GB/T 34112-2017信息與文獻(xiàn)文件管理體系要求

ICS35040

A14.

中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)

GB/T34112—2017/ISO303012011

:

信息與文獻(xiàn)文件管理體系要求

Informationanddocumentation—Managementsystemsforrecords—Requirements

(ISO30301:2011,IDT)

2017-07-31發(fā)布2017-11-01實(shí)施

中華人民共和國(guó)國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局發(fā)布

中國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)

GB/T34112—2017/ISO303012011

:

目次

前言

…………………………Ⅲ

引言

…………………………Ⅳ

范圍

1………………………1

規(guī)范性引用文件

2…………………………1

術(shù)語(yǔ)和定義

3………………1

組織背景

4…………………1

了解組織及其背景

4.1…………………1

業(yè)務(wù)法律和其他要求

4.2、………………2

界定文件管理體系的范圍

4.3…………2

領(lǐng)導(dǎo)力

5……………………2

管理承諾

5.1……………2

方針

5.2…………………3

組織的崗位職責(zé)和權(quán)限

5.3、……………3

總則

5.3.1……………3

管理職責(zé)

5.3.2………………………3

業(yè)務(wù)職責(zé)

5.3.3………………………3

規(guī)劃

6………………………3

應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇的措施

6.1……………3

文件管理的目標(biāo)和計(jì)劃

6.2……………4

支持

7………………………4

資源

7.1…………………4

能力

7.2…………………4

意識(shí)和培訓(xùn)

7.3…………………………5

溝通

7.4…………………5

證明性文檔

7.5…………………………5

總則

7.5.1……………5

證明性文檔的控制

7.5.2……………5

運(yùn)行

8………………………6

運(yùn)行計(jì)劃和控制

8.1……………………6

文件過(guò)程的設(shè)計(jì)

8.2……………………6

文件系統(tǒng)的實(shí)施

8.3……………………6

績(jī)效評(píng)估

9…………………7

監(jiān)控測(cè)評(píng)分析和評(píng)估

9.1、、……………7

內(nèi)部體系審計(jì)

9.2………………………7

改進(jìn)

10………………………8

Ⅰ

GB/T34112—2017/ISO303012011

:

不符合項(xiàng)控制和糾正措施

10.1…………8

持續(xù)改進(jìn)

10.2……………8

附錄規(guī)范性附錄過(guò)程與控制

A()………………………9

附錄資料性附錄和

B()GB/T19001,GB/T24001,GB/T22080GB/T34112—2017

的對(duì)應(yīng)關(guān)系

………………………12

附錄資料性附錄自評(píng)估檢查表

C()……………………16

參考文獻(xiàn)

……………………18

圖文件管理體系標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)

1……………Ⅳ

圖文件管理體系結(jié)構(gòu)

2…………………Ⅴ

Ⅱ

GB/T34112—2017/ISO303012011

:

前言

本標(biāo)準(zhǔn)按照給出的規(guī)則起草

GB/T1.1—2009。

本標(biāo)準(zhǔn)使用翻譯法等同采用信息與文獻(xiàn)文件管理體系要求

ISO30301:2011《》。

本標(biāo)準(zhǔn)與相比做了以下編輯性修改

ISO30301:2011,:

補(bǔ)充了本標(biāo)準(zhǔn)中的文件管理人員包括檔案管理人員及知識(shí)管理人員

———。

本標(biāo)準(zhǔn)由全國(guó)信息與文獻(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)提出并歸口

(SAC/TC4)。

本標(biāo)準(zhǔn)起草單位中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院國(guó)家檔案局中國(guó)科學(xué)技術(shù)信息研究所中國(guó)電

:、、、

子文件管理部際聯(lián)系會(huì)議辦公室中國(guó)電子技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化研究院南開(kāi)大學(xué)商學(xué)院電子政務(wù)云計(jì)算應(yīng)用

、、、

技術(shù)國(guó)家工程實(shí)驗(yàn)室

。

本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人安小米杜梅王紅敏張楠?jiǎng)⒋貉鄬O舒揚(yáng)朱莉白文琳張靜高麟鵬連樟文

:、、、、、、、、、、、

朱葉吉潘星星

、。

Ⅲ

GB/T34112—2017/ISO303012011

:

引言

組織的成功主要依賴(lài)于管理體系的實(shí)施和維護(hù)以持續(xù)改進(jìn)績(jī)效并滿(mǎn)足所有利益相關(guān)方的需求

,。

管理體系為實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)提供了制定決策和管理資源的方法論

。

文件的創(chuàng)建和管理是任何組織活動(dòng)業(yè)務(wù)過(guò)程和信息系統(tǒng)的有機(jī)組成并能提高業(yè)務(wù)有效性加強(qiáng)

、,,

問(wèn)責(zé)管控風(fēng)險(xiǎn)并保證業(yè)務(wù)連續(xù)性促使組織將信息資源視為業(yè)務(wù)資產(chǎn)商業(yè)資產(chǎn)和知識(shí)資產(chǎn)進(jìn)行資本

、,、

化管理有利于保存集體記憶應(yīng)對(duì)全球化和數(shù)字化環(huán)境帶來(lái)的挑戰(zhàn)

,,。

在鼓勵(lì)良好業(yè)務(wù)實(shí)踐的組織環(huán)境中管理體系標(biāo)準(zhǔn)為高層管理者提供了系統(tǒng)的可評(píng)測(cè)的用以管控

,、

組織的工具

。

文件管理體系標(biāo)準(zhǔn)旨在幫助各種類(lèi)型規(guī)模的組織或者有共同業(yè)務(wù)活動(dòng)的組織團(tuán)體建立實(shí)施和

,、,、

持續(xù)改進(jìn)有效的文件管理體系文件管理體系對(duì)組織制定并實(shí)現(xiàn)文件方針和目標(biāo)進(jìn)行指導(dǎo)和控制通

。,,

過(guò)以下措施達(dá)到上述宗旨

:

明確崗位及其職責(zé)

a);

系統(tǒng)化的過(guò)程

b);

測(cè)量和評(píng)估

c);

評(píng)審和改進(jìn)

d)。

基于組織要求合理實(shí)施文件方針和目標(biāo)可以確保業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的證據(jù)和相關(guān)的權(quán)威可靠的信息

,、

得以形成和有效管理并為有需要的人在需要的時(shí)候提供利用文件方針及目標(biāo)的成功實(shí)施能使文件

,。

和文件系統(tǒng)適宜地滿(mǎn)足組織的全部宗旨

。

在組織內(nèi)實(shí)施文件管理體系也有助于保證決策的透明度和可追溯性這些決策是通過(guò)責(zé)任化管理

,

和明確規(guī)定問(wèn)責(zé)來(lái)實(shí)現(xiàn)的

。

文件管理體系系列標(biāo)準(zhǔn)是在管理體系標(biāo)準(zhǔn)框架下完成的與其他管理體系標(biāo)準(zhǔn)保持兼容見(jiàn)附錄

,(B),

并使用了相同的要素和方法論文件管理體系標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)如圖所示

。1。

圖1文件管理體系標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)

Ⅳ

GB/T34112—2017/ISO303012011

:

圖2文件管理體系結(jié)構(gòu)

Ⅴ

GB/T34112—2017/ISO303012011

:

信息與文獻(xiàn)文件管理體系要求

1范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了文件管理體系應(yīng)滿(mǎn)足的要求以支持組織實(shí)現(xiàn)其職權(quán)使命戰(zhàn)略和目標(biāo)本標(biāo)準(zhǔn)為

,、、。

建立實(shí)施文件方針目標(biāo)考評(píng)監(jiān)測(cè)文件管理的績(jī)效提供指南

、、,、。

建立文件管理體系的可以是單個(gè)組織也可以是擁有共同業(yè)務(wù)活動(dòng)的多個(gè)組織本標(biāo)準(zhǔn)所指組

,?！?/p>

織不局限于單個(gè)組織還包括其他類(lèi)型的組織結(jié)構(gòu)

”,,。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于有下列需求的任意類(lèi)型的組織

:

建立實(shí)施維護(hù)與改進(jìn)文件管理體系以支持其業(yè)務(wù)

a)、、;

確保組織的文件管理體系與其規(guī)定的文件方針保持一致

b);

通過(guò)以下方式來(lái)證明與本標(biāo)準(zhǔn)的一致性

c):

開(kāi)展自我評(píng)估和自我鑒定

1);

通過(guò)外部第三方來(lái)證實(shí)自我鑒定

2);

通過(guò)外部第三方來(lái)認(rèn)證文件管理體系

3)。

本標(biāo)準(zhǔn)可以與其他管理體系標(biāo)準(zhǔn)同步實(shí)施且尤為有效地呈現(xiàn)了與其他管理體系標(biāo)準(zhǔn)的證

(MSS),

明性文檔和文件要求的一致性

。

2規(guī)范性引用文件

下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的凡是注日期的引用文件僅注日期的版本適用于本文

。,

件凡是不注日期的引用文件其最新版