檔案數(shù)字化技術(shù)標準

檔案數(shù)字化技術(shù)標準一、目錄數(shù)據(jù)的著錄按照《省目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式》要求，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。按“目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)”要求，核對著錄項目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)進行修改或重錄。二、紙質(zhì)檔案數(shù)字化1.紙質(zhì)檔案的數(shù)字化可以采用掃描方式進行。2.用掃描儀數(shù)字化時，掃描類型一般采用“黑白二值”模式，建議采用“彩色”模式。3.掃描的分辨率應(yīng)達到200dpi以上；如需進行OCR文字識別的，應(yīng)達到300dpi以上。4.掃描的圖像應(yīng)保存為TIF或JPG格式；然后轉(zhuǎn)換成DJVU格式以減少體積，方便網(wǎng)絡(luò)傳輸與檢索。禁止用如WORD之類的字處理軟件保存掃描圖像，從而避免造成圖像失真。三、照片檔案數(shù)字化1.照片檔案數(shù)字化應(yīng)采用掃描方式進行。2.彩色照片掃描類型采用“百萬種顏色”模式；黑白照片掃描類型采用“灰度”模式。3.對于5寸（125cm×85cm）照片，掃描儀光學(xué)分辨率應(yīng)達到600dpi。如待掃照片為5寸照片的N分之一，則掃描光學(xué)分辨率應(yīng)為5寸照片的N倍；如待掃照片為5寸照片的N倍，則掃描光學(xué)分辨率應(yīng)為5寸照片的N分之一。4.掃描后的照片應(yīng)保存為JPG或TIF格式。四、音像檔案數(shù)字化1.音頻檔案①配置相應(yīng)采集軟件的相關(guān)參數(shù)，根據(jù)所要采集格式設(shè)定采樣率。音頻檔案數(shù)字化選用44.1kHz作為聲音采樣標準。②轉(zhuǎn)換文件處理應(yīng)清除與檔案無關(guān)的信息。根據(jù)需要合并相關(guān)音頻信息，并生成最終文件。③文件存儲格式推薦使用WAV、MP3格式文件。④音頻檔案數(shù)字化文件應(yīng)按音頻檔號方式建立文件夾存儲，檢查數(shù)字化后的文件能否正常播放，檢查無誤后歸檔保存。2.視頻檔案①采用專業(yè)級或廣播級的硬件采集壓縮設(shè)備，應(yīng)同時具備AV復(fù)合端子、S端子、分量等多種視頻輸入接口，支持MPEG-2硬件壓縮。②存儲設(shè)備應(yīng)使用硬盤、磁盤陣列和磁帶機等，脫機保存可采用光盤存儲。③配置相應(yīng)采集軟件的相關(guān)參數(shù)，根據(jù)磁帶視頻制式，設(shè)定所采集的視頻制式（PAL、NTSC、SECAM）。④視頻轉(zhuǎn)換時，視頻壓縮編碼規(guī)格采用MPEG—2標準，壓縮數(shù)碼率應(yīng)大于4MB/S。⑤采用MPEG—2文件格式進行存儲，存儲文件夾中應(yīng)附帶該格式的軟件解碼器。單一視頻文件大小不應(yīng)超過1GB，超過1GB的應(yīng)進行切割存儲。對于物理性必須分割的視頻，要求必須有1分鐘的重疊區(qū)域，便于檢索和銜接。⑥視頻檔案數(shù)字化文件應(yīng)按視頻檔號建立文件夾存儲，檢查數(shù)字化后的文件能否正常播放，檢查無誤后歸檔保存。檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)上查詢利用制度一、數(shù)字檔案室提供各類非涉密室藏檔案網(wǎng)上查詢。二、已有查檔員賬號的，可網(wǎng)上登錄進入檔案管理系統(tǒng)進行查詢權(quán)限內(nèi)的數(shù)字檔案的查詢。外單位人員查詢檔案，需憑介紹信或個人身份證，并經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)同意后由檔案管理人員執(zhí)行相應(yīng)查詢操作。三、本單位數(shù)字檔案室利用分不同權(quán)限。查閱人：是指一般工作人員通過檔案管理員發(fā)布的檔案信息進行查閱；兼職檔案員：是指各科室兼職檔案員在查閱人權(quán)限基礎(chǔ)上，可以對指定分類的檔案進行上傳、修改、下載等操作權(quán)限。部門負責(zé)人：是指各中層干部，在查閱人權(quán)限基礎(chǔ)增加了對本部門業(yè)務(wù)檔案的查閱進行審核的權(quán)限。檔案管理員：是指專職檔案管理員，可以對所有類別檔案進行所有操作，對系統(tǒng)內(nèi)檔案數(shù)據(jù)進行全流程管理。四、外來人員利用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)查詢開放檔案，由檔案管理人員通過后臺管理提供相應(yīng)權(quán)限的內(nèi)容。五、查詢限制開放的數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案需提出查閱申請，由檔案管理人員審查后提供查詢利用，借出紙質(zhì)檔案還需分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可借出。檔案數(shù)據(jù)管理維護制度一、數(shù)字檔案由檔案管理人員負責(zé)管理和維護，確保檔案數(shù)據(jù)安全。二、各門類數(shù)字檔案經(jīng)質(zhì)量檢查合格后，輸入數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)，由綜合檔案室統(tǒng)一管理。三、修改、刪除數(shù)字檔案必須由檔案管理人員執(zhí)行操作。四、一個歸檔年度的電子文件應(yīng)拷貝到一盤或幾盤耐久性好的載體中，幾個歸檔年度的電子文件不應(yīng)存儲在一盤載體中。五、數(shù)字檔案應(yīng)至少制作三套備份（一套硬盤，兩套光盤），備份介質(zhì)分開保管，一套異地保存。六、綜合檔案室應(yīng)配備專用的電子文件柜，規(guī)范存放歸檔電子文件和數(shù)字檔案。數(shù)字檔案鑒定銷毀制度一、數(shù)字檔案鑒定以檔案主管部門的指導(dǎo)性文件和本單位《檔案歸檔范圍及保管期限表》作為鑒定的依據(jù)和標準。二、數(shù)字檔案鑒定工作需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，由檔案管理人員和有關(guān)職能部門組成鑒定小組，根據(jù)檔案的不同保管期限，定期對已到保管期限的數(shù)字檔案，重新進行審查，做出鑒定，提出存毀意見。三、經(jīng)鑒定，對已失去利用價值和保存價值的數(shù)字檔案，需要銷毀的，由鑒定小組提出意見，編造銷毀清冊。四、檔案鑒定小組將數(shù)字檔案鑒定工作情況寫成報告，連同數(shù)字檔案銷毀清冊，報請主要負責(zé)人審批同意，在檔案管理系統(tǒng)刪除相關(guān)數(shù)據(jù)。五、數(shù)字檔案銷毀清冊要永久保存。六、嚴禁任何人，任何部門擅自銷毀各類數(shù)字檔案。檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)和信息設(shè)備維護使用制度一、禁止外來計算機在未經(jīng)許可情況下使用檔案管理系統(tǒng)。二、嚴格按照計算機操作規(guī)程進行操作，如遇電腦故障本人無法排除，應(yīng)及時請技術(shù)人員處理，不得隨意盲目操作。三、認真保護計算機設(shè)備，保持設(shè)備清潔、整齊，禁止在計算機旁安放帶電、帶熱、帶水的物品，避免高溫及陽光照射計