會議接待流程及準(zhǔn)備工作

精心整理會議款待流程及準(zhǔn)備工作一、會議先期工作1、依照客戶的要求，作出初步計劃和建議書，安排好客戶察看，踩線的款待工作，協(xié)調(diào)相關(guān)關(guān)系。2、協(xié)助客戶最后確定款待單位和察看路線，務(wù)求高質(zhì)量、低價位.3、代表客戶與各相關(guān)單位洽談，簽訂相關(guān)合同協(xié)議。4、制定圓滿的款待計劃，交客戶判斷。5、做好會務(wù)組抵達(dá)前的社會配套服務(wù)、市場檢查及各項準(zhǔn)備工作。二、接送站、司機(jī)服務(wù)1、人員：依照會務(wù)要求，由營銷部經(jīng)理率領(lǐng)專業(yè)會務(wù)工作人員分別負(fù)責(zé)火車站、機(jī)場接送站工作。2、車輛：有計劃有償供應(yīng)各樣汽車接送站。3、款待標(biāo)準(zhǔn)：（1）提前舉牌候客。（2）款待人員規(guī)范服務(wù)。（3）重要客戶、領(lǐng)導(dǎo)由公司老總進(jìn)站臺或機(jī)場鮮花接送，必要時請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和媒體出頭迎送并警車開道。（4）24小時服務(wù)。三、報到、返程服務(wù)精心整理1、選派一名優(yōu)秀工作人員隨會務(wù)組協(xié)助報道工作；2、提前做好返程票源的準(zhǔn)備工作，并準(zhǔn)備酒店功能表，火車、飛機(jī)時刻價目表，返程票預(yù)約建議書。3、所有客房提前擺放鮮花、水果、會務(wù)組的祝?？ā?、24小時解答客戶咨詢，完成會務(wù)組隨時交給的其他任務(wù)。備注：機(jī)票：可依照客戶要求代辦，免放手續(xù)費?；疖嚻保簾o論多少人都能100%保證（包括節(jié)假日時期）。手續(xù)費：收5元/張（異地手續(xù)費按采買成本計算）四、文秘、宣傳服務(wù)1、可供應(yīng)一臺電腦，一套打印設(shè)備供會務(wù)組使用。2、可選派一名8000字/h以上水平的打字員，一名熟悉當(dāng)?shù)厍闆r的秘書，隨會服務(wù)。3、提前做好文印、宣傳、廣告、醫(yī)療衛(wèi)生、菜單表、作息時間表、會議日程、議程、旅游安排表，領(lǐng)導(dǎo)席位表等會議文件及會場內(nèi)外面署等后勤服務(wù)工作.五、財務(wù)服務(wù)1、公司選派一名財務(wù)人員詳細(xì)協(xié)助會務(wù)財務(wù)工作；精心整理2、協(xié)助會務(wù)組及時清理，互簽用房、用餐、用會議室等酒店開支情況，精打細(xì)算，節(jié)約開支。六、酒店服務(wù)1、提前20天簽訂會議款待協(xié)議，明確、詳細(xì)、嚴(yán)格規(guī)范責(zé)任和義務(wù)。2、酒店營銷部經(jīng)理全程跟會，詳細(xì)協(xié)調(diào)酒店房、餐、會議、娛樂、財務(wù)、交通、后勤、動力保衛(wèi)、醫(yī)療等方面的工作。3、提前做好會議報到，控房，臨時用餐、用車、車輛擺放，酒店安全保衛(wèi)等方面的工作。4、提前準(zhǔn)備房間、會議室的鮮花、水果，酒店的橫幅、彩虹門、汽球、會標(biāo)、指示牌等工作。5、每日及時簽任房態(tài)、用餐及其他開支情況，協(xié)助客房結(jié)帳，為客房供應(yīng)其它財務(wù)服務(wù)。6、完成客戶會務(wù)組交給的其他工作。七、保安服務(wù)1、酒店內(nèi)部保安按酒店要求，加強(qiáng)警衛(wèi)，保證會議時期汽車進(jìn)出暢達(dá)，人身財產(chǎn)絕對安全。精心整理2、旅游時期依照需要可安排警車開道，重點領(lǐng)導(dǎo)可安排全程貼身護(hù)衛(wèi)。3、接送站及介紹的社會娛樂場所，提前做好安全警衛(wèi)工作。4、公司選派一名從事過軍警工作的同志負(fù)責(zé)保衛(wèi)協(xié)調(diào)工作。八、總結(jié)、結(jié)算服務(wù)1、協(xié)助會務(wù)組、旅游社、車隊等相關(guān)單位結(jié)算，搞好客戶結(jié)算。2、按會務(wù)組要求做好財務(wù)清理、清退工作，視情況