公文寫作要點略述課件

公文寫作與處理

人力資源部公文培訓(xùn)的目的1.提高員工公文寫作水平2.規(guī)范企業(yè)公文寫作3.改善部門的公文管理4.提高企業(yè)管理水平課程安排企業(yè)公文概念與分類公文處理的定義公文的撰寫與格式要求（9項）公文寫作常犯錯誤及注意事項(7項）公文的各種格式（9項）公文處理的定義是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)，銜接有序的工作。公文的撰寫與格式要求

公文一般由發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件、機關(guān)印章、成文年月日、抄送機關(guān)、主題詞等部分組成。1）紅頭文件的適用?？词欠裰匾远?！例如:A.內(nèi)部任免一般公司都算重要文件，一定要紅頭文件。B其它的會議紀要就要看會議內(nèi)容是否重要。C外發(fā)的文件看是發(fā)給上級的還是下級，是什么性質(zhì)的，發(fā)給上級沒有用紅頭的；發(fā)給下級的重要執(zhí)行文件一定要用紅頭。D其它有公司印章的也算重要文件，但可以不用紅頭文件。2）發(fā)文字號A應(yīng)當依次包括機關(guān)代字、年份、序號。B發(fā)文字號中年份、序號用阿拉伯數(shù)字標識，年份應(yīng)標全稱，用六角號括入，序號不編虛位（即不編01或001），不加“第”字。公文的撰寫與格式要求公文的撰寫與格式要求3）公文標題應(yīng)當準確、簡要的概括公文的主要內(nèi)容并標明公文的種類。A標題構(gòu)成一般由發(fā)文機關(guān)、事由、文件三部分組成。B標題較長時應(yīng)當上長下短。C公文標題中批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件，一般不用標點符號。公文的撰寫與格式要求6）成文的時間以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準，會議通過的文件以通過時間為準，文件下發(fā)要及時。7）抄送單位指主送單位之外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，應(yīng)使用全稱或者規(guī)范話的簡稱、統(tǒng)稱。公文的撰寫與格式要求9）公文用紙

采用國際標準A4紙。公文寫作常犯錯誤及注意事項2）格式不規(guī)范無標題；落款不清晰，不知道是誰；無日期等。3）公文寫作的段落結(jié)構(gòu)亂，開頭結(jié)尾太突然，過度不自然，不簡潔，辭藻華麗，不平實，內(nèi)容不知所云。4）公文寫作的序號使用亂，重復(fù)，倒置等。公文寫作常犯錯誤及注意事項5）公文寫作的標點使用不正確，不規(guī)范。6）公文寫作的用字，用詞不正確。A褒義詞、貶義詞、中性詞使用。比如未盡到職責和未盡到一個主管的職責，因工作忙不能盡到主管的職責。B公文用語和日常用語。比如“妥否，請批示”。C注意語氣程度。比如“勒令和要求希望”。D注意適用范圍。比如罰款和罰金；匯報和通知，知會。公文寫作常犯錯誤及注意事項7）公文的排版、美觀、打印、復(fù)印質(zhì)量，要求使用統(tǒng)一版面。公文的各種格式一、決定（決議）二、通知三、報告四、請示五、函六、通報七、會議紀要公文的各種格式----決定（決議）范圍對公司的重要事項或重大行動做安排用“決定”；經(jīng)會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項用"決議"。結(jié)構(gòu)劃分A開頭：主要以說明目前形勢，分析或闡述做次決定的原因、目的及意義，其語言要求簡潔、概括性強。B主體：表達決定的具體內(nèi)容，因為它是下級機關(guān)，相關(guān)單位及所屬個人必須執(zhí)行的準則，所以要求寫的明確、具體、詳細；其表達方式采取條文是寫法，并要形成完整、嚴謹、清晰的整體，主體部分也可簡述式寫法，對所決定的事項作出直接公布。C結(jié)語：提出希望，號召和要求。在決定的正文之后，可以寫“本決定自發(fā)布之日起施行”。公文的各種格式----報告使用范圍

向上級匯報工作，反應(yīng)情況，提出建議等用報告。種類

1建議報告2境況報告結(jié)構(gòu)

A標題：制發(fā)機關(guān)+事由+報告；報告前可以加“緊急”。B正文：事由要直陳其事，吧情況及前因后果寫清楚；事項寫作步驟、措施、效果。也可以寫工作的意見、建議或應(yīng)注意的問題。C結(jié)尾：可寫“特此報告”“專此報告”后面不用任何標點符號：或“以上報告如無不妥請批轉(zhuǎn)各部門執(zhí)行”等語。注意事項

概述事實，重點突出，中心明確，實事求是，有針對性。公文的各種格式----請示適用范圍

向上級部門請示指示，并需要批復(fù)的用“請示”，請示應(yīng)當一文一事，不得多頭請示。結(jié)構(gòu)A標題：制發(fā)機關(guān)名稱+事由+請示B正文：請示的原因，陳述情況，闡述理由，講清必要性和可能性，最后用“為此請示如下”；請示的事項要寫明請示要求，如請示物資要寫明品名，規(guī)格，數(shù)量，請示資金要寫明金額。C結(jié)尾語：多用“上述意見是否妥當，請指示”；“特此請示，請批準”；“以上請求，請與審批”等。注意事項：一文一事，一個主送部門，逐級請示。

公文的各種格式----函適用范圍

向外單位聯(lián)系公務(wù)，洽談工作事項用“函”。函適用于不相隸屬機關(guān)之間的互相商洽工作，詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)部門請求批準等。結(jié)構(gòu)

標題、主送機關(guān)、正文、發(fā)文機關(guān)、日期、函告的事項、結(jié)語等。A標題：一般由發(fā)文機關(guān)，事由，文種或者事由文種組成。一般發(fā)函為《關(guān)于***（事由）的函》；復(fù)函為《關(guān)于**（答復(fù)事項）的復(fù)函》。B正文：一般包括三層，簡要介紹背景情況，商談，詢問，答復(fù)的事項和問題；希望和要求，如“務(wù)希研究承復(fù)”，“敬請大力支持為盼”等。

公文的各種格式----通報通報一般指獎懲性通報。使用范圍：表彰先進，批評錯誤，傳達重要情況用“通報”。格式：一般采用三層，簡要介紹事由，對此公司做出的決定，公司對全體員工的號召。公文的各種格式----工作計劃一、工作計劃的格式：1、計劃的名稱。包括訂立計劃單位或團體的名稱和計劃期限兩個要素。如“研發(fā)部年度工作計劃”。2、計劃的具體要求，一般包括工作的目的和要求，工作的項目和指標，實施的步驟和措施等，也就是為什么做、做什么怎么做、做到什么程度。3、最后訂立計劃的日期。公文的各種格式----工作計劃二、工作計劃的內(nèi)容。一般的講，包括：1、情況分析（制定計劃的依據(jù)）。制定計劃前，要分析研究工作現(xiàn)狀，充分了解下一步工作是在什么基礎(chǔ)上進行的，是依據(jù)什么來制定這個計劃的。2、工作任務(wù)和要求（做什么）。根據(jù)需要與可能，規(guī)定出一定時間內(nèi)所應(yīng)完成的任務(wù)和應(yīng)達到的工作指標。3、工作的方法、步驟和措施（怎樣做）。在明確了工作任務(wù)以后，還需要根據(jù)主客觀條件，確定工作的而方法和步驟，采取必要的措施，以確保工作任務(wù)的完成。公文的各種格式----工作計劃三、制定好工作計劃經(jīng)過的步驟。1、認真學習研究上級的有關(guān)指示辦法，領(lǐng)會精神，武裝思想。2、認真分析本單位的具體情況，這是制定計劃的根據(jù)和基礎(chǔ)。3、根據(jù)上級的指示精神和本單位的現(xiàn)實情況，確定工作方針、工作任務(wù)、工作要求，再據(jù)此確定工作的具體辦法和措施，確定工作的具體步驟、環(huán)環(huán)緊扣，付諸實現(xiàn)。4、根據(jù)工作中可能出現(xiàn)的偏差、缺點、障礙、困難、確定預(yù)算克服的辦法和措施，以免發(fā)生問題是工作陷于被動。5、根據(jù)工作任務(wù)的需要，組織并分配力量，明確分工。6、計劃草案制定后，應(yīng)交全體人員討論，計劃是要靠群眾來完成的，只有正確反映群眾的要求，才能成為大家自覺為之奮斗的目標。7、在實踐中進一步修訂、補充和完善計劃，計劃一經(jīng)制定出來，并經(jīng)正式通過批準以后，就要堅決貫徹執(zhí)行。在執(zhí)行過程中，往往需要繼續(xù)加以補充、修訂，使其更完善，切合實際。公文的各種格式----工作總結(jié)二、工作總結(jié)的特點1、客觀性?？偨Y(jié)是對過去工作的回歸和評價，因而要尊重客觀事實，以事實為依據(jù)。2、典型性。總結(jié)出的經(jīng)驗教訓(xùn)是基本的、突出的、本質(zhì)的、有規(guī)律性的東西，在日常學習、工作、生活中很有現(xiàn)實意思，具有鼓舞、針砭等作用。3、指導(dǎo)性。通過工作總結(jié)，深知過去工作的成績與失誤及其經(jīng)驗教訓(xùn)，指導(dǎo)將來的工作，使今后少犯錯誤，取得更大的成績。4、證明性。這是說總結(jié)的基本表達手段是被動的（嚴格的說是證明），它要用自身實踐活動中的真實的，典型的材料來證明它支出的個個判斷的正確性。公文的各種格式----工作總結(jié)三、工作總結(jié)的內(nèi)容。

工作情況不同，總結(jié)的內(nèi)容也不同，總的來說，一般包括以下幾個方便：1.基本情況。包括工作的有關(guān)條件，工作經(jīng)歷情況和一些數(shù)據(jù)等等。2.成績、缺點、這是工作總結(jié)的中心重點，總結(jié)的目的就是要肯定成績，找出缺點。3.經(jīng)驗教訓(xùn)。在寫總結(jié)時，須注意發(fā)掘事務(wù)的本質(zhì)及規(guī)律，使感性認識上升為理性認識，以指導(dǎo)將來工作。公文的各種格式----工作總結(jié)四、工作總結(jié)的格式

工作總結(jié)的格式。格式也就是總結(jié)的結(jié)構(gòu)。是組織和安排的表現(xiàn)形式其格式不固定，一般由以下幾種：1.條文式。也稱條款式，是用序數(shù)詞給每一自然段編號的文章格式，通過給每個自然段編號，總結(jié)被分為幾個問題，按問題談情況和體會，這種格式有靈活，方便的特點。2.兩段式，總結(jié)分為兩部分前一部分為總，主要寫作了什么工作，取得了什么成績，后一部分是結(jié)，主要講經(jīng)驗、教訓(xùn)。這種總結(jié)格式具有結(jié)構(gòu)簡單，中心明確的特點。3.貫通式。是圍繞主題對工作發(fā)展的全過程逐步進行總結(jié)，要以各個主要階段的情況，完成任務(wù)的方法以及結(jié)果進行較為具體的敘述，常按時間順序敘述情況，談經(jīng)驗，這種格式具有結(jié)構(gòu)緊湊，內(nèi)容連貫的特點。4.標題式。把總結(jié)的內(nèi)容分成諾干部分，每部分提煉出一個小標題，分別闡述，這種格式具有層次分明，重點突出的特點。公文的各種格式----工作總結(jié)四、工作總結(jié)的格式

一篇總結(jié)，采取何種格式來組織和安排材料，是由內(nèi)容決定的，是由內(nèi)容決定的，所選結(jié)論應(yīng)反映事物的內(nèi)在聯(lián)系，服從全文中心。公文的各種格式----工作總結(jié)五、工作總結(jié)的構(gòu)成。1.標題。即總結(jié)的名稱，標題總結(jié)的單位，期限和性質(zhì)。2.正文。正文一般分為三個部分，開頭，主體和結(jié)尾。

A開頭，或交代總結(jié)的目的和總結(jié)的主要內(nèi)容，或介紹單位的基本情況，或吧所取得的成績簡明扼要的寫出來，或概括說明指導(dǎo)思想以及在什么形勢下作的總結(jié)，不管以何種方式開頭，都應(yīng)簡練，使總結(jié)很快進入主體。

B主體。是總結(jié)的主體部分，是總結(jié)的重點和中心，它的內(nèi)容就是總結(jié)的內(nèi)容。

C結(jié)尾。是總結(jié)的最后一部分，對全文進行歸納，總結(jié)，或突出成績，或?qū)懡窈蟮拇蛩愫团Φ姆较?，或指出工作的缺點和存在的問題。3.署名和日期。如果總結(jié)的標題中沒有寫明總結(jié)者或總結(jié)單位，就要在正文右下方寫明，最后還要在署名的下面寫明日期。公文的各種格式----工作總結(jié)六、工作總結(jié)寫作的基本要求。

無論何總格式的工作總結(jié)，其寫作都應(yīng)遵循以下要求：1、掌握客觀事實廣泛占有材料。2、對占有的材料作認真的分析研究。3、反映特點，找出規(guī)律。4、要走群眾路線。5、具體寫作過程中的要求：即編好寫作提綱、交待要簡要，背景要鮮明、詳略須得當。公文的各種格式----工作總結(jié)七、工作總結(jié)格式要求。

各類歸檔材料和各級綜述材料的排版格式要求（原始材料除外）：1.頁面設(shè)置：用紙