會(huì)議管理制度

會(huì)議管理制度總則1.1本文規(guī)定青龍物業(yè)各單位/部門召開各類會(huì)議的管理要求定義2.1會(huì)議---指各單位/部門因經(jīng)營業(yè)務(wù)或管理需要，召集一定人數(shù)的相關(guān)人員溝通、研究、審議、通報(bào)、決定有關(guān)事項(xiàng)，分為例行會(huì)議和業(yè)務(wù)專題會(huì)議。職責(zé)3.1行政管理部負(fù)責(zé)總部會(huì)議室、會(huì)議設(shè)備的保管、維護(hù)；負(fù)責(zé)總辦周例會(huì)、月度考評(píng)會(huì)的組織、實(shí)施。3.2各單位/部門負(fù)責(zé)組織、實(shí)施由本單位/部門發(fā)起的會(huì)議要求。3.3各專業(yè)委員會(huì)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)相關(guān)專業(yè)委員會(huì)專題會(huì)議的召集、主持。工作要求4.1會(huì)議分類4.1.1公司會(huì)議例行類會(huì)議，包括例行晨會(huì)、總辦周例會(huì)、月度考評(píng)會(huì)、分管領(lǐng)導(dǎo)組織的周例會(huì)/月度例會(huì)、部門周例會(huì)等。專題會(huì)議，包括由各單位/部門/專業(yè)委員會(huì)因經(jīng)營業(yè)務(wù)、管理需要等召開的專題會(huì)議。大型會(huì)議，一般情況下以青龍集團(tuán)、青龍地產(chǎn)、物業(yè)公司名義組織召開的會(huì)議，包括年度或半年度總結(jié)、慶祝類會(huì)議等。4.1.2外部會(huì)議外部會(huì)議，由外部組織、機(jī)構(gòu)召開的，需要我公司指派人員參加的活動(dòng)、會(huì)議。4.1.3與業(yè)主/客戶相關(guān)會(huì)議業(yè)主懇談會(huì)：由青龍地產(chǎn)物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目每月固定組織召開，由社區(qū)業(yè)主、物業(yè)服務(wù)人員共同參加的溝通交流會(huì)議，旨在了解、征詢、答疑客戶需求。與業(yè)委會(huì)工作溝通會(huì)議，因業(yè)主需求或業(yè)委會(huì)工作需要由我公司相關(guān)人員參加的關(guān)于社區(qū)建設(shè)的定期或不定期的工作會(huì)議。甲方聯(lián)席會(huì)：非青龍地產(chǎn)物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目與甲方的聯(lián)席會(huì)，根據(jù)與甲方合同約定，1頁共9頁定期或不定期的召開聯(lián)席會(huì)。4.2會(huì)議安排4.2.1公司會(huì)議總辦周例會(huì)：一般情況在每周五下午召開；會(huì)前，由行政管理部負(fù)責(zé)落實(shí)各參會(huì)單位本次會(huì)議所涉及的議題（每個(gè)單位提出不超過3項(xiàng)）并發(fā)送至每個(gè)參會(huì)人員提前知會(huì)，并落實(shí)當(dāng)期各單位重點(diǎn)工作完成情況；會(huì)中，總辦成員匯報(bào)上周完成的主要工作，提出下周或需要協(xié)調(diào)的重點(diǎn)工作，總經(jīng)理對(duì)總辦成員提出的重點(diǎn)工作給予協(xié)調(diào)或指導(dǎo)。參會(huì)人員：公司總辦會(huì)成員；行政管理部負(fù)責(zé)主持會(huì)議。B月度考評(píng)會(huì)：一般情況在每月初前10日內(nèi)召開；會(huì)前，由行政管理部收集匯總總辦會(huì)對(duì)各單位/部門上月計(jì)劃考評(píng)結(jié)果；會(huì)中，各單位/部門就上月重點(diǎn)工作進(jìn)行匯報(bào)分析，并報(bào)告本月重點(diǎn)工作安排，總辦會(huì)對(duì)各單位/部門提出的重點(diǎn)工作給予協(xié)調(diào)、指導(dǎo)或點(diǎn)評(píng)；參會(huì)人員及會(huì)議主持同總辦周例會(huì)各物業(yè)項(xiàng)目周例會(huì)和月度考評(píng)會(huì)：由各單位分管領(lǐng)導(dǎo)組織召開，會(huì)議形式參考公司總辦周例會(huì)和月度考評(píng)會(huì)。各專題會(huì)議：各單位/部門根據(jù)需要自行提出、自行組織；參會(huì)人員由提出單位/部門負(fù)責(zé)人決定，對(duì)于需要董事會(huì)、執(zhí)委會(huì)、監(jiān)事會(huì)成員參加的會(huì)議，除緊急事宜外，參照青龍地產(chǎn)《會(huì)議管理規(guī)定》（TTDC014-BG05-2010）規(guī)定需提前2天向辦公室秘書人員提出，并在OA內(nèi)網(wǎng)發(fā)布“會(huì)議管理”工作流程。各職能部門/專業(yè)技術(shù)委員會(huì)專題會(huì)議，由承擔(dān)部門負(fù)責(zé)溝通并發(fā)布會(huì)議通知。大型會(huì)議：職能部門負(fù)責(zé)策劃青龍物業(yè)所有大型會(huì)議，會(huì)議方案由總辦會(huì)根據(jù)實(shí)際情況組織制定，如需要報(bào)青龍地產(chǎn)執(zhí)委會(huì)批準(zhǔn)。4.2.2外部會(huì)議由接收外部會(huì)議通知的單位填寫《外部會(huì)議安排表》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)后，指派專人出席。4.2.3與業(yè)主相關(guān)會(huì)議業(yè)主懇談會(huì)青龍地產(chǎn)項(xiàng)目每月召開一次業(yè)主懇談會(huì)，由各單位負(fù)責(zé)人組織召開，分管領(lǐng)導(dǎo)和職能部門自行選擇參與或旁聽。會(huì)前，由各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)近期物業(yè)服務(wù)工作實(shí)際情況，第 2 頁共9頁提前邀約業(yè)主并確定本單位參會(huì)人員（如需要職能部門參與亦提前溝通），確定會(huì)議主要方向和主題；會(huì)中，參會(huì)人員簽到、詳細(xì)記錄、解答客戶的建議、意見和需求；會(huì)后，整理《備忘錄》并歸檔，對(duì)客戶提出的問題及時(shí)整改并反饋客戶。與業(yè)委會(huì)（甲方聯(lián)席會(huì)）相關(guān)工作會(huì)議對(duì)于各社區(qū)業(yè)主委員會(huì)要求參與的會(huì)議，由各單位負(fù)責(zé)人參加或指定專人參加。對(duì)于業(yè)主委員會(huì)參與對(duì)現(xiàn)場提出整改要求、意見等的回復(fù)。4.3會(huì)議通知原則上，凡涉及多個(gè)單位人員參加的會(huì)議，均應(yīng)至少1天以內(nèi)內(nèi)網(wǎng)公告或電子郵件的形式發(fā)布通知，對(duì)于單位內(nèi)部會(huì)議、小范圍的非正式會(huì)議或緊急召集會(huì)議，可依據(jù)實(shí)際情況采用電話、短信或口頭通知的方式告知參會(huì)人員。4.4會(huì)議記錄或紀(jì)要4.4.1所有會(huì)議均應(yīng)留有會(huì)議記錄和紀(jì)要，會(huì)議組織單位/人員負(fù)責(zé)安排專人進(jìn)行會(huì)議記錄，并在會(huì)后2個(gè)工作日內(nèi)整理完畢，報(bào)參會(huì)最高領(lǐng)導(dǎo)或會(huì)議主持人審核后發(fā)送所有參會(huì)人員或業(yè)務(wù)相關(guān)人員，會(huì)議組織單位/人員負(fù)責(zé)相關(guān)事宜的追蹤落實(shí)。以下會(huì)議類型，須經(jīng)全體參會(huì)成員簽字確認(rèn)后留存：對(duì)于各類高層會(huì)議紀(jì)要，作為公司決策的重要文件，須經(jīng)全體參會(huì)成員簽字確認(rèn)后，交行政管理部存檔備查。如會(huì)議已決策事項(xiàng)，應(yīng)在原始記錄中括號(hào)注明“決策字樣”。對(duì)于業(yè)主懇談會(huì)《備忘錄》，連同《與會(huì)人員簽到表》一并由各物業(yè)服務(wù)中心負(fù)責(zé)人管理。對(duì)于有業(yè)主委員會(huì)成員參與的會(huì)議/甲方聯(lián)席會(huì)，或由業(yè)委會(huì)/甲方參與對(duì)現(xiàn)場提出整改要求、意見等亦視為會(huì)議，按照此規(guī)定執(zhí)行。此類《備忘錄》連同《與會(huì)人員簽到表》，一并由各物業(yè)服務(wù)中心負(fù)責(zé)人管理。D對(duì)于物業(yè)公司每月召開的例會(huì)及每周召開的例會(huì)，會(huì)議紀(jì)錄人員須在2個(gè)工作日內(nèi)整理出會(huì)議紀(jì)要報(bào)參會(huì)最高領(lǐng)導(dǎo)或會(huì)議主持人審核后通過OA網(wǎng)郵件發(fā)送給全體參會(huì)人員、同時(shí)抄送計(jì)劃運(yùn)營部負(fù)責(zé)人、職能中心總監(jiān)、總裁，同時(shí)上傳“OA辦公網(wǎng)”——“知識(shí)中心”，以備檢查和存檔。4.4.2會(huì)議紀(jì)要和記錄具有一定的區(qū)別（詳見青龍地產(chǎn)《會(huì)議管理規(guī)定》（TTDC014-BG05-2010）第4.4.2、4.4.3條款）。物業(yè)公司內(nèi)部會(huì)議，按照公司《會(huì)第 3 頁共9頁議紀(jì)要》格式填寫，可根據(jù)會(huì)議內(nèi)容、類型、參加部門/人員，對(duì)會(huì)議內(nèi)容有選擇性的采取“會(huì)議記錄”或“會(huì)議紀(jì)要”記載。4.5會(huì)議紀(jì)律為提高會(huì)議效率，須對(duì)會(huì)議紀(jì)律進(jìn)行嚴(yán)格約束。對(duì)于因故無法參加會(huì)議、無法全程參與，須按程序報(bào)參會(huì)最高領(lǐng)導(dǎo)或會(huì)議主持人同意，否則將被視為“缺席、遲到、早退”。關(guān)于會(huì)議紀(jì)律及處罰規(guī)定如下：因工作原因或個(gè)人原因無法參加會(huì)議；皆須按程序請假。對(duì)于未按規(guī)定請假缺席會(huì)議的人員，每次給予200元處罰。因工作原因請假不予處罰；因個(gè)人原因請假給予元處罰。遲到，早退或未按規(guī)定提前進(jìn)入會(huì)議場地，每次處50元處罰。會(huì)議期間因故請假，須報(bào)參會(huì)最高領(lǐng)導(dǎo)或會(huì)議主持人同意后方可離場，否則視為早退。會(huì)議期間，未經(jīng)允許私自接聽電話、大聲喧嘩等影響會(huì)議秩序，每次處20元處罰。對(duì)公司會(huì)議精神未按要求進(jìn)行落實(shí)或不學(xué)習(xí)者，處50元處罰；特殊情況視會(huì)議內(nèi)容的重要程度可增加處罰力度。E會(huì)議期間未按要求著裝，每次處50元處罰。4.6會(huì)議文件保管會(huì)議相關(guān)文件由會(huì)議組織單位/人員妥善保管，重要會(huì)議資料應(yīng)報(bào)備行政管理部備查，符合檔案管理范疇的文件執(zhí)行相關(guān)管理規(guī)定。相關(guān)文件無相關(guān)記錄序號(hào)名稱保存部門保存期限1會(huì)議紀(jì)要責(zé)任單位五年2會(huì)議簽到表責(zé)任單位五年3工作備忘錄責(zé)任單位永久保存流程圖或重點(diǎn)事項(xiàng)圖表無第 4 頁共9頁附加說明本文件主要修訂起草人：行政管理部。本文件由行政管理部負(fù)責(zé)解釋。第 5 頁共9頁附件1：公司內(nèi)部會(huì)議簽到表會(huì)議簽到表會(huì)議時(shí)間：日程安排：議題：1、我將認(rèn)真學(xué)習(xí)，將本次會(huì)議的精神領(lǐng)會(huì)貫通并嚴(yán)格執(zhí)行；承諾 2、嚴(yán)格遵守本單位會(huì)議管理規(guī)定，不遲到、不早退，不打手機(jī)等；3、請遵守以上承諾者簽字。姓名 出勤簽到 考核情況 姓名 出勤簽到 考核情況備注：

出勤?

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請假×第

6

頁共

9

頁附件2：公司內(nèi)部會(huì)議紀(jì)要格式 黑體，四號(hào)，加粗，居中××××××?xí)h紀(jì)要（編號(hào)：××）宋體、小四號(hào)、居中時(shí)間：××××年××月××日地點(diǎn)：××××主持人：×××與會(huì)人員：××××××××××××××××××主題：××××××××××××××宋體、小四號(hào)、加粗、居中正文宋體、五號(hào)、首行縮進(jìn)2字符第 7 頁共9頁附件3：業(yè)主懇談會(huì)/業(yè)委會(huì)相關(guān)會(huì)議簽到簿與會(huì)人員簽到表時(shí) 間：組織部門：會(huì)議地點(diǎn)：會(huì)議主題：參會(huì)部門 姓名 簽到 備注備注： 出勤? 缺勤〇 請假×第 8 頁共9頁附件4：業(yè)主懇談會(huì)/業(yè)委會(huì)相關(guān)會(huì)議記錄/甲方聯(lián)席會(huì)備忘錄宋體、小四號(hào)、居中，編號(hào)規(guī)則《文件編（編號(hào)：