郵件使用規(guī)范培訓(xùn)-吐血整理

郵件使用規(guī)范培訓(xùn)目錄郵件標題稱呼與問候郵件正文、發(fā)送抄送和密送郵件附件目錄郵件對象郵件回復(fù)主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題行，可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容，并判斷其重要性。注意以下幾點：1.不要空白標題?。?！2.簡短，不要冗長3.一封信只針對一個主題4.回復(fù)對方郵件時，可根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要修改標題，不要“RERERE”5.不要有錯別字！發(fā)郵件前請檢查確認后再發(fā)出郵件主題錯誤示范：無主題還敢抄送上級。。。哪個無人門店？誰入職？XXX怎么了，請假？調(diào)店？需要介紹信？。。。XXX稱呼與問候1.郵件開頭要稱呼收件人，這樣顯得禮貌，同時也提醒收件人，這封郵件是面向他的，要求其給出回應(yīng)；如果收件人是多人，可稱呼“大家”、“ALL”；2.對外郵件，如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“X總”；如果不清楚職務(wù)，則按通常的“X先生”、“X女士”稱呼，但性別要搞清楚；公司內(nèi)部的郵件，除了面向總經(jīng)理、副總等領(lǐng)導(dǎo)之外，提倡友好平等溝通，直接稱呼名字即可；3.對于不熟悉的人和職位比自己高的人不宜直呼姓名，也不要直接Dear……4.最簡單的開頭寫一個“您好”，結(jié)尾寫一個“謝謝”▼恰當(dāng)?shù)姆Q呼收件人▼開頭結(jié)尾最好要有問候語1.最簡單的開頭“Hi”或“你好”2.結(jié)尾常見的是“BestRegards”或者“祝好”、“祝順利”1.email正文要簡明扼要，行文通順①簡明扼要說清楚事情②如果具體內(nèi)容確實很多，正文應(yīng)只做摘要介紹，單獨掛個附件進行詳細描述。2.注意論述語氣①根據(jù)收件人和自己的熟絡(luò)程度、郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進行論述，以免引起對方不適；②尊重對方，例如“請”、“謝謝”；③你的email可以輕易被轉(zhuǎn)發(fā)給他人，因此對別人意見的評論必須客觀。3.多用1234列表，將事情說明清楚4.一次郵件交代完整信息最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說準確完整，并在郵件發(fā)送之前回顧內(nèi)容，非特殊情況下盡量不要過兩分鐘之后再發(fā)一封“補充”或者“更正”之類的郵件。5.合理利用圖片、表格等形式輔助表述對于帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚，可以配合圖表加以闡述。6.合理提示重要信息：不要動不動就大寫加粗彩色底色下劃線，強調(diào)重點即可。郵件正文正確示范：1234列表式，條理清晰強調(diào)部分用顏色進行區(qū)分一次交代完整信息1.TO的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題，理應(yīng)對郵件予以回復(fù)2.CC的人只需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對郵件予以回應(yīng)3.BCC是秘送，收件人不知道你給BCC的人發(fā)了郵件，用在非常規(guī)場合4.TO、CC的收件人排列應(yīng)遵