上海冠生園食品有限公司的應(yīng)付賬款管理優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄TOC\o"1-3"\h\u1上海冠生園食品有限公司概況 上海冠生園食品有限公司的應(yīng)付賬款管理優(yōu)化設(shè)計(jì)上海冠生園食品有限公司概況上海冠生園食品有限公司簡(jiǎn)介上海冠生園食品有限公司（以下簡(jiǎn)稱冠生園），公司總部位于上海市淮安路，主要生產(chǎn)基地集中在松江、青浦工業(yè)園區(qū)和星火開發(fā)區(qū)。冠生園在全國(guó)各主要部分省市建立了20多個(gè)企業(yè)銷售服務(wù)中心和2000多個(gè)產(chǎn)品銷售網(wǎng)點(diǎn)。該公司連續(xù)幾年被上海市政府授予全球食品行業(yè)先進(jìn)企業(yè)、優(yōu)秀企業(yè)等榮譽(yù)稱號(hào)。冠生園的目標(biāo)是發(fā)現(xiàn)企業(yè)文化的新亮點(diǎn)，創(chuàng)造新時(shí)代，建立一個(gè)新的秩序，以提升國(guó)人的生活品質(zhì)為企業(yè)服務(wù)的目的，以“綠色、無(wú)邊界、可持續(xù)經(jīng)營(yíng)管理”為企業(yè)經(jīng)營(yíng)理念，秉承“品爭(zhēng)冠、業(yè)求生、人興園”的民族精神經(jīng)營(yíng)企業(yè)，開創(chuàng)一個(gè)人類飲食健康美好的明天！公司全貌如下圖所示：圖SEQ圖\*ARABIC1上海冠生園食品有限公司全貌圖上海冠生園食品有限公司部門結(jié)構(gòu)上海冠生園食品有限公司，主要設(shè)有總裁所屬董事，下設(shè)公司財(cái)務(wù)部，銷售部，倉(cāng)管部，運(yùn)營(yíng)部，技術(shù)質(zhì)量部，人力資源部和行政事務(wù)部等。冠生園公司部門結(jié)構(gòu)如圖2：圖SEQ圖\*ARABIC2上海冠生園食品有限公司部門結(jié)構(gòu)上海冠生園食品有限公司財(cái)務(wù)部門結(jié)構(gòu)財(cái)務(wù)部門由財(cái)務(wù)總監(jiān)總攬觀控全局，財(cái)務(wù)經(jīng)理下達(dá)各司設(shè)有，總賬會(huì)計(jì)，應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)，成本會(huì)計(jì)，應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)，會(huì)計(jì)助理，出納兼報(bào)稅統(tǒng)計(jì)等。財(cái)務(wù)部門結(jié)構(gòu)詳圖如下：圖SEQ圖\*ARABIC3上海冠生園食品有限公司財(cái)務(wù)部結(jié)構(gòu)上海冠生園食品公司應(yīng)付賬款管理現(xiàn)狀應(yīng)付賬款管理概述應(yīng)付賬款產(chǎn)生于公司的采購(gòu)業(yè)務(wù)之中，表現(xiàn)形式為公司商業(yè)活動(dòng)中產(chǎn)生的債務(wù)或者財(cái)務(wù)關(guān)系，這種關(guān)系主要因?yàn)楣驹谶M(jìn)行交易的過(guò)程中提供的一些產(chǎn)品又或者是服務(wù)不均等導(dǎo)致產(chǎn)生偏差，主要問(wèn)題則可能是由于公司在原材料采購(gòu)，勞務(wù)等供應(yīng)問(wèn)題沒(méi)有做好細(xì)節(jié)的優(yōu)化而產(chǎn)生的連鎖反應(yīng)。應(yīng)付賬款進(jìn)行核算的內(nèi)容主要包括企業(yè)采購(gòu)原材料的價(jià)款、增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額及銷售方代墊的費(fèi)用等。如果所占金額包括現(xiàn)金折扣，公司應(yīng)根據(jù)扣除現(xiàn)金折扣貼現(xiàn)前的金額確定總金額，并且將由于在折扣期間付款收到的折扣，應(yīng)在報(bào)銷時(shí)沖減銷售費(fèi)用金額；如果附上商業(yè)折扣的話，公司應(yīng)在扣掉商業(yè)折扣之后的金額登記入賬。應(yīng)付賬款管理目前的情況公司尤其是高管層在大多數(shù)時(shí)刻都不夠重視公司應(yīng)付賬款的細(xì)節(jié)優(yōu)化問(wèn)題，在前期的成本核算與采購(gòu)業(yè)務(wù)等，能夠提前作出反應(yīng)和準(zhǔn)備的前提下，公司沒(méi)有重視這一前提，導(dǎo)致公司在應(yīng)付賬款清算時(shí)非常容易出現(xiàn)較大的漏洞和問(wèn)題。而后甚至影響到了公司的負(fù)債和利潤(rùn)情況導(dǎo)致公司的資金狀況出現(xiàn)較大較多的問(wèn)題，從而影響公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)條件。應(yīng)付賬款的流程公司應(yīng)付賬款的流程首當(dāng)其沖的就是成本核算和采購(gòu)業(yè)務(wù)，其次便是公司與供應(yīng)商在進(jìn)行業(yè)務(wù)對(duì)接與清算時(shí)的流程環(huán)節(jié)。成本核算與材料采購(gòu)時(shí)，大多數(shù)時(shí)候都只有較為普遍的核算流程與采購(gòu)流程，自家公司沒(méi)有完全做到公司問(wèn)題的具體分析與反映，導(dǎo)致了成本核算與材料采購(gòu)環(huán)節(jié)有較多的小問(wèn)題存在。在與供應(yīng)商的清算與支付環(huán)節(jié)，較為死板，沒(méi)有做出較好的細(xì)節(jié)處理，還有較大的改善空間。應(yīng)付賬款的產(chǎn)生過(guò)程如圖4：圖SEQ圖\*ARABIC4應(yīng)付賬款產(chǎn)生流程上海冠生園食品有限公司應(yīng)付賬款管理中存在的問(wèn)題原材料應(yīng)付賬款比重大，且工作繁雜冠生園食品主要經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)的食品種類較多較雜，在進(jìn)行原材料采購(gòu)與付款時(shí)主要有現(xiàn)金結(jié)清，銀行轉(zhuǎn)賬和掛賬等方式。且由于付款規(guī)模較大，在進(jìn)行原材料采購(gòu)時(shí)，所需金額也較大，在一些資金周轉(zhuǎn)不開的狀況發(fā)生時(shí)，會(huì)登記掛賬，于是便造成了公司負(fù)債情況的增加。根據(jù)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)顯示，冠生園在2015年，公司原材料的應(yīng)付賬款的金額數(shù)已經(jīng)累計(jì)至五十萬(wàn)左右，后續(xù)能夠順利結(jié)清的原材料應(yīng)付賬款金額卻只有百分之十左右。這個(gè)情況的產(chǎn)生讓公司在一定程度上流失了一部分的供應(yīng)商。因?yàn)楣緫?yīng)付賬款的付清時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，有時(shí)與一月份簽單的供應(yīng)商約定好六月份之內(nèi)會(huì)結(jié)清，但由于原材料的成本核算出現(xiàn)疏漏，導(dǎo)致這個(gè)原材料比那個(gè)原材料多出來(lái)，但是賬上卻只有固定的原材料應(yīng)付賬款金額，因此要重新核算與登賬，又延緩了給供應(yīng)商的結(jié)清賬款時(shí)間，導(dǎo)致了供應(yīng)商的一定程度的不滿，對(duì)公司形象產(chǎn)生不好的影響，公司信譽(yù)下降。采購(gòu)環(huán)節(jié)對(duì)應(yīng)付賬款關(guān)聯(lián)效應(yīng)不強(qiáng)如果說(shuō)成本核算可以視為為應(yīng)付賬款打下基礎(chǔ)，那么核算好成本之后的采購(gòu)環(huán)節(jié)則可以可以認(rèn)為是公司能夠減少負(fù)債，得到更多利潤(rùn)空間的橋梁。采購(gòu)環(huán)節(jié)應(yīng)該嚴(yán)格按照正確的成本核算的結(jié)果，進(jìn)行一定程度的查漏補(bǔ)缺的同時(shí)，再進(jìn)行嚴(yán)密的采購(gòu)流程。無(wú)論是采購(gòu)的人員，還是采購(gòu)的流程，都應(yīng)該被得到重視。冠生園的采購(gòu)量是規(guī)模較多且較大的，在這種大量大批次的采購(gòu)下，就會(huì)有細(xì)節(jié)部分被疏漏從而導(dǎo)致采購(gòu)環(huán)節(jié)有油水可撈。在2018年的一次原材料采購(gòu)中就出現(xiàn)過(guò)這種問(wèn)題。在一批原材料的采購(gòu)中，有一小部分材料較少且比重不大，采購(gòu)人員沒(méi)有充分的重視以至于這一小部分原材料沒(méi)有充分采購(gòu)，后續(xù)的采購(gòu)手續(xù)也只是過(guò)了一遍基本的流程手續(xù)。后期付賬時(shí)發(fā)現(xiàn)并沒(méi)有充足的原材料入庫(kù)，但是卻給供應(yīng)商結(jié)了賬。后續(xù)調(diào)查才發(fā)現(xiàn)是采購(gòu)人員的疏忽和采購(gòu)環(huán)節(jié)的嚴(yán)謹(jǐn)性降低導(dǎo)致的。這樣我們不僅導(dǎo)致公司的應(yīng)付賬款對(duì)不上賬，還影響了公司的利潤(rùn)空間。應(yīng)付賬款的制度與管理相對(duì)不夠優(yōu)化現(xiàn)在的大多數(shù)公司極為重視的是公司的應(yīng)收賬款的嚴(yán)謹(jǐn)性與嚴(yán)密性，因?yàn)椴豢煞裾J(rèn)的是應(yīng)收賬款能更多的反映一個(gè)公司的利潤(rùn)空間和經(jīng)營(yíng)狀況。應(yīng)收能直接聯(lián)系到公司的資金周轉(zhuǎn)狀態(tài)，所以相對(duì)于應(yīng)收賬款管理的完善性，應(yīng)付賬款的管理沒(méi)有應(yīng)收賬款管理制度來(lái)的細(xì)致與重視。冠生園在對(duì)應(yīng)收賬款的流程與制度把控極為嚴(yán)密，因此，對(duì)應(yīng)付賬款的關(guān)注相對(duì)不足。當(dāng)兩方的平衡失衡時(shí)，輕的那一方就較為容易失去控制。2016年七月，冠生園的銷售額度又再度得到增長(zhǎng)，更大的利潤(rùn)進(jìn)賬，優(yōu)化了應(yīng)收賬款的管理機(jī)制的同時(shí)冠生園加大了對(duì)原材料的采購(gòu)量，但是應(yīng)付賬款卻依舊沒(méi)有得到更好的重視優(yōu)化。在想要得到更大的利潤(rùn)空間時(shí)，沒(méi)有讓利潤(rùn)的底部得到穩(wěn)健，與供應(yīng)商的交流不夠細(xì)致與牢固，部分的大額應(yīng)付賬款沒(méi)有給出。當(dāng)?shù)诙径鹊匿N售額并沒(méi)有增加時(shí)，便無(wú)法通過(guò)應(yīng)收賬款來(lái)補(bǔ)充應(yīng)付賬款的缺漏，而又由于冠生園應(yīng)付賬款的優(yōu)化程度不夠，導(dǎo)致公司的負(fù)債增加，利潤(rùn)不但沒(méi)有增加甚至相對(duì)減少。而且應(yīng)付賬款的相關(guān)的財(cái)務(wù)監(jiān)督和環(huán)節(jié)監(jiān)督都不如應(yīng)收賬款來(lái)的嚴(yán)密和重視，也屬于一部分的原因。應(yīng)付賬款的最后支付環(huán)節(jié)不夠嚴(yán)密如果說(shuō)，以前的成本核算和材料采購(gòu)，以及財(cái)務(wù)對(duì)應(yīng)付賬款的管理機(jī)制優(yōu)化都是能更好的讓應(yīng)付賬款得到完善，那么應(yīng)付賬款的確認(rèn)支付環(huán)節(jié)就一定屬于拍板定案的封口機(jī)。這是應(yīng)付賬款的最后一道高墻。這個(gè)確認(rèn)支付的環(huán)節(jié)，需要更多細(xì)致的優(yōu)化與確認(rèn)。在2016年的一次重要原材料的采購(gòu)中，支付環(huán)節(jié)放松了警惕，走過(guò)熟悉的流程后，并沒(méi)有仔細(xì)確認(rèn)成本的核算和采購(gòu)環(huán)節(jié)后開出的發(fā)票是否與登記入賬的金額數(shù)量等有細(xì)微差別，過(guò)于信任成本核算和采購(gòu)環(huán)節(jié)的執(zhí)行度，按下了開啟最后一道閘機(jī)的按鍵。最后雖在財(cái)務(wù)監(jiān)督發(fā)現(xiàn)并及時(shí)補(bǔ)救的情況下，并沒(méi)有造成過(guò)大的損失，卻也足夠給其敲響一道警鐘。更加提醒了公司要對(duì)于應(yīng)付賬款管理優(yōu)化更多的細(xì)節(jié)，避免不必要的壞賬產(chǎn)生。公司沒(méi)有定期進(jìn)行應(yīng)付賬款對(duì)賬應(yīng)付賬款管理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)是對(duì)賬，對(duì)確保應(yīng)付賬款的準(zhǔn)確性起著重要作用。公司忽視了應(yīng)付賬款的管理，沒(méi)有定期與相關(guān)供應(yīng)商核對(duì)賬目，極有可能會(huì)讓公司錯(cuò)過(guò)付款期，造成公司逾期付款，讓公司的信譽(yù)下降。不定期規(guī)則的對(duì)賬可能會(huì)讓一些名義上的應(yīng)付賬款長(zhǎng)期懸掛在賬戶上，如壞賬不能及時(shí)上報(bào)損失、處理，不需要償還的債務(wù)不能及時(shí)報(bào)告營(yíng)業(yè)收入等，都會(huì)造成應(yīng)付賬款賬目混亂。不定期核對(duì)應(yīng)付賬款的話就會(huì)導(dǎo)致公司對(duì)已經(jīng)銷賬的應(yīng)付賬款沒(méi)有及時(shí)地進(jìn)行處理，出現(xiàn)個(gè)人貪污、公報(bào)私囊的現(xiàn)象或者被會(huì)計(jì)人員用來(lái)調(diào)節(jié)利潤(rùn)。公司管理層對(duì)這方面的管理意識(shí)單薄導(dǎo)致呆賬、壞賬的增加，公司財(cái)產(chǎn)的流失嚴(yán)重；財(cái)務(wù)人員把學(xué)習(xí)重點(diǎn)習(xí)慣性地放在公司資產(chǎn)進(jìn)行核算與成本會(huì)計(jì)核算的管理上，往往會(huì)忽視對(duì)應(yīng)付賬款的后續(xù)跟蹤管理，即使管理力度不大，或者管理方法落后，不適合現(xiàn)在這個(gè)時(shí)代，影響了應(yīng)付賬款對(duì)賬工作的開展。上海冠生園食品有限公司應(yīng)付賬款管理改進(jìn)方案設(shè)計(jì)減少原材料應(yīng)付賬款的規(guī)模與程度上的差錯(cuò)在公司要進(jìn)行數(shù)量大且規(guī)模密度強(qiáng)的原材料賬款的結(jié)算時(shí)，公司可以作出提前的預(yù)判，根據(jù)市場(chǎng)需求和公司實(shí)際情況相結(jié)合，對(duì)其先做一步“預(yù)付賬款”的判斷。聯(lián)系成本和采購(gòu)的具體需求和具體步驟，對(duì)其進(jìn)行高維度的審查。公司再跟供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)接時(shí)，需要充分考慮到關(guān)于公司是否能夠在供應(yīng)商可接受的時(shí)間內(nèi)對(duì)其的應(yīng)付賬款能夠順利結(jié)清，盡量避免由于大基數(shù)的原材料采購(gòu)的繁雜導(dǎo)致無(wú)法及時(shí)結(jié)清給供應(yīng)商的賬款，流失供應(yīng)商的信任度，從而影響到后續(xù)的繼續(xù)合作。若，某月的A材料采購(gòu)只需要五千克，那么提前的“預(yù)付賬款”就必須將這五千克的材料進(jìn)行提前的“預(yù)付賬款”和“應(yīng)付賬款的”的有效結(jié)合入賬，在合理運(yùn)營(yíng)公司資金的狀態(tài)下，在應(yīng)付賬款的后續(xù)支付環(huán)節(jié)要順利結(jié)清供應(yīng)商的賬款。每一個(gè)材料的明確度要足夠準(zhǔn)確且能夠嚴(yán)格執(zhí)行，后續(xù)要跟進(jìn)好應(yīng)付賬款的每一個(gè)環(huán)節(jié)。緊密采購(gòu)環(huán)節(jié)，加強(qiáng)與供應(yīng)商的交流在過(guò)了成本核算，來(lái)到了采購(gòu)環(huán)節(jié)鏈條時(shí)，需要的是更多的人員的嚴(yán)密配合與采購(gòu)制度的嚴(yán)格。首先要注意的是關(guān)于無(wú)票應(yīng)付款的事項(xiàng)。即為，倘若將本月采購(gòu)的原材料所有權(quán)轉(zhuǎn)讓給本公司，但是我們應(yīng)由供應(yīng)商開出的發(fā)票管理沒(méi)有送達(dá)我司財(cái)務(wù)部。要進(jìn)行有效登記，當(dāng)供應(yīng)商發(fā)票發(fā)送到公司財(cái)務(wù)部時(shí)，會(huì)計(jì)人員應(yīng)將未支付的應(yīng)付款項(xiàng)轉(zhuǎn)入公司應(yīng)付賬款賬戶。采購(gòu)的報(bào)銷人員和流程嚴(yán)格按照規(guī)章制度環(huán)環(huán)相扣。采購(gòu)前的要由采購(gòu)員填寫采購(gòu)申請(qǐng)報(bào)告，并且編制好采購(gòu)計(jì)劃，將經(jīng)過(guò)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后的“采購(gòu)計(jì)劃表”交于具體的某采購(gòu)人員進(jìn)行采購(gòu)。在與供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)環(huán)節(jié)是要加強(qiáng)與供應(yīng)商的交流，明確好采購(gòu)物資的狀態(tài)與市場(chǎng)，方便后續(xù)的合作。在采購(gòu)物資并將物資返回公司時(shí)，必須由獨(dú)立的倉(cāng)庫(kù)管理人員對(duì)物資進(jìn)行核實(shí)簽字以確認(rèn)簽收，并出具管理人員編制的“入庫(kù)單”。采購(gòu)物資的報(bào)銷必須以發(fā)票為準(zhǔn)，不得出現(xiàn)白條報(bào)銷。凡是不嚴(yán)格遵守規(guī)定的采購(gòu)行為，在交遞到財(cái)務(wù)部時(shí)，或個(gè)部門進(jìn)行環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)時(shí)應(yīng)一律拒絕通過(guò)與支付。完善應(yīng)付賬款的相應(yīng)管理制度不能再將公司的重心偏向應(yīng)收賬款，要合理的維持兩賬的平衡點(diǎn)。應(yīng)付賬款的管理完善能夠?yàn)閼?yīng)收賬款創(chuàng)造更大的空間，使公司的利潤(rùn)上升維度。首先我們應(yīng)該清楚地明確好供應(yīng)商的應(yīng)付賬款入賬程序，例如如果有票據(jù)要求進(jìn)行付款，應(yīng)由公司財(cái)務(wù)部的會(huì)計(jì)人員同時(shí)對(duì)成本核算單，采購(gòu)物資供應(yīng)商發(fā)票，核對(duì)入庫(kù)單等進(jìn)行嚴(yán)格審核，即“一成三單符合”審核。在通過(guò)“一成三單”審核后，制作好正確的記賬憑證并按照會(huì)計(jì)人員復(fù)核、審批管理程序等方式進(jìn)行企業(yè)應(yīng)付賬款入賬。若是出現(xiàn)了“一成三單”不符甚至完全不符的情況時(shí)，應(yīng)該立即以電話通知給供應(yīng)商和采購(gòu)部門。及時(shí)與供應(yīng)商建立交流聯(lián)系，如有不同公司應(yīng)及時(shí)處理。一周之內(nèi)，將對(duì)公司造成這種差異的原因進(jìn)行調(diào)查，并制定有效合理的解決方案。得到供應(yīng)商反饋后，公司財(cái)務(wù)部應(yīng)當(dāng)完整、清晰地記錄情況，跟蹤檢測(cè)，并定期向財(cái)務(wù)經(jīng)理或總經(jīng)理報(bào)告情況。嚴(yán)密把控好最后的支付流程確認(rèn)賬款的支付，一定是應(yīng)付賬款的最后安全線，要嚴(yán)格把控好之前所有環(huán)節(jié)的層層遞進(jìn)，一旦發(fā)現(xiàn)任何環(huán)節(jié)有些許不對(duì)勁便可以進(jìn)行駁回重審。例如，成本核算不符超額，采購(gòu)環(huán)節(jié)缺少“采購(gòu)訂單表”或者“入庫(kù)單”等，都可以在支付環(huán)節(jié)進(jìn)行截?cái)囫g回，控住應(yīng)付賬款的最后安全繩。采購(gòu)部需要在采購(gòu)物資到達(dá)前三天就將應(yīng)付賬款金額數(shù)目確認(rèn)對(duì)賬，通知到財(cái)務(wù)部門所需付款項(xiàng)目的金額。財(cái)務(wù)部要再次核對(duì)和確認(rèn)數(shù)目金額是否與賬面相符。要額外注意材料的送達(dá)形式，本次材料屬于“批結(jié)”或者“月結(jié)”，必須出具采購(gòu)物資的付款證明，出納人員在辦理款項(xiàng)支付時(shí)應(yīng)再次核對(duì)金額是否有誤，必須確認(rèn)保留公司的付款通知單（由財(cái)務(wù)部總負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理簽字）、支付證明單與付款計(jì)劃明細(xì)表相符。最后，出納根據(jù)自己所有單據(jù)證明公司進(jìn)行付款。完成公司應(yīng)付賬款的最后一步。應(yīng)付賬款的支付審核流程如圖所示：圖SEQ圖\*ARABIC5應(yīng)付賬款支付審核流程定期核對(duì)賬項(xiàng)，編制應(yīng)付賬款對(duì)賬單在對(duì)賬之前，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)應(yīng)對(duì)供應(yīng)商提供的對(duì)賬信息進(jìn)行初步審查，并要求企業(yè)對(duì)于不符合公司審查條件的信息進(jìn)行補(bǔ)充和改進(jìn)。首先要審核對(duì)賬程序，是否經(jīng)過(guò)相關(guān)人員的簽字批準(zhǔn)。倘若僅僅提供余額而無(wú)明細(xì)賬目事項(xiàng)的對(duì)賬資料，不予對(duì)賬。供應(yīng)商之間不得直接依據(jù)銷售部門的業(yè)務(wù)流水賬目進(jìn)行對(duì)賬，只能根據(jù)財(cái)務(wù)部門出具的賬目進(jìn)行對(duì)賬。供應(yīng)商在進(jìn)行銷售管理部門的賬目與其企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門賬目不符時(shí)，雙方均以公司內(nèi)部的財(cái)務(wù)分析賬目為準(zhǔn)，且應(yīng)在紙質(zhì)對(duì)賬單上加蓋財(cái)務(wù)專用章。為了方便對(duì)賬，應(yīng)要求供應(yīng)商在下次對(duì)賬時(shí)攜帶本聲明的原件或副本。其次進(jìn)行應(yīng)付賬自查，導(dǎo)出供應(yīng)商單位的應(yīng)付賬款明細(xì)，逐筆檢查該賬戶的借貸雙方是否相等，是否有異常金額，如果有異常，需要找出記賬憑證及原始憑證進(jìn)行審核。在自查無(wú)誤的基礎(chǔ)上與供應(yīng)商管理單位可以進(jìn)行余額分析核對(duì)，也可以按月度或者季度來(lái)分段核對(duì)。財(cái)務(wù)人員應(yīng)不時(shí)主動(dòng)通過(guò)信件、電話、E-mail等方式與供應(yīng)商聯(lián)系，定期與對(duì)方核實(shí)公司應(yīng)付賬款的金額、期限等詳細(xì)事項(xiàng)，如有差異應(yīng)及時(shí)處理，確保應(yīng)付賬款的準(zhǔn)確性。對(duì)賬后必須及時(shí)調(diào)整賬目，否則會(huì)影響公司的實(shí)際應(yīng)付賬款余額，調(diào)整時(shí)要求供應(yīng)商提供復(fù)印件，對(duì)于金額較小的無(wú)法收回的賬項(xiàng)可以簡(jiǎn)化處理記賬程序，并附上公司準(zhǔn)備的應(yīng)付賬款對(duì)賬單和書面說(shuō)明，作為記賬憑證的附件進(jìn)行賬務(wù)處理。公司還應(yīng)每年讓財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員將對(duì)賬單按照對(duì)賬的時(shí)間順序裝訂成冊(cè)，供應(yīng)商管理提供的對(duì)賬資料也應(yīng)作為對(duì)賬單的附件與對(duì)賬單一起裝訂保存，前面還需要加上對(duì)賬清單目錄表，目錄表應(yīng)包含對(duì)方供應(yīng)商的名稱、地址、對(duì)賬時(shí)間以及一些其他相關(guān)信息，并應(yīng)注明目錄表的所屬年度和裝訂要求會(huì)計(jì)人員的姓名。裝訂后，按照會(huì)計(jì)檔案保管的有關(guān)規(guī)定對(duì)其進(jìn)行檔案管理，還應(yīng)制作電子對(duì)賬表格，以便公司可以在每次對(duì)賬前查閱這些文件。應(yīng)付賬款對(duì)賬單的編制如圖：圖