行政采購管理制度及流程

行政采購管理制度及流程一、制定目的及范圍為了提高公司的采購效率，確保采購活動的規(guī)范性與透明度，特制定本行政采購管理制度。該制度適用于公司所有部門的采購活動，包括項目采購、年度采購、零星采購及應急采購等。通過明確采購流程、角色及職責，確保各環(huán)節(jié)高效銜接，最大限度地降低采購成本。二、采購原則在采購過程中，必須遵循以下原則，以確保采購活動的公正性與有效性：1.采購活動應保持“公開、公平、公正”的原則，綜合考量質(zhì)量與價格，選擇最佳供應商。2.所有采購物資必須從合法商家進行采購，且需索取并保存正式發(fā)票。3.各部門應設(shè)定專人負責采購，申購人與采購人不得為同一人，避免利益沖突。三、采購流程1.采購申請階段在此階段，申購人需根據(jù)實際需求填寫“采購申請表”。申購人在提交申請前，需先查詢倉庫的庫存情況，以避免重復采購。申請表應詳細說明所需物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量及預算金額。2.審批流程采購申請?zhí)峤缓?，需?jīng)過層層審批：項目采購需提供預算依據(jù)并提交至財務(wù)部進行審核。其他類型的采購，申購人需獲得部門負責人及相關(guān)管理層的批準。審批通過后，采購申請將進入下一環(huán)節(jié)。3.詢價階段在采購申請得到批準后，各部門必須進行詢價：至少聯(lián)系三家不同的供應商，獲取報價信息。詢價時應記錄各供應商的報價、服務(wù)及交貨期等信息，為后續(xù)決策提供依據(jù)。4.核價與選擇供應商根據(jù)收到的報價情況，進行核價：參考歷史價格及市場行情，評估各方案的合理性。選擇符合質(zhì)量標準且價格合理的供應商，并填寫“供應商選擇表”。5.最終審批供應商選擇完成后，需重新提交審核：所有相關(guān)材料，包括采購申請、報價單、供應商選擇表等，需逐級審核，最終報公司高層進行審批。審批通過后，采購人可進行后續(xù)采購操作。6.采購執(zhí)行與驗收審批完成后，采購人可向選定的供應商下單：物資到達后，由指定人員進行驗收，確認數(shù)量與質(zhì)量符合要求。驗收合格后，相關(guān)人員需填寫“驗收單”，并將物資入庫。7.報銷及財務(wù)處理所有采購完成后，采購人需在規(guī)定時間內(nèi)提交報銷申請：報銷申請需附上采購單、驗收單及相關(guān)發(fā)票等材料。財務(wù)部在審核后進行報銷處理，確保采購活動的資金流動正常。四、特殊采購流程對于一些特殊的采購情況，需遵循不同的流程：1.集中計劃采購各部門需在每月規(guī)定時間前提交集中采購申請，由綜合管理部門統(tǒng)一進行采購。2.零星采購針對金額較小或偶發(fā)性的采購，采購人需征得部門負責人同意后即可執(zhí)行。3.應急采購在緊急情況下，由應急小組進行采購，無需進行詢價，確保物資及時到位。4.年度采購需根據(jù)年度需求制定采購計劃，編制預算并報備財務(wù)部，以便提前做好預算控制與資金分配。五、備案與資料管理所有采購活動完成后，采購人需做好資料的備案工作：必須將采購申請表、驗收單、發(fā)票及其他相關(guān)文件復印并存檔。相關(guān)文件需按年度整理，便于后續(xù)查詢與審計。六、采購紀律與責任1.采購人員職責確保所購物資的質(zhì)量，建立供應商資料檔案，及時更新并進行市場調(diào)查。采購人員不得接受任何形式的賄賂，包括但不限于供應商的贈品與回扣，違者將受到嚴厲處理。2.部門責任各部門需對本部門的采購活動進行監(jiān)管，確保遵循公司制定的采購流程。定期對采購流程進行評估，提出改進意見，以適應不斷變化的市場需求。七、流程反饋與改進機制為了確保采購流程的有效性與適用性，需建立反饋與改進機制：定期收集各部門對采購流程的反饋意見，分析總結(jié)并進行必要的調(diào)整。根據(jù)市場變化及公司戰(zhàn)略方向，定期修訂采購管理制度，確保其與時俱進。設(shè)立專項小組，負責對采購流程