秘書(shū)學(xué)復(fù)習(xí)試題參考答案

.PAGE.秘書(shū)學(xué)復(fù)習(xí)題本次學(xué)期考試以中央廣播電視大學(xué)出版社出版、張玲莉主編的《秘書(shū)理論與實(shí)務(wù)》為依據(jù)。考試時(shí)間為90分鐘,考試形式為閉卷,考試題型有：填空題、判斷題、選擇題、簡(jiǎn)答題,案例分析題。一、填空題：1、秘書(shū)活動(dòng)的產(chǎn)生必須具備兩個(gè)基本條件：一是社會(huì)管理組織的出現(xiàn)；二是文字和公文的出現(xiàn)。2、公文處理包括收文處理、發(fā)文處理和公文管理三個(gè)基本環(huán)節(jié)。3、禮儀基本內(nèi)容包括儀容、儀表、儀姿儀態(tài)和氣質(zhì)風(fēng)度。4、辦公室管理包括四個(gè)要素：組織目標(biāo)、符合目標(biāo)的運(yùn)轉(zhuǎn)方式、管理人員、科技管理手段。5、秘書(shū)是在各種社會(huì)組織中,為領(lǐng)導(dǎo)者或私人辦文、辦事和辦會(huì)的參謀和助手。6、秘書(shū)人員的職業(yè)道德是秘書(shū)人員在職業(yè)活動(dòng)中應(yīng)該遵守的行為規(guī)范的總和,體現(xiàn)了秘書(shū)工作者對(duì)社會(huì)承擔(dān)的道德責(zé)任和義務(wù)。7、會(huì)議紀(jì)要,適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。8、調(diào)查報(bào)告是對(duì)某一情況、事件、經(jīng)驗(yàn)或問(wèn)題,根據(jù)市場(chǎng)調(diào)查研究成果而寫(xiě)出的有情況、有分析的書(shū)面報(bào)告。9、我國(guó)現(xiàn)行的13種行政公文中最典型的上行文種是報(bào)告和請(qǐng)示,即可上行又可下行,還可平行的公文文種是通知。10、辦公室布局一般有封閉式和開(kāi)放式兩種。傳統(tǒng)的辦公室主要是封閉式的,現(xiàn)在較多采用開(kāi)放式布局。11、秘書(shū)在商務(wù)場(chǎng)合的著裝應(yīng)做到四個(gè)協(xié)調(diào)：與環(huán)境協(xié)調(diào)、與社會(huì)角色協(xié)調(diào)、與自身?xiàng)l件協(xié)調(diào)、與時(shí)節(jié)協(xié)調(diào)。12、秘書(shū)工作的主要構(gòu)成要素可以概括為辦文、辦會(huì)和辦事。13、一個(gè)設(shè)計(jì)合理的辦公室布局應(yīng)該符合以下標(biāo)準(zhǔn)：方便、整潔舒適、和諧統(tǒng)一、安全。14、秘書(shū)面臨的溝通有兩種形式：縱向溝通、橫向溝通。15、商務(wù)談判通常包括導(dǎo)入階段、概說(shuō)階段、明示階段、交鋒階段、妥協(xié)階段、協(xié)議階段。二、判斷題：1、通知是最為常見(jiàn)的行政公文,屬于知照性公文?！病?、通告的使用范圍大于公告?！波w3、繕印是指公文人員對(duì)已簽發(fā)的文稿進(jìn)行打印和用印。〔╳4、會(huì)議記錄是記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的公文。〔√5、公文處理包括收文處理、發(fā)文處理和公文管理三個(gè)基本環(huán)節(jié)?！病?、會(huì)議具有必要性、適宜性、合法性、可行性等特征?！病?、公文處理要遵循及時(shí)、準(zhǔn)確、公開(kāi)、統(tǒng)一、簡(jiǎn)化的基本原則?！病?、啟封是秘書(shū)特有的職責(zé),單位和領(lǐng)導(dǎo)的所有文件、信件,秘書(shū)人員都有權(quán)拆封?！波w9、文稿經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)即成為定稿,文稿據(jù)此可以生效?！病?0、文件用印要核實(shí)份數(shù),超過(guò)份數(shù)的文件不能蓋印,并要及時(shí)銷(xiāo)毀?！病?1、接待通常包括五要素：來(lái)訪(fǎng)者、來(lái)訪(fǎng)意圖、接待地點(diǎn)、接待任務(wù)、接待方式?！波w12、下行溝通是指上級(jí)作為信息發(fā)布者對(duì)下屬進(jìn)行的一種溝通?！病?3、禮貌是人們?cè)谌粘；顒?dòng),特別是交際活動(dòng)中,表達(dá)敬意、問(wèn)候、致意、祝愿、慰問(wèn)等時(shí)慣用的規(guī)則?！波w14、握手應(yīng)遵循"尊者決定"的原則,即由身份尊貴的人決定雙方有無(wú)握手的必要?！病?5、跨部門(mén)的橫向溝通通常采用會(huì)議、備忘錄、報(bào)告等形式,其中報(bào)告是最經(jīng)常采用的溝通形式?！波w16、開(kāi)放參觀(guān)活動(dòng)是指將組織內(nèi)部有關(guān)場(chǎng)所和作業(yè)程序?qū)ν忾_(kāi)放的活動(dòng)?！病?7、一個(gè)設(shè)計(jì)合理的辦公室布局應(yīng)該符合以下標(biāo)準(zhǔn)：方便；整潔舒適；和諧統(tǒng)一；安全。<√18、所謂辦公自動(dòng)化,主要是利用計(jì)算機(jī)、通信和自動(dòng)控制等技術(shù)與設(shè)備,實(shí)現(xiàn)辦公業(yè)務(wù)的自動(dòng)化。<√19、宴請(qǐng)和會(huì)談的座次安排一般應(yīng)遵循國(guó)際上"主左客右"的慣例安排?！波w20、我國(guó)辦公自動(dòng)化自20世紀(jì)80年代開(kāi)始發(fā)展,大致經(jīng)歷了從打字機(jī)、電腦到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍應(yīng)用等三個(gè)階段。〔╳21、秘書(shū)是在各種社會(huì)組織中為領(lǐng)導(dǎo)者或私人辦文、辦會(huì)、辦事的參謀和助手。<√22、印章最早出現(xiàn)于先秦時(shí)期,印章管理制度以唐代規(guī)定最為嚴(yán)格和具體。<√>23、貼黃是宋朝首創(chuàng)的公文糾誤制度,就是在文書(shū)的寫(xiě)錯(cuò)之處貼上黃紙,然后改正?！波w24、請(qǐng)示具有一文一事、請(qǐng)批對(duì)應(yīng)、事后行文等特點(diǎn)。〔╳25、禮貌是禮節(jié)的基礎(chǔ),禮節(jié)是禮儀的基本組成部分,禮儀在層次上要高于禮貌、禮節(jié),其內(nèi)涵更加深廣。<√26、秘書(shū)面臨的溝通有兩種形式：縱向溝通和橫向溝通。<√27、印章是一種標(biāo)志,具有權(quán)威作用、法律效力和憑證作用。<√28、社會(huì)管理組織的出現(xiàn)是秘書(shū)活動(dòng)產(chǎn)生的前提條件。<√29、我國(guó)秘書(shū)制度創(chuàng)立于秦漢、發(fā)展于魏晉南北朝,成熟于唐宋,完備于明清。<√30、我國(guó)最早的秘書(shū)機(jī)構(gòu)產(chǎn)生于唐代。〔╳31、擬辦工作通常是由秘書(shū)人員承擔(dān)?！波w32、報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)。<√33、商務(wù)交際的禮節(jié)與禮貌主要包括：致意、介紹、握手、寒暄等。<√34、在落款處加蓋的印章要"騎年蓋月",以示莊重、嚴(yán)肅,并防止他人作弊。<√35、商末,朝廷中出現(xiàn)了我國(guó)最早的秘書(shū)機(jī)構(gòu)——太史寮。<√36、秘書(shū)活動(dòng)的產(chǎn)生必須具備兩個(gè)基本條件：一是文字的出現(xiàn)；二是公文的出現(xiàn)?！波w37、為他人作介紹時(shí),應(yīng)將男士介紹給女士,將職位低者介紹給職位高者。<√38、總結(jié)表彰會(huì)的會(huì)場(chǎng)布置應(yīng)該喜慶、熱烈。<√39、賀信既可以宣讀,也可以通過(guò)郵寄送達(dá)對(duì)方。<√40、值班時(shí)應(yīng)做到：準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)、及時(shí)、熱情。<√三、選擇題1、我國(guó)最早的秘書(shū)機(jī)構(gòu)產(chǎn)生于：〔AA、商朝B、戰(zhàn)國(guó)C、秦朝D、漢朝2、<BCD>的出現(xiàn)是秘書(shū)活動(dòng)產(chǎn)生的前提條件。A、皇帝B、社會(huì)管理組織C、文字D、公文3、貼黃是〔D首創(chuàng)的公文糾誤制度,就是在制敕等文書(shū)的寫(xiě)錯(cuò)之處貼上黃紙,然后改正。A、商朝B、秦朝C、漢朝D、唐朝4、指出下列不屬于秘書(shū)工作主要內(nèi)容的選項(xiàng)：〔ABDA、辦文B、辦事C、辦證D、辦會(huì)5、漢末曹操為魏王時(shí),設(shè)"〔D",從此,"秘書(shū)"由指物轉(zhuǎn)為指人。A、太史B、尚書(shū)C、丞相D、秘書(shū)令6、請(qǐng)指出對(duì)公文處理的特點(diǎn)說(shuō)法錯(cuò)誤的一項(xiàng)?！睠A、政治性B、時(shí)限性C、公開(kāi)性D、規(guī)范性7、代表大會(huì)的會(huì)場(chǎng)布置要體現(xiàn)的是〔C氣氛。A、莊嚴(yán)肅穆B、熱烈喜慶C、莊嚴(yán)隆重D、自由活潑8、下列選項(xiàng)不屬于公文處理的作用的一項(xiàng)是：〔D。A.助手作用B.樞紐作用C.查考作用D.總結(jié)作用9、下列程序中不屬于發(fā)文處理階段的是〔D。Ａ．?dāng)M稿Ｂ．審核Ｃ．繕印Ｄ．批辦10、下列選項(xiàng)不屬于會(huì)后工作的一項(xiàng)是〔A。A、清理會(huì)議文件B、離會(huì)與送別C、撰寫(xiě)會(huì)議記錄D、會(huì)議工作總結(jié)11、法規(guī)性公文以〔A日期為成文日期。A、簽發(fā)B、用印C、批準(zhǔn)D、定稿12、官印被作為公文有效性的標(biāo)記,是從〔B開(kāi)始的。A、商朝B、漢代C、唐朝D、宋朝13、〔C是指主要領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)審核過(guò)的文稿進(jìn)行最后審閱,并簽字同意發(fā)文。A、批辦B、注辦C、簽發(fā)D、分發(fā)14、橫向溝通最經(jīng)常采用的溝通形式是〔BCD。A、面談B、會(huì)議C、備忘錄D、報(bào)告15、下列選項(xiàng)不屬于商務(wù)交際的禮節(jié)與禮貌范疇的是〔C。A、致意B、介紹C、宴請(qǐng)D、寒暄16、下列選項(xiàng)不屬于辦公室的辦事原則的是：〔D。A、服務(wù)原則B、高效原則C、保密原則D、分散原則17、下列選項(xiàng)不屬于辦公室日常事務(wù)管理的是：〔D。A、郵件管理B、值班管理C、印信管理D、后勤管理18、下列選項(xiàng)不屬于目前在辦公領(lǐng)域使用的信息采集設(shè)備的是〔D。A、計(jì)算機(jī)B、掃描儀C、數(shù)碼相機(jī)D、打印機(jī)19、下列選項(xiàng)不屬于公文處理的作用的是〔A。A、參謀作用B、助手作用C、紐帶作用D、查考作用20、"尊者決定"的原則適用于〔C。A、致意B、介紹C、握手D、寒暄21、下列選項(xiàng)不屬于秘書(shū)職業(yè)著裝"TOP"原則是〔D。A、整齊的B、適合特殊場(chǎng)合的C、舒適愉快的D、高級(jí)的22、下列中不符合設(shè)計(jì)合理的辦公室環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)的選項(xiàng)是〔D。A、方便B、安全C、整潔舒適D、豪華23、接到打錯(cuò)的時(shí),比較妥當(dāng)?shù)奶幚矸绞绞恰睠。Ａ、告訴他打錯(cuò)了,然后掛。Ｂ、告訴對(duì)方你的號(hào)碼是什么。Ｃ、仔細(xì)問(wèn)他找的人是誰(shuí),看能否幫忙。Ｄ、告訴他,查清楚號(hào)碼再打。24、下列中不屬于公文處理的基本環(huán)節(jié)的選項(xiàng)是〔C。A、收文處理B、發(fā)文處理C、辦文處理D、公文管理25、商末,朝廷中出現(xiàn)了我國(guó)最早的秘書(shū)機(jī)構(gòu)〔A。A、太史寮B、丞相府C、尚書(shū)臺(tái)D、太尉府26、請(qǐng)選擇對(duì)"簽發(fā)"說(shuō)法錯(cuò)誤的選項(xiàng)：〔CＡ、簽發(fā)屬于發(fā)文處理的環(huán)節(jié)。Ｂ、是對(duì)文稿進(jìn)行最后審閱并簽字同意發(fā)文。Ｃ、由辦公室負(fù)責(zé)人對(duì)文稿進(jìn)行簽發(fā)。Ｄ、文稿經(jīng)簽發(fā)即成為定稿,文件據(jù)此可以生效。27、〔A適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)。A、報(bào)告B、請(qǐng)示C、函D、調(diào)查報(bào)告四、簡(jiǎn)答題1、秘書(shū)活動(dòng)產(chǎn)生必須具備的條件是什么？答：第一,秘書(shū)活動(dòng)產(chǎn)生的前提條件,即社會(huì)管理組織的出現(xiàn)。第二,秘書(shū)活動(dòng)產(chǎn)生的必要條件,即文字和公文的出現(xiàn)。2、我國(guó)古代秘書(shū)活動(dòng)的基本特點(diǎn)有哪些？答：〔一古代秘書(shū)機(jī)構(gòu)變動(dòng)頻繁〔二古代秘書(shū)人員選撥較嚴(yán)〔三古代秘書(shū)制度在發(fā)展中走向完備3、請(qǐng)簡(jiǎn)述秘書(shū)工作有什么作用？答：1、參謀智囊的作用2、事務(wù)助手的作用3、樞紐的作用4、協(xié)調(diào)的作用5、窗口的作用6、信息的作用4、請(qǐng)簡(jiǎn)述秘書(shū)職業(yè)道德規(guī)范的具體內(nèi)容是什么？答：秘書(shū)職業(yè)道德規(guī)范的具體要求可以表述為：〔一文明禮貌〔二愛(ài)崗敬業(yè)〔三誠(chéng)實(shí)守信〔四辦事公道〔五勤儉節(jié)約,消費(fèi)有度〔六遵紀(jì)守法,熟知熟用法規(guī)〔七團(tuán)結(jié)協(xié)作,互助友愛(ài)〔八實(shí)事求是,勇于創(chuàng)新5、請(qǐng)寫(xiě)出我國(guó)現(xiàn)行的13種行政公文文種。答：命令〔令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、錄取和會(huì)議紀(jì)要。6、會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄有什么區(qū)別？答：會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄的區(qū)別有四：一是性質(zhì)不同。二是內(nèi)容的繁簡(jiǎn)程序不同。三、形式有所不同。四是處置方式和作用不同。7、請(qǐng)簡(jiǎn)述會(huì)務(wù)工作的原則答：認(rèn)真領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖和會(huì)議的指導(dǎo)思想；熟悉和掌握會(huì)議的組織領(lǐng)導(dǎo)情況；協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)擬定會(huì)議安排；精心組織,周以服務(wù)；重視并妥善做好會(huì)議的善后工作。8、請(qǐng)簡(jiǎn)述接待工作的原則答：1、熱忱大方,注重實(shí)效2、認(rèn)真負(fù)責(zé),細(xì)致周到3、確保安全,內(nèi)外有別4、勤儉節(jié)約,講究禮儀9、請(qǐng)簡(jiǎn)述商務(wù)談判的特點(diǎn)答：一、共同性和目的性二、排斥性與合作性三、差異性與競(jìng)爭(zhēng)性四、互惠性和均等性五、多變性與隨機(jī)性10、請(qǐng)簡(jiǎn)述辦公室的辦事原則答：第一,服務(wù)原則第二,高效原則第三,保密原則第四,統(tǒng)一原則11、請(qǐng)簡(jiǎn)述公文處理的程序。答：1、收文處理：包括簽收、啟封、登記、分送、擬辦、承辦、催辦、注辦等主要工作程序。2、發(fā)文處理：包括擬稿、審核、簽發(fā)、編號(hào)、繕印、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)等環(huán)節(jié)。3、公文管理：包括公文的統(tǒng)一管理、文件的日常管理、會(huì)議的日常管理、會(huì)議文件的管理、匯編公文、公文的存放與保管。12、請(qǐng)簡(jiǎn)述會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的區(qū)別答：第一,身份要求不同。第二,目的不同第三、約束力不同五、案例分析〔一意外的這天上午公司孫總正在主持召開(kāi)公司的董事會(huì)。公司有規(guī)定,在開(kāi)董事會(huì)時(shí)會(huì),參加人員一般不接,等散了再說(shuō)。十點(diǎn)左右,公司的大客戶(hù)李總來(lái),他對(duì)孫總的秘書(shū)于雪說(shuō)他有急事要與孫總商量。面對(duì)這種情況,于雪應(yīng)該如何處理？現(xiàn)在于雪有這么幾種選擇：a、李總,對(duì)不起！我們老總正在開(kāi)會(huì),不能接聽(tīng)。b、李總,實(shí)在不湊巧,我們孫總正在參加董事會(huì),估計(jì)會(huì)議要到12點(diǎn)鐘才結(jié)束?；仡^我們?cè)俳o您來(lái)個(gè),您看這樣可以嗎？c、李總,請(qǐng)您稍等一下,孫總剛剛散會(huì),我馬上幫您去找找。d、李總請(qǐng)您等一下,我馬上叫我們孫總來(lái)接！e、李總,實(shí)在對(duì)不起,我們孫總不在公司。問(wèn)題對(duì)于于雪以上幾種選擇,你認(rèn)為哪種選擇比較合適,請(qǐng)說(shuō)明理由,并對(duì)其他幾種選擇進(jìn)行評(píng)析。參考答案：本題的最佳選擇是C。

選A之所以不合適,主要是沒(méi)有考慮到對(duì)方的感受。對(duì)方會(huì)想：既然你們孫總在公司,只不過(guò)是在開(kāi)會(huì),那為什么就不能抽幾分鐘來(lái)接個(gè)呢？你們不是經(jīng)常高喊"用戶(hù)就是上帝"的口號(hào)嗎,為什么在這個(gè)時(shí)候你開(kāi)會(huì)的事就一定比我的事重要呢？對(duì)方可能越想越生氣。所以,盡管于雪回答的語(yǔ)氣委婉,態(tài)度謙恭,但她這樣的回答仍然是不合適的。

選B也不合適。對(duì)方可能覺(jué)得自己急得火燒眉毛了,還要等到十二點(diǎn)鐘,那心里肯定不是滋味。

選D明顯不合適,因?yàn)楣居幸?guī)定,領(lǐng)導(dǎo)人開(kāi)會(huì)時(shí)一般不接,于雪未經(jīng)孫總同意就答應(yīng)對(duì)方,那不僅違反了公司規(guī)定,而且是非常草率的,如果孫總不來(lái)接,那她又如何答復(fù)客戶(hù)呢？

選E也是不合適的,于雪這樣回答多少會(huì)讓對(duì)方覺(jué)得孫總是不愿意接他的或者是在有意回避他。如果對(duì)方出現(xiàn)猜疑,那就不利于雙方今后的合作。

選C是比較合適的,因?yàn)楫?dāng)于雪用這種方式回答客戶(hù)以后,她就可以去向?qū)O總悄悄匯報(bào),聽(tīng)取他的指示,如果孫總認(rèn)為事情不急,不愿意去接,那么,于雪就可以這樣回答對(duì)方："實(shí)在對(duì)不起,這會(huì)兒不知孫總上哪兒去了,回頭見(jiàn)著孫總,我們就給您去個(gè),您看這樣可以嗎？"如果孫總愿意來(lái)接,于雪就可以說(shuō)剛剛找到了孫總。這樣回答于雪就可以做到滴水不漏,進(jìn)退自如。〔二某領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)要求秘書(shū)部門(mén)在一周內(nèi)將工作意見(jiàn)擬好發(fā)文。A秘書(shū)接受任務(wù)后,為了搶時(shí)間、爭(zhēng)速度,按領(lǐng)導(dǎo)意圖擬稿后,只交給本業(yè)務(wù)部門(mén)的負(fù)責(zé)人審核,就送到打字室進(jìn)行繕印。因?yàn)槲唇?jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱,打印出來(lái)的一百多份"工作意見(jiàn)"全部作廢,耽誤了文件的準(zhǔn)時(shí)下達(dá),造成了不應(yīng)有的浪費(fèi)。A秘書(shū)造成失誤的原因何在？這一案例對(duì)于秘書(shū)從業(yè)人員有何啟示？答：1、A秘書(shū)造成失誤的原因何在？一是他有可能是不清楚公文處理程序,不清楚誰(shuí)是此文的簽發(fā)人——他以為業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核就可以發(fā)文,所以他違反了基本操作流程：工作意見(jiàn)作為政府公文,應(yīng)該由主管部門(mén)的主管領(lǐng)導(dǎo)審簽,會(huì)議上審定的內(nèi)容都需要主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。二是他有可能是自作主張——他以為領(lǐng)導(dǎo)把意見(jiàn)說(shuō)得很明白了,自己也已領(lǐng)會(huì)得很明白了,業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人也審核了,應(yīng)不會(huì)有事了,于是就自作主張。違反了多匯報(bào)多請(qǐng)示的原則：匯報(bào)請(qǐng)示既是工作的要求,也是領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威的體現(xiàn)。三是他不明白事情再急也要按程序按制度辦的道理。對(duì)于秘書(shū)從業(yè)人員的啟示1、對(duì)于文件等法律性資料,必須慎重決策,反復(fù)修改,謹(jǐn)慎行事。2、一是要對(duì)自己有準(zhǔn)確定位,明確自己只是領(lǐng)導(dǎo)身邊一個(gè)身份比較特殊的工作人員,不能代替領(lǐng)導(dǎo),不能自作主張,不要以為領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖就可以超越程序辦事。3、秘書(shū)要學(xué)會(huì)維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威,同時(shí)規(guī)避自己的業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。4、二是要加強(qiáng)業(yè)務(wù)識(shí)的學(xué)習(xí),清楚辦事程序,秘書(shū)不要要學(xué)會(huì)辦文、辦會(huì),還要學(xué)會(huì)辦事。5、是業(yè)務(wù)部門(mén)的負(fù)責(zé)人要認(rèn)真負(fù)責(zé),就此案例來(lái)說(shuō),如業(yè)務(wù)部門(mén)的負(fù)責(zé)人在文件處理單上簽上"請(qǐng)呈某某領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)",就不會(huì)出現(xiàn)上述情況了?！踩k公室主任老宋把會(huì)議一切準(zhǔn)備工作都作了安排,但到了開(kāi)會(huì)的前一天,突然因公必須外出,臨行前,他反復(fù)交待要認(rèn)真仔細(xì)地檢查會(huì)場(chǎng),秘書(shū)們都點(diǎn)頭答應(yīng)。大會(huì)開(kāi)幕那天,仍不放心的老宋還是趕了回來(lái)。到主持大會(huì)者宣布奏國(guó)歌時(shí),擴(kuò)音器傳上的卻不是國(guó)歌,當(dāng)場(chǎng)人驚呆了。原來(lái)音響設(shè)備沒(méi)有檢查。這時(shí),老宋一個(gè)箭步躍上主席臺(tái),關(guān)了擴(kuò)音器,用沙啞的聲音唱道"起來(lái),不愿…………"指揮與會(huì)者唱國(guó)歌,人們這才從國(guó)歌聲中把思想集聚到會(huì)場(chǎng)上來(lái)。請(qǐng)你談?wù)勀銓?duì)此事的看法。參考答案：秘書(shū)會(huì)務(wù)工作中,會(huì)前、會(huì)間的工作服務(wù)都是緊密相連的,必須相互銜接,整體推進(jìn),避免出現(xiàn)差錯(cuò)。這樣,才能保證會(huì)議質(zhì)量。任何一個(gè)環(huán)節(jié),任何一項(xiàng)具體事務(wù)上出現(xiàn)差錯(cuò)和疏漏,都可能會(huì)影響會(huì)議的效果。〔四某單位領(lǐng)導(dǎo)與剛來(lái)的客商正在會(huì)客廳里寒暄,秘書(shū)前來(lái)泡茶。他用手指從茶葉筒中拈了撮茶葉,放入茶杯內(nèi),然后沖上水……這一切,領(lǐng)導(dǎo)和客商都看到了。領(lǐng)導(dǎo)狠狠地瞪了秘書(shū)一眼,但礙于客商在場(chǎng)而不便發(fā)作?？蜕虅t面帶不悅之色,把放在自己面前的茶杯推得遠(yuǎn)遠(yuǎn)的,同時(shí)說(shuō)："別污染了我的腸胃!"領(lǐng)導(dǎo)知道自己屬下做事欠妥,所以只得忍氣吞聲。談判時(shí),雙方討價(jià)還價(jià)。領(lǐng)導(dǎo)一時(shí)動(dòng)怒,與客商發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)。秘書(shū)覺(jué)得自己作為單位的一員,自然應(yīng)該站在領(lǐng)導(dǎo)一方,于是與領(lǐng)導(dǎo)一起共同指責(zé)客商?？蜕谭餍涠ァｎI(lǐng)導(dǎo)望著遠(yuǎn)去的客商的背影,氣得臉紅脖子粗,沖著秘書(shū)嚷："托你的福,好端端的一筆生意,讓你給毀了,唉!"秘書(shū)丈二和尚摸不著頭腦,知道自己有什么失誤,他為自己辯解："我,我怎么啦?客商是你得罪的,與我何干?"問(wèn)題：請(qǐng)問(wèn)這位秘書(shū)在接待禮儀上有哪些失誤?你認(rèn)為應(yīng)該怎么做？參考答案：秘書(shū)部門(mén)是組織的窗口和門(mén)面,秘書(shū)人員在日常接待工作中講究禮儀,對(duì)于加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)與群眾的聯(lián)系,密切組織與公眾的關(guān)系,樹(shù)立良好的組織形象十分重要。秘書(shū)對(duì)于來(lái)訪(fǎng)的客人,要做到熱情、誠(chéng)退、以禮相待,在接待工作中必須開(kāi)動(dòng)腦筋,綜合考慮,把工作做到面面俱到、細(xì)致入微。另外,在接待過(guò)程中,要確保每一位來(lái)賓的安全,也包括飲食安全。案例中的秘書(shū)用手指撮茶葉給客商泡茶,不太注重飲食衛(wèi)生,雖說(shuō)是一個(gè)比較小的舉動(dòng),但也直接影響了在客商眼中的形象。之后在談判過(guò)程中,該秘書(shū)一同指責(zé)客商,更加激怒了客商,損害了組織的形象?！参鍟?huì)談超時(shí)按昨天下午下班之前定好的日程安排,老總今上午九點(diǎn)半到十點(diǎn)一刻與大地公司的劉總會(huì)談,確定聯(lián)合開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品的一些原則問(wèn)題；從十點(diǎn)半到十一點(diǎn)半跟海洋公司的李總見(jiàn)面,解決產(chǎn)品代銷(xiāo)過(guò)程中的一些問(wèn)題。十點(diǎn)一刻,海洋公司的李總已經(jīng)到了,總經(jīng)理秘書(shū)于雪請(qǐng)李總在會(huì)客室稍等,自已以給客人加水的名義來(lái)到老總的辦公室,向老總暗示另外的客人已到；可老總對(duì)于雪的暗示一點(diǎn)反映也沒(méi)有,還是從足球到汽車(chē),前五百年后八百年地與劉總在窮侃,似乎完全忘了另有約會(huì)。到十點(diǎn)四十了,見(jiàn)李總等得有些不耐煩了,于雪只好又一次來(lái)到老總辦公室,她遞給了老總一張紙條。紙條有這么幾種寫(xiě)法：a、"老總,李總已到。你已經(jīng)超過(guò)30分鐘了！"b、"老總,李總已到。還讓李總等多久？"c、"老總,李總已到。李總已經(jīng)等得有些不耐煩了,我怎么答復(fù)人家？"d、"老總,李總已到。你去接待李總吧,劉總我來(lái)接待。"e、"老總,李總已到。我怎么向他解釋?zhuān)?對(duì)于于雪的以上幾種寫(xiě)法,你認(rèn)為哪種寫(xiě)法比較合適,請(qǐng)說(shuō)明理由,并對(duì)其他幾種寫(xiě)法進(jìn)行評(píng)析。參考答案：本題的最佳選擇是B。

選A看上去似乎只是在提醒老總,實(shí)際上卻暗含了于雪對(duì)老總超時(shí)的不滿(mǎn)。的確,作為老總是需要守時(shí)的,但老總為了某種需要,有意多陪劉總聊聊,以便建立更融洽的關(guān)系也是可以理解的,所以,在這種情況下秘書(shū)不能對(duì)老總產(chǎn)生抱怨。

選C與選A差不多,只不過(guò)于雪是借李總來(lái)表示自己的不滿(mǎn),所以也不合適。

選D明顯是錯(cuò)誤的,因?yàn)橛谘┳鳛槊貢?shū)是無(wú)權(quán)給上司做指示的,盡管她這可能是一番好意。

選E也是不合適的,老總在談興正濃的時(shí)候是不可能給于雪什么指示的,而且作為秘書(shū)于雪也不應(yīng)該將這類(lèi)問(wèn)題上交給上司。

選B之所以最合適,是因?yàn)橛谘](méi)有讓老總為難。老總在看到"還要讓李總等多久？"的紙條后,只要在上面寫(xiě)上"5分鐘"或"30分鐘"就行了,而不要回答"怎么辦"或"怎么答復(fù)對(duì)方"這類(lèi)問(wèn)題。作為秘書(shū)要盡量讓上司多做選擇題,少做問(wèn)答題。<六>一天上午,某公司董事長(zhǎng)突然收到一封非常無(wú)禮的來(lái)信,信是由一位與公司交往很深的代理商寫(xiě)來(lái)的。董事長(zhǎng)怒氣沖沖地把秘書(shū)叫來(lái),讓她記錄自己口述的回信：我沒(méi)有想到會(huì)收到你這么不講理的信,盡管我們之間有那么長(zhǎng)時(shí)間的業(yè)務(wù)往來(lái),