2024年公司文秘檔案管理制度范文（二篇）

第5頁共5頁2024年公司文秘檔案管理制度范文文件資料分類與管理規(guī)定一、文件資料分類1.憑證性材料包括公司各職能部門在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各類原始記錄、憑證、臺(tái)賬等，如產(chǎn)量記錄、質(zhì)量記錄、設(shè)備保養(yǎng)維護(hù)記錄、材料能源消耗記錄、產(chǎn)品銷售記錄、合同書、協(xié)議書等原始記錄和文本。2.匯報(bào)性材料涵蓋公司向上級(jí)主管單位提交的匯報(bào)材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場(chǎng)所的發(fā)言稿或發(fā)布的各類文書資料。3.勞資人事資料涉及公司的人事任命、人事調(diào)整、考勤記錄、人才引進(jìn)和培訓(xùn)考核、工資核定記錄等相關(guān)資料。4.調(diào)研性資料包括市場(chǎng)調(diào)研、開發(fā)調(diào)研、行業(yè)及競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手資料、供應(yīng)商經(jīng)銷商資料，以及公司內(nèi)部各策劃方案的技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證材料等。5.聲像制品資料指經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中、文化活動(dòng)中，以及員工在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外單位提供的，以聲像形式記錄下來的對(duì)公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料。6.證件性文書資料包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、土地使用許可證、產(chǎn)品檢疫證、衛(wèi)生許可證、出口許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、各類榮譽(yù)牌匾和證書，以及資產(chǎn)資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。7.饋贈(zèng)性資料包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。二、文件資料的立卷歸檔1.檔案的收集會(huì)計(jì)歸檔類在年度終結(jié)后，由財(cái)務(wù)部門編造清冊(cè)，每?jī)赡隁w檔一次。各類報(bào)表（如應(yīng)收賬報(bào)表、銷售報(bào)表等）報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后，由專人回收并即刻銷毀，僅財(cái)務(wù)部立卷留存。內(nèi)部文件原則上各部門傳閱后，即由總經(jīng)理辦公室回收立卷留存。2.立卷歸檔的時(shí)間與要求具體時(shí)間需遵循公司規(guī)定。立卷歸檔應(yīng)確保文件完整、分類清晰、標(biāo)識(shí)明確。三、文秘檔案的借閱1.借閱原則文秘檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。特殊情況需持介紹信并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。各部門工作人員可直接查閱本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案資料，查閱非本部門重要文件和有密級(jí)檔案需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱管理借閱者需負(fù)責(zé)檔案的完整和完好，不得私自影印、復(fù)印、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加注標(biāo)語，不得轉(zhuǎn)借。珍貴或易損檔案應(yīng)制成復(fù)制品提供使用，復(fù)制件需仔細(xì)校對(duì)并注明檔案編號(hào)。檔案室可對(duì)提供檔案出具證明，證明材料需仔細(xì)校對(duì)并加蓋檔案室印章。文秘檔案一般不得借出檔案室，特殊情況可短期外借（最多十天），需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。3.歸還與處罰借閱檔案須妥善保管，遺失需按檔案價(jià)值賠償。逾期不還者，檔案管理員需及時(shí)催還。四、文秘檔案保密要求1.保密意識(shí)檔案管理員和借閱者需樹立高度責(zé)任心，加強(qiáng)保密意識(shí)。2.檔案密級(jí)管理檔案分為一般檔案和有密級(jí)檔案，密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。有密級(jí)檔案需在檔案室翻閱，復(fù)制需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。有密級(jí)檔案僅限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.解密與利用已到保密期限的檔案需經(jīng)鑒定解密后，按一般檔案管理提供利用。4.外來人員與離職管理外來參觀人員由接待人統(tǒng)一答復(fù)和辦理材料。離職人員需整理并退還所借檔案，經(jīng)檔案室確認(rèn)無誤后方可離職。檔案管理員調(diào)離需由辦公室主任監(jiān)督辦理交接。五、超期檔案的銷毀1.銷毀程序超期檔案由檔案管理員登記造冊(cè)，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)鑒定，報(bào)分管副總批準(zhǔn)后銷毀。2.銷毀執(zhí)行銷毀文件需在指定地點(diǎn)進(jìn)行，專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁他用或出售。經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案可單獨(dú)存放半年，驗(yàn)證無誤后再行銷毀。2024年公司文秘檔案管理制度范文（二）立卷歸檔的規(guī)范4.3.1各部門兼職檔案員需嚴(yán)格遵守既定的歸檔時(shí)間框架，確保整理并審定完成的文秘檔案資料，及時(shí)遞交至文秘檔案室進(jìn)行立卷歸檔處理。4.3.2在檔案移交過程中，必須詳細(xì)填寫移交清單，該清單需一式兩份，經(jīng)雙方簽字確認(rèn)后，各自留存一份作為憑證。4.3.3歸檔的文件資料需滿足完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性的要求。具體而言，請(qǐng)示與批復(fù)、印本與底稿、正文與附件等必須配套齊全，統(tǒng)一歸檔。4.3.4立卷時(shí)，需精心編制案卷目錄，清晰標(biāo)注文件的作者、標(biāo)題、日期等關(guān)鍵信息，并概括性地?cái)M定案卷標(biāo)題，以準(zhǔn)確反映案卷內(nèi)容。隨后，需進(jìn)行整齊、牢固的裝訂，并填寫備考表，明確標(biāo)注保管期限。4.3.5案卷填寫應(yīng)統(tǒng)一使用炭素黑水鋼筆或毛筆，嚴(yán)禁使用圓珠筆或鉛筆，以確保字跡清晰、準(zhǔn)確，便于長(zhǎng)期保存和查閱。4.3.6立卷工作應(yīng)以本單位形成的文件為核心，依據(jù)文件形成的自然規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件間的歷史聯(lián)系，同時(shí)兼顧文件的保存價(jià)值，確保案卷能夠真實(shí)反映企業(yè)的生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。4.3.7在組卷過程中，應(yīng)優(yōu)先考慮同類問題，并結(jié)合其他特征進(jìn)行靈活組合，確保有密切聯(lián)系的文件能夠集中歸檔。4.3.8對(duì)于上級(jí)文件與本公司文件（除請(qǐng)示、批復(fù)外），應(yīng)按照保管期限和文件年限的不同，分別進(jìn)行立卷處理。4.3.9若在立卷歸檔后發(fā)現(xiàn)仍有遺漏的文件資料需要?dú)w檔，可依據(jù)立卷原則進(jìn)行插卷處理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。4.3.10卷內(nèi)文件的排列應(yīng)遵循一定的邏輯順序，以系統(tǒng)地反映問題為核心，便于后續(xù)的查找和利用。4.3.11各類實(shí)物檔案（如獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等）在歸檔時(shí)需滿足特定條件，并確保其完好無損。4.3.12聲像檔案的攝錄需詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景及攝錄者等信息。歸檔的聲像資料必須是原版、原件，且需保證清晰、完整。文秘檔案的借閱管理5.1文秘檔案主要服務(wù)于本企業(yè)內(nèi)部需求，一般不對(duì)外借閱。如遇特殊情況，外單位人員需持有效介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱無密級(jí)檔案。5.2各部門工作人員可直接查閱與本部門業(yè)務(wù)工作相關(guān)的文秘檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件或有密級(jí)檔案，則需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。5.3借閱者需對(duì)檔案的完整性和完好性負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁私自影印、復(fù)印、翻印檔案內(nèi)容，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損檔案材料或加注標(biāo)語。同時(shí)，借閱的檔案不得轉(zhuǎn)借他人。如有違反規(guī)定者，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。5.4對(duì)于珍貴或易損的檔案，應(yīng)優(yōu)先考慮制作復(fù)制品供使用。復(fù)制品的制作可采用復(fù)印、拍照、重印副本或摘錄等方式進(jìn)行。復(fù)制品在提供使用前需仔細(xì)校對(duì)無誤，并注明檔案編號(hào)及加蓋公章以示其真實(shí)性。5.5檔案室在必要時(shí)可出具證明材料。證明材料需經(jīng)仔細(xì)校對(duì)和審查后加蓋檔案室印章方為有效。證明材料僅用于證明某事在檔案上有無記載，不得對(duì)具體事項(xiàng)作出結(jié)論或解釋。5.6文秘檔案一般不允許帶出檔案室。如遇特殊情況需短期外借時(shí)，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)，借閱期限最長(zhǎng)不得超過十天。如需延期借閱，需辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還者，檔案管理員將及時(shí)催還。5.7借閱者需妥善保管所借檔案，如有遺失將依據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后責(zé)令其賠償全部損失。文秘檔案保密要求6.1檔案管理員及借閱利