文件收發(fā)處理程序

文件收發(fā)處理程序文件收發(fā)處理程序文件收發(fā)處理程序xxx公司文件收發(fā)處理程序文件編號：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準(zhǔn)審核制定方案設(shè)計(jì)，管理制度文件收發(fā)處理程序

目的規(guī)范外來文件及部門發(fā)文的管理，確保文件辦理、簽發(fā)程序有效控制。適用范圍適用于外來文件及部門發(fā)文的接收、標(biāo)識、登記、呈批、審核、執(zhí)行、發(fā)布及歸檔。術(shù)語和定義外來文件：指外單位(包括集團(tuán)總部及各分公司)或部門對我部門發(fā)來的需要參考、辦理或遵照執(zhí)行的文件資料。部門發(fā)文：指發(fā)展規(guī)劃部就經(jīng)營管理各項(xiàng)事務(wù)以部門名義對內(nèi)或?qū)ν庖猿晌男问桨l(fā)布的通知、通報(bào)、請示、報(bào)告、報(bào)表、往來函件等行文。文件流轉(zhuǎn)責(zé)任人：負(fù)責(zé)文件收發(fā)運(yùn)作的工作人員。部門負(fù)責(zé)人：按權(quán)限審批文件。職責(zé)收文：負(fù)責(zé)對日常業(yè)務(wù)工作中接收到的外來文件交相應(yīng)的文件流轉(zhuǎn)責(zé)任人進(jìn)行登記，依據(jù)批示執(zhí)行辦理，并回復(fù)執(zhí)行情況。發(fā)文：根據(jù)業(yè)務(wù)需要，就有關(guān)事項(xiàng)草擬文件，并按審批情況行文發(fā)布。主要包括公司日常經(jīng)營管理文件及項(xiàng)目現(xiàn)場工程文件兩大類。文件流轉(zhuǎn)責(zé)任人：負(fù)責(zé)部門文件的接收、登記、編號，并根據(jù)權(quán)限送審、督辦、登記、分發(fā)、回收、移交歸檔等。部門負(fù)責(zé)人：審核、批準(zhǔn)部門各類發(fā)文。工作程序收文收文類別及處理要求a)公司部門發(fā)來的電子版本的文件：由各收件個(gè)人按公司要求轉(zhuǎn)發(fā)并抄送文件流轉(zhuǎn)責(zé)任人，需要辦理回復(fù)的文件，待辦理完畢后需將辦理結(jié)果一同抄送，由流轉(zhuǎn)責(zé)任人進(jìn)行統(tǒng)一登記。b) 外單位發(fā)來的非指令性文件：由部門負(fù)責(zé)人按部門職責(zé)范圍確定辦理方式，并記錄辦理情況，由文件流轉(zhuǎn)責(zé)任人統(tǒng)一編號存檔；如屬于公共關(guān)系、需要多個(gè)部門匯簽以及需要公司領(lǐng)導(dǎo)批示的文件，統(tǒng)一交綜合部登記編號，辦理完畢后統(tǒng)一存檔。文件流轉(zhuǎn)責(zé)任人每年移交綜合部歸檔，可保存電子版本。編號方法示例：收字2011-0001。c) 有關(guān)項(xiàng)目建設(shè)的常規(guī)性政府批文及相關(guān)資料，由經(jīng)辦人在收到后及時(shí)交文件流轉(zhuǎn)責(zé)任人存檔。文件接收：a)對收到的各級各類外來的公司文件，由文件流轉(zhuǎn)責(zé)任人負(fù)責(zé)收拆、登記、初審、送簽、清退和保管；部門負(fù)責(zé)人的親自收件，一律交收件人親自處理；b)文件流轉(zhuǎn)責(zé)任人在要對收文要進(jìn)行詳細(xì)登記，并編號備查，編號規(guī)則：年度+四位流水號，如2011年第一份收文，編號為：發(fā)規(guī)收字2011-0001?！妒瘴牡怯洷怼分饕▉砦臋C(jī)關(guān)、來文標(biāo)題、送簽領(lǐng)導(dǎo)、擬辦意見等。文件處理與發(fā)放a)對需要辦理的公文，由文件流轉(zhuǎn)責(zé)任人填寫《收文登記表》，送部門負(fù)責(zé)人簽批。文件流轉(zhuǎn)責(zé)任人按照部門負(fù)責(zé)人的批示及時(shí)做好辦理工作，防止積壓誤事;部門成員對承辦的公文，必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，按規(guī)定期限迅速辦理，不得拖延積壓.b)對只需閱知的公文，由文件流轉(zhuǎn)責(zé)任人填寫《收文登記表》，送部門同事內(nèi)部閱知；c)公文辦完后，應(yīng)根據(jù)文書立卷、歸檔的有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將公文定稿，正本和有關(guān)材料整理立卷。當(dāng)年文件應(yīng)于第二年第二季度移交完畢，個(gè)人不得私自保存應(yīng)當(dāng)存檔的公文。文件的執(zhí)行回復(fù)各部門成員根據(jù)負(fù)責(zé)人批示在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理或執(zhí)行完畢有關(guān)事項(xiàng)后，需要將收文及反映辦理情況的所有資料，回復(fù)給文件流轉(zhuǎn)責(zé)任人統(tǒng)一歸檔保存。如無法辦理或執(zhí)行，經(jīng)辦人應(yīng)以書面形式說明情況送部門負(fù)責(zé)人審核后回復(fù)文件流轉(zhuǎn)責(zé)任人，經(jīng)負(fù)責(zé)人批示同意后，回復(fù)情況與收文一起歸檔。發(fā)文根據(jù)業(yè)務(wù)需要，就某事項(xiàng)需要行文的，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：對以部門名義外發(fā)的文件，由部門負(fù)責(zé)人擬稿、審核。審核的主要內(nèi)容：是否符合黨和政府的方針、政策；是否符合文字規(guī)范；是否符合公文格式；提出的要求和措施是否明確具體、切實(shí)可行；涉及其它部門、地區(qū)的問題是否協(xié)調(diào)一致；審批手續(xù)是否符合要求；文字是否正確地反映了原來的意圖、是否簡明扼要、通俗易懂，文句是否符合語法、合乎邏輯、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號，文字是否規(guī)范，文中有無錯(cuò)漏等。審修后的文件，由文件流轉(zhuǎn)責(zé)任人填寫《發(fā)文登記表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后簽發(fā)。文件經(jīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)后，由文秘人員負(fù)責(zé)按規(guī)范打印、裝訂、用印、發(fā)出、存檔（一般存兩份）。文件打印要按公文格式進(jìn)行，文件的字?jǐn)?shù)多少要和紙幅大小相應(yīng)，盡量避免末頁無正文的現(xiàn)象，如出現(xiàn)這種情況，應(yīng)在末頁注明“此頁無正文”字樣。字跡要求清晰、整潔、排列勻稱，注意保護(hù)原稿，不得涂抹或污損。密級較高的文件應(yīng)專人打印，大量印刷應(yīng)指定專門場所；印刷文件需認(rèn)真校對，重要文件應(yīng)實(shí)行復(fù)核甚至三校，以保證正確無誤。校對后要簽名再交打字員正式印文，印后如還需在公文上修改字句、數(shù)字、時(shí)間等，應(yīng)蓋上校對專用章。附表一：發(fā)展規(guī)劃部文件收發(fā)流程圖附表