合同管理制度(2010年修訂)

.；第10頁共10頁 合同管理制度2010年08月目錄第一章 總則 2第二章 合同的簽訂 3第三章 合同的審查批準(zhǔn) 4第四章 合同的履行 5第五章 合同的變更、解除 6第六章 合同糾紛的處理 6第七章 合同的管理 7第八章 罰則 9第九章 附則 9總則目的為規(guī)范公司經(jīng)濟(jì)合同的管理，防范與控制合同風(fēng)險，提高經(jīng)濟(jì)效益，有效維護(hù)公司的合法權(quán)益，并結(jié)合公司的實(shí)際情況，制訂本制度。適用范圍本制度適用于一切由晉愉物管公司各部門、管理處對外簽訂的各類合同、協(xié)議等。本制度所包括的合同類別有經(jīng)營、物資采購、工程施工（承包）、工程外包、物業(yè)特約服務(wù)等方面的合同，其中人力資源相關(guān)的勞動合同不屬本制度范疇,由行政部根據(jù)《中華人民共和國勞動法》及其他相關(guān)法規(guī)、政策和公司的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3、本制度所指合同、協(xié)議均采用書面形式。職責(zé)簽約人負(fù)責(zé)合同（協(xié)議）起草、執(zhí)行督辦等相關(guān)事宜的具體辦理。各部門、管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)審核部門提報合同的內(nèi)容審核并簽署意見。公司人力資源部負(fù)責(zé)簽訂公司指定的人力資源類合同；負(fù)責(zé)復(fù)核其他合同所涉及的人力資源專業(yè)內(nèi)容。公司行政部負(fù)責(zé)對各部門提報各類合同在規(guī)范性、合理性方面的審核；負(fù)責(zé)按規(guī)定對審批后的合同蓋章。公司法律顧問負(fù)責(zé)重大合同的審核。工程部負(fù)責(zé)簽訂公司指定的工程、維修合同；負(fù)責(zé)復(fù)核其他合同所涉及的工程、維修類專業(yè)內(nèi)容。品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)簽訂公司指定的物業(yè)類合同；負(fù)責(zé)復(fù)核其他合同所涉及的物業(yè)管理專業(yè)內(nèi)容。公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司銷售、采購合同及其他經(jīng)濟(jì)合同的審批。行政部是合同的歸口部門，負(fù)責(zé)公司所有合同的審核報批和原件存檔。簽約部門可保留合同的復(fù)印件。合同的簽訂簽訂經(jīng)濟(jì)合同，必須遵守國家的法律、政策及公司制度的有關(guān)規(guī)定。公司實(shí)行總經(jīng)理負(fù)責(zé)制，總經(jīng)理在公司法定代表人的委托下可以或委托他人簽訂有關(guān)合同。簽訂合同須公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，由各部門負(fù)責(zé)人或其委托人簽訂。簽約人必須對公司和本單位負(fù)責(zé)，對本職工作負(fù)責(zé)，在授權(quán)范圍內(nèi)行使簽約權(quán)。簽訂經(jīng)濟(jì)合同，如涉及集團(tuán)內(nèi)部其他單位的，應(yīng)事先在內(nèi)部進(jìn)行協(xié)商，統(tǒng)一平衡，然后簽約。合同的主體訂立合同的主體必須是公司，其他部門不得以部門名義擅自簽訂合同；訂立合同前，應(yīng)當(dāng)針對對方當(dāng)事人的主體資格、資信能力、履約能力進(jìn)行調(diào)查，不得與不能獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的組織簽訂合同，也不得與法人單位簽訂與該單位履約能力明顯不相符的經(jīng)濟(jì)合同；公司一般不與自然人簽訂經(jīng)濟(jì)合同，確有必要簽訂經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理同意。合同應(yīng)采用書面形式，緊急情況經(jīng)公司總經(jīng)理臨時授權(quán)時達(dá)成的口頭協(xié)議，事后應(yīng)補(bǔ)辦書面形式的合同文本。合同對方當(dāng)事人權(quán)利、義務(wù)的規(guī)定必須明確、具體、文字表達(dá)要清楚、準(zhǔn)確。合同內(nèi)容應(yīng)注意的主要問題是：部首部分，注意寫明供需雙方的全稱、簽約時間和簽約地點(diǎn)；正文部分，注意：產(chǎn)品名稱應(yīng)具體寫明牌號、商標(biāo)、生產(chǎn)廠家、型號、規(guī)格、等級、花色、是否成套產(chǎn)品等；技術(shù)質(zhì)量要求要明確、具體；數(shù)量要明確計量單位、計量方法、正負(fù)尾差、合理稱差及自然損耗率等；運(yùn)輸方式及運(yùn)費(fèi)負(fù)責(zé)應(yīng)具體明確；交（提）貨期限、地點(diǎn)及驗收方法應(yīng)明確；價金必須執(zhí)行現(xiàn)行的國家定價或國家指導(dǎo)價、市場調(diào)節(jié)價；違約責(zé)任有法定違約金的按規(guī)定寫明，法律沒規(guī)定或規(guī)定不具體的，應(yīng)具體寫明約定的違約金數(shù)額、比例及計算方法；合同終止條件；專用合同約定的其他必要條款；結(jié)尾部分，注意：雙方都必須使用合格的印章公章或合同專用章，不得使用財務(wù)章或業(yè)務(wù)章等不合格印章；注明合同有效期限。簽訂經(jīng)濟(jì)合同，除合同履行地在我主所在地外，簽約時應(yīng)力爭協(xié)議合同由我方所在區(qū)、縣人民法院管轄。任何人對外簽訂合同，都必須以維護(hù)本公司合法權(quán)益和提高經(jīng)濟(jì)效益為宗旨，決不允許在簽訂經(jīng)濟(jì)合同時假公濟(jì)私、損公肥私、謀取私利，違者依法嚴(yán)懲。合同的審查批準(zhǔn)經(jīng)濟(jì)合同的正式簽訂前，必須按規(guī)定上報領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后，方能正式簽訂。合同的重點(diǎn)審查內(nèi)容公司的履約能力；合同方提供的價格；合同的風(fēng)險；合同的條款是否明確；合同是否合法；合同的經(jīng)濟(jì)效益及社會效益；其他重點(diǎn)內(nèi)容。簽約人合同審批流程：簽約人->部門經(jīng)理->行政部主管->行政部經(jīng)理->副總經(jīng)理->總經(jīng)理簽約人部門經(jīng)理行政部經(jīng)理iljingli經(jīng)理副總經(jīng)理總經(jīng)理行政部主管經(jīng)理iljingli經(jīng)理公司行政部負(fù)責(zé)對合同進(jìn)行審核，提出參考意見。審核的要點(diǎn)包括：合同的規(guī)范性合理性。若有涉及到由集團(tuán)公司或集團(tuán)其他子公司付款，而由物業(yè)公司代簽的合同。由簽約人提報、部門經(jīng)理、行政主管、行政部經(jīng)理初審，經(jīng)公司副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批后，再遞交集團(tuán)公司相關(guān)部門簽字確認(rèn)后簽訂。流程如下：簽約人簽約人部門經(jīng)理iljingli經(jīng)理副總經(jīng)理總經(jīng)理iljingli經(jīng)理集團(tuán)相關(guān)部門對于重要、大額合同，應(yīng)根據(jù)法律規(guī)定或?qū)嶋H需要，向集團(tuán)公司法律顧問征詢審核意見后簽訂。物管公司領(lǐng)導(dǎo)對合同的訂立具有最終決定權(quán)。各類對外合同，嚴(yán)禁在空白合同上蓋章。各類合同應(yīng)由行政部統(tǒng)一蓋章，各類對外合同在就合同內(nèi)容協(xié)商一致后，原則上先由對方簽字蓋章后交由我公司進(jìn)行合同審批，審批通過后行政部方可簽字蓋章；嚴(yán)禁我方簽字蓋章后以文檔、傳真、信函的形式交對方簽字蓋章。如因特殊情況需要我公司先簽字蓋章后交付對方的，須確認(rèn)合同內(nèi)容填寫完備，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)特批后方可蓋章簽訂。單份合同文本達(dá)二頁以上的須加蓋騎縫章。合同的履行合同依法成立，即具有法律約束力。與合同有關(guān)的部門、人員都必須本著“重合同、守信譽(yù)”的原則，嚴(yán)格執(zhí)行合同所規(guī)定的義務(wù)，確保合同的實(shí)際履行和全面履行。合同履行完畢的標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)經(jīng)合同條款或法律規(guī)定為準(zhǔn)。沒有合同條款或法律規(guī)定的，一般應(yīng)以物資交清，工程竣工并驗收合格、價款結(jié)清、無遺留交涉手續(xù)為準(zhǔn)。與合同相關(guān)的部門應(yīng)加強(qiáng)對有關(guān)合同履行的動態(tài)監(jiān)督，對合同履行過程中的各個環(huán)節(jié)包括簽約、交貨、驗收到結(jié)算及時跟蹤、管理。各部門負(fù)責(zé)人及簽約人應(yīng)隨時了解、掌握本部門所簽訂合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。否則，造成合同不能履行、不能完全履行的，應(yīng)追究有關(guān)人員的責(zé)任。合同履行完畢的標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)以合同條款或法律規(guī)定為準(zhǔn)。沒有合同條款或法律規(guī)定的，一般應(yīng)以物資交清，工程竣工并驗收合格、價款結(jié)清、無遺留交涉手續(xù)為準(zhǔn)。合同的變更、解除在合同履行過程中碰到確有不可克服的困難（如遇不可抗力影響）而需要變更、解除合同時，應(yīng)由簽約部門和簽約人在法律規(guī)定或合理期限內(nèi)，從維護(hù)公司合法權(quán)益出發(fā)，與對方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商。變更、解除合同中，在達(dá)成變更、解除協(xié)議后，應(yīng)報原機(jī)構(gòu)備案。經(jīng)公證的合同，在達(dá)成變更、解除協(xié)議后，必須報公證機(jī)構(gòu)重新公證，才具有法律效力。變更、解除合同，一律必須采用書面形式（包括當(dāng)事人雙方的信件、函電、電傳等），口頭形式一律無效。變更、解除合同的協(xié)議在未達(dá)成或未批準(zhǔn)之前，原合同仍有效，仍應(yīng)履行。變更或解除合同必須依照合同的簽訂流程經(jīng)簽約部門、行政部和公司領(lǐng)導(dǎo)審核通過方可。部門經(jīng)理部門經(jīng)理行政部經(jīng)理iljingli經(jīng)理副總經(jīng)理總經(jīng)理行政部主管經(jīng)理iljingli經(jīng)理簽約人有關(guān)部門收到對方要求變更或解除合同的通知必須在一天內(nèi)向上級主管匯報，對于重大合同須通知集團(tuán)法律顧問。變更或解除合同的通知和回復(fù)應(yīng)符合公文收發(fā)的要求，掛號寄發(fā)或由對方簽收，掛號或簽收憑證作為合同組成部分交由公司行政部保管。變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律效力，納入本制度規(guī)定的范圍。因變更、解除合同而使當(dāng)事人的利益遭受損失的，除法律允許免負(fù)責(zé)任的以外，應(yīng)承擔(dān)的相應(yīng)的責(zé)任，需在變更、解除合同的協(xié)議書中明確規(guī)定。以變更、解除合同為名，行以權(quán)謀私、假公濟(jì)私之實(shí)，損公肥私的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，從嚴(yán)懲處。合同糾紛的處理合同在履行過程中如與對方當(dāng)事人發(fā)生糾紛的，應(yīng)按《經(jīng)濟(jì)合同法》等有關(guān)法規(guī)和本《制度》規(guī)定妥善處理。合同在履行過程中如與對方當(dāng)事人發(fā)生糾紛的，由簽約單位負(fù)責(zé)處理。簽約人對糾紛的處理必須具體負(fù)責(zé)到底。涉及公司內(nèi)部幾個部門的，應(yīng)在內(nèi)部協(xié)調(diào)好，做好配合工作，統(tǒng)一意見，可成立一個由各部門代表組成的糾紛處理小組，由主簽約單位為主負(fù)責(zé)處理合同糾紛。需要法律幫助的合同糾紛，可提請集團(tuán)公司法律顧問協(xié)助解決，有關(guān)單位必須主動提供所有相關(guān)的證據(jù)材料并協(xié)助配合。對經(jīng)協(xié)商仍無法解決或認(rèn)為有必要通過法律途徑解決的合同糾紛，經(jīng)公司總經(jīng)理同意，可上報集團(tuán)公司，然后提交仲裁部門或人民法院依法處理。對于合同糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致意見的，應(yīng)簽訂書面協(xié)議，由雙方代表簽字并加蓋雙方公章或合同專用章。對雙方已經(jīng)簽署的解決合同糾紛的協(xié)議書，有關(guān)主管機(jī)關(guān)或仲裁機(jī)關(guān)的調(diào)解書、仲裁書，在正式生效后，應(yīng)由簽約部門指定專人負(fù)責(zé)該文書執(zhí)行的跟蹤或履行。對方當(dāng)事人逾期不履行已經(jīng)發(fā)生法律效力的調(diào)解書、仲裁決定書或判決書的，承辦人應(yīng)及時向主管負(fù)責(zé)人匯報。經(jīng)協(xié)商無效者，提報集團(tuán)公司法律顧問配合向人民法院申請執(zhí)行。合同糾紛處理或執(zhí)行完畢的，應(yīng)及時通知有關(guān)單位，并將有關(guān)資料匯總、歸檔。各部門、管理處在處理糾紛時，應(yīng)加強(qiáng)聯(lián)系，及時通氣，積極主動地做好應(yīng)做的工作，不互相推諉、指責(zé)、埋怨，統(tǒng)一意見，統(tǒng)一行動，一致對外。合同的管理公司對合同實(shí)行二級管理、專業(yè)歸口制度、總經(jīng)理委托制度及基礎(chǔ)管理制度。公司合同的二級管理具體是：一級：公司由總經(jīng)理總負(fù)責(zé)，分管副總經(jīng)理具體負(fù)責(zé)分管領(lǐng)域，歸口管理部門為公司行政部。二級：公司各部門由本部門經(jīng)理負(fù)責(zé)，歸口管理部門為公司行政部。各部門負(fù)責(zé)人及其委托人具體負(fù)責(zé)各自授權(quán)范圍的合同簽訂、履行、監(jiān)督工作。公司行政部在合同管理方面的主要職責(zé)是：負(fù)責(zé)管理公司的各類合同；負(fù)責(zé)檢查各類合同的規(guī)范性、合理性；對公司審批或簽訂的合同負(fù)責(zé)存檔、立卷；配合辦理合同的報批、見證和公證等事項；配合處理合同糾紛；參與有關(guān)合同的談判、簽約、履行等工作。公司各部門在合同管理方面的主要職責(zé)是：負(fù)責(zé)管理本部門簽訂的合同；并及時將合同原件交公司行政部存檔；負(fù)責(zé)審查本部門簽訂的合同的合理性、規(guī)范性；辦理申報手續(xù)，提出初步意見；負(fù)責(zé)處理本部門合同糾紛。公司總經(jīng)理可以委托有關(guān)人員代為簽訂合同。委托人的主要職責(zé)是：在授權(quán)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)談判、簽訂合同，既不能違章越權(quán)，也不能消極推諉；對所簽訂合同的合法性、嚴(yán)密性和可行性負(fù)責(zé)；對須報請上級部門審批的合同，辦理申報手續(xù)，提出本人意見并對本人意見負(fù)責(zé)；對所簽合同的全面履行具體負(fù)責(zé)，履行中發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)立即上報，并積極想辦法解決，對發(fā)生的合同糾紛負(fù)責(zé)處理好或協(xié)助有關(guān)部門處理好；負(fù)責(zé)保管好或委派專人保管好本人所簽合同的一切資料；合同簽訂完畢后應(yīng)立即將資料交行政部歸檔。合同用章為物管公司公章，由公司行政部妥善保管。公司及下屬部門對外簽訂合同所加蓋的印章，一律使用公司公章，其他印章不能代替使用。否則，由此所引起的責(zé)任由有關(guān)責(zé)任人承擔(dān)，造成嚴(yán)重?fù)p失或糾紛的應(yīng)對相關(guān)人員予以處罰。公司各部門都必須認(rèn)真落實(shí)合同基礎(chǔ)管理工作。具體如下：指定專門的部門和人員負(fù)責(zé)合同的基礎(chǔ)管理工作，并不定期檢查其工作情況；建立合同檔案；建立合同管理臺帳。各部門應(yīng)根據(jù)合同的不同種類，建立合同的分類臺帳和總臺帳。臺帳的主要內(nèi)容包括：序號、合同號、合同名稱、甲乙方、經(jīng)手人、簽約日期、合同標(biāo)的、合同金額、簽約部門、簽約時間、履行期限、是否履行及備注等。臺帳應(yīng)按時間順序填寫，做到準(zhǔn)確、及時、完整。合同作為公司對外經(jīng)濟(jì)活動的重要法律依據(jù)和公司內(nèi)部明確職責(zé)的憑證，行政主管應(yīng)保守合同秘密，并及時專門歸檔。合同正本一份留存公司行政部，一份留存簽約方。管理處由行政主管/主辦存?zhèn)浞莺贤驈?fù)印件，包括與有關(guān)的文書、圖表、傳真件等。其他部門不得擅自保管合同。如因工作需要可采取借閱方式，不得擅自復(fù)??；合同正本上報公司行政部行政主管留存。合同簽訂后行政部主管按公司確定的規(guī)范對合同進(jìn)行編號并及時登記。合同編號為公司簡稱英文大寫—簽約部門簡稱英文大寫—年份—合同簡稱H及流水號。如：JYWG–2010-H001 公司簡稱年份流水號（三位數(shù)）注：JYWG-2010-H001表明是晉愉物管公司于2010年簽約的001號合同公司職能部門簽訂的各項經(jīng)營性合同由財