圖書館分館館制管理初探

圖書館分館館制管理初探

1一般圖書館分離系統(tǒng)的形式1.1高度集中管理,通借通還例如，香港和歐洲、美國和美國之間的聯(lián)合圖書館管理機(jī)制以及一些合并大學(xué)的主和側(cè)圖書館之間的關(guān)系，以及中國一些大型公共圖書館與成員之間的關(guān)系。這種總分館機(jī)制的特點(diǎn)是總分館體系內(nèi)的高度集中管理:統(tǒng)一人、財(cái)、物管理,統(tǒng)一發(fā)展規(guī)劃,統(tǒng)一采購、編目,通借通還,統(tǒng)一信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。這是一種嚴(yán)格意義上的總分館關(guān)系,其特點(diǎn)是總館分館屬于同一個(gè)上級行政管理機(jī)構(gòu),具有相同的行政、人事、財(cái)政隸屬關(guān)系,行政上的干預(yù)及統(tǒng)一的經(jīng)費(fèi)劃撥在體系形成中起到關(guān)鍵作用。1.2大學(xué)校圖書館與大學(xué)校圖書館如我國目前大部分高校圖書館與院系資料室之間的關(guān)系,它們在業(yè)務(wù)管理上具有總分館的性質(zhì),圖書館作為與系(學(xué)院)平行的機(jī)構(gòu)直屬學(xué)校領(lǐng)導(dǎo),而系資料室行政上受系領(lǐng)導(dǎo),業(yè)務(wù)上歸校圖書館管理?？偡逐^主要的合作形式是總館對分館在業(yè)務(wù)上的領(lǐng)導(dǎo),這是一種比較松散的總分館關(guān)系,這種運(yùn)作機(jī)制在資源共享協(xié)調(diào)方面的作用比較有限。1.3各地區(qū)文獻(xiàn)情報(bào)中心與相關(guān)地區(qū)文獻(xiàn)情報(bào)機(jī)構(gòu)的關(guān)系,應(yīng)注意以下3個(gè)地區(qū)、5個(gè)地區(qū)、各地區(qū)、各地區(qū)、各組織文獻(xiàn)情報(bào)機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系,或充我國公共系統(tǒng)內(nèi)部圖書館、中科院系統(tǒng)內(nèi)部文獻(xiàn)情報(bào)機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系在一定程度上具有總分館的性質(zhì),如一些省市級公共圖書館與社區(qū)圖書館之間的關(guān)系,中科院文獻(xiàn)情報(bào)中心與其5個(gè)地區(qū)文獻(xiàn)情報(bào)中心、各地區(qū)文獻(xiàn)情報(bào)中心與相應(yīng)地區(qū)各研究所文獻(xiàn)情報(bào)機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系都具有一定程度的總分館性質(zhì)?？傪^對分館有業(yè)務(wù)指導(dǎo)的義務(wù),使其形成一種比較松散的具有總分館制性質(zhì)的合作關(guān)系。1.4總館館機(jī)制這是我國近年興起的一種文獻(xiàn)資源共建共享運(yùn)作機(jī)制,在不改變原有行政、人事、財(cái)政隸屬關(guān)系的前提下,以一個(gè)規(guī)模較大、文獻(xiàn)資源較豐富、技術(shù)力量較強(qiáng)的圖書館為總館,其他在某一方面與其具有共同興趣、共同利益關(guān)系的圖書館為分館,根據(jù)資源共享的需要,自發(fā)地組成類似于總分館關(guān)系的合作機(jī)制,這種合作機(jī)制被稱為具有中國特色的總館分館機(jī)制。這是一種僅僅從業(yè)務(wù)建設(shè)的角度,進(jìn)行協(xié)作協(xié)調(diào)、共建共享的更為松散的總分館形式,它實(shí)際上具有圖書館聯(lián)盟的性質(zhì)。以下討論的總分館形式特指這種基于共同的利益、興趣自發(fā)形成的總分館合作機(jī)制(簡稱總館分館體系)。2博物館的聯(lián)合管理體系在資源共享方面的優(yōu)勢2.1服務(wù)能力不足當(dāng)前,文獻(xiàn)資源載體不斷增多,文獻(xiàn)資源總量不斷擴(kuò)大,購置文獻(xiàn)資源的價(jià)格越來越高,而圖書館經(jīng)費(fèi)的增加速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)比不上文獻(xiàn)資源價(jià)格上漲的速度,圖書館界普遍面臨由于文獻(xiàn)資源短缺造成的服務(wù)能力不足以滿足讀者需要的壓力。任何單個(gè)的圖書館都不可能通過加大投資在短時(shí)間內(nèi)大幅度增加館藏文獻(xiàn)來提高服務(wù)能力,必須尋求與其他圖書館之間各種有效的合作,來提高自身的、進(jìn)而提高合作體系內(nèi)整體的服務(wù)能力。在一定范圍內(nèi)建立總館分館體系,有利于提高體系內(nèi)文獻(xiàn)資源共建共享及文獻(xiàn)資源整合的效率,使得體系內(nèi)各圖書館能更充分利用包括總館在內(nèi)的其他成員館的文獻(xiàn)資源,提高自身的服務(wù)能力,從而使得體系整體的服務(wù)能力得到提高。2.2服務(wù)內(nèi)容的選取與優(yōu)化大部分的圖書館在自身的發(fā)展過程中,由于經(jīng)費(fèi)的限制,一般都會根據(jù)自己的性質(zhì)、服務(wù)范圍、服務(wù)宗旨有選擇、有重點(diǎn)地進(jìn)行文獻(xiàn)資源建設(shè),從而形成自己的館藏特色。但是讀者的需求卻是全方位的。建立總分館機(jī)制,有利于在總分館的框架下,充分利用和整合各成員館的資源優(yōu)勢,實(shí)現(xiàn)各成員館之間的資源互補(bǔ),提高整個(gè)體系的服務(wù)能力。2.3協(xié)調(diào)共建共享行為的效率低多年以來,我國圖書館界文獻(xiàn)資源共建共享的協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)都是由各種學(xué)會、協(xié)會、工作委員會來承擔(dān),由于這些機(jī)構(gòu)本身并不掌握用以共享的文獻(xiàn)資源,也不能解決共建共享體系內(nèi)的建設(shè)經(jīng)費(fèi),加上有些圖書館對于資源共建共享的觀念沒有提高到全局的高度,只想共享,不思共建,而在文獻(xiàn)資源共建共享過程中由于大館與小館資源占有量不同,總是會有些圖書館付出較多,而有些圖書館共享較多的情況,因此在協(xié)調(diào)過程中出現(xiàn)諸多困難,協(xié)調(diào)共建共享行為的效率非常低?？偡逐^體系作為一種協(xié)調(diào)資源共建共享行為的組織形式,將資源占有量較多、技術(shù)力量較強(qiáng)的圖書館作為總館,其他圖書館作為分館,將體系內(nèi)資源共建共享的協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)設(shè)在總館,這樣有利于提高總館在共建共享過程中的積極性和責(zé)任感,使其自覺地在共建共享過程中多付出,從而提高協(xié)調(diào)共建共享行為的效率。2.4與其他文獻(xiàn)情報(bào)機(jī)構(gòu)的合作,建立總館服務(wù)體系總館作為總分館體系中的中心館,在擁有豐富的文獻(xiàn)信息等資源的同時(shí),必須考慮如何提高這些資源的利用率,如何提高自身的影響力及擴(kuò)大自身的服務(wù)范圍;而資源占有量相對較少的文獻(xiàn)情報(bào)機(jī)構(gòu)為了提高自身的服務(wù)能力,必須尋求與一些具有豐富資源的文獻(xiàn)情報(bào)機(jī)構(gòu)的合作,利用他館的文獻(xiàn)資源來彌補(bǔ)自身資源的不足,為本機(jī)構(gòu)的用戶服務(wù)。在這些文獻(xiàn)情報(bào)機(jī)構(gòu)之間建立總分館服務(wù)體系,通過總館提供文獻(xiàn)、設(shè)備、技術(shù)資源,分館提供服務(wù)場所、服務(wù)人員的方式,可使中心館的資源得到更充分的利用,服務(wù)范圍得到有效的擴(kuò)展,并且總館可利用的資源也在無形擴(kuò)大;分館通過共享總館及其他分館的文獻(xiàn)、設(shè)備、人才等資源提高自身的服務(wù)能力。這對于總館和分館來說,是一種雙贏的行為。2.5立總成館服務(wù)體系在不改變行政隸屬等關(guān)系的情況下,在平等互利的原則下,在具有互補(bǔ)資源、互補(bǔ)服務(wù)能力的圖書館之間建立總分館服務(wù)體系,是一種投資少、見效快的資源共享模式。當(dāng)今的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代,文獻(xiàn)資源數(shù)字化、文獻(xiàn)服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化程度不斷提高,給文獻(xiàn)資源的共建共享提供了方便快捷的手段,只要總分館之間具有某方面的共同興趣和共同利益,達(dá)成合作共識,就可在一定的共享協(xié)議的規(guī)范下,建立總分館關(guān)系,實(shí)現(xiàn)有效的資源共享。3建設(shè)全球圖書館系統(tǒng)的原則3.1總館和其他館的結(jié)合總館分館之間的合作只有建立在平等互利、協(xié)調(diào)發(fā)展的基礎(chǔ)上,才能保持合作的可持續(xù)性。文獻(xiàn)資源豐富、技術(shù)力量雄厚的總館要肯于為資源共建共享做出犧牲,參與共建的分館要努力適應(yīng)共建共享合作的要求,愿意為共建共享做出調(diào)整和配合。總館要充分認(rèn)識到為分館提供資源與服務(wù)的同時(shí),實(shí)際上是擴(kuò)大了自身可利用的資源總量,擴(kuò)大了自身的服務(wù)范圍,提高了自身的知名度與影響力;分館要認(rèn)識到加入總分館體系,配合總館做好服務(wù),其實(shí)是提高了自身的資源保障能力及文獻(xiàn)服務(wù)能力?？偡逐^之間只有建立起平等互利、協(xié)調(diào)發(fā)展的機(jī)制,才能使總分館體系真正達(dá)到促進(jìn)資源共享的目的。3.2總館體系的服務(wù)能力總分館體系主要是挖掘總館分館的資源,為整個(gè)體系服務(wù)。但是這些圖書館的資源總是有限的,因此要提高總分館體系的服務(wù)能力,必須將總分館體系自覺納入全國性共享網(wǎng)絡(luò),在充分利用全國性共享體系資源的基礎(chǔ)上,挖掘自身的資源與服務(wù)優(yōu)勢,建立總分館范圍內(nèi)的文獻(xiàn)資源與服務(wù)保障體系,避免重復(fù)建設(shè)。3.3總館之間實(shí)現(xiàn)互惠互利的前提共同的利益關(guān)系、共同的興趣和需求是構(gòu)建總分館體系的基礎(chǔ),是總分館之間實(shí)現(xiàn)互惠互利的前提。因此選擇合作建設(shè)分館機(jī)構(gòu)的原則是共同的利益、興趣和需求,要從資源共享的實(shí)際需要出發(fā),可跨部門、跨地區(qū)、跨系統(tǒng)、跨行業(yè)進(jìn)行合作,不拘一格發(fā)展分館。3.4注重體現(xiàn)反技術(shù)創(chuàng)新的原則要實(shí)現(xiàn)總分館體系內(nèi)資源互補(bǔ),在建設(shè)分館的過程中要重視體現(xiàn)分館的特色,尤其在文獻(xiàn)資源建設(shè)上,要突顯各分館特點(diǎn)與優(yōu)勢,避免重復(fù)建設(shè),造成不必要的浪費(fèi)。3.5實(shí)現(xiàn)體系內(nèi)的共享功能傳統(tǒng)的文獻(xiàn)資源共享活動之所以難以大規(guī)模、高效率開展,主要是共享手段落后所致。因此我們今天建立總分館共享服務(wù)體系,必須要充分利用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)體系內(nèi)的共享功能:如利用圖書館自動化管理集成系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源協(xié)調(diào)采購與聯(lián)合聯(lián)機(jī)編目、館際互借功能,利用聯(lián)合參考咨詢軟件實(shí)現(xiàn)聯(lián)合參考咨詢、聯(lián)合知識導(dǎo)航等服務(wù),利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)體系內(nèi)文獻(xiàn)傳遞功能等等。3.6體系內(nèi)各規(guī)章制度協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)可由體系內(nèi)各館負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)組成,并在總館設(shè)立日常管理機(jī)構(gòu),建立可操作的協(xié)調(diào)原則和規(guī)范,通過充分協(xié)商制定體系內(nèi)的規(guī)章制度,包括:合作業(yè)務(wù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化細(xì)則;館藏分工原則;資料交換、信息通報(bào)制度;服務(wù)標(biāo)準(zhǔn);共建數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)協(xié)定;工作經(jīng)驗(yàn)交流制度和有關(guān)修改協(xié)議的規(guī)定等。3.7探索文獻(xiàn)資源合理使用和充分共享的方式方法在總分館體系文獻(xiàn)資源共享服務(wù)的過程中,一定要在不違反知識產(chǎn)權(quán)的框架下探索文獻(xiàn)資源合理使用和充分共享的各種方式方法,以實(shí)現(xiàn)總分館體系的良性發(fā)展。4公共展館系統(tǒng)的運(yùn)行模式4.1總館總館服務(wù)總館與分館之間合作的重要方式,是以服務(wù)作為合作的切入點(diǎn),建立總分館體系服務(wù)網(wǎng)絡(luò),通?？刹扇】傪^提供資源,分館提供場地與配套設(shè)施、服務(wù)人員等方式,將總館的服務(wù)輻射到分館所在地。如在分館建立總館印刷版資源展示及借還服務(wù)點(diǎn);在分館設(shè)立電子閱覽室,建立總館電子資源服務(wù)點(diǎn);聯(lián)合總分館的專業(yè)人員,為用戶提供聯(lián)合文獻(xiàn)傳遞、聯(lián)合知識導(dǎo)航等服務(wù)。4.2計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展,圖書館為用戶提供服務(wù)的過程中越來越依賴于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的支持。但并不是所有的圖書館都有實(shí)力、有必要購買昂貴的設(shè)備,特別是計(jì)算機(jī)存儲設(shè)備。在總分館體系內(nèi)可方便地共享這些資源,形成分布式的計(jì)算機(jī)服務(wù)網(wǎng)絡(luò)來提高體系的服務(wù)水平。4.3專業(yè)人才缺乏作為總館的中心圖書館,一般在人才配置上比較齊備,具有信息資源管理、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用、外語以及學(xué)科館員等專業(yè)人才;而某些小型的分館就不一定擁有各方面的人才,有些館只能根據(jù)各自的性質(zhì)、特點(diǎn)配備一些應(yīng)付開館的服務(wù)人員,而計(jì)算機(jī)技術(shù)人員、外語人才及學(xué)科館員一般很難配置完全。在總分館體制下,可將體系內(nèi)的人才進(jìn)行整合,聯(lián)合總館與各分館的人才資源通過網(wǎng)絡(luò)為整個(gè)體系的共同用戶服務(wù)。4.4降低體系內(nèi)文獻(xiàn)購置成本聯(lián)合文獻(xiàn)資源建設(shè)是總館和分館之間的很重要的一種合作方式,通過這種合作方式共建體系內(nèi)文獻(xiàn)信息保障系統(tǒng)。建立總分館文獻(xiàn)聯(lián)合采購機(jī)制,可采取協(xié)調(diào)采購、集團(tuán)或聯(lián)合購買等方式,降低整個(gè)體系文獻(xiàn)購置成本;加強(qiáng)總分館在特色專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)與服務(wù)方面的合作,也是聯(lián)合文獻(xiàn)資源建設(shè)的重要途徑。4.5進(jìn)一步加強(qiáng)合作的范圍總館和分館之間還可以在培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流活動等方面進(jìn)一步擴(kuò)大合作范圍,比如聯(lián)合進(jìn)行職工隊(duì)伍培訓(xùn)、聯(lián)合舉辦學(xué)術(shù)報(bào)告等活動,使得培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流資源也得到充分共享。5基于資源共享需求的圖書館管理系統(tǒng)的示例5.1總館體系的發(fā)展上海中心圖書館網(wǎng)絡(luò)工程是上海市“十五”期間標(biāo)志性文化設(shè)施項(xiàng)目之一,該網(wǎng)絡(luò)以上海圖書館為總館,各區(qū)縣圖書館及高校、科研等各系統(tǒng)圖書館為分館,建立總分館體系。到目前為止,該體系已經(jīng)發(fā)展了30多個(gè)分館,借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺,上海圖書館與20多家區(qū)縣圖書館之間實(shí)現(xiàn)了“一卡通”借閱功能;實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化資源的共享,讀者足不出戶可享受上海圖書館提供的電子圖書遠(yuǎn)程借閱等服務(wù),并在各分館實(shí)現(xiàn)多個(gè)專題數(shù)據(jù)庫的共享服務(wù);實(shí)現(xiàn)了體系內(nèi)聯(lián)合采編功能;建立了上海中心圖書館網(wǎng)上聯(lián)合知識導(dǎo)航站,聯(lián)合上海地區(qū)公共、科研、高校等系統(tǒng)圖書館,向?qū)I(yè)技術(shù)人員和科研人員提供網(wǎng)上參考咨詢服務(wù)。5.2實(shí)現(xiàn)了三級互聯(lián)該網(wǎng)絡(luò)是以首都圖書館為中心館,10個(gè)區(qū)縣級圖書館為分中心館,最終聯(lián)接34個(gè)街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)分館的網(wǎng)絡(luò)。建立了北京市公共圖書館計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)管理中心,實(shí)現(xiàn)了首都圖書館—區(qū)縣圖書館—街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)圖書館三級互聯(lián),實(shí)現(xiàn)了各成員館之間的聯(lián)合檢索、網(wǎng)上閱讀、館際互借、資源共享。首都圖書館還與其它系統(tǒng)的文獻(xiàn)資源單位簽訂資源共享協(xié)議,建立分館,實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一檢索、統(tǒng)一借閱證,可以異地借閱。5.3總館機(jī)制的初步建立廣東省科技圖書館于2004年6月向廣東省科技廳申請了專項(xiàng)啟動資金,用于建設(shè)“廣東省科技文獻(xiàn)資源共享服務(wù)示范性平臺”。該平臺的構(gòu)建思路是:以“總館分館”的形式在廣東省科研系統(tǒng)圖書館內(nèi)部探索一種有效的科技文獻(xiàn)資源共享模式;在“總館分館”的模式下,建立一個(gè)科技文獻(xiàn)資源共享服務(wù)開放性網(wǎng)絡(luò)平臺。目前,該平臺已經(jīng)發(fā)展了9個(gè)分館,并與多個(gè)科技文獻(xiàn)機(jī)構(gòu)初步達(dá)成了共建分館的合作意向,實(shí)現(xiàn)了自動化管理系統(tǒng)硬軟件平臺、自動化網(wǎng)絡(luò)化及文獻(xiàn)信息服務(wù)人員、各種載體的資源等多個(gè)方面、多種形式的資源共享。廣東省立中山圖書館與新疆哈密地區(qū)圖書館共建廣東省中山圖書館哈密分館。該分館正式啟動后,哈密地區(qū)圖書館可無償在網(wǎng)上共享使用總館的50萬種電子圖書、1200萬篇期刊論文、18萬篇博碩士學(xué)位論文、16萬篇學(xué)術(shù)會議論文及120萬條書目數(shù)據(jù)等數(shù)字化資源。廣州圖書館多