2024年辦公設(shè)施及管理制度（二篇）

第5頁共5頁2024年辦公設(shè)施及管理制度公共設(shè)施的購置由辦公室負(fù)責(zé)，其他部門提供必要的協(xié)助。如果需要增補(bǔ)辦公設(shè)施，使用部門需提交書面報告，詳細(xì)闡述購置理由，經(jīng)相關(guān)副總批準(zhǔn)后提交辦公室。辦公室將根據(jù)公司的整體需求提出反饋，進(jìn)一步呈報行政副總裁審批，審批通過后方可進(jìn)行采購。辦公設(shè)施的管理包括以下方面：1.所有辦公設(shè)施均需編號管理，編號工作由辦公室在設(shè)施啟用當(dāng)天完成，采用公司英文標(biāo)識+分類符號+數(shù)字代碼的形式。2.辦公設(shè)備和辦公家具將分別使用不同的編號體系。3.辦公設(shè)施會貼上標(biāo)牌以方便識別，標(biāo)牌由辦公室在設(shè)施啟用當(dāng)天登記并粘貼。辦公設(shè)施的使用權(quán)歸各使用部門，各部門負(fù)責(zé)人對設(shè)施的可用性負(fù)全責(zé)。設(shè)施的出租、出借、報廢等變動需由使用部門書面申請，經(jīng)副總批準(zhǔn)，辦公室提出意見，再由行政副總裁審批。內(nèi)部轉(zhuǎn)移需經(jīng)辦公室審核同意，辦理移交手續(xù)。相關(guān)變動完成后，辦公室應(yīng)在3天內(nèi)通知財務(wù)部進(jìn)行賬務(wù)處理。辦公設(shè)施的維修由使用部門提出申請，辦公室根據(jù)設(shè)施價值提出維修建議。對于一定金額以下的維修，辦公室直接安排維修；超過一定金額的維修需經(jīng)副總裁批準(zhǔn)。所有辦公設(shè)施的原始憑證、保修卡、說明書等文件由辦公室妥善保管。因管理或使用不當(dāng)造成的設(shè)施損壞或丟失，由直接責(zé)任人承擔(dān)經(jīng)濟(jì)損失。辦公室每年與財務(wù)部門進(jìn)行一次全面的設(shè)施核對清理，確保標(biāo)牌、清單、明細(xì)賬和總賬相符。發(fā)現(xiàn)不符的情況，應(yīng)在次月規(guī)定日期前報告公司領(lǐng)導(dǎo)，并提出處理意見或建議。第二節(jié)：電腦管理1.公司電腦的管理、調(diào)試、維護(hù)和保養(yǎng)由企劃部指定人員負(fù)責(zé)，個人使用人負(fù)責(zé)保管。2.硬件和軟件需求需由使用人所在部門書面申請，經(jīng)過副總批準(zhǔn)，辦公室審核，最后由行政副總裁批準(zhǔn)后購置。3.使用人應(yīng)妥善保管電腦開機(jī)和屏保密碼，不得泄露給他人。禁止在辦公電腦上玩游戲，上下班需關(guān)閉電腦。4.不得私自外借或讓外單位人員使用公司電腦。如有損壞，使用人需承擔(dān)賠償責(zé)任，特殊情況書面報告公司領(lǐng)導(dǎo)處理。第三節(jié)：復(fù)印機(jī)、打印機(jī)管理1.辦公室負(fù)責(zé)復(fù)印機(jī)的日常管理，指定人員負(fù)責(zé)操作和保管，其他人員不得隨意操作。2.復(fù)印文件需登記，文員有權(quán)阻止非公司資料的復(fù)印。打印資料同樣需登記并簽字后領(lǐng)取。3.各部門內(nèi)部打印機(jī)由使用人自行管理，禁止打印私人文件。第四節(jié)：傳真機(jī)管理使用傳真機(jī)時應(yīng)注意保密，不得傳輸涂改液未干、破損、過厚或有保密內(nèi)容的稿件。第五節(jié)：其他設(shè)備管理所有設(shè)備均為公司財產(chǎn)，使用人應(yīng)妥善保管，發(fā)現(xiàn)問題及時通知辦公室處理。2024年辦公設(shè)施及管理制度（二）辦公設(shè)備與家具購置規(guī)定：一、辦公設(shè)備與家具本規(guī)定涵蓋辦公桌椅、會議桌、沙發(fā)、文件柜等辦公用品的購置。二、辦公設(shè)施采購管理(一)采購工作由綜合部統(tǒng)一執(zhí)行。每月末，各部門需提交下月度的采購需求至綜合部，由其匯總并編制下月度的辦公設(shè)施購置計劃和預(yù)算。經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和項目經(jīng)理審批后，綜合部方可進(jìn)行采購，采購時需遵循“比較選擇，優(yōu)中選優(yōu)”的原則。(二)根據(jù)月度購置計劃，使用部門需提交書面報告及采購計劃表，經(jīng)綜合部審核后，報請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和項目經(jīng)理審批。對于計劃外的購置，除完成上述程序外，需詳細(xì)說明購置理由，并經(jīng)審批同意后方可執(zhí)行。三、辦公設(shè)施的管理(一)設(shè)施編號1.所有辦公設(shè)施將實行編號管理，由綜合部與財務(wù)部在設(shè)施啟用當(dāng)天進(jìn)行登記并統(tǒng)一編號。2.編號規(guī)則為：品牌+設(shè)備名稱+型號。辦公設(shè)備編號（如：聯(lián)想-eX號，包括電腦、打印機(jī)等）辦公家具編號（辦公桌-120cm-60cm-X號，包括桌椅、會議臺等）四、辦公設(shè)施異動管理(一)設(shè)施的租賃、出租、出借、抵押、擔(dān)保、內(nèi)部調(diào)撥、報廢等操作，需由使用部門提交書面報告，經(jīng)綜合部與財務(wù)部共同審核。金額超過特定額度的，還需由綜合部、財務(wù)部和物資部共同審核。經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批確認(rèn)并報項目經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可辦理相關(guān)手續(xù)。(二)設(shè)施內(nèi)部轉(zhuǎn)移，如涉及其他項目，需由使用部門或使用人提出書面報告，經(jīng)綜合部與財務(wù)部審核。超過特定額度的，還需由綜合部、財務(wù)部和物資部共同審核。審批通過后方可執(zhí)行。(三)完成上述程序的設(shè)施異動，綜合部需在當(dāng)天進(jìn)行登記，并填寫《辦公設(shè)施轉(zhuǎn)移通知單》。財務(wù)部應(yīng)在3天內(nèi)根據(jù)通知單進(jìn)行賬務(wù)處理。超過特定額度的，由物資部填寫《設(shè)備轉(zhuǎn)移通知單》，并及時進(jìn)行賬務(wù)處理。(四)個人自帶設(shè)備（如電腦）的維修費用由項目部承擔(dān)。如因個人保管不當(dāng)導(dǎo)致設(shè)備丟失，項目部不承擔(dān)任何損失。五、辦公設(shè)施的維修使用部門需填寫《辦公設(shè)施維修申請單》，經(jīng)綜合部審核。維修費用在特定額度以下的，需報請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；超過特定額度的，需報項目經(jīng)理批準(zhǔn)。六、重要辦公設(shè)施的原始記錄由財務(wù)部妥善保管，綜合部留存復(fù)印件并做好臺賬登記。七、因管理或使用不當(dāng)導(dǎo)致設(shè)施損壞、遺失的，直接責(zé)任人需承擔(dān)直接經(jīng)濟(jì)損失。八、綜合部與財務(wù)部應(yīng)每半年對辦公設(shè)施進(jìn)行一次全面核對清理。清理時，賬實需相符。如有不符，需查明原因，并在次月特定日期前向項目領(lǐng)導(dǎo)報告，同時對設(shè)施變動情況提出處理意見或建議。第二節(jié)電腦管理一、日常管理(一)項目辦公電腦的配置、調(diào)試、維護(hù)、保養(yǎng)和管理由項目綜合部負(fù)責(zé)。(二)各使用人需負(fù)責(zé)保管所使用的電腦。二、使用需求申請(一)硬件需求由使用人所在部門提出，經(jīng)綜合部審核。費用在特定額度以下的，需報請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；超過特定額度的，需報項目經(jīng)理批準(zhǔn)。(二)軟件需求由使用人根據(jù)工作需要提出，由所在部門制定方案，由綜合部審核。費用在特定額度以下的，需報請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；超過特定額度的，需報項目經(jīng)理批準(zhǔn)。三、注意事項(一)妥善設(shè)置和保管電腦密碼，不得將密碼泄露給他人，尤其是財務(wù)軟件的使用密碼。(二)盡量使用公司辦公網(wǎng)絡(luò)處理公文，如需打印資料，應(yīng)妥善保存，避免無序擺放。(三)不得在辦公電腦上玩游戲，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得使用外來存儲設(shè)備。(四)個人筆記本電腦不得存儲涉及公司機(jī)密的文件。如需攜帶機(jī)密文件出差，應(yīng)使用軟盤或其他存儲器，并妥善保管。(五)未經(jīng)許可，不得私自將公司電腦外借或交由外單位人員使用。四、違規(guī)處理因人