管理體系文件編制規(guī)定

管理體系文件編制規(guī)定密級：管理體系文件編制規(guī)定密級：□項密一級□項密二級□項密三級密文件編號：煤化工項目管理體系文件 1版次編制審核評審審定批準(zhǔn)批準(zhǔn)日期編制部門：質(zhì)量管理部參編：發(fā)表范圍：各職能部門/各項目組管理體系文件編制規(guī)定文件會簽表序號職能部門簽署日期1項目管理部2011年月日2商務(wù)管理部2011年月日3技術(shù)管理部2011年月日4采購管理部2011年月日5施工管理部2011年月日6質(zhì)量管理部2011年月日7HSE部2011年月日8機械動力部2011年月日9生產(chǎn)準(zhǔn)備部2011年月日10項目財務(wù)部2011年月日11項目綜合部2011年月日說明：(1) 本管理體系文件知識產(chǎn)權(quán)屬能源化工有限公司所有，未經(jīng)授權(quán)許可或批準(zhǔn)，不得對公司以外任何組織或個人提供；任何外部組織或個人擅自獲取、使用、轉(zhuǎn)讓本管理體系文件的行為均屬侵權(quán)。(2) 本管理體系文件執(zhí)行解釋權(quán)在質(zhì)量管理部。管理體系文件編制規(guī)定目錄TOC\o"1-1"\h\z\u1 目的 12 適用范圍 13 文件基本構(gòu)成格式 14 文件編制要求 15 文字與書寫統(tǒng)一格式要求 46 管理體系文件編號 57 附件、附表和附圖 658 文件的簽署及審批 69 文件效力標(biāo)識 610 相關(guān)文件 611 附圖 6管理體系文件編制規(guī)定第7頁共6頁目的為了建立、完善能源化工有限公司煤化工項目（以下簡稱公司煤化工項目）管理體系，確定其管理體系文件（簡稱文件）編寫的方法、要求，形成統(tǒng)一的公司煤化工項目文件編制基本格式（模板），特制定本規(guī)定。適用范圍本規(guī)定要求的文件編制基本格式和編號適用于公司煤化工項目管理體系文件及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，管理體系運行發(fā)生的執(zhí)行（作業(yè)）文件/記錄的應(yīng)用格式可在各部門編制的管理體系文件中統(tǒng)一進行設(shè)計、確定。注：能源化工有限公司確定的文件/記錄格式，應(yīng)按其要求執(zhí)行。文件基本構(gòu)成格式文件幅面文件的幅面采用豎向A4規(guī)格（寬度21cm、高度29.7cm），文字限定在上邊距2.5cm、左邊距3cm、右邊距2.5cm、下邊距2.5cm區(qū)間范圍（版式為：頁眉1.5cm、頁腳1.5cm），應(yīng)用表格、圖示可采用豎向A4及橫向A4或A3規(guī)格的任一形式。文件封面文件封面基本由能源化工有限公司全稱、文件編號、命題、密級、版號、批準(zhǔn)/執(zhí)行日期、發(fā)表范圍、編制部門、形成文件效力的簽署等多項內(nèi)容組成。參見附圖“管理體系文件封面格式”（P03-01-T1）。注：文件密級標(biāo)識選擇采用符號“■”表示。管理體系文件的發(fā)表批準(zhǔn)權(quán)限及密級確定準(zhǔn)則見《文件與記錄控制程序》（CCSC-P03-02）。文件會簽頁管理體系文件涉及多部門執(zhí)行和應(yīng)用時,編制部門在文件報批前，可根據(jù)影響程度、范圍因素征求相關(guān)部門意見，意見一致后由相關(guān)部門在文件會簽表中簽署。參見附圖“管理體系文件會簽頁格式”（P03-01-T2）。文件目錄頁管理體系文件應(yīng)設(shè)置單獨的目錄頁。目錄通常只表達章的標(biāo)題及所在頁碼，標(biāo)題與頁碼之間用符號“……”連接，并采用自動編輯功能。參見附圖“管理體系文件目錄頁格式”（P03-01-T3）。文件正文頁文件正文頁內(nèi)容由標(biāo)有文件編號、命題及頁碼（采用自動編輯功能）的頁眉及文字表達內(nèi)容組成。參見附圖“管理體系文件正文頁格式”（P03-01-T4）。文件編制要求文件命題文件命題應(yīng)明確、簡潔、清晰地反映管理工作、活動或技術(shù)事項的主題。文件層次正文層次的編排用表4.2.所示格式。表4.2層次代號及說明層次名稱示例說明章1┘□□……□章序及章名左起頂格書寫,章序用阿拉伯?dāng)?shù)字節(jié)1.1└┘□□……□題序左起頂格書寫,與標(biāo)題間空一格,闡述內(nèi)容另起一段條1.1.1└┘□□……□款（1）└┘□□……□題序左起頂格書寫,與標(biāo)題間空一格,闡述內(nèi)容另起一段項└┘└┘a)□□…□└┘□□…□□…□□□□……題序空二格書寫,以下內(nèi)容接排管理體系文件內(nèi)容編制可按“章”、“節(jié)”、“條”、“款”、“項”設(shè)置五個層次?！罢隆薄ⅰ肮?jié)”通常只作標(biāo)題設(shè)置，文字內(nèi)容用正文另起行表達；“條”、“款”、即可以設(shè)置為標(biāo)題(文字內(nèi)容則另起行表達)，也可以直接用以表達文字內(nèi)容，但屬于同一標(biāo)題層次下時，應(yīng)用方法應(yīng)保持一致；“項”一般只用以表達文字內(nèi)容。文件層次標(biāo)識“章”的標(biāo)識采用一位阿拉伯?dāng)?shù)字排序；“節(jié)”、“條”的標(biāo)識分別采用二位和三位阿拉伯?dāng)?shù)字，并在前一位數(shù)字右下角處加圓點排序；“款”的標(biāo)識采用一位阿拉伯?dāng)?shù)字加整括號排序；“項”的標(biāo)識采用小寫英文字母加半括號排序。標(biāo)題設(shè)置原則本文件僅對“章”層次的標(biāo)題設(shè)置排序要求，“目的”、“適用范圍”及“術(shù)語、定義”(如有的話)的標(biāo)題必須設(shè)置在前，“相關(guān)文件”及“附件、附表、附圖”（如有的話）必須設(shè)置在最后。其排序示意如下：1目的2適用范圍3術(shù)語、定義（根據(jù)需要設(shè)置）4內(nèi)容標(biāo)題5………6………7文件與記錄要求8相關(guān)文件9附件（根據(jù)需要設(shè)置）10附表（根據(jù)需要設(shè)置）11附圖（根據(jù)需要設(shè)置）文件內(nèi)容要求管理體系文件編制應(yīng)充分表達策劃的工作方法、資源需求、流程界面、職責(zé)權(quán)限及必須的記錄要求，敘述各項工作（活動）事項的職責(zé)、要求、過程、關(guān)系、資源、方法要具有可操作、可實施性；技術(shù)性內(nèi)容必須成熟、可靠。與相關(guān)文件的內(nèi)容相協(xié)調(diào)，防止重復(fù)和相互沖突矛盾。標(biāo)準(zhǔn)條文應(yīng)準(zhǔn)確、簡明、通俗易懂，避免產(chǎn)生不易理解或不同理解的可能性。必要時，可以通過表或圖示來簡化或補充文字?jǐn)⑹觥Ｒ孟嚓P(guān)文件時，應(yīng)注明文件命題的全稱和編號。引用、轉(zhuǎn)化外部組織管理規(guī)章、制度時，必須結(jié)合公司實際情況進行鑒別、篩選。文件中的符號、計量單位表示應(yīng)符合國家的有關(guān)法令和標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。數(shù)值應(yīng)采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，但在文字?jǐn)⑹鲋?，對?～10的數(shù)字可采用漢語文字表示。例如：“三維空間”、“四方形”。圖示、表、公式、注釋圖示文件中的圖示應(yīng)有名稱并設(shè)置在圖的下方居中位置；文件圖示應(yīng)有編號，編號按圖示所在的“章”、“節(jié)”、“條”層次編號前加“圖”表示，設(shè)置在圖名左側(cè)位置。當(dāng)一個層次中有多個圖示時，可在層次編號后再加序號（數(shù)字）。如：圖4.6.1-1、圖4.6.1-2、……當(dāng)多個圖示使用同一個圖名時，各分圖下居中位置還應(yīng)分別順序標(biāo)注加全括號的小寫英文字母。如：（a）、（b）、（c）……；圖示應(yīng)設(shè)置在有關(guān)層次內(nèi)容后面。當(dāng)文件內(nèi)容引用圖示時，應(yīng)指出相應(yīng)編號。表文件中的表格應(yīng)有名稱并設(shè)置在表的上方居中位置；文件表格應(yīng)有編號，編號按表格所在的“章”、“節(jié)”、“條”層次編號前加“表”表示，設(shè)置在表格左上側(cè)位置。當(dāng)一個層次中有多個表格時，可在層次編號后再加順序號（數(shù)字）。如：表4.6.2-1、表4.6.2-2、……；表格應(yīng)排在有關(guān)層次內(nèi)容后面。當(dāng)文件內(nèi)容引用表格時，應(yīng)指出相應(yīng)編號；表格可根據(jù)實際情況橫向或豎向設(shè)置。當(dāng)表格跨頁時，其內(nèi)容標(biāo)示欄應(yīng)在每頁上端重現(xiàn)。公式文件中如有應(yīng)用公式應(yīng)有名稱并設(shè)置在公式的左側(cè)位置；公式應(yīng)排在有關(guān)條文的后面居中設(shè)置；公式中符號和計量單位釋義應(yīng)在公式下端左側(cè)予以注釋。注釋針對條文的“注釋”可在條文下方列出?！白⑨尅敝胁坏迷俪霈F(xiàn)圖示、表和公式。文字與書寫統(tǒng)一格式要求字體規(guī)格及圖標(biāo)封面中公司名稱為：宋體中文字體、字號為“小一”規(guī)格加粗。英文為：TimesNewRoman字型，通常字規(guī)格為“五號”。中煤圖標(biāo)鎖定比例是：20mm。文件名稱為：宋體中文字體、字號為“二號”規(guī)格加粗附件中的頁眉格式、字體及圖標(biāo)大小說明：縱向：宋體中文字體、字號為“三號”規(guī)格加粗。英文為：TimesNewRoman字型，通常字規(guī)格為“六號：。中煤圖標(biāo)鎖定比例是：12mm。橫向：宋體中文字體、字號為“二號”規(guī)格加粗。英文為：TimesNewRoman字型，通常字規(guī)格為“五號”，中煤圖標(biāo)鎖定比例是：14mm。也可以引用附件中的表格。管理體系文件表達內(nèi)容的文字通常使用宋體中文，字號為“小四”規(guī)格；注、說明的文字使用宋體中文，字號為“五號”；目錄中各章題序及標(biāo)題用宋體中文四號字；圖、表中的文字可視適宜情況自行設(shè)置。需要使用英文時，采用TimesNewRoman字型，通常字規(guī)格為“12”。文件書寫格式“章”、“節(jié)”、“條”左起頂格書寫，“章”的制表位為0.6cm、行距為1.25倍，段前0.3行，段后0.2行；“節(jié)”的制表位置為0.9cm、行距為1.25倍，段前0.25行，段后0.2行；“條”、“款”、“項”的制表/縮進位置為1.4cm，行距為1.25倍，段前/段后0.15行。正文采用中文表達時,首行縮進兩個字符，行距為1.25倍，段前、段后均為0.15行；除圖、表、公式及其名稱、注解外，正文內(nèi)容均采用兩端對齊方式。頁眉、頁碼除封面頁外，各頁均應(yīng)加頁眉，字號為五號宋體。頁眉均為管理體系文件的編號、文件名稱、和標(biāo)識“”。頁碼從正文頁“目的”、“適用范圍”及“術(shù)語、定義”······開始，直至“相關(guān)文件”及“附件、附表、附圖”頁結(jié)束，用五號阿拉伯?dāng)?shù)字編連續(xù)碼，頁碼位于頁腳居中。如:第X頁共X頁。封面頁、目錄頁、會簽頁及附表、附圖不編入頁碼。中煤集團標(biāo)識應(yīng)用管理體系文件或執(zhí)行文件格式文本設(shè)計中若需應(yīng)用中煤集團標(biāo)識時，應(yīng)鎖定其高寬比為0.7（若范本格式設(shè)計僅限于提供項目合作、參建組織使用時，則不必加此標(biāo)識）。管理體系文件編號為形成文件編號規(guī)律并確保唯一性準(zhǔn)則，各職能部門編制的管理體系文件編號應(yīng)采用以下組合層次的不變及可變代碼標(biāo)識，其定義如下：CCSC-XXX-XX文件分項代碼標(biāo)識(文件分項代碼標(biāo)識(見表6-2)公司煤化工項目簡寫代碼標(biāo)識文件順序號代碼標(biāo)識(01～n)文件分類代碼標(biāo)識(見表6-1)表6-1管理體系文件分類代碼標(biāo)識及定義分類代碼分類定義文件分類釋義說明C項目生產(chǎn)管理體系項目運行管理應(yīng)用執(zhí)行規(guī)程，文件表述的管理要求、活動、內(nèi)容或事項將由項目組織機構(gòu)發(fā)起、開展或組織實施。H項目HSE管理體系項目HSE運行管理應(yīng)用執(zhí)行規(guī)程,文件表述的HSE管理要求、活動、內(nèi)容或事項將由項目組織機構(gòu)發(fā)起、開展或組織實施。P項目管理體系項目項目建設(shè)管理應(yīng)用執(zhí)行規(guī)程，文件表述的管理要求、活動、內(nèi)容或事項將由各項目部組織機構(gòu)發(fā)起、開展或組織實施。必要時，還須通過項目部提供有關(guān)設(shè)計、承包商、監(jiān)理、檢測及其他項目參建、服務(wù)單位共同執(zhí)行。T項目技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系項目技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，文件內(nèi)容僅定義技術(shù)性的要求、規(guī)定。表6-2管理體系文件分項代碼標(biāo)識及定義分項標(biāo)識部門名稱部門代碼分項標(biāo)識部門名稱部門代碼分項標(biāo)識部門名稱部門代碼01項目管理部PMD05技術(shù)管理部TMP09生產(chǎn)準(zhǔn)備部OPD02HSE管理部HSE06采購管理部PRO10項目財務(wù)部PFD03質(zhì)量管理部QMD07施工管理部CON11項目綜合部PCD04商務(wù)管理部COM08機械動力部MPD12項目總工辦GEO附件、附表和附圖管理體系文件確定的管理工作、活動在實施過程中，若有形成執(zhí)行文件/記錄的要求時，應(yīng)在管理體系文件編制時，統(tǒng)一設(shè)計應(yīng)用的格式范本（如：應(yīng)用文本、表、圖示等）,并作為“附件”、“附表”和“附圖”附于管理體系文件之后，隨管理體系文件的批準(zhǔn)得到應(yīng)用許可。為了便于鑒別應(yīng)用格式范本的使用效力，本文件對其設(shè)計了編號組合層次及標(biāo)識定義如下：XXX-XX-XX文件順序號代碼標(biāo)識文件順序號代碼標(biāo)識文件分項代碼標(biāo)識(見表6-2)應(yīng)用格式文本順序號標(biāo)識(01～n)應(yīng)用格式文本特性標(biāo)識[J(附件)/B(附表)/T(附圖)]文件分類代碼標(biāo)識(見表6-1)注：附件、附表的格式文本號通常設(shè)置于格式文本的左上方，實際使用時仍予以保留；附圖的格式文本號及名稱通常設(shè)置于格式文本的頁腳居中，實際使用時不需保留。文件的簽署及審批管理體系文件更新采取升版方式區(qū)分被替代、廢止文件，版次號標(biāo)識按阿拉伯?dāng)?shù)字1、2～n排序規(guī)律更替。文件效力標(biāo)識通過文件上反映現(xiàn)行版本受控狀態(tài)的特定標(biāo)識（版次、簽署、日期），以識別、確認(rèn)文件是經(jīng)授權(quán)人在受控狀態(tài)下批準(zhǔn)發(fā)表用于執(zhí)行的有效版本。相關(guān)文件《文件與記錄控制程序》（CCSC-P03-02）。附圖P03-01-T1“管理體系文件封面格式”；P03-01-T2“管理體系文件會簽頁格式”；P03-01-T3“管理體系文件目錄頁格式”；P03-01-T4“管理體系文件正文頁格式”管理體系文件目錄格式P03-01-T1煤化工項目管理體系文件煤化工項目管理體系文件密級：密級：□項密一級□項密二級□項密三級密文件編號：文件編號：CCSC-PXX-XX文件名稱文件名稱1年月日版次編制審核評審審定批準(zhǔn)批準(zhǔn)日期編制部門：XX部參編：發(fā)表范圍：各職能部門/各項目組CCSC-PXX-XXXXXXXXXX管理體系文件目錄格式P03-01-T2文件會簽表序號職能部門簽署日期1項目管理部2011年月日2商務(wù)管理部2011年月日3技術(shù)管理部2011年月日4采購管理部2011年月日5施工管理部2011年月日6質(zhì)量管理部2011年月日7HSE部2011年月日8機械動力部2011年月日9生產(chǎn)準(zhǔn)備部2011年月日10項目財務(wù)部2011年月日11項目綜合部2011年月日說明：(1) 本管理體系文件知識產(chǎn)權(quán)屬能源化工有限公司所有，未經(jīng)授權(quán)許可或批準(zhǔn)，不得對公司以外任何組織或個人提供；任何外部組織