學(xué)校會議文件管理制度

學(xué)校會議文件管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)

本管理制度旨在規(guī)范學(xué)校會議的組織、召開及會議紀要的編制與落實，提高會議效率，確保決策的科學(xué)性、民主性和有效性。本制度依據(jù)《中華人民共和國教育法》、《中華人民共和國行政監(jiān)察法》以及學(xué)校的相關(guān)規(guī)章制度制定。

第二條適用范圍

本制度適用于學(xué)校內(nèi)所有教學(xué)、科研、行政及后勤保障等各部門組織召開的各類會議，包括但不限于校務(wù)會議、教職工大會、專題研討會等。

第三條基本原則

（一）依法依規(guī)原則：會議召開及管理應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)和學(xué)校規(guī)章制度。

（二）民主集中制原則：充分發(fā)揚民主，確保決策的科學(xué)性，同時實行集中統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)。

（三）效率原則：簡化會議程序，減少無效會議，提高會議效率。

（四）保密原則：對于涉及國家秘密、商業(yè)秘密及個人隱私的會議內(nèi)容，應(yīng)嚴格保密。

第四條會議種類與級別

（一）會議種類分為定期會議和臨時會議。

（二）會議級別根據(jù)參會人員的范圍和級別分為校級會議、部門級會議和其他級別會議。

第五條組織機構(gòu)

（一）設(shè)立會議管理機構(gòu)，負責(zé)全校會議的統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)和監(jiān)督工作。

（二）各部門應(yīng)設(shè)立專人負責(zé)本部門的會議組織與管理。

第六條責(zé)任追究

違反本管理制度的規(guī)定，造成不良影響的，將依據(jù)學(xué)校的相關(guān)規(guī)定對責(zé)任人進行責(zé)任追究。

本制度的其他章節(jié)內(nèi)容，因篇幅限制，在此不一一展開。以上內(nèi)容僅為第一章總則，供參考。如需進一步完善，請按照既定格式和內(nèi)容要求進行拓展。

第二章會議流程

第一條會議籌備

1.確定會議主題和目標，明確會議的類型、規(guī)模、時間、地點。

2.根據(jù)會議主題和目標，擬定會議議程，包括議題、討論時間、主持人等。

3.確定參會人員名單，提前通知參會人員，確保重要參會人員無沖突。

4.準備會議所需材料，如報告、數(shù)據(jù)、圖表等，并在會前分發(fā)。

5.安排會議場地，檢查設(shè)備設(shè)施，確保會議設(shè)施正常運行。

第二條會議通知

1.發(fā)布會議通知，明確會議主題、時間、地點、參會人員及會議議程。

2.會議通知應(yīng)提前一定時間發(fā)布，以便參會人員做好準備工作。

3.對于重要會議，可進行二次提醒，以確保參會人員準時參加。

第三條會議簽到

1.設(shè)立會議簽到臺，參會人員應(yīng)在會議開始前進行簽到。

2.簽到時應(yīng)記錄參會人員的基本信息，如姓名、部門、簽到時間等。

3.會議組織者應(yīng)關(guān)注簽到情況，對未簽到人員及時進行提醒。

第四條會議召開

1.會議主持人按照議程主持會議，確保會議有序進行。

2.會議主持人應(yīng)引導(dǎo)討論，保證每位參會人員都有發(fā)言機會。

3.會議期間，做好會議記錄，特別是重要觀點、決策和任務(wù)分工。

第五條會議決策

1.會議討論結(jié)束后，主持人應(yīng)對討論結(jié)果進行總結(jié)，明確決策事項。

2.對于重大事項，應(yīng)進行投票表決，確保決策的民主性。

3.會議決策應(yīng)記錄在案，并由參會人員簽字確認。

第六條會議總結(jié)

1.會議結(jié)束后，主持人應(yīng)對會議進行簡要總結(jié)，強調(diào)會議成果和決策事項。

2.分發(fā)會議紀要，明確會議任務(wù)分工，確保參會人員了解會議內(nèi)容。

第七條會議評估

1.會議結(jié)束后，組織者應(yīng)收集參會人員的意見和建議，對會議效果進行評估。

2.根據(jù)評估結(jié)果，對會議組織、流程等方面進行改進，以提高會議質(zhì)量。

本章節(jié)對會議流程進行了詳細闡述，包括會議籌備、通知、簽到、召開、決策、總結(jié)和評估等方面，以確保會議的順利進行和高效實施。

第三章會議紀要的跟蹤落實

第一條會議紀要的編制

1.會議紀要應(yīng)由專人負責(zé)編制，內(nèi)容應(yīng)包括會議主題、時間、地點、參會人員、討論內(nèi)容、決策事項等。

2.會議紀要應(yīng)準確、詳實、條理清晰，確保記錄的完整性和可追溯性。

3.會議紀要編制完成后，應(yīng)提交給主持人或會議負責(zé)人審核，確保內(nèi)容的準確性和決策的明確性。

第二條會議紀要的分發(fā)與傳閱

1.審核通過的會議紀要應(yīng)及時分發(fā)給所有參會人員，以及與會議決策相關(guān)的部門和個人。

2.會議紀要的分發(fā)方式可以是紙質(zhì)文件、電子文檔或通過內(nèi)部信息系統(tǒng)。

3.各接收單位或個人應(yīng)對會議紀要進行認真閱讀，確保理解和掌握會議內(nèi)容。

第三條決策事項的落實

1.會議紀要中明確的任務(wù)分工和決策事項，相關(guān)責(zé)任部門和人員應(yīng)按照要求及時執(zhí)行。

2.對于需要跨部門協(xié)作的事項，應(yīng)明確牽頭部門和配合部門，確保協(xié)同推進。

3.責(zé)任部門和人員應(yīng)定期匯報決策事項的落實進度，對存在的問題和困難及時溝通解決。

第四條跟蹤與監(jiān)督

1.會議組織者或監(jiān)督部門應(yīng)設(shè)立跟蹤機制，對會議決策事項的落實情況進行定期檢查。

2.對于未按期完成或執(zhí)行不力的決策事項，應(yīng)查明原因，制定整改措施，并督促相關(guān)部門和人員盡快完成。

3.對于重大決策事項，應(yīng)進行專項跟蹤，確保決策的落地實施。

第五條反饋與評估

1.會議紀要的落實情況應(yīng)定期反饋給會議組織者和相關(guān)部門，以便對會議效果進行評估。

2.根據(jù)會議決策事項的落實情況和反饋，對會議紀要的編制、分發(fā)、落實等環(huán)節(jié)進行持續(xù)改進，提高會議決策的執(zhí)行力和效果。

本章節(jié)對會議紀要的跟蹤落實進行了詳細闡述，從會議紀要的編制、分發(fā)、決策事項的落實、跟蹤監(jiān)督到反饋評估，確保了會議決策的有效執(zhí)行和持續(xù)優(yōu)化。

第四章會議室管理規(guī)定

第一條會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門或個人需提前向會議室管理部門提交書面或電子申請。

2.預(yù)訂時應(yīng)明確會議時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等，以便管理部門合理安排會議室資源。

3.會議室管理部門應(yīng)建立預(yù)訂檔案，及時更新預(yù)訂信息，避免資源沖突。

第二條會議室配置與維護

1.會議室應(yīng)配備必要的會議設(shè)備，如投影儀、音響系統(tǒng)、白板等，并定期進行檢查、維護，確保設(shè)備正常運行。

2.會議室布局應(yīng)合理，座位安排應(yīng)便于參會人員交流。

3.保持會議室整潔衛(wèi)生，定期進行清潔和消毒。

第三條會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)禁止吸煙、進食，不得亂丟雜物。

2.使用會議室時，應(yīng)愛護公物，不得隨意移動或損壞設(shè)備。

3.會議結(jié)束后，使用部門或個人應(yīng)將會議室恢復(fù)原狀，關(guān)閉電源、水源，確保門窗關(guān)閉。

第四條會議室安全與保密

1.會議室管理部門應(yīng)制定安全措施，確保會議期間的人員安全。

2.對于涉及敏感信息的會議，應(yīng)采取保密措施，如設(shè)置密碼保護、限制參會人員等。

3.會議室內(nèi)不得私自錄音、錄像，確需記錄的，需經(jīng)會議主持人同意。

第五條會議室使用費用

1.會議室使用費用根據(jù)實際使用情況進行核算，包括設(shè)備損耗、能耗、清潔等成本。

2.各部門或個人在使用會議室時，應(yīng)遵守費用規(guī)定，合理使用公共資源。

3.超出規(guī)定范圍的使用，需經(jīng)審批，并按照規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)費用。

本章節(jié)對會議室管理規(guī)定進行了詳細闡述，包括會議室預(yù)訂、配置與維護、使用規(guī)范、安全與保密以及使用費用等方面，以保障會議室的高效利用和良好運行。

第五章附則

第一條解