化妝品公司檔案管理規(guī)定

化妝品公司檔案管理規(guī)定第七十一條檔案管理：由綜合部負責歸口管理。第七十二條檔案管理的范圍：一、公司各種行政文件；二、公司各種會議記錄；三、股東會議的有關(guān)文件；四、各部門的工作報告；五、公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員外出考察、參加各種業(yè)務(wù)活動所收集的有關(guān)資料；六、各種信息情報資料；七、公司各種設(shè)施、設(shè)備、用品的說明使用資料；八、公司法律訴訟資料；九、公司人事資料；十、公司對外宣傳的相片、影音材料等；十一、公司的所有合同（協(xié)議）等資料；十二、公司的采購檔案資料。第七十三條檔案的收集一、公司各部門的重要檔案需報綜合部備案的，應(yīng)安排專人整理，于每年2月10日前將檔案、檔案目錄及電子版移交綜合部，并辦理簽收登記手續(xù)。公司各部門需在本部門留存的檔案資料，應(yīng)安排專人整理、保管，于每年2月10日前報送上一年檔案目錄（含電子版）至公司綜合部備案。二、及各部門上報文件。和各部門上報公司的文件及董事會相關(guān)文件，由董事長秘書或總經(jīng)理秘書呈辦（承辦程序見公文管理規(guī)定）完畢后，每半年將檔案原件移交公司綜合部文檔管理員存檔。三、文件的檔案由檔案管理人員負責整理、保管，并于每年2月10日前將上一年檔案目錄、營銷類及其他重要合同、文件等檔案（含電子版）報送至公司綜合部備案。四、公司及工商變更、建立等資料，經(jīng)辦人必須在辦理完畢后5個工作日內(nèi)報公司綜合部存檔備案。五、公司綜合部必須及時補充完善員工成長檔案。第七十四條檔案的整理一、綜合部每年年初必須對上一年度的檔案資料進行全面整理建檔。二、各種檔案資料按業(yè)務(wù)類別分類。2.1行政管理類：2.1.1各種會議紀要；2.1.2行政公文；2.1.3處罰決定；2.1.4信息情報資料；2.1.5各種設(shè)施、設(shè)備、用品的說明使用資料；2.1.6車輛有效復(fù)印證件；2.1.7各種營業(yè)執(zhí)照資料等；2.1.8對外宣傳的相片、影音材料。2.2人事管理類2.2.1員工成長資料包括：員工任職材料（求職材料、入職申請表、面試登記表、錄用審核表、轉(zhuǎn)正申請表、轉(zhuǎn)正審批表、員工異動材料、勞動關(guān)系聲明、勞動合同、培訓(xùn)協(xié)議、身份證（復(fù)印件）等相關(guān)材料）員工考評材料（員工績效考核、任職條件考核、工作述職、崗位評定、參與公司內(nèi)外培訓(xùn)及考試等相關(guān)材料）員工獎罰材料（公司以正式發(fā)文形式對其進行通報表彰或批評的文件、榮譽證書（復(fù)印件）；黨政部門或社會團體所授予的聘書、榮譽證書（復(fù)印件）等相關(guān)材料）員工資證材料（所擁有的專業(yè)資格證、職稱證、學(xué)歷證等（復(fù)印件）相關(guān)材料）員工綜合材料（反映員工成長信息的其他材料）2.2.2人才儲備資料；2.2.3考核資料；2.2.4員工福利資料；2.2.5員工花名冊；2.2.6人力資源規(guī)劃資料。2.3財務(wù)管理類（由財管部門負責）：2.3.1會計憑證類；2.3.2會計賬簿類；2.3.3會計報表類；2.3.4其他類。2.4專題項目類：2.4.1項目可行性分析報告；2.4.2企業(yè)章程；2.4.3董事會決議；2.4.4工商營業(yè)執(zhí)照；2.4.5產(chǎn)權(quán)變更有關(guān)文件、材料；2.4.6給政府有關(guān)部門的申請報告；2.4.7合資企業(yè)合同書；2.4.8合資雙方法定代表證明書；2.4.9合資雙方委派的董事名單；2.4.10進口設(shè)備清單；2.4.11有關(guān)政府批文；2.4.12歷年經(jīng)營業(yè)績資料。2.5經(jīng)營計劃類：2.5.1月、季、年度發(fā)展計劃；2.5.2中長期發(fā)展規(guī)劃；2.5.3經(jīng)營分析總結(jié)報告；2.5.4業(yè)務(wù)報表；2.5.5業(yè)務(wù)考核。2.6合同管理類：2.6.1合同正本；2.6.2營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件；2.6.3授權(quán)委托書；2.6.4雙方來往的信函；2.6.5雙方的電報、傳真；2.6.6變更解除合同的文件資料；2.6.7補充協(xié)議。2.7綜合類。三、綜合部對所有資料按以上類別分類后，按不同類別、時間、項目、性質(zhì)等逐一排列，用標準檔案盒保存。四、每個檔案盒上必須填上檔案層級、類別、起止時間并按序號填寫檔案盒內(nèi)的文件名。五、檔案盒內(nèi)的每份文件，第一頁的左上方必須蓋上寫有該文件名的專用檔案章，并在文件右下角填寫頁碼，以便文件的查閱。六、不能裝訂的有關(guān)文件資料，如營業(yè)執(zhí)照、法人代碼證書等，必須用文件冊裝存，其文件冊上必須注明袋內(nèi)物品的名稱。七、綜合部將所收集的文件資料按要求建立檔案后，多余的文件資料必須再清理一次，確定沒有必要保存的，應(yīng)在綜合部經(jīng)理的監(jiān)督下一次性銷毀。八、會計檔案的保管按財務(wù)相關(guān)管理制度執(zhí)行。第七十五條檔案的保管期限分為永久、定期兩種。一、永久保管的檔案：凡是對公司有長遠利用價值的文件材料，以及在維護公司等方面具有永久性憑證價值和文化價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料。二、定期保管的檔案：在一定時期內(nèi)，公司進行工作、總結(jié)經(jīng)驗有考察利用價值的材料。第七十六條檔案的密級確定（參照《保密管理規(guī)定》）。第七十七條檔案的查閱、借閱、復(fù)印一、檔案查閱、借閱、復(fù)印審批：公司員工查閱、借閱、復(fù)印檔案室檔案，必須經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)簽批同意；及外單位人員查閱、借閱、復(fù)印公司檔案室檔案，對接的承辦部門人員必須經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)簽批同意，人員借出的檔案還須在該企業(yè)檔案管理人員處備案，經(jīng)該企業(yè)行政部負責人簽字后方可自行復(fù)印。二、檔案歸還：公司檔案室的檔案辦理借出后，借出人必須在一個月內(nèi)交還。一個月后如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者要愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚。三、公司員工調(diào)閱會計檔案需經(jīng)檔案保管人同意，如需復(fù)印會計資料需經(jīng)財務(wù)經(jīng)理或以上領(lǐng)導(dǎo)同意，外單位人員調(diào)閱、復(fù)印、摘錄會計檔案，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準；會計檔案原則上不得外借，確屬特殊需要,必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準。四、員工離職前，必須歸還借出的檔案，檔案列入離職移交物品范圍。第七十八條檔案保管一、檔案管理人員必須精心管理檔案，不得讓無關(guān)人員查閱檔案，不得口頭向外泄露有關(guān)檔案秘密。違反規(guī)定者，給予責任人一次記過處分，造成損失的，追究其經(jīng)濟責任，違反規(guī)定二次者給予開除處分。二、檔案管理人員必須定時對檔案進行檢查，根據(jù)季節(jié)變化或具體環(huán)境放置防潮劑。如發(fā)現(xiàn)檔案受潮后，及時進行除濕處理，防止霉變。三、檔案室必須配置滅火器，防止火災(zāi)事故。四、檔案遺失處理：各部門人員必須妥善保管好檔案（包括電子版）。任何檔案、文件、資料一經(jīng)簽收，不論是電子版或紙質(zhì)版，接