工程公司材料采購(gòu)管理制度

工程公司資料采買管理制度工程公司資料采買管理制度工程公司資料采買管理制度有限公司大宗資料、物料采買管理制度第一章總則第一條目的為加強(qiáng)公司規(guī)范化管理，規(guī)范采買工作，保障攪拌站的正常連續(xù)進(jìn)行，選擇合格的供應(yīng)商并對(duì)采買過(guò)程進(jìn)行嚴(yán)格的控制，保證供貨商供應(yīng)的資料滿足施工的規(guī)定要求，最大限度的降低成本，特?cái)M定本制度。第二條適用范圍本方法適用于公司各瀝青攪拌站施工用資料、物料（設(shè)備）采買時(shí)，計(jì)劃、審批、價(jià)格之審察、訂購(gòu)、查收、付款結(jié)算等，除還有規(guī)定外，均以制度辦理。本管理制度所指大宗資料、物料指各攪拌站建設(shè)及生產(chǎn)所需的：骨料、石粉、礦粉、瀝青、重油、砂、磚、水泥、混凝土、機(jī)械設(shè)備及配件、電纜線等。第三條職責(zé)劃分1、由公司機(jī)料部全面負(fù)責(zé)對(duì)各資料、物料的價(jià)格詢價(jià)、采買、入庫(kù)保留工作；2、由攪拌站站長(zhǎng)對(duì)本站內(nèi)計(jì)劃單的質(zhì)量、數(shù)量、要求進(jìn)行詳細(xì)審察把關(guān)；3、由財(cái)務(wù)部對(duì)該工程資料的數(shù)量、規(guī)格、價(jià)格控制把關(guān)。4、由綜合部對(duì)采買合同的條款進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)把關(guān)5、由分管副總對(duì)各采買計(jì)劃、合同進(jìn)行審察把關(guān)；第四條原則1、長(zhǎng)遠(yuǎn)訂貨和大額進(jìn)貨，原則上均應(yīng)經(jīng)過(guò)簽署買賣合同的方法進(jìn)行。2、對(duì)于經(jīng)常性采買或批量進(jìn)貨的，按采買流程進(jìn)行。第二章采買（計(jì)劃）審批第一條采買計(jì)劃的擬定1、資料、物料的采買執(zhí)行先計(jì)劃審批，后采買的原則。大宗資料應(yīng)在計(jì)劃應(yīng)在推行前很多于10天前提出，批量進(jìn)貨的資料很多于3天提出，個(gè)別應(yīng)急性資料由攪拌站負(fù)責(zé)人口頭提出報(bào)機(jī)料部和總經(jīng)理贊同后推行采買，但事后二天內(nèi)應(yīng)補(bǔ)齊相關(guān)手續(xù)。2、攪拌站建設(shè)期前由站長(zhǎng)依照公司攪拌站建設(shè)規(guī)劃要求提出資料、物料采買計(jì)劃，保證資料物料規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量無(wú)誤并簽字后以申報(bào)；3、攪拌站生產(chǎn)需要采買的大宗資料，由機(jī)料部提出采買意向申請(qǐng)，報(bào)公總經(jīng)理確定供應(yīng)商。4、攪拌站生產(chǎn)時(shí)期，進(jìn)行資料和物料的采買，由攪拌部機(jī)料員依照公司經(jīng)營(yíng)客戶經(jīng)理的書面生產(chǎn)計(jì)劃，提出資料、物料采買計(jì)劃，試驗(yàn)員審察所購(gòu)資料的技術(shù)質(zhì)量條求，站長(zhǎng)審察確認(rèn)。保證資料物料規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量無(wú)誤并簽字后以申報(bào)；第二條詢價(jià)、比價(jià)和議價(jià)1、機(jī)料部依照采買物料的品種、規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量和交付期的不同樣，應(yīng)選擇最少三家吻合采買條件的供貨商作為詢價(jià)對(duì)象；2、采買員依照過(guò)去采買的情況、市場(chǎng)變化情況、以及公司成本估量等情況，確定采買目標(biāo)價(jià)格；3、在獲取供應(yīng)商的報(bào)價(jià)信息后，采買人員對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)條件進(jìn)行品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等方面攪拌站進(jìn)行核對(duì)，以保證供應(yīng)商提供的資料吻合公司實(shí)質(zhì)的采買要求，并對(duì)供應(yīng)商所報(bào)的價(jià)格、交付期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行解析比較，以便選擇條件最優(yōu)的供應(yīng)商；4、供應(yīng)商供應(yīng)報(bào)價(jià)之物料規(guī)格與請(qǐng)購(gòu)規(guī)格不同樣或?qū)俅闷窌r(shí)，采買人員應(yīng)送請(qǐng)購(gòu)部門確認(rèn)；5、專用資料或用品，機(jī)料部應(yīng)會(huì)同使用部門共同詢價(jià)與議價(jià)；6、對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)資料整理后，經(jīng)辦人員應(yīng)深入解析，以電話等聯(lián)絡(luò)方式向供應(yīng)商講價(jià)。在公司規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)，采買人員應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行磋商，以使雙方最后在全部條款上完成一致；7、對(duì)重要的物質(zhì)采買，要保證參加人數(shù)很多于兩人進(jìn)行商務(wù)談判，且要求有兩個(gè)以上的部門派人參加。第三條采買前核決及權(quán)限大宗資料第一次采買時(shí)，按公司合同管理方法執(zhí)行合同署紳士程序，采買經(jīng)辦人員與供應(yīng)商初步溝通并完成詢價(jià)后，在詢價(jià)匯總表上詳細(xì)填列以下事項(xiàng)，呈報(bào)負(fù)責(zé)資料采買的各部門及總經(jīng)理核決：1）供應(yīng)商資料：包括名稱、地點(diǎn)、聯(lián)系人、聯(lián)系方式；2）采買物料的詳細(xì)描述：包括品名、型號(hào)、規(guī)格等，如有超出標(biāo)準(zhǔn)的特別要求需特別注明；3）訂單所采買的數(shù)量/重量；單位包裝數(shù)量/重量；包裝件數(shù)；4）價(jià)格：?jiǎn)蝺r(jià)，合計(jì)價(jià)，合同總數(shù)，定金或預(yù)付款；5）交付期：分批交付時(shí)應(yīng)明確每批的交付時(shí)間和交付數(shù)量；6）付款方式；7）所需的質(zhì)量證明（檢驗(yàn)單、質(zhì)保單、出供應(yīng)證明單、化驗(yàn)報(bào)告單等）；8）質(zhì)量保證條款：發(fā)生質(zhì)量問(wèn)題是進(jìn)行退換或其他辦理方法；9）運(yùn)輸方式和銷售發(fā)票的要求。3、需與供應(yīng)商簽署長(zhǎng)遠(yuǎn)合同者，采買經(jīng)辦人應(yīng)以簽呈及擬妥的長(zhǎng)遠(yuǎn)合同書，核決權(quán)限依照請(qǐng)購(gòu)種類和對(duì)應(yīng)的級(jí)別逐級(jí)呈各部門主管及公司經(jīng)理核決；4、簽署期采買合同后過(guò)程中進(jìn)貨的，如骨料、重油、粉料、瀝青等，按資料采買流程，填寫采買單，辦理手續(xù)。5、金額較大或批量采買的應(yīng)到對(duì)方生產(chǎn)工供應(yīng)進(jìn)行實(shí)質(zhì)察看，在充分認(rèn)識(shí)對(duì)方的資信程度、供貨能力和現(xiàn)貨物質(zhì)后，向?qū)Ψ矫鞔_訂貨意向，并送樣報(bào)驗(yàn)，未經(jīng)過(guò)報(bào)驗(yàn)的資料嚴(yán)禁采買。第四條簽署采買合同或填寫采買單1、經(jīng)總經(jīng)理確定供應(yīng)商后，機(jī)料部填寫采買合同，并經(jīng)審批流程，完成采買合同經(jīng)審察，加蓋公司合同公章經(jīng)對(duì)方簽章后見效。采買單經(jīng)公司總經(jīng)理簽字審批后見效，采買單一式兩份，一份由機(jī)料部、一份交攪拌站。2、采買人員應(yīng)追蹤控制資料物料交貨期，及時(shí)向供應(yīng)商跟催交貨進(jìn)度。3、發(fā)貨前要求供應(yīng)商在“送貨單”上注明“訂購(gòu)單編號(hào)”及“包裝方式”，以便查收確認(rèn)。4、若屬分批交貨者，采買人員應(yīng)在“訂購(gòu)單”上注明“分批交貨”以資鑒別。第五條退貨作業(yè)對(duì)于檢驗(yàn)不合格的資料退貨時(shí)，應(yīng)開立“資料退貨單”呈攪拌站長(zhǎng)和機(jī)料員簽認(rèn)后，對(duì)資料數(shù)量不進(jìn)行確認(rèn)。必要時(shí)由機(jī)料部通知供應(yīng)商列席核實(shí)。第三章查收與付款第一條資料進(jìn)供應(yīng)查收1、資料進(jìn)場(chǎng)供應(yīng)商交貨時(shí)，機(jī)料部通知攪拌站庫(kù)管員和實(shí)驗(yàn)員，實(shí)際清點(diǎn)件數(shù)或稱重，，對(duì)貨物攜帶的相關(guān)證件和資料質(zhì)量進(jìn)行考據(jù)，經(jīng)與采買清單或采買合同內(nèi)容核對(duì)吻合后簽收，庫(kù)房出具入庫(kù)單并由庫(kù)管員簽章入庫(kù)。如發(fā)現(xiàn)不符時(shí)，即通知機(jī)料部一同辦理；2、對(duì)有專項(xiàng)質(zhì)量要求的資料物質(zhì)，機(jī)料部通知攪拌站長(zhǎng)一同參加員查收，查收合格后由攪拌站庫(kù)管員出具入庫(kù)單并由庫(kù)管員簽字。第二條付款結(jié)算1、嚴(yán)格依照公司報(bào)賬工作流程和掛賬工作流程執(zhí)行；2、采買款項(xiàng)須按采買合同規(guī)定或采買單所約定的時(shí)間由公司安排支付；3、付款申請(qǐng)由采買人員或被委托采買人員提出，申請(qǐng)付款應(yīng)嚴(yán)格按照采買合同要求和項(xiàng)目進(jìn)度情況進(jìn)行，分清輕重緩急，必要時(shí)須提交驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、物品入庫(kù)單據(jù)和對(duì)方發(fā)票，申請(qǐng)付款單上應(yīng)注明預(yù)付款、已付款、余款，按審批權(quán)限經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字后，方可辦理付款手續(xù)；4、只有在出現(xiàn)以下情況時(shí)才可由采買人員借款或墊款進(jìn)行直接支付：1）緊急采買且不能夠及時(shí)辦理財(cái)務(wù)支付手續(xù)；2）在外埠采買且供應(yīng)商要求馬上付款時(shí)；3）在現(xiàn)場(chǎng)調(diào)試施工時(shí)期急需資料的采買；4）3000元以下的零星采買。第三條進(jìn)度控制及異常辦理1、機(jī)料部應(yīng)特別注意“采買單”注明的到貨時(shí)間要求，掌握到貨進(jìn)度；2、采買人員發(fā)現(xiàn)供貨方發(fā)貨日期有延緩時(shí)，應(yīng)主動(dòng)與供貨供應(yīng)商聯(lián)系催交，對(duì)異常原因及時(shí)辦理對(duì)策，報(bào)告相關(guān)職能部門、公司辦理。第四條質(zhì)量議論攪拌站和機(jī)料部應(yīng)就所使用的資料質(zhì)量予以關(guān)注，依照使用收效對(duì)資料質(zhì)量提出議論，以利于進(jìn)一步工作。第四章附則第一條參加采買過(guò)程的各相關(guān)部門，既要明確分工、明確責(zé)任、互相當(dāng)合，還要注意發(fā)揮互相督查的作用，保證公司的利益不受損害；第二條參加采買的人員要嚴(yán)格自律，加強(qiáng)法制看法，自覺抵制不正之風(fēng)，任何人不得私下收受回扣或酬金，并接受公司全體員工督查；一經(jīng)發(fā)現(xiàn)上述情況，視情節(jié)，按所受回扣或酬金的十倍處罰，停職直至開除。第四條本方法自宣告日期執(zhí)行。二○一三年七月十天4、《資料采買申請(qǐng)表》填報(bào)流程攪拌站建設(shè)期資料采買流程機(jī)料員填寫資料采購(gòu)申請(qǐng)表資料采買一般不少于提前三天，試驗(yàn)員復(fù)核攪拌站長(zhǎng)審察攪拌站機(jī)料員負(fù)責(zé)傳達(dá)，建立資料收發(fā)臺(tái)帳機(jī)料部接收采買單機(jī)料部詢價(jià)原則上不超過(guò)三天完成公司分管審察總經(jīng)理審批機(jī)料部采買攪拌站機(jī)料員查收大宗生產(chǎn)資料采買流程

依照公司攪拌站規(guī)劃要求機(jī)料部建立采買臺(tái)賬資料員建立進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收臺(tái)賬機(jī)料部提出采買計(jì)劃?rùn)C(jī)料部詢價(jià)，選擇很多于三家供應(yīng)商品機(jī)料部將詢價(jià)情況匯總后，報(bào)總經(jīng)理確定供應(yīng)商機(jī)料部按公司合同管理程序?qū)彶旌贤贤?jīng)審批后，簽署合同攪拌站機(jī)料員依照客戶經(jīng)理需求填寫分批進(jìn)料申請(qǐng)按合同要求進(jìn)貨試驗(yàn)員和站長(zhǎng)審察供應(yīng)至攪拌站時(shí)，機(jī)料員進(jìn)場(chǎng)查收，重要時(shí)會(huì)同站長(zhǎng)參加

公司機(jī)料部和分管副總審察合格后入庫(kù)，登記入庫(kù)臺(tái)帳攪拌站發(fā)料，登記發(fā)放臺(tái)帳資料采買申請(qǐng)表（樣表）工程名稱：ABCDEFGHIJKL序號(hào)資料名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量技術(shù)要求或證書品牌申購(gòu)用途需求日期單價(jià)金額備注123456716機(jī)料員:試驗(yàn)員:攪拌站長(zhǎng):機(jī)料部:分管副總:總經(jīng)理:日期:日期:日期:日期:日期:日期:說(shuō)明:1、B-I欄由申請(qǐng)人填寫，J-K欄由采買人員填寫；L欄由資料員填寫庫(kù)存；2、采買申請(qǐng)表必定經(jīng)過(guò)贊同后方可采買；3、本申請(qǐng)表不得隨意涂改，4、本表格的單價(jià)是指詢價(jià)最優(yōu)惠之價(jià)格，后附其他供貨商詢價(jià)表。注：按公司原有電子表格式_______________資料采買詢價(jià)表填報(bào)部門：

編號(hào)：報(bào)價(jià)單位名稱

型號(hào)或產(chǎn)地

規(guī)格

數(shù)量

報(bào)價(jià)

資信情況

質(zhì)量情況

供應(yīng)能力

交貨日期

交貨地點(diǎn)

付款方法

扣款規(guī)定詢價(jià)目標(biāo)詢價(jià)人員及建議機(jī)料部門負(fù)責(zé)人建議財(cái)務(wù)主管建議分管總經(jīng)理建議總經(jīng)理建議內(nèi)容總結(jié)

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