǔ)文件，包括物料編碼文 件、物料數(shù)據(jù)文件、單位換算系統(tǒng)文件等；3、負(fù)責(zé)制定、完善物料數(shù)據(jù)的修改增加操作流程，編寫(xiě)流程圖，并發(fā)放到部門(mén)各崗 位執(zhí)行，包括物料編碼的增加處理流程、換算系數(shù)的改變處理流程、新舊材料的 更替處理流程

6、、等；4、對(duì)于物料數(shù)據(jù)表中的物料屬性（自制、外購(gòu)） 、缺省倉(cāng)庫(kù)、財(cái)務(wù)科目、檢驗(yàn)方案方 式等部分負(fù)責(zé)聯(lián)系或指導(dǎo)最終用戶(hù)聯(lián)系各相關(guān)部門(mén)提供其相關(guān)數(shù)據(jù)完成設(shè)置；5、分配、指導(dǎo)、監(jiān)督物料系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理員的工作，檢查物料數(shù)據(jù)和物料清單數(shù)據(jù)的 正確性，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)指導(dǎo)糾正；6、協(xié)助做好 KPI 考核工作；二）、系統(tǒng)設(shè)置數(shù)據(jù)1、負(fù)責(zé)制定或者收集物料編碼、單位換算系統(tǒng)文件、并提供給系統(tǒng)設(shè)置數(shù)據(jù)管理員 執(zhí)行；2、負(fù)責(zé)在有新產(chǎn)品、新材料或須修改數(shù)據(jù)時(shí)，必須在一個(gè)工作日收集數(shù)據(jù)并提供給 系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理員輸入、修改數(shù)據(jù)；三）、系統(tǒng)設(shè)置管理主要職責(zé)：1、負(fù)責(zé)依據(jù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)提供員簽發(fā)的物料編碼文件， 部門(mén)主管簽發(fā)的物料數(shù)據(jù)重要

7、屬性 的設(shè)置方案， 以及其他用戶(hù)確認(rèn)的物料數(shù)據(jù)文件， 輸入、 修改系統(tǒng)各項(xiàng)物料數(shù)據(jù)及 其屬性，并保證錄入無(wú)誤；2、負(fù)責(zé)依據(jù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)提供員簽發(fā)的單位換算系統(tǒng)文件輸入、修改各項(xiàng)物料不同單位間的換算系數(shù)；、不能隨意改變各項(xiàng)物料數(shù)據(jù)、物料屬性以及換算系數(shù)；4、保證數(shù)據(jù)的及時(shí)性、 準(zhǔn)確性，當(dāng)有新的編碼以及換算系統(tǒng)改變時(shí)， 及時(shí)通知采購(gòu)部、生產(chǎn)部、銷(xiāo)售部等各相關(guān)部門(mén)；、當(dāng)收到采購(gòu)部、生產(chǎn)部、生管部的物料數(shù)據(jù)錯(cuò)誤置疑通知（、書(shū)面）后，應(yīng)在提出 置疑部門(mén)要求的時(shí)間查清情況， 如確有錯(cuò)誤， 應(yīng)及時(shí)糾正， 如無(wú)誤， 應(yīng)通知各部門(mén)， 并說(shuō)明情況；K/3 工作流程 ：、收到系統(tǒng)數(shù)據(jù)提供員提供的各類(lèi)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入K/3

8、系統(tǒng)本人檢查確認(rèn)反饋給數(shù)據(jù)提供人員審核確認(rèn)列印受控2、 系統(tǒng)數(shù)據(jù)提供人員必須提供的系統(tǒng)物料容包括物料代碼、物料名稱(chēng)、 詳細(xì)的物料規(guī)格、物料屬性、物料所屬倉(cāng)庫(kù)、自制件來(lái)源、檢驗(yàn)方式、檢驗(yàn)方案等；3、系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理員對(duì)數(shù)據(jù)提供員提供的數(shù)據(jù)有監(jiān)督職能，因系統(tǒng)數(shù)據(jù)提供員的資料不完整提供，要限期在半個(gè)工作日更正提供，否則責(zé)任自己承擔(dān)；系統(tǒng)業(yè)務(wù)功能名稱(chēng)： 基礎(chǔ)資料物料、計(jì)量單位、合作部門(mén)： 物流部、客服部、財(cái)務(wù)部第十四條 銷(xiāo)售管理模塊 （客服部）（一）、銷(xiāo)售管理模塊 客服部主要職責(zé)：、負(fù)責(zé)制定客戶(hù)編碼、操作人員的工作分配；、制定、發(fā)布、完善銷(xiāo)售管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，增加修改流程、正常銷(xiāo)售處理流程、銷(xiāo)售退貨處理流程、

9、編寫(xiě)處理流程圖；、 審核并簽字確認(rèn)本模塊所有作為系統(tǒng)輸入依據(jù)的基礎(chǔ)文件， 包括客戶(hù)編碼、 客 戶(hù)資料、運(yùn)輸提前期文件等；、 如有特殊情況或訂單變更時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知銷(xiāo)售訂單處理員；5、指導(dǎo)、 監(jiān)督銷(xiāo)售數(shù)據(jù)管理員、 銷(xiāo)售訂單處理員的工作， 檢查銷(xiāo)售基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的正確性，銷(xiāo)售訂單的正確性；、 跟蹤銷(xiāo)售訂單執(zhí)行情況，如有錯(cuò)誤及時(shí)指導(dǎo)糾正；二）、銷(xiāo)售數(shù)據(jù)管理員主要職責(zé)：、負(fù)責(zé)根據(jù)部門(mén)主管確認(rèn)的客戶(hù)編碼、客戶(hù)資料等基礎(chǔ)資料的輸入、更新；、根據(jù)銷(xiāo)售管理部門(mén)主管審核確認(rèn)的銷(xiāo)售計(jì)劃輸入或修改銷(xiāo)售訂單；3、每日于下班前必須將當(dāng)天的銷(xiāo)售訂單交財(cái)務(wù)部，不能因自己的工作延誤影響財(cái)務(wù)的出貨對(duì)帳；4、如發(fā)現(xiàn)物料數(shù)據(jù)、 客戶(hù)資料不

10、正確或有疑問(wèn)， 應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)人員要求在限期處理， 如沒(méi)有得到解決，應(yīng)向模塊的部門(mén)主管反應(yīng)并等候相關(guān)指示；、保證數(shù)據(jù)的及時(shí)性、 準(zhǔn)確性， 所有數(shù)據(jù)的更新修改應(yīng)在接到通知后立即進(jìn)行，并將修改結(jié)果知會(huì)相關(guān)人員，最多不能延誤超過(guò)半日，不能影響下層業(yè)務(wù)處理；、跟蹤訂單執(zhí)行情況，監(jiān)督、催促下游環(huán)節(jié)及時(shí)處理訂單，以免延誤，并及時(shí)將情況 反饋給部主管；K/3 工作流程 ：1 、 收到部門(mén)主管提供的銷(xiāo)售單銷(xiāo)售訂單 K/3 系統(tǒng)錄入本人檢查確認(rèn)反 饋給部門(mén)主管審核確認(rèn)列印交財(cái)務(wù)通知下層用戶(hù)；、 審核確認(rèn)的銷(xiāo)售訂單于不超過(guò)下一工作日通知下游物控人員處理； 系統(tǒng)業(yè)務(wù)功能名稱(chēng)： 基礎(chǔ)資料客戶(hù)、銷(xiāo)售訂單處理 合作部門(mén)：

11、 工程部、財(cái)務(wù)部第十五條 計(jì)劃管理模塊 （生產(chǎn)管理部）（一）、計(jì)劃數(shù)據(jù)管理員 （ ）主要職責(zé) ：1、負(fù)責(zé)計(jì)劃運(yùn)算方案、計(jì)劃展望期等計(jì)劃基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的系統(tǒng)設(shè)定；2 、負(fù)責(zé)檢查計(jì)劃物料 BOM 、關(guān)鍵物料清單的完整性、準(zhǔn)確性；3、負(fù)責(zé)依據(jù)部門(mén)主管簽發(fā)的月生產(chǎn)計(jì)劃、產(chǎn)品生產(chǎn)的優(yōu)先順序、物料庫(kù)存情況制定 合理的采購(gòu)申請(qǐng)單，并在當(dāng)天通知采購(gòu)部門(mén)；、負(fù)責(zé)定期運(yùn)行 MRP 物料需求運(yùn)算，可以每?jī)蓚€(gè)工作日進(jìn)行一次，計(jì)算前應(yīng)檢查銷(xiāo) 售訂單、物料 BOM 是否有遺漏或錯(cuò)誤的，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題必須馬上向工程部門(mén)、銷(xiāo)售 數(shù)據(jù)管理員反映并要求更新，待數(shù)據(jù)正確無(wú)誤后在進(jìn)行 MRP 運(yùn)算；、計(jì)劃有變動(dòng)時(shí)，及時(shí)調(diào)整并維護(hù)、重運(yùn)行MRP

12、 物料需求計(jì)劃，并將調(diào)整結(jié)果向下游用戶(hù)作正式的文字通知；6、當(dāng)收到下游采購(gòu)部、生產(chǎn)任務(wù)管理員反饋的運(yùn)算單據(jù)錯(cuò)誤質(zhì)疑通知后，有義務(wù)在 第一時(shí)間積極配合要求部門(mén)查清問(wèn)題，如有誤馬上協(xié)助解決；系統(tǒng)業(yè)務(wù)功能名稱(chēng)： 物料需求計(jì)劃方案設(shè)置、物料需求計(jì)劃 MRP 計(jì)算、采 購(gòu)管理采購(gòu)申請(qǐng)；合作部門(mén)： 工程部、物流部、采購(gòu)部二）、生產(chǎn)任務(wù)管理員； （）主要職責(zé)：1、 根據(jù)計(jì)劃數(shù)據(jù)管理員 MRP 計(jì)算生成的生產(chǎn)任務(wù)單，負(fù)責(zé)對(duì)任務(wù)單調(diào)整及完善 ,在 確定無(wú)誤后下達(dá)生產(chǎn)任務(wù)單；2、當(dāng)天生成的生產(chǎn)任務(wù)單必須當(dāng)天完成下達(dá)，跟蹤生產(chǎn)任務(wù)單執(zhí)行情況明細(xì)；3、負(fù)責(zé)下達(dá)生產(chǎn)任務(wù)單自動(dòng)生成的生產(chǎn)投料單的維護(hù)、審核、列印工作；4、

13、發(fā)現(xiàn)上游 MRP 生成的生產(chǎn)任務(wù)單有錯(cuò)誤或疑問(wèn)的， 生產(chǎn)任務(wù)管理員有義務(wù)向其相 關(guān)人員提出，并要求在限期配合解決5 、 因產(chǎn)品 BOM 錯(cuò)誤不完整或不存在導(dǎo)致無(wú)法生成正確的生產(chǎn)投料單，必須通知工 程部門(mén)在一個(gè)小時(shí)立即更新；系統(tǒng)業(yè)務(wù)功能名稱(chēng)： 生產(chǎn)任務(wù)管理生產(chǎn)任務(wù)單、生產(chǎn)任務(wù)管理生產(chǎn)投料單合作部門(mén)： 工程部、生產(chǎn)管理部K/3 工作流程 ：1、 每個(gè)工作日檢查上游銷(xiāo)售訂單及對(duì)應(yīng)物料BOM 是否正確，然后對(duì)其作 MRP 運(yùn)算調(diào)整審核生成的采購(gòu)申請(qǐng)單通知采購(gòu)部門(mén)；2 、檢查生成的生產(chǎn)任務(wù)單調(diào)整并下達(dá)生產(chǎn)任務(wù)單維護(hù)審核生產(chǎn)投料單列印生產(chǎn)投料單通知物流部門(mén)備料；第十六條 采購(gòu)管理模塊 （采購(gòu)部） 一）、采

14、購(gòu)管理模塊 - 采購(gòu)部主管主要職責(zé)：1 、 負(fù)責(zé)制定采購(gòu)合同、委外加工合同、以及供應(yīng)商編碼原則；2 、 審核并簽字確認(rèn)本模塊所有作為系統(tǒng)輸入依據(jù)的基礎(chǔ)文件，包括供應(yīng)商編碼、供 應(yīng)商資料等；、 負(fù)責(zé)制定、完善本模塊各項(xiàng)業(yè)務(wù)操作流程，包括正常采購(gòu)、采購(gòu)?fù)素?，編?xiě)流程 圖；、 提供供應(yīng)商編碼文件給采購(gòu)訂單處理員，供應(yīng)商編碼、稅率等發(fā)生改變時(shí)，應(yīng)及 時(shí)通知采購(gòu)訂單處理員。、 分配、指導(dǎo)、監(jiān)督采購(gòu)訂單處理員的工作，檢查供應(yīng)商數(shù)據(jù)、采購(gòu)訂單、委外加 工單的正確性，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)指導(dǎo)糾正；、 追蹤采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)指導(dǎo)糾正；、 協(xié)助做好 KPI 考核工作。二）、采購(gòu)訂單處理員主要職責(zé)：1 、 負(fù)責(zé)根據(jù)部門(mén)主管簽發(fā)的供應(yīng)商編碼、供應(yīng)商資料，輸入、更新供應(yīng)商數(shù)據(jù)；2 、 對(duì)于新增加供應(yīng)商應(yīng)根據(jù)編碼原則進(jìn)行編碼，確保編碼的一致性、統(tǒng)一性；、 負(fù)責(zé)根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)確