《會(huì)議策劃與組織（第4版）》課件匯 向陽 項(xiàng)目4-8 會(huì)議善后工作-網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議的組織

秘書會(huì)務(wù)管理教育部十四五職業(yè)教育規(guī)劃教材·現(xiàn)代秘書系列會(huì)議善后工作模塊5目錄Contents參會(huì)人員送別任務(wù)1任務(wù)2會(huì)場(chǎng)清理與會(huì)費(fèi)結(jié)算任務(wù)3會(huì)議文件的收集、整理和歸檔任務(wù)4會(huì)議精神的傳達(dá)與落實(shí)任務(wù)5會(huì)議評(píng)估與總結(jié)Part01項(xiàng)目描述會(huì)議結(jié)束以后，秘書人員的工作仍然沒有結(jié)束，必須做好善后工作，保證會(huì)議的善始善終。會(huì)議的善后工作主要包括參會(huì)人員送別、會(huì)場(chǎng)清理、會(huì)費(fèi)結(jié)算，以及會(huì)議文件的清退、收集、整理與歸檔，會(huì)議決定事項(xiàng)的落實(shí)、會(huì)議評(píng)估與總結(jié)。Part02

學(xué)習(xí)目標(biāo)任務(wù)四會(huì)議精神的傳達(dá)與落實(shí)掌握會(huì)議精神傳達(dá)的要求和方法1掌握會(huì)議精神落實(shí)的要求和方法2Part03任務(wù)導(dǎo)入同學(xué)們?cè)趯W(xué)校是否參加過一些會(huì)議，比如：黨會(huì)、團(tuán)會(huì)或者其他會(huì)議？是不是班干部經(jīng)常會(huì)代表班級(jí)去參加一些學(xué)校會(huì)議，然后把會(huì)議內(nèi)容傳達(dá)給同學(xué)們呢？思考大家說一說，你對(duì)會(huì)議怎么看？會(huì)議精神的傳達(dá)需要注意哪些方面？Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)PART1準(zhǔn)確原原本本地傳達(dá)會(huì)議精神。PART2及時(shí)開完會(huì)后，與會(huì)人員要按會(huì)議要求按時(shí)傳達(dá)到相關(guān)人員。PART3到位根據(jù)會(huì)議精神的傳達(dá)范圍，直達(dá)其人。一、會(huì)議精神的傳達(dá)（一）傳達(dá)要求Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)010302口頭傳達(dá)包括：個(gè)別傳達(dá)、會(huì)議傳達(dá)或電話傳達(dá)。書面?zhèn)鬟_(dá)包括：會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議決定和決議、會(huì)議決定催辦通知單。錄音錄像需要確保其來源的真實(shí)可靠性。一、會(huì)議精神的傳達(dá)（二）傳達(dá)方式Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)傳達(dá)會(huì)議精神，必須確定內(nèi)容、程度、范圍和層次。1內(nèi)容與程度傳達(dá)會(huì)議精神的內(nèi)容與程度，應(yīng)視會(huì)議的性質(zhì)、任務(wù)與要求而定。2范圍與層次傳達(dá)會(huì)議精神，要明確會(huì)議傳達(dá)對(duì)象的范圍大小和層次高低。一、會(huì)議精神的傳達(dá)（三）傳達(dá)注意事項(xiàng)Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)催辦是指秘書人員對(duì)有關(guān)單位或部門落實(shí)會(huì)議議決事項(xiàng)辦理情況的檢查和催促。會(huì)后催辦對(duì)做好會(huì)議精神的傳達(dá)貫徹、落實(shí)會(huì)議的各項(xiàng)決定具有重要意義。二、會(huì)議精神的落實(shí)（一）對(duì)會(huì)議決定事項(xiàng)進(jìn)行催辦Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)催辦形式主要有三種：發(fā)文催辦1發(fā)文催辦是向執(zhí)行單位發(fā)送催辦函或催辦單。電話催辦2適用于本地區(qū)、本系統(tǒng)、本單位的一般工作部署。派人催辦3重要、緊急的決定、決議下達(dá)之后，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)往往派秘書去催辦。二、會(huì)議精神的落實(shí)（一）對(duì)會(huì)議決定事項(xiàng)進(jìn)行催辦Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)會(huì)議決辦事項(xiàng)落實(shí)情況反饋是指將會(huì)議精神傳達(dá)給執(zhí)行者后，秘書人員通過各種途徑將執(zhí)行者的意見及執(zhí)行情況收集起來，反映給領(lǐng)導(dǎo)的過程。它既是實(shí)現(xiàn)會(huì)議決策目標(biāo)的主要環(huán)節(jié)，又是對(duì)會(huì)議決策進(jìn)行檢驗(yàn)、制約和完善的主要環(huán)節(jié)。二、會(huì)議精神的落實(shí)（二）會(huì)議決辦事項(xiàng)落實(shí)情況反饋Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)會(huì)議決辦的落實(shí)，主要包括以下四個(gè)方面的內(nèi)容：建立決辦事項(xiàng)落實(shí)情況反饋匯報(bào)制度；建立會(huì)議決辦事項(xiàng)落實(shí)情況通報(bào)制度；會(huì)議精神落實(shí)情況反饋的要求；會(huì)議精神落實(shí)情況反饋的內(nèi)容。二、會(huì)議精神的落實(shí)（二）會(huì)議決辦事項(xiàng)落實(shí)情況反饋Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)為使會(huì)議決策執(zhí)行到位，一般采取以下具體措施：02030104明確責(zé)任分工搞好溝通合作實(shí)施監(jiān)控管理施行效益考核二、會(huì)議精神的落實(shí)（三）會(huì)議決辦事項(xiàng)的具體措施Part05技能訓(xùn)練某船舶公司召開總經(jīng)理辦公會(huì)，會(huì)議由張總經(jīng)理主持，公司領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)辦、黨群辦及相關(guān)處室負(fù)責(zé)人參加。會(huì)上主要研究了以下問題：一、關(guān)于公司經(jīng)濟(jì)合同管理辦法二、關(guān)于職工因私借款規(guī)定三、關(guān)于公司資金管理辦法四、關(guān)于職工工資由銀行代發(fā)事宜五、關(guān)于公司機(jī)關(guān)效益工資發(fā)放問題會(huì)議最后強(qiáng)調(diào)，公司機(jī)關(guān)要加強(qiáng)與運(yùn)行船舶的溝通，建立公司領(lǐng)導(dǎo)每周上崗接船制度，完善機(jī)關(guān)管理員工隨船工制度，增加工作的針對(duì)性和有效性。案例Part05技能訓(xùn)練要求分組練習(xí)，分別扮演總經(jīng)辦主任、秘書、職員；財(cái)務(wù)處經(jīng)理、職員；人力資源部經(jīng)理、職員，模擬以下情景?？偨?jīng)辦主任用口頭形式將會(huì)議精神傳達(dá)到本處，并吩咐秘書用書面形式將會(huì)議精神傳達(dá)到全公司各處室。財(cái)務(wù)處和人力資源部聯(lián)合將會(huì)中涉及你處的內(nèi)容口頭傳達(dá)到你處室，并提出落實(shí)要求?？偨?jīng)辦負(fù)責(zé)人或秘書對(duì)會(huì)議精神執(zhí)行不利的財(cái)務(wù)處和人力資源部進(jìn)行催辦。自行設(shè)計(jì)催辦單，并采取多種形式進(jìn)行催辦。Part06學(xué)習(xí)反思與評(píng)價(jià)學(xué)習(xí)目標(biāo)自我評(píng)價(jià)組內(nèi)評(píng)價(jià)教師評(píng)價(jià)備注好較好一般好較好一般好較好一般掌握會(huì)議精神傳達(dá)的要求和方法掌握會(huì)議精神落實(shí)的要求和方法謝謝Thankyou秘書會(huì)務(wù)管理教育部十四五職業(yè)教育規(guī)劃教材·現(xiàn)代秘書系列會(huì)議后勤服務(wù)模塊4目錄Contents會(huì)議住宿服務(wù)任務(wù)1任務(wù)2會(huì)議餐飲服務(wù)任務(wù)3會(huì)議交通服務(wù)任務(wù)4會(huì)議的其他后勤服務(wù)任務(wù)5會(huì)中突發(fā)事件的處理Part01項(xiàng)目描述會(huì)議后勤服務(wù)包括住宿服務(wù)、餐飲服務(wù)、參觀旅游服務(wù)等。雖然后勤服務(wù)不屬于會(huì)議進(jìn)程的一部分，但它能為參會(huì)者解決后顧之憂，使參會(huì)者安心于會(huì)議之中，所以也是會(huì)議質(zhì)量和效率的重要保證。Part02

學(xué)習(xí)目標(biāo)熟悉會(huì)議的各項(xiàng)后勤服務(wù)內(nèi)容、程序及注意事項(xiàng)1能妥善安排好會(huì)議代表的住宿，解決住宿中的各種問題2任務(wù)一會(huì)議住宿服務(wù)Part03任務(wù)導(dǎo)入想一想假如你要代表學(xué)校去外地參加一次會(huì)議，你要考慮哪些方面的問題？假如近期學(xué)校將舉辦一次大型會(huì)議，屆時(shí)將邀請(qǐng)一些外方專家參會(huì)，作為會(huì)務(wù)人員的你該怎樣安排食宿呢？Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)對(duì)于外地參會(huì)人員較多的會(huì)議來說，提供住宿服務(wù)是會(huì)議主辦方的重要工作之一，這就要求會(huì)務(wù)人員注意以下幾個(gè)問題：1對(duì)備選會(huì)議住宿供應(yīng)機(jī)構(gòu)的考察2會(huì)議住宿房間的預(yù)訂3參會(huì)人員入住期間的住宿服務(wù)Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)01對(duì)本地的住宿供應(yīng)機(jī)構(gòu)進(jìn)行篩選02對(duì)備選住宿供應(yīng)機(jī)構(gòu)進(jìn)行考察比較03確定會(huì)議定點(diǎn)住宿供應(yīng)機(jī)構(gòu)一、對(duì)備選會(huì)議住宿供應(yīng)機(jī)構(gòu)的考察Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)[]會(huì)議主辦方一定要根據(jù)會(huì)議的類型、參會(huì)者的層次、議題的重要性等，合理地確定不同參會(huì)人員的住宿標(biāo)準(zhǔn)和接待規(guī)格，并以此為依據(jù)，在會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算許可的范圍內(nèi)，綜合考慮住宿供應(yīng)機(jī)構(gòu)的實(shí)際接待能力、品牌與口碑、周邊環(huán)境、交通狀況、安全條件等因素，對(duì)本地的住宿供應(yīng)機(jī)構(gòu)（酒店、賓館、飯店、招待所等）進(jìn)行初步篩選，最后圈定幾家符合基本條件的住宿供應(yīng)機(jī)構(gòu)，以備進(jìn)一步考察。一、對(duì)備選會(huì)議住宿供應(yīng)機(jī)構(gòu)的考察（一）依照一定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)本地的住宿供應(yīng)機(jī)構(gòu)進(jìn)行篩選Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)對(duì)備選住宿供應(yīng)機(jī)構(gòu)考察的重點(diǎn)包括：01020304在會(huì)議期間可供使用的房間總數(shù)是否有不同的房型滿足不同參會(huì)人員的需求客房的配置調(diào)節(jié)客房的服務(wù)質(zhì)量一、對(duì)備選會(huì)議住宿供應(yīng)機(jī)構(gòu)的考察（二）對(duì)備選住宿供應(yīng)機(jī)構(gòu)進(jìn)行考察比較（三）確定會(huì)議定點(diǎn)住宿供應(yīng)機(jī)構(gòu)Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)會(huì)議主辦方為參會(huì)人員預(yù)訂住宿房間，要求做好以下幾個(gè)方面的工作：01020304與住宿供應(yīng)機(jī)構(gòu)簽訂預(yù)訂合約寄送會(huì)議通知（邀請(qǐng)函）和住宿登記卡（申請(qǐng)表）收到住宿登記卡（申請(qǐng)表）及時(shí)回復(fù)確認(rèn)會(huì)議特殊客房的預(yù)訂二、會(huì)議住宿房間的預(yù)定Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)會(huì)議期間的住宿服務(wù)02參會(huì)人員的入住服務(wù)01會(huì)議結(jié)束的延遲退房服務(wù)03三、參會(huì)人員入住期間的住宿服務(wù)Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)主要包括：集中到達(dá)的參會(huì)人員的入住服務(wù)早到參會(huì)人員的入住服務(wù)三、參會(huì)人員入住期間的住宿服務(wù)（一）參會(huì)人員的入住服務(wù)Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)作為會(huì)議舉辦方，應(yīng)及時(shí)對(duì)參會(huì)人員住宿的舒適度、滿意度進(jìn)行調(diào)查了解，及時(shí)將參會(huì)人員的意見和建議反饋給住宿供應(yīng)機(jī)構(gòu)，并督促改進(jìn)，把服務(wù)做得更好。三、參會(huì)人員入住期間的住宿服務(wù)（二）會(huì)議期間的住宿服務(wù)Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)很多會(huì)議在最后一天也有很多議程，會(huì)議結(jié)束時(shí)間延長(zhǎng)到中午12點(diǎn)以后，或者參會(huì)人員因航班或火車時(shí)間問題要到下午或晚上才能離開，而一般的住宿都是要求在12點(diǎn)鐘前退房，這就要求會(huì)議舉辦方與住宿供應(yīng)機(jī)構(gòu)事先協(xié)商好延遲退房。如果沒有辦法延遲退房，就爭(zhēng)取讓那些預(yù)訂者當(dāng)天不會(huì)到來的房間推遲退房，其他人可以到這些房間休息，等候返程。三、參會(huì)人員入住期間的住宿服務(wù)（三）會(huì)議結(jié)束的延遲退房服務(wù)Part05技能訓(xùn)練你所在的高校將承辦一次半年后召開的大型學(xué)術(shù)研討會(huì)，會(huì)期3天，研討的議題達(dá)十幾項(xiàng)，與會(huì)的專家學(xué)者預(yù)計(jì)千人。在會(huì)議的費(fèi)用方面，除特邀前來發(fā)言的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和發(fā)表演講的知名專家學(xué)者由學(xué)校支付全部費(fèi)用外，其他參會(huì)人員需要繳納1200元會(huì)務(wù)費(fèi)，由學(xué)校統(tǒng)一為其安排住宿、餐飲、會(huì)議交通等后勤服務(wù)，并為其提供會(huì)議文件資料。學(xué)校的辦會(huì)指揮部將會(huì)議后勤的前期工作交給了你班的全體同學(xué)，要求你們對(duì)全市的住宿、餐飲進(jìn)行摸底，并按照會(huì)議總體工作方案的要求，根據(jù)預(yù)計(jì)人數(shù)和預(yù)計(jì)的會(huì)議后勤服務(wù)預(yù)算（普通參會(huì)人員每人1000元），確定合適的住宿提供機(jī)構(gòu)并預(yù)訂客房，確定餐飲提供機(jī)構(gòu)及每天每頓的菜單。案例Part05技能訓(xùn)練要求將全班分為兩個(gè)大組，一組負(fù)責(zé)住宿提供機(jī)構(gòu)的考察、確定和客房的預(yù)訂工作；二組負(fù)責(zé)餐飲提供機(jī)構(gòu)的考察、確定和菜單確定工作。工作完畢，請(qǐng)寫出工作報(bào)告，草擬好準(zhǔn)備與住宿、餐飲機(jī)構(gòu)簽訂的合同。同時(shí)，全班召開會(huì)議后勤的前期工作交流會(huì)，以小組為單位，對(duì)會(huì)議籌備期間后勤工作的過程、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)進(jìn)行總結(jié)交流。P.S.該技能訓(xùn)練可等任務(wù)二學(xué)習(xí)完后，再進(jìn)行。Part06學(xué)習(xí)反思與評(píng)價(jià)學(xué)習(xí)目標(biāo)自我評(píng)價(jià)組內(nèi)評(píng)價(jià)教師評(píng)價(jià)備注好較好一般好較好一般好較好一般熟悉會(huì)議的各項(xiàng)后勤服務(wù)內(nèi)容、程序及注意事項(xiàng)能妥善安排好會(huì)議代表的住宿，解決住宿中的各種問題謝謝Thankyou秘書會(huì)務(wù)管理教育部十四五職業(yè)教育規(guī)劃教材·現(xiàn)代秘書系列會(huì)議善后工作模塊5目錄Contents參會(huì)人員送別任務(wù)1任務(wù)2會(huì)場(chǎng)清理與會(huì)費(fèi)結(jié)算任務(wù)3會(huì)議文件的收集、整理和歸檔任務(wù)4會(huì)議精神的傳達(dá)與落實(shí)任務(wù)5會(huì)議評(píng)估與總結(jié)Part01項(xiàng)目描述一次會(huì)議議程的結(jié)束并不意味著會(huì)議組織管理工作的結(jié)束，會(huì)議的評(píng)估與總結(jié)也是會(huì)務(wù)管理的重要環(huán)節(jié)，它關(guān)系著會(huì)議組織者的會(huì)議管理水平能否不斷提高的大問題。沒有一個(gè)會(huì)議的組織是完美無缺的，只有不斷總結(jié)，才能不斷提高。Part02

學(xué)習(xí)目標(biāo)明確會(huì)議評(píng)估的意義及內(nèi)容1掌握會(huì)議評(píng)估的方法及評(píng)估表的制作2任務(wù)五

會(huì)議評(píng)估與總結(jié)掌握會(huì)議總結(jié)的方法3Part03案例導(dǎo)入剛畢業(yè)的大學(xué)生王芳在最近的一次工作總結(jié)中犯了錯(cuò)誤，正在接受領(lǐng)導(dǎo)的批評(píng)......思考作為秘書應(yīng)怎樣認(rèn)識(shí)會(huì)議評(píng)估？會(huì)議評(píng)估都有哪些意義，或者為什么沒有價(jià)值？如何做好會(huì)議評(píng)估？Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)檢查會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況確定與會(huì)者的滿意程度明確會(huì)議的成功與不足之處為寫會(huì)議的總結(jié)報(bào)告準(zhǔn)備材料一、會(huì)務(wù)工作評(píng)估（一）會(huì)務(wù)評(píng)估的意義Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)01會(huì)議代表02陪同人員03參展商一、會(huì)務(wù)工作評(píng)估（二）會(huì)務(wù)評(píng)估的參與者Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)123會(huì)前效果評(píng)估會(huì)中效果評(píng)估會(huì)后效果評(píng)估一、會(huì)務(wù)工作評(píng)估（三）會(huì)議評(píng)估的內(nèi)容Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)調(diào)查問卷面談電話調(diào)查現(xiàn)場(chǎng)觀察述職報(bào)告一、會(huì)務(wù)工作評(píng)估（四）會(huì)議評(píng)估的方法Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)對(duì)一個(gè)事件進(jìn)行評(píng)估的最佳時(shí)機(jī)應(yīng)該是在該事件剛剛結(jié)束的時(shí)候。對(duì)于小型會(huì)議，這比較好辦，會(huì)議工作全部結(jié)束時(shí)進(jìn)行會(huì)議評(píng)估就是了。大型會(huì)議的評(píng)估可以分階段、分活動(dòng)進(jìn)行，在會(huì)議進(jìn)行到一定階段，大會(huì)結(jié)束或某個(gè)分會(huì)、活動(dòng)結(jié)束后立即對(duì)剛剛過去的事件進(jìn)行評(píng)估。這樣，大型會(huì)議的評(píng)估結(jié)果就比較全面了。一、會(huì)務(wù)工作評(píng)估（五）會(huì)議評(píng)估的時(shí)機(jī)Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)表格設(shè)計(jì)可以分兩部分進(jìn)行，一部分是會(huì)議整體評(píng)估表，一部分是會(huì)議服務(wù)者個(gè)人（環(huán)節(jié)）評(píng)估表。前者如會(huì)議情況反饋表、會(huì)議效果分析表等；后者如主持人的行為表現(xiàn)評(píng)估表、工作人員的表現(xiàn)評(píng)估表等。表中內(nèi)容要根據(jù)調(diào)查目的、調(diào)查對(duì)象、會(huì)議特征等進(jìn)行設(shè)計(jì)。動(dòng)畫會(huì)議評(píng)估表的設(shè)計(jì)一、會(huì)務(wù)工作評(píng)估（六）會(huì)議評(píng)估表設(shè)計(jì)會(huì)議是否有必要召開，會(huì)議議案是否解決準(zhǔn)備工作是否充足會(huì)議議程是否科學(xué)合理會(huì)議組織工作是否完善，有無明顯疏漏或失誤1234Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)二、會(huì)務(wù)工作總結(jié)Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)會(huì)議人數(shù)主持人水平與會(huì)者對(duì)會(huì)議的滿意程度會(huì)議決議是否實(shí)施5678動(dòng)畫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)二、會(huì)務(wù)工作總結(jié)Part05唐山企業(yè)上市融資研討會(huì)（教材模塊五P37）案例技能訓(xùn)練

唐山市除唐鋼股份、開灤股份等多家上市企業(yè)外，另有31家企業(yè)準(zhǔn)備上市。具備哪些條件才具有上市資格？國(guó)內(nèi)、香港、美國(guó)各家金融機(jī)構(gòu)對(duì)上市公司有什么要求？上市要符合哪些政策？為解決這些問題，唐山市政府于2008年9月27日召開了企業(yè)上市融資研討會(huì)，邀請(qǐng)各相關(guān)專家對(duì)唐山市上市企業(yè)及擬上市企業(yè)負(fù)責(zé)人進(jìn)行培訓(xùn)。會(huì)期兩天，第一天為培訓(xùn)會(huì)，第二天組織專家參觀指導(dǎo)。

研討會(huì)于2008年9月27日上午9時(shí)在渤海國(guó)際會(huì)議中心二層多功能廳舉行，會(huì)議參加人員120人。其中，嘉賓20人，包括省金融辦和省證監(jiān)局有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)；上海證券交易所、深圳證券交易所、會(huì)計(jì)師事務(wù)所、律師事務(wù)所、券商、中植企業(yè)集團(tuán)、第一東方投資公司、中科招商投資基金管理公司、中銀國(guó)際控股公司、摩立摩根資本與投資集團(tuán)公司等國(guó)內(nèi)外知名財(cái)務(wù)咨詢機(jī)構(gòu)的專家；市直有關(guān)部門24人，包括市政府兩位秘書長(zhǎng)及市國(guó)資委、市財(cái)政局、市發(fā)改委、市工促局、市審計(jì)局、市工商局、市城鄉(xiāng)規(guī)劃局、市國(guó)土資源局、市房管局、市安全生產(chǎn)監(jiān)督局、市環(huán)保局、市建設(shè)局、市科技局、市公安局、市國(guó)稅局、市地稅局、市人事局、市勞動(dòng)局、市統(tǒng)計(jì)局、市商務(wù)局、市銀監(jiān)分局、市人行主管負(fù)責(zé)同志；上市公司主管負(fù)責(zé)人、上市后備企業(yè)主要負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)總監(jiān)70人；另有若干新聞媒體記者……Part05唐山企業(yè)上市融資研討會(huì)案例撰寫結(jié)合上述情境，擬訂會(huì)議方案。根據(jù)會(huì)議議題，擬訂會(huì)議議程表。據(jù)會(huì)議活動(dòng)內(nèi)容，擬訂會(huì)議日程表。根據(jù)會(huì)議情況，列出會(huì)議責(zé)任人及分工表。根據(jù)會(huì)議的規(guī)模和活動(dòng)內(nèi)容，擬訂會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算表。擬制并發(fā)送會(huì)議通知。為唐山市政府秘書長(zhǎng)邢京林同志寫大會(huì)主持詞。為副市長(zhǎng)寫晚宴致辭。根據(jù)會(huì)議內(nèi)容，寫一則會(huì)議消息。根據(jù)會(huì)議內(nèi)容，寫一份會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。技能訓(xùn)練Part05設(shè)計(jì)1.根據(jù)材料中給定條件，畫出會(huì)場(chǎng)布置圖（有條件的學(xué)校，可以在大會(huì)議室或階梯教室實(shí)地布置會(huì)場(chǎng)）。2.設(shè)計(jì)出車證、出席證、領(lǐng)導(dǎo)席簽、嘉賓席簽和單位簽。3.為大會(huì)設(shè)計(jì)會(huì)議效果反饋調(diào)查表，分會(huì)前準(zhǔn)備調(diào)查、會(huì)議服務(wù)調(diào)查和會(huì)后服務(wù)調(diào)查三步。歸檔將上述文件立卷歸檔，組成案卷，并為案盒中的文件排序，并設(shè)計(jì)、填寫歸檔文件目錄。技能訓(xùn)練Part06學(xué)習(xí)反思與評(píng)價(jià)學(xué)習(xí)目標(biāo)自我評(píng)價(jià)組內(nèi)評(píng)價(jià)教師評(píng)價(jià)備注好較好一般好較好一般好較好一般明確會(huì)議評(píng)估的意義及內(nèi)容掌握會(huì)議評(píng)估的方法及評(píng)估表的制作掌握會(huì)議總結(jié)的方法謝謝Thankyou秘書會(huì)務(wù)管理教育部十四五職業(yè)教育規(guī)劃教材·現(xiàn)代秘書系列會(huì)議后勤服務(wù)模塊4目錄Contents會(huì)議住宿服務(wù)任務(wù)1任務(wù)2會(huì)議餐飲服務(wù)任務(wù)3會(huì)議交通服務(wù)任務(wù)4會(huì)議的其他后勤服務(wù)任務(wù)5會(huì)中突發(fā)事件的處理Part01項(xiàng)目描述會(huì)議后勤服務(wù)包括住宿服務(wù)、餐飲服務(wù)、參觀旅游服務(wù)等。雖然后勤服務(wù)不屬于會(huì)議進(jìn)程的一部分，但它能為參會(huì)者解決后顧之憂，使參會(huì)者安心于會(huì)議之中，所以也是會(huì)議質(zhì)量和效率的重要保證。Part02

學(xué)習(xí)目標(biāo)熟悉會(huì)議餐飲安排的要求和注意事項(xiàng)1能根據(jù)會(huì)議類型和規(guī)模選擇用餐地點(diǎn)和方式2任務(wù)二會(huì)議餐飲服務(wù)Part03任務(wù)導(dǎo)入說一說大家平常都有哪些食物是不吃或者忌諱的？比如，我們知道回族是不吃豬肉的。大家來說一說不同民族的飲食習(xí)慣吧。你們認(rèn)為開會(huì)期間的餐飲服務(wù)應(yīng)注意哪些問題？Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)在確定用餐地點(diǎn)之前，會(huì)議工作人員應(yīng)仔細(xì)考察用餐地點(diǎn)的具體情況，主要包括：1餐飲場(chǎng)所的大小2餐飲場(chǎng)所的環(huán)境3廚房4路徑一、會(huì)議用餐地點(diǎn)、用餐方式的安排（一）會(huì)議用餐地點(diǎn)的選擇Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)會(huì)議期間，正式的進(jìn)餐時(shí)間為早上、中午和晚上。會(huì)議工作人員應(yīng)根據(jù)參會(huì)人員對(duì)這三餐的不同要求，安排適宜的用餐方式。會(huì)議的用餐方式包括：0102030405圍餐式半自助式餐劵購(gòu)餐式自助式分餐式一、會(huì)議用餐地點(diǎn)、用餐方式的安排（二）對(duì)用餐時(shí)間、用餐方式的安排Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)會(huì)議組織方應(yīng)為參會(huì)人員精心選擇每一餐的菜單，在確定菜單時(shí)，除了預(yù)算的因素，還應(yīng)考慮到以下幾個(gè)方面：菜肴的道數(shù)和分量0102菜色品種多樣化03具有地方特色04具有時(shí)令特征05照顧參會(huì)人員的特殊用餐要求二、每餐菜單的確定和酒水的安排（一）確定每餐的菜單Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)會(huì)議餐飲統(tǒng)一安排酒水時(shí)應(yīng)注意時(shí)間與場(chǎng)合，一般早餐和午餐不提供酒類，只提供飲料，晚上可為參會(huì)人員適當(dāng)?shù)靥峁└鞣N酒類。酒類的安排以有利于身體健康的啤酒、葡萄酒、中低度白酒為主。二、每餐菜單的確定和酒水的安排（二）會(huì)議餐桌的酒水安排Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)提前一兩天向會(huì)議供餐機(jī)構(gòu)告知用餐人數(shù)1辨認(rèn)進(jìn)餐者身份2注意與會(huì)議供餐機(jī)構(gòu)的隨時(shí)溝通與協(xié)調(diào)3注意做好引導(dǎo)工作4考慮到不能按時(shí)用餐的參會(huì)人員5三、會(huì)議餐飲服務(wù)的其他注意事項(xiàng)Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)茶歇是為會(huì)間休息、氣氛調(diào)節(jié)而設(shè)置的小型簡(jiǎn)易茶話會(huì)，對(duì)于中小型會(huì)議、特別是公司或高層會(huì)議非常重要，這就需要會(huì)議工作人員從以下幾個(gè)方面重視茶歇的安排。茶歇茶點(diǎn)茶歇時(shí)間茶歇地點(diǎn)四、會(huì)間茶歇的安排與服務(wù)（一）會(huì)間茶歇的安排Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)安排適宜的茶歇時(shí)間茶歇一般一天只需安排兩次，分別是在早餐和午餐、午餐和晚餐之間，其目的是讓參會(huì)人員在會(huì)議中場(chǎng)休息，補(bǔ)充能量。（1）

（2）

（3）

茶歇的地點(diǎn)選擇茶歇地點(diǎn)的選擇主要取決于參會(huì)人員的數(shù)量，如果參會(huì)人員較多，需要安排幾個(gè)地點(diǎn)作為小憩的場(chǎng)所。茶歇的茶點(diǎn)選擇一般分中式和西式兩種，中式茶點(diǎn)有：綠茶、奶茶、糕點(diǎn)、餅干等；西式茶點(diǎn)有：咖啡、西式甜點(diǎn)、果盤等。四、會(huì)間茶歇的安排與服務(wù)（一）會(huì)間茶歇的安排Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)準(zhǔn)備茶歇是一個(gè)非常細(xì)致的過程，要求會(huì)議工作人員在茶歇時(shí)間到來之前，將點(diǎn)心、飲品、裝飾迅速擺放好，將各種熱飲所需的杯子、勺子，盛放配料的糖罐、牛奶罐等都安置在便于取用的地方。如果會(huì)議持續(xù)幾天，每次茶點(diǎn)的安排都要盡量體現(xiàn)出新意。對(duì)茶歇地點(diǎn)應(yīng)有路標(biāo)指示，并安排服務(wù)員引導(dǎo)與會(huì)人員至最近的茶歇處。四、會(huì)間茶歇的安排與服務(wù)（二）會(huì)間茶歇的服務(wù)Part05技能訓(xùn)練你所在的高校將承辦一次半年后召開的大型學(xué)術(shù)研討會(huì)，會(huì)期3天，研討的議題達(dá)十幾項(xiàng)，與會(huì)的專家學(xué)者預(yù)計(jì)千人。在會(huì)議的費(fèi)用方面，除特邀前來發(fā)言的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和發(fā)表演講的知名專家學(xué)者由學(xué)校支付全部費(fèi)用外，其他參會(huì)人員需要繳納1200元會(huì)務(wù)費(fèi)，由學(xué)校統(tǒng)一為其安排住宿、餐飲、會(huì)議交通等后勤服務(wù)，并為其提供會(huì)議文件資料。學(xué)校的辦會(huì)指揮部將會(huì)議后勤的前期工作交給了你班的全體同學(xué)，要求你們對(duì)全市的住宿、餐飲進(jìn)行摸底，并按照會(huì)議總體工作方案的要求，根據(jù)預(yù)計(jì)人數(shù)和預(yù)計(jì)的會(huì)議后勤服務(wù)預(yù)算（普通參會(huì)人員每人1000元），確定合適的住宿提供機(jī)構(gòu)并預(yù)訂客房，確定餐飲提供機(jī)構(gòu)及每天每頓的菜單。案例Part05技能訓(xùn)練要求將全班分為兩個(gè)大組，一組負(fù)責(zé)住宿提供機(jī)構(gòu)的考察、確定和客房的預(yù)訂工作；二組負(fù)責(zé)餐飲提供機(jī)構(gòu)的考察、確定和菜單確定工作。工作完畢，請(qǐng)寫出工作報(bào)告，草擬好準(zhǔn)備與住宿、餐飲機(jī)構(gòu)簽訂的合同。同時(shí)，全班召開會(huì)議后勤的前期工作交流會(huì)，以小組為單位，對(duì)會(huì)議籌備期間后勤工作的過程、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)進(jìn)行總結(jié)交流。Part06學(xué)習(xí)反思與評(píng)價(jià)學(xué)習(xí)目標(biāo)自我評(píng)價(jià)組內(nèi)評(píng)價(jià)教師評(píng)價(jià)備注好較好一般好較好一般好較好一般熟悉會(huì)議餐飲安排的要求和注意事項(xiàng)能根據(jù)會(huì)議類型和規(guī)模選擇用餐地點(diǎn)和方式謝謝Thankyou秘書會(huì)務(wù)管理教育部十四五職業(yè)教育規(guī)劃教材·現(xiàn)代秘書系列會(huì)議后勤服務(wù)模塊4目錄Contents會(huì)議住宿服務(wù)任務(wù)1任務(wù)2會(huì)議餐飲服務(wù)任務(wù)3會(huì)議交通服務(wù)任務(wù)4會(huì)議的其他后勤服務(wù)任務(wù)5會(huì)中突發(fā)事件的處理Part01項(xiàng)目描述會(huì)議后勤服務(wù)包括住宿服務(wù)、餐飲服務(wù)、參觀旅游服務(wù)等。雖然后勤服務(wù)不屬于會(huì)議進(jìn)程的一部分，但它能為參會(huì)者解決后顧之憂，使參會(huì)者安心于會(huì)議之中，所以也是會(huì)議質(zhì)量和效率的重要保證。Part02

學(xué)習(xí)目標(biāo)了解會(huì)議安全保衛(wèi)工作的基本內(nèi)容1熟悉會(huì)議醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)2任務(wù)四會(huì)議的其他后勤服務(wù)Part03任務(wù)導(dǎo)入

1972年奧運(yùn)會(huì)的前十天都在和平的氣氛下歡慶，但在9月5日凌晨，8名黑色九月武裝恐怖分子闖入慕尼黑奧運(yùn)村以色列選手駐地，當(dāng)場(chǎng)擊斃了以色列摔跤教練莫什?溫伯格、運(yùn)動(dòng)員約瑟夫?羅曼，另有9名代表團(tuán)成員被當(dāng)作人質(zhì)關(guān)押……思考你認(rèn)為會(huì)議過程中該如何確保安全？有哪些工作需要提前做好？Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)會(huì)議安全保衛(wèi)工作規(guī)格和內(nèi)容要根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、規(guī)模、內(nèi)容、參加人員的級(jí)別等來確定。國(guó)際性會(huì)議、黨和國(guó)家的重要會(huì)議、大型會(huì)議（如省一級(jí)的代表大會(huì)，市、縣有相當(dāng)規(guī)模的群眾大會(huì)），或內(nèi)容十分重要、需要絕對(duì)保密的中小型會(huì)議，都應(yīng)設(shè)立專門的會(huì)議安全保衛(wèi)工作組。一、會(huì)議的安全保衛(wèi)工作Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)會(huì)議的安全保衛(wèi)工作主要包括以下內(nèi)容：01制定會(huì)議安全保衛(wèi)工作方案02維持會(huì)議場(chǎng)所秩序03保護(hù)參會(huì)人員人身安全04保護(hù)參會(huì)人員財(cái)產(chǎn)安全05其他方面的安全注意事項(xiàng)一、會(huì)議的安全保衛(wèi)工作Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)任務(wù)、具體工作、應(yīng)急方案準(zhǔn)備證件一、會(huì)議的安全保衛(wèi)工作（一）制定會(huì)議安全保衛(wèi)工作方案Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)01做好會(huì)場(chǎng)外圍的社會(huì)治安秩序02嚴(yán)格檢查與會(huì)人員的出入證件03協(xié)助引導(dǎo)疏散一、會(huì)議的安全保衛(wèi)工作（二）維持會(huì)議場(chǎng)所秩序Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)提前勘察會(huì)場(chǎng)及周圍，排除隱患。01做好防范，提前勘察行車路線、游覽地點(diǎn)。02保衛(wèi)領(lǐng)導(dǎo)及貴賓安全，內(nèi)緊外松，高度警惕。03一、會(huì)議的安全保衛(wèi)工作（三）保護(hù)參會(huì)人員人身安全Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)01重點(diǎn)防范盜竊事件，提供代管代存服務(wù)。02以書面資料告知參會(huì)人員盡量減少到人多復(fù)雜的地方去。03如果非要去，盡量不要帶貴重物品，如：大額現(xiàn)金、珠寶、護(hù)照等。04有條件的話，可以派幾名安保人員身著便衣陪同。一、會(huì)議的安全保衛(wèi)工作（四）保護(hù)參會(huì)人員財(cái)產(chǎn)安全Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)飲食安全文體娛樂安全各種用具設(shè)備安全會(huì)議信息安全01020304一、會(huì)議的安全保衛(wèi)工作（五）其他方面的安全注意事項(xiàng)Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)建立醫(yī)療衛(wèi)生保障制度疾病醫(yī)療、食品衛(wèi)生、飲水衛(wèi)生、會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生、住宿衛(wèi)生、個(gè)人衛(wèi)生和環(huán)境衛(wèi)生制度等。01食品要符合國(guó)家食品衛(wèi)生法的規(guī)定，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)采取抽樣檢查或者全部檢查的辦法，飲用水必須保證安全衛(wèi)生，泡茶的水要煮沸，嚴(yán)格控制閑散人員對(duì)會(huì)議專供飲食的接觸。02二、會(huì)議的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)三、會(huì)場(chǎng)的清潔整理工作（一）保持會(huì)議場(chǎng)所的干凈整潔（二）每次會(huì)后的場(chǎng)地整理與重新布置Part05技能訓(xùn)練會(huì)議安全保衛(wèi)工作包括哪些內(nèi)容？會(huì)議的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)應(yīng)如何保障？自測(cè)Part06學(xué)習(xí)反思與評(píng)價(jià)學(xué)習(xí)目標(biāo)自我評(píng)價(jià)組內(nèi)評(píng)價(jià)教師評(píng)價(jià)備注好較好一般好較好一般好較好一般了解會(huì)議安全保衛(wèi)工作的基本內(nèi)容熟悉會(huì)議醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)謝謝Thankyou秘書會(huì)務(wù)管理教育部十四五職業(yè)教育規(guī)劃教材·現(xiàn)代秘書系列會(huì)議后勤服務(wù)模塊4目錄Contents會(huì)議住宿服務(wù)任務(wù)1任務(wù)2會(huì)議餐飲服務(wù)任務(wù)3會(huì)議交通服務(wù)任務(wù)4會(huì)議的其他后勤服務(wù)任務(wù)5會(huì)中突發(fā)事件的處理Part01項(xiàng)目描述會(huì)議后勤服務(wù)包括住宿服務(wù)、餐飲服務(wù)、參觀旅游服務(wù)等。雖然后勤服務(wù)不屬于會(huì)議進(jìn)程的一部分，但它能為參會(huì)者解決后顧之憂，使參會(huì)者安心于會(huì)議之中，所以也是會(huì)議質(zhì)量和效率的重要保證。Part02

學(xué)習(xí)目標(biāo)了解會(huì)議交通服務(wù)的工作安排1熟悉會(huì)議用車的人員管理和會(huì)議租車的注意事項(xiàng)2任務(wù)三

會(huì)議交通服務(wù)掌握會(huì)議車輛的停放及管理方法3Part03案例導(dǎo)入一年一度的深圳高交會(huì)在11月16日如期舉行，來參加此次展會(huì)的除了國(guó)內(nèi)企業(yè)，還有外國(guó)團(tuán)組，可謂規(guī)模龐大……思考作為會(huì)務(wù)人員，你認(rèn)為該如何進(jìn)行展會(huì)期間的交通服務(wù)？有哪些工作需要安排和注意？Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)

會(huì)議用車制度、車輛檢查與維護(hù)制度、車輛征調(diào)與租用辦法、車輛調(diào)度辦法、會(huì)議車輛停放辦法、會(huì)議停車指揮辦法、意外情況的應(yīng)急辦法、會(huì)議交通服務(wù)人員（會(huì)議交通總負(fù)責(zé)人、調(diào)度員、停車指揮員、司機(jī)、隨車人員等）的職責(zé)規(guī)定等。一、會(huì)議交通服務(wù)制度、工作、人員的確定（一）會(huì)議交通的制度化規(guī)定Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)根據(jù)整個(gè)會(huì)議的日常和臨時(shí)需要，合理調(diào)度和使用車輛01020304印發(fā)會(huì)議車輛通行證，指揮停車05車輛的日常保養(yǎng)與維修合理計(jì)劃、及時(shí)籌齊會(huì)議用車預(yù)訂好停車場(chǎng)地，做好不同車輛的停車規(guī)劃一、會(huì)議交通服務(wù)制度、工作、人員的確定（二）會(huì)議交通服務(wù)的工作安排Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)安排優(yōu)秀的司機(jī)01必要時(shí)配備隨車人員02對(duì)司機(jī)和隨車人員的培訓(xùn)03一、會(huì)議交通服務(wù)制度、工作、人員的確定（三）會(huì)議用車的人員管理安排Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)培訓(xùn)的主要內(nèi)容有：1234接待和歡送參會(huì)人員的禮儀與注意事項(xiàng)各項(xiàng)保證交通安全的制度規(guī)定和具體方法應(yīng)付各種突發(fā)事件的方法工作人員如何相互協(xié)調(diào)配合對(duì)司機(jī)和隨車人員的培訓(xùn)03一、會(huì)議交通服務(wù)制度、工作、人員的確定（三）會(huì)議用車的人員管理安排Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)小轎車根據(jù)會(huì)議的規(guī)格和實(shí)際需要從嚴(yán)掌握。根據(jù)會(huì)議的類型、數(shù)量，與會(huì)人員的多少、級(jí)別等來確定；大轎車的配備按參會(huì)人員平均四十人一輛計(jì)算；二、會(huì)議用車的組織（一）對(duì)會(huì)議用車類型、數(shù)量的確定Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)前去租賃公司提車時(shí)，需帶全所有證件。租車時(shí)應(yīng)注意：01預(yù)訂車輛最好提前一到兩天，預(yù)訂周末的車輛需要提前兩到三天。02用車天數(shù)應(yīng)定為最少天數(shù)，如不夠用，再提前打電話續(xù)租。03二、會(huì)議用車的組織（二）會(huì)議租車Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)發(fā)生事故，應(yīng)盡快通知相關(guān)部門，一定要有交警的事故判定書或是安委會(huì)的證明（保險(xiǎn)理賠需要）。保險(xiǎn)一定要在第一時(shí)間通知，最遲不能超過一天。簽署車輛租用合同前應(yīng)仔細(xì)瀏覽合同的內(nèi)容后再簽字。在發(fā)車、還車、驗(yàn)車時(shí)應(yīng)仔細(xì)查看，確認(rèn)無誤后再簽署單據(jù)。040506二、會(huì)議用車的組織（二）會(huì)議租車Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)

安排用車，應(yīng)合理配置，對(duì)每類車的用途、接載對(duì)象都要明確，能固定的信息盡可能予以固定，如確定某一小組乘坐幾號(hào)大車，哪幾個(gè)人合用一輛小轎車等，既可以防止差錯(cuò)，也能讓參會(huì)人員感到便捷、安定。二、會(huì)議用車的組織（三）對(duì)會(huì)議用車的合理配置Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)該停車場(chǎng)安全程度如何？停車場(chǎng)什么時(shí)間開門及關(guān)門？停車場(chǎng)能容納多少輛車？能否為參會(huì)人員專門劃出一片區(qū)域停車？有貴賓專用的停車區(qū)域嗎？能容納多少輛車？停車的費(fèi)用是多少？停車費(fèi)能預(yù)付嗎？如果不是預(yù)付停車，那能否為會(huì)議停車爭(zhēng)取到優(yōu)惠？01在考察停車場(chǎng)地時(shí)，應(yīng)注意以下問題：020304三、會(huì)議車輛的停放（一）停車場(chǎng)的準(zhǔn)備和策劃Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)該停車場(chǎng)附近，有沒有影響交通流量的因素？在會(huì)議的同一時(shí)間，有沒有其他會(huì)議或活動(dòng)在周邊舉行？它們什么時(shí)候開始和結(jié)束？在參會(huì)人員大量抵達(dá)和離開的時(shí)候，停車場(chǎng)能有多少人員值班？輪椅能在停車場(chǎng)所有地方自由出入嗎？如果不能，有哪些地方可以自由出入？如果有媒體參加，他們的車及設(shè)備應(yīng)放在哪里？辦會(huì)機(jī)構(gòu)的員工在哪里停車？0506070809三、會(huì)議車輛的停放（一）停車場(chǎng)的準(zhǔn)備和策劃Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)

堅(jiān)持五先五后的原則，即：先外賓，后內(nèi)賓；先小車，后大車；先重點(diǎn)，后一般；先車隊(duì)，后單車；先來停近，后來停遠(yuǎn)。三、會(huì)議車輛的停放（二）會(huì)議車輛停放的指揮管理指揮車輛停放的原則1Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)01會(huì)場(chǎng)門前停車場(chǎng)地寬闊。這時(shí)可指揮車輛先進(jìn)入停車場(chǎng)地停車，然后再讓參會(huì)人員下車。02停車場(chǎng)地狹窄，參會(huì)人員又需要在會(huì)場(chǎng)門前下車。這時(shí)應(yīng)指揮車輛先在會(huì)場(chǎng)門前停車下客，待參會(huì)人員下車后，立即指揮車輛到指定地點(diǎn)停放。03活動(dòng)場(chǎng)所門前不便停車，而又需迎接首長(zhǎng)、外賓的車。這時(shí)應(yīng)先在活動(dòng)場(chǎng)所附近為首長(zhǎng)、外賓的車準(zhǔn)備臨時(shí)停車地，待首長(zhǎng)、外賓下車后，再指揮車輛到指定的停車場(chǎng)停放。三、會(huì)議車輛的停放（二）會(huì)議車輛停放的指揮管理根據(jù)不同情況指揮車輛停放2Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)頭尾相銜接，縱列依次停放齊頭平列，單橫排停放斜排停放，即車頭向著去的方向斜排停放方陣停放，即車輛橫直豎排成行停放主要領(lǐng)導(dǎo)和貴賓的車輛單排，與一般車輛的停放地分開0102030405三、會(huì)議車輛的停放（二）會(huì)議車輛停放的指揮管理車輛停放排列的方法3Part05技能訓(xùn)練2014年亞太經(jīng)合組織第二十二次領(lǐng)導(dǎo)人非正式會(huì)議在北京舉行。據(jù)統(tǒng)計(jì)，會(huì)議期間許多市民選擇綠色出行，公共交通出行比例從47%增長(zhǎng)到56%，公共交通客運(yùn)量增長(zhǎng)了164萬人次/日，增幅約8%。地面公交日客運(yùn)量明顯增長(zhǎng)，日均增加146萬人次，增幅達(dá)11%。地面公交客運(yùn)量連續(xù)四天（11月3日至6日）突破1600萬人次，全路網(wǎng)高峰平均交通指數(shù)由6.9（中度擁堵）降至2.1（基本暢通），早晚高峰準(zhǔn)點(diǎn)率達(dá)到96%。市交通委公共交通運(yùn)輸處相關(guān)負(fù)責(zé)人表示，經(jīng)過這次APEC假期單雙號(hào)限行期間的測(cè)試，在運(yùn)行速度和效率有保障的情況下，地面公交完全可以承擔(dān)每日1700萬人次的運(yùn)力。“一個(gè)是會(huì)上的服務(wù)，一個(gè)是社會(huì)交通的服務(wù)，都要做好?！北本┦薪煌ㄎC合運(yùn)輸處相關(guān)負(fù)責(zé)人介紹，為了圓滿完成這次會(huì)議的各項(xiàng)交通保障任務(wù)，北京市交通委專門成立了2014年北京APEC領(lǐng)導(dǎo)人非正式會(huì)議交通運(yùn)輸服務(wù)保障運(yùn)行調(diào)度指揮中心，下設(shè)機(jī)場(chǎng)抵離、國(guó)家會(huì)議中心、水立方、雁棲湖四個(gè)分中心，專車服務(wù)、會(huì)議專線車、會(huì)議轉(zhuǎn)場(chǎng)及重大活動(dòng)、工商界等八個(gè)交通服務(wù)團(tuán)隊(duì)確保會(huì)議的交通需求。案例Part05技能訓(xùn)練討論與分析請(qǐng)您根據(jù)以上案例談一談會(huì)議交通服務(wù)的重要性，以及如何進(jìn)行會(huì)議交通的工作安排以確保會(huì)議順利召開。Part06學(xué)習(xí)反思與評(píng)價(jià)學(xué)習(xí)目標(biāo)自我評(píng)價(jià)組內(nèi)評(píng)價(jià)教師評(píng)價(jià)備注好較好一般好較好一般好較好一般了解會(huì)議交通服務(wù)的工作安排熟悉會(huì)議用車的人員管理和會(huì)議租車的注意事項(xiàng)掌握會(huì)議車輛的停放及管理方法謝謝Thankyou秘書會(huì)務(wù)管理教育部十四五職業(yè)教育規(guī)劃教材·現(xiàn)代秘書系列會(huì)議后勤服務(wù)模塊4目錄Contents會(huì)議住宿服務(wù)任務(wù)1任務(wù)2會(huì)議餐飲服務(wù)任務(wù)3會(huì)議交通服務(wù)任務(wù)4會(huì)議的其他后勤服務(wù)任務(wù)5會(huì)中突發(fā)事件的處理Part01項(xiàng)目描述會(huì)議后勤服務(wù)包括住宿服務(wù)、餐飲服務(wù)、參觀旅游服務(wù)等。雖然后勤服務(wù)不屬于會(huì)議進(jìn)程的一部分，但它能為參會(huì)者解決后顧之憂，使參會(huì)者安心于會(huì)議之中，所以也是會(huì)議質(zhì)量和效率的重要保證。Part02

學(xué)習(xí)目標(biāo)了解會(huì)中可能發(fā)生的突發(fā)事件1掌握預(yù)防和應(yīng)對(duì)各種會(huì)中突發(fā)事件的策略2任務(wù)五會(huì)中突發(fā)事件的處理Part03任務(wù)導(dǎo)入無論在生活中還是工作上，總會(huì)有突發(fā)事件發(fā)生。面對(duì)突發(fā)事件，你是措手不及還是沉著冷靜、胸有成竹呢?思考如果會(huì)中突然停電，你會(huì)如何處理？如果在會(huì)議過程中參會(huì)人員突然暈倒，又不知是何原因，你會(huì)怎么做？Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)專門負(fù)責(zé)會(huì)議期間各種安全隱患的預(yù)防預(yù)測(cè)和緊急處理。保證在危機(jī)狀況發(fā)生時(shí)，每一位參會(huì)人員都能迅速找到相應(yīng)的責(zé)任人。會(huì)議應(yīng)急管理小組成員的名單、各自的分工、聯(lián)系方式應(yīng)該在會(huì)議通知及會(huì)場(chǎng)布告欄內(nèi)顯示。一、會(huì)議安全策劃（一）成立會(huì)議應(yīng)急管理小組Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)01會(huì)務(wù)組最高負(fù)責(zé)人02負(fù)責(zé)具體工作的各組組長(zhǎng)04其他相關(guān)人員03會(huì)議中心/酒店的相關(guān)負(fù)責(zé)人會(huì)議應(yīng)急管理小組的組織構(gòu)成1一、會(huì)議安全策劃（一）成立會(huì)議應(yīng)急管理小組Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)負(fù)責(zé)組織編制會(huì)議突發(fā)事件總體應(yīng)急預(yù)案和審核各職能小組的專項(xiàng)應(yīng)急預(yù)案。負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和督促檢查各職能小組的應(yīng)急管理工作。及時(shí)知悉會(huì)議的突發(fā)事件及其動(dòng)態(tài)，辦理會(huì)務(wù)組各職能小組上報(bào)的緊急重要事項(xiàng)，保證各職能小組的聯(lián)絡(luò)暢通。123會(huì)議應(yīng)急管理小組的職責(zé)2一、會(huì)議安全策劃（一）成立會(huì)議應(yīng)急管理小組Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)協(xié)調(diào)指揮會(huì)議突發(fā)事件的預(yù)防預(yù)警、人員培訓(xùn)、應(yīng)急演練、應(yīng)急處置、調(diào)查評(píng)估、應(yīng)急保障和救援等工作。積極與新聞媒體溝通，開通信息渠道，做到不隱瞞、不漏報(bào)，但在實(shí)事求是的基礎(chǔ)上正確引導(dǎo)，利用新聞發(fā)言人制度，統(tǒng)一口徑。45一、會(huì)議安全策劃（一）成立會(huì)議應(yīng)急管理小組會(huì)議應(yīng)急管理小組的職責(zé)2Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)01【總則】編制目的、工作原則、編制依據(jù)、適用范圍02組織指揮體系及職責(zé)03預(yù)警和預(yù)防機(jī)制04應(yīng)急響應(yīng)05后期處置06保障措施07附則一、會(huì)議安全策劃（二）制定會(huì)議突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)所謂不可抗力是指“不能預(yù)見、不能避免和不能克服的客觀情況”。不可抗力可以是自然原因釀成的，也可以是人為的、社會(huì)因素引起的。前者如地震、水災(zāi)、旱災(zāi)等，后者如戰(zhàn)爭(zhēng)、政府禁令、罷工等。二、各種會(huì)議突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)策略（一）不可抗力危機(jī)的應(yīng)對(duì)策略Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)颶風(fēng)、水災(zāi)、雪災(zāi)、地震、森林大火都是典型的自然災(zāi)害。會(huì)務(wù)人員要學(xué)習(xí)應(yīng)對(duì)各種自然災(zāi)害的自救知識(shí)，堅(jiān)持定期的緊急疏散演習(xí)，制定恢復(fù)計(jì)劃以及考慮如何彌補(bǔ)損失。此外，會(huì)議組織方還可以“轉(zhuǎn)嫁”危機(jī)，進(jìn)行投保，如：自然災(zāi)害險(xiǎn)，以便降低風(fēng)險(xiǎn)成本。自然災(zāi)害1二、各種會(huì)議突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)策略（一）不可抗力危機(jī)的應(yīng)對(duì)策略Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)恐怖襲擊2二、各種會(huì)議突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)策略（一）不可抗力危機(jī)的應(yīng)對(duì)策略Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)木門、玻璃門、垃圾捅、灌水叢、花籃、柜臺(tái)、座椅、汽車門和尾部等遇到槍戰(zhàn)怎么辦快速趴下，尋找掩體，降低身體姿勢(shì)，利用一切可利用物體進(jìn)行掩護(hù)墻體立柱大樹干汽車前部發(fā)動(dòng)機(jī)及輪胎等掩體擋子彈不擋子彈恐怖襲擊2二、各種會(huì)議突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)策略（一）不可抗力危機(jī)的應(yīng)對(duì)策略槍械暴力事件Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)逃離01反抗03躲避02恐怖襲擊2二、各種會(huì)議突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)策略（一）不可抗力危機(jī)的應(yīng)對(duì)策略非槍械暴力事件，三原則：1）對(duì)于食品安全，要嚴(yán)格把關(guān)，保證食品新鮮、衛(wèi)生，嚴(yán)防破壞分子投毒。Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)

突發(fā)公共衛(wèi)生事件，是指突然發(fā)生，造成或者可能造成社會(huì)公眾健康嚴(yán)重?fù)p害的重大傳染病疫情、群體性不明原因疾病、重大食物和職業(yè)中毒以及其他嚴(yán)重影響公眾健康的事件。突發(fā)公共衛(wèi)生事件3二、各種會(huì)議突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)策略（一）不可抗力危機(jī)的應(yīng)對(duì)策略Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)2）對(duì)于重大傳染病疫情，要注意以下兩點(diǎn)：疫情高發(fā)地區(qū)不宜舉辦大型集會(huì)。在疫情高發(fā)期舉行大型會(huì)議，應(yīng)對(duì)工作人員進(jìn)行體檢，準(zhǔn)備并安裝體溫檢測(cè)等相關(guān)設(shè)備，在參會(huì)人員注冊(cè)報(bào)到、進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)實(shí)施檢測(cè)，一旦發(fā)現(xiàn)異常情況，立即對(duì)該參會(huì)人員以及與其接觸較多的參會(huì)人員、工作人員實(shí)施隔離，同時(shí)通知當(dāng)?shù)氐募部刂行模伤麄兘y(tǒng)一安排后續(xù)事宜。突發(fā)公共衛(wèi)生事件3二、各種會(huì)議突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)策略（一）不可抗力危機(jī)的應(yīng)對(duì)策略Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)面對(duì)示威抗議，要盡快地通知酒店或者會(huì)議中心。1通報(bào)當(dāng)?shù)鼐?，要求警察到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，在酒店內(nèi)外分別穿制服及便衣巡查。2在召開會(huì)議當(dāng)天，安排工作人員在會(huì)場(chǎng)的各個(gè)入口，檢查來賓的相關(guān)證件，無證禁止入場(chǎng)。3示威抗議4二、各種會(huì)議突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)策略（一）不可抗力危機(jī)的應(yīng)對(duì)策略Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)1）認(rèn)真檢查消防工具是否齊全，消防通道是否通暢；是否有易燃易爆物品，尤其是容易發(fā)熱的燈具；認(rèn)真檢查客房、會(huì)場(chǎng)、餐廳等所有會(huì)議涉及到的室內(nèi)場(chǎng)所，周圍是否有可燃物。2）在消防部門的指導(dǎo)下，對(duì)會(huì)議安保工作人員進(jìn)行消防訓(xùn)練。3）在酒店的客房、會(huì)場(chǎng)、餐廳等人員比較集中的地方，選擇醒目位置，張貼火災(zāi)逃離須知?；馂?zāi)1二、各種會(huì)議突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)策略（二）其他突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)策略Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)1）立刻撥打120，最快的速度找到酒店內(nèi)部的護(hù)理人員。2）情況危機(jī)時(shí)，應(yīng)立即詢問現(xiàn)場(chǎng)人員，是否有專業(yè)的醫(yī)護(hù)工作者可以實(shí)施心肺復(fù)活術(shù)（CPR）。3）指揮在場(chǎng)工作人員封鎖主要入口，讓發(fā)病人通過另外一條通道離開簽到大廳，及時(shí)疏散閑散人員；如果只有一個(gè)入口，應(yīng)盡量延遲會(huì)議的召開，直到現(xiàn)場(chǎng)沒有閑散人員妨礙發(fā)病人的救治。解決辦法：醫(yī)務(wù)緊急情況2二、各種會(huì)議突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)策略（二）其他突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)策略Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)1）設(shè)置醫(yī)療保障環(huán)節(jié)，按照一定的比例準(zhǔn)備醫(yī)護(hù)人員和急救箱、氧氣瓶、擔(dān)架等設(shè)備。2）對(duì)會(huì)務(wù)人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，如心肺復(fù)活術(shù)等。3）將醫(yī)護(hù)調(diào)度負(fù)責(zé)人的聯(lián)系方式發(fā)給每一位現(xiàn)場(chǎng)會(huì)務(wù)工作人員。預(yù)防措施：醫(yī)務(wù)緊急情況2二、各種會(huì)議突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)策略（二）其他突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)策略Part05技能訓(xùn)練

2013年9月28日上午，河北省企業(yè)融資研討會(huì)正在曹妃甸渤海國(guó)際會(huì)議中心舉行，上海證券交易所的專家正利用多媒體為企業(yè)老總們講解在上交所上市的程序和審核流程。專家正講到興頭上，企業(yè)家們也正聽得津津有味時(shí)，突然斷電，會(huì)議室漆黑一片。上海專家非常憤怒，企業(yè)家們也都紛紛站起來發(fā)問：“怎么啦？”10分鐘過后，會(huì)議室來電，講解重新開始。下午，會(huì)議繼續(xù)進(jìn)行，深圳證券交易所專家講解企業(yè)上市情況及中小企業(yè)在深交所上市的政策、程序及審核流程。講解即將結(jié)束時(shí)，坐在后排的一位老企業(yè)家突然臉色蒼白，慢慢滑倒在地。第二天，會(huì)議繼續(xù)召開，即將中午時(shí)，與會(huì)者突然感到地往上拱，接著天花板上的燈都晃動(dòng)起來，與會(huì)者馬上意識(shí)到：地震了！氣氛非常緊張，大家紛紛往外跑！會(huì)務(wù)組人員趕緊過來穩(wěn)住大家的情緒，宣布休會(huì)，把與會(huì)者緊急疏散到小廣場(chǎng)上。

案例分析Part05技能訓(xùn)練成立會(huì)議應(yīng)急管理小組，由班長(zhǎng)任最高負(fù)責(zé)人，其他人分成后勤組、安保組、會(huì)場(chǎng)服務(wù)組等，每組任命一位組長(zhǎng)，責(zé)任到人。班長(zhǎng)和各組長(zhǎng)首先討論制定出會(huì)議應(yīng)急預(yù)案并分清各組的職責(zé)。全班找一個(gè)有前后門的教室模擬會(huì)場(chǎng)情況。第一組：首先上場(chǎng)用一些輕松幽默的話題調(diào)整好講課專家的情緒，穩(wěn)住與會(huì)者的情緒，同時(shí)派人啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，解決“電”的問題。第二組：在不影響會(huì)議進(jìn)程的情況下處理好病人的情況。第三組：先安慰大家，消除大家的緊張情緒，如解釋“唐山是一個(gè)地震多發(fā)的城市，每年都有一些小的地震，沒有大礙”，然后，從幾個(gè)門分別疏散大家出會(huì)場(chǎng)。要求Part06學(xué)習(xí)反思與評(píng)價(jià)學(xué)習(xí)目標(biāo)自我評(píng)價(jià)組內(nèi)評(píng)價(jià)教師評(píng)價(jià)備注好較好一般好較好一般好較好一般了解會(huì)中可能發(fā)生的突發(fā)事件掌握預(yù)防和應(yīng)對(duì)各種會(huì)中突發(fā)事件的策略謝謝Thankyou秘書會(huì)務(wù)管理教育部十四五職業(yè)教育規(guī)劃教材·現(xiàn)代秘書系列會(huì)中組織與服務(wù)模塊3目錄Contents會(huì)議接待任務(wù)1任務(wù)2會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)與管理任務(wù)3會(huì)議參觀與聯(lián)誼服務(wù)Part01項(xiàng)目描述會(huì)議組織與服務(wù)是秘書會(huì)務(wù)工作的中堅(jiān)環(huán)節(jié)，直接決定了會(huì)議的成功與否，加之會(huì)議舉行期間的工作頭緒繁雜、內(nèi)容甚多，會(huì)中組織與服務(wù)就顯得尤為重要。做好會(huì)中組織與服務(wù)，關(guān)鍵是做好會(huì)議接待、會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)管理與服務(wù)、會(huì)議文件管理、會(huì)議后勤服務(wù)、會(huì)議參觀與聯(lián)誼服務(wù)以及會(huì)議的突發(fā)事件處理工作。Part02

學(xué)習(xí)目標(biāo)了解會(huì)議接待的規(guī)格與禮儀，以及會(huì)議接待的原則1掌握接待不同身份的參會(huì)人員的特點(diǎn)與注意事項(xiàng)2學(xué)會(huì)撰寫會(huì)議接待方案3任務(wù)一會(huì)議接待

2013年4月25日至28日，某大學(xué)承辦了全國(guó)XX學(xué)會(huì)的學(xué)術(shù)年會(huì)。部分參會(huì)人員4月24日到達(dá)會(huì)議指定酒店時(shí)，發(fā)現(xiàn)沒人接待。他們打電話詢問，承辦方說：“明天才報(bào)到，你們?cè)趺唇裉炀蛠砹?？”可?huì)議通知中只寫了會(huì)期是4月25日至28日，并未明確報(bào)到時(shí)間。無奈，他們只得自己登記住進(jìn)了酒店……Part03案例導(dǎo)入思考本次會(huì)議的接待工作存在哪些漏洞？如何才能做好會(huì)議接待工作？

會(huì)議接待方案是指安排參會(huì)人員的迎送、食宿、交通、游覽、娛樂等接待活動(dòng)及具體事務(wù)的方案。會(huì)議接待方案屬于會(huì)議專題策劃方案，可以包含在會(huì)議總體方案中，也可以單獨(dú)擬寫，作為會(huì)議總體方案的附件。Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)（一）會(huì)議接待方案概念一、制定會(huì)議接待方案Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)（二）接待方案的主要內(nèi)容接待方案的主要內(nèi)容包括：1接待對(duì)象2接待方針3接待規(guī)格4接待內(nèi)容和程序5接待日程6接待部門職責(zé)7接待費(fèi)用一、制定會(huì)議接待方案Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)接待對(duì)象1會(huì)議的接待對(duì)象種類眾多，包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、政府官員、協(xié)辦支持單位、特邀嘉賓、參會(huì)人員（正式和列席）以及媒體記者等；有以政府代表團(tuán)的名義來參會(huì)的，也有聯(lián)合組團(tuán)參會(huì)的，還有以個(gè)人身份參會(huì)的。[]一、制定會(huì)議接待方案（二）接待方案的主要內(nèi)容Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)接待方針2熱情誠(chéng)懇細(xì)致周到講究禮儀照章辦事01020304（二）接待方案的主要內(nèi)容一、制定會(huì)議接待方案010203高規(guī)格接待對(duì)等接待低規(guī)格接待Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)接待規(guī)格3（二）接待方案的主要內(nèi)容一、制定會(huì)議接待方案接待內(nèi)容4Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)1接站2食宿安排3歡迎儀式4宴請(qǐng)5探望6翻譯服務(wù)7參觀游覽8聯(lián)歡娛樂9預(yù)訂票務(wù)返程送別等10接待內(nèi)容包括（二）接待方案的主要內(nèi)容一、制定會(huì)議接待方案Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)會(huì)議接待流程表工作順序內(nèi)容責(zé)任部門第一步：準(zhǔn)備工作了解客人的基本情況（姓名、性別、單位、職務(wù)/職稱、民族、所乘車次或航班、到達(dá)時(shí)間、聯(lián)系電話等）接待組擬訂接待方案（包括確定接待規(guī)格與標(biāo)準(zhǔn)，擬定用車、食宿、接待人員等）會(huì)務(wù)管理組報(bào)審方案（經(jīng)會(huì)務(wù)組審核后，報(bào)與會(huì)議主辦方最高主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，落實(shí)接待方案等）會(huì)務(wù)管理組下單（與后勤組落實(shí)用車、就餐、住宿等事宜；與宣傳組落實(shí)歡迎詞或電子屏幕的歡迎字幕，制作及擺放路牌、路標(biāo)，照相、錄像以及聯(lián)系新聞媒體等事宜；與文秘組落實(shí)歡迎詞、祝酒詞等接待文稿的撰寫等）會(huì)務(wù)管理組后勤組宣傳組文秘組預(yù)告（預(yù)告參與接待的領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員，做好召開座談會(huì)或陪同就餐的準(zhǔn)備等）會(huì)務(wù)管理組根據(jù)事先與參會(huì)人員溝通的情況，為有需要的參會(huì)人員預(yù)訂返程機(jī)票或車票后勤組第二步：接待參會(huì)人員接機(jī)或接站（制作好接站牌，到機(jī)場(chǎng)或火車站迎接參會(huì)人員，并將接機(jī)或接站動(dòng)態(tài)及時(shí)告知有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)）接待組注冊(cè)（接到一定數(shù)量的參會(huì)人員后，分批返回會(huì)議指定地點(diǎn)，如無特殊情況，先引導(dǎo)參會(huì)人員注冊(cè)）接待組報(bào)到組財(cái)務(wù)組安排食宿（包括會(huì)議期間的日常餐飲與宴會(huì)）后勤組第三步：參會(huì)人員返程贈(zèng)送參會(huì)人員紀(jì)念品（有必要時(shí)，提供具有會(huì)議主辦方地域特色或本單位特色的紀(jì)念品，以起到宣傳推廣作用）宣傳組送客人到機(jī)場(chǎng)或車站（將客人具體的離會(huì)時(shí)間告知有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)）后勤組接待組第四步：善后工作報(bào)帳；保存客人相關(guān)資料；保存接待安排相關(guān)資料；年終統(tǒng)一整理，存檔備查財(cái)務(wù)組文秘組Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)會(huì)議接待流程表Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)了解參會(huì)人員的基本情況1參會(huì)人員的姓名、性別、民族、單位、職務(wù)、聯(lián)系電話等。一些專業(yè)性的會(huì)議還需了解參會(huì)人員與該專業(yè)相關(guān)的信息。參會(huì)人員是否在指定酒店入住，是否參加全程的會(huì)議，有無其他特殊要求等。參會(huì)人員到達(dá)的日期和具體時(shí)間、所乘車次或航班，是否需要接站或接機(jī)，需要哪個(gè)級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)主陪等。010203（一）接待前的準(zhǔn)備工作二、參會(huì)人員的迎接Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)布置接待環(huán)境2接待室的環(huán)境應(yīng)該整潔、明亮、安靜、幽雅，同時(shí)，應(yīng)配備沙發(fā)、茶幾、茶水、水果等，室內(nèi)應(yīng)適當(dāng)點(diǎn)綴一些清雅花卉或綠色盆栽，可以放置幾份會(huì)議主辦方和承辦方的內(nèi)刊和宣傳材料，供參會(huì)人員翻閱。（一）接待前的準(zhǔn)備工作二、參會(huì)人員的迎接Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)1確定迎接規(guī)格2樹立/懸掛接待標(biāo)志3掌握抵達(dá)情況4熱情介紹，主動(dòng)握手5陪同乘車6設(shè)立接待處7接待人員與會(huì)議總指揮部（或相關(guān)負(fù)責(zé)人）保持信息暢通

做好迎接工作需完成以下幾點(diǎn)：（二）迎接工作二、參會(huì)人員的迎接Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)會(huì)務(wù)組主管專門拜訪層次較高的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、貴賓等1有選擇地探訪某些行業(yè)、部門的參會(huì)人員2探訪參會(huì)人員的方式主要有以下幾種：3探訪全體參會(huì)人員三、會(huì)議期間對(duì)參會(huì)人員的探訪Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)貴賓接待1媒體記者的接待2陪同人員的接待3四、特殊人員的接待Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)接待貴賓應(yīng)注意以下幾個(gè)問題：安排專人接待安排獻(xiàn)花準(zhǔn)備新聞采訪組織歡迎隊(duì)伍貴賓室的管理與服務(wù)贈(zèng)送禮品123456四、特殊人員的接待（一）貴賓接待Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)對(duì)媒體記者的接待工作不容小視，需要注意以下幾個(gè)方面：接待媒體記者的工作程序接待媒體記者的注意事項(xiàng)對(duì)媒體記者的采訪活動(dòng)實(shí)施管理四、特殊人員的接待（二）媒體記者的接待Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)陪同人員的接待也是會(huì)議組織者不能忽略的問題，做好陪同人員的接待，需要解決如下幾個(gè)問題：確定陪同人員的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)為陪同人員安排特別活動(dòng)陪同人員的登記四、特殊人員的接待（三）陪同人員的接待Part05技能訓(xùn)練

2013年5月，河北理工大學(xué)即將承辦第十六屆河北省大學(xué)生運(yùn)動(dòng)會(huì)，運(yùn)動(dòng)會(huì)為期五天，會(huì)前一周運(yùn)動(dòng)員即可陸續(xù)報(bào)到，提前適應(yīng)賽場(chǎng)。這就需要河北理工大學(xué)在兩周內(nèi)接待來自全省各大高校的運(yùn)動(dòng)員、教練員、領(lǐng)隊(duì)、跟隊(duì)服務(wù)人員（如隊(duì)醫(yī)）、評(píng)委以及媒體記者、參加開幕式的領(lǐng)導(dǎo)與貴賓等。河北理工大學(xué)校長(zhǎng)李軍公開表示，河北理工一定舉全校之力籌備好這屆大運(yùn)會(huì)，歡迎兄弟院校到理工大學(xué)來做客。案例Part05技能訓(xùn)練訓(xùn)練假若你現(xiàn)在是河北理工大學(xué)的校辦室秘書，同時(shí)也是第十六屆河北省大學(xué)生運(yùn)動(dòng)會(huì)組委會(huì)秘書，你該如何擬定接待計(jì)劃？請(qǐng)擬寫一份接待方案。一、撰寫接待方案Part05技能訓(xùn)練訓(xùn)練針對(duì)上述思考題中提到的2013年第十六屆河北省大學(xué)生運(yùn)動(dòng)會(huì)的接待任務(wù)，將全班同學(xué)分成兩組，一組扮演參會(huì)代表，包括運(yùn)動(dòng)員、教練員、領(lǐng)隊(duì)、跟隊(duì)服務(wù)人員（如隊(duì)醫(yī)）、評(píng)委以及媒體記者、參加開幕式的領(lǐng)導(dǎo)與貴賓等眾多角色；一組扮演河北理工大學(xué)的會(huì)務(wù)接待組，模擬如下兩個(gè)特定的接待場(chǎng)景：二、模擬接待在火車站設(shè)立接待處，迎接駐會(huì)記者；承辦方負(fù)責(zé)人及部分會(huì)務(wù)工作人員，在貴賓室內(nèi)接待到會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)與貴賓。12Part06學(xué)習(xí)反思與評(píng)價(jià)學(xué)習(xí)目標(biāo)自我評(píng)價(jià)組內(nèi)評(píng)價(jià)教師評(píng)價(jià)備注好較好一般好較好一般好較好一般了解會(huì)議接待的規(guī)格與禮儀，以及會(huì)議接待的原則掌握接待不同身份的參會(huì)人員的特點(diǎn)與注意事項(xiàng)學(xué)會(huì)撰寫會(huì)議接待方案謝謝Thankyou秘書會(huì)務(wù)管理教育部十四五職業(yè)教育規(guī)劃教材·現(xiàn)代秘書系列會(huì)中組織與服務(wù)模塊3目錄Contents會(huì)議接待任務(wù)1任務(wù)2會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)與管理任務(wù)3會(huì)議參觀與聯(lián)誼服務(wù)Part01項(xiàng)目描述會(huì)議組織與服務(wù)是秘書會(huì)務(wù)工作的中堅(jiān)環(huán)節(jié)，直接決定了會(huì)議的成功與否，加之會(huì)議舉行期間的工作頭緒繁雜、內(nèi)容甚多，會(huì)中組織與服務(wù)就顯得尤為重要。做好會(huì)中組織與服務(wù)，關(guān)鍵是做好會(huì)議接待、會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)管理與服務(wù)、會(huì)議文件管理、會(huì)議后勤服務(wù)、會(huì)議參觀與聯(lián)誼服務(wù)以及會(huì)議的突發(fā)事件處理工作。Part02

學(xué)習(xí)目標(biāo)任務(wù)二

會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)與管理了解會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)的內(nèi)容1掌握會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)與管理的程序與注意事項(xiàng)2Part03案例導(dǎo)入

H公司即將在香格里拉大酒店召開XX行業(yè)年度報(bào)告會(huì)，會(huì)議前期的工作已經(jīng)安排好，來自世界各地的嘉賓和與會(huì)人員也陸續(xù)抵達(dá)，老板交代你一定要做好會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)與管理工作……思考會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)有哪些工作需要會(huì)務(wù)人員去做？如何安排開幕式程序和會(huì)議發(fā)言？Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)

會(huì)議簽到是為了及時(shí)、準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù)，便于安排會(huì)議工作。有些會(huì)議只有達(dá)到一定人數(shù)才能召開，否則會(huì)議通過的決議無效。因此，會(huì)議簽到是一項(xiàng)重要的會(huì)務(wù)工作。一、組織會(huì)議簽到（一）會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)簽到Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)主要有：電腦簽到：常見于大型會(huì)議01簿式簽到：適合小型會(huì)議02證卡簽到：適合小型會(huì)議03會(huì)務(wù)工作人員代為簽到：適合小型會(huì)議和一些常規(guī)性會(huì)議04座次表簽到：參會(huì)人員在簽到時(shí)就知道了自己座位的排數(shù)和號(hào)碼，能起到引導(dǎo)的效果05會(huì)議簽到的方式1一、組織會(huì)議簽到（一）會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)簽到Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)認(rèn)真準(zhǔn)備有序組織及時(shí)統(tǒng)計(jì)匯報(bào)耐心服務(wù)簽到應(yīng)注意的事項(xiàng)2一、組織會(huì)議簽到（一）會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)簽到Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)01會(huì)務(wù)秘書應(yīng)熟悉會(huì)議旅游的安排，從而更好地解決臨時(shí)出現(xiàn)的問題。熟記參加旅游或活動(dòng)的參會(huì)人員所住酒店的名稱和房號(hào)，以便出現(xiàn)特殊情況時(shí)聯(lián)系他們。0203提供出團(tuán)時(shí)的集合信息和會(huì)議旅游時(shí)所用的標(biāo)志，如徽章、旅游帽和托運(yùn)行李的行李標(biāo)簽等。一、組織會(huì)議簽到（二）旅游和票證服務(wù)Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)

會(huì)議文件的發(fā)放是會(huì)議的一項(xiàng)最基本的工作，許多大型會(huì)議要發(fā)送的文件特別多，包括論文集、日程、參會(huì)須知、禮品和資料包等。會(huì)議文件的發(fā)放主要有三種形式：13會(huì)前發(fā)放會(huì)中發(fā)放憑票自由領(lǐng)取23二、發(fā)放會(huì)議文件Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)0102會(huì)務(wù)工作人員負(fù)責(zé)將參會(huì)者引導(dǎo)到相應(yīng)的座位，這樣既方便參會(huì)人員，又維持了會(huì)場(chǎng)秩序。采用印刷座次表的引導(dǎo)方式，即在會(huì)場(chǎng)上設(shè)立指示標(biāo)記、在簽到證或出席證上注明座次號(hào)碼等方式，能讓參會(huì)人員順利找到自己的座次，同時(shí)也可以減輕會(huì)務(wù)工作人員的負(fù)擔(dān)。三、引導(dǎo)參會(huì)人員入座①以致辭為主

可以安排在會(huì)議正式開始前一天的晚上，也可以安排在會(huì)議正式開始的第一天上午。②以文藝晚會(huì)為主Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)四、安排開幕式（一）開幕式的形式（二）開幕式的時(shí)間Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)地點(diǎn)的選擇取決于參加開幕式的人數(shù)四、安排開幕式（三）開幕式的地點(diǎn)（四）開幕式的程序Part05技能訓(xùn)練A市XX協(xié)會(huì)將于2016年5月16日在某酒店的多媒體廳舉辦成立大會(huì)，會(huì)期一天，屆時(shí)將有市民政局、市文聯(lián)的領(lǐng)導(dǎo)出席并講話，該協(xié)會(huì)會(huì)長(zhǎng)將匯報(bào)協(xié)會(huì)申報(bào)過程并宣布大會(huì)成立。來自全國(guó)各地的十幾名專家學(xué)者將參加成立大會(huì)并由代表發(fā)言，該協(xié)會(huì)的本市會(huì)員以及室內(nèi)外百余名該專業(yè)的愛好者也將參加會(huì)議。另外，還有市晚報(bào)、市電視臺(tái)的記者將到會(huì)采訪。會(huì)前有一些協(xié)會(huì)及其主要會(huì)員的介紹資料、論文、大會(huì)具體議程安排表及餐券等需要分發(fā)。案例Part05技能訓(xùn)練訓(xùn)練3-4人為一小組，4個(gè)小組為一大組，每大組為該協(xié)會(huì)的成立大會(huì)擬定簽到表、成立儀式程序表，并布置簽到臺(tái)。以小組為單位模擬會(huì)務(wù)工作人員組織簽到及分發(fā)資料與餐券。一個(gè)小組模擬會(huì)務(wù)工作人員時(shí)，其余三個(gè)小組扮演參會(huì)人員，然后輪換。Part06學(xué)習(xí)反思與評(píng)價(jià)學(xué)習(xí)目標(biāo)自我評(píng)價(jià)組內(nèi)評(píng)價(jià)教師評(píng)價(jià)備注好較好一般好較好一般好較好一般了解會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)的內(nèi)容熟悉會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)與管理的程序與注意事項(xiàng)謝謝Thankyou秘書會(huì)務(wù)管理教育部十四五職業(yè)教育規(guī)劃教材·現(xiàn)代秘書系列會(huì)前計(jì)劃與準(zhǔn)備模塊2目錄Contents會(huì)議計(jì)劃任務(wù)1任務(wù)2會(huì)議機(jī)構(gòu)的組成和人員的選擇任務(wù)3會(huì)議預(yù)算任務(wù)4會(huì)議選址和布置任務(wù)5會(huì)議文件的準(zhǔn)備Part01項(xiàng)目描述會(huì)議前的策劃與準(zhǔn)備是保證會(huì)議順利進(jìn)行的基礎(chǔ)。秘書人員應(yīng)該盡可能對(duì)會(huì)議的全過程進(jìn)行周密地計(jì)劃，做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，特別是對(duì)一些可能出現(xiàn)的意外事情，考慮周全，并做好相應(yīng)的物質(zhì)和心理準(zhǔn)備。Part02

學(xué)習(xí)目標(biāo)任務(wù)一會(huì)議計(jì)劃了解會(huì)議計(jì)劃1學(xué)會(huì)編制會(huì)議方案2熟悉會(huì)議議程、日程及程序3Part03任務(wù)導(dǎo)入某單位近期要召開一次全體員工代表大會(huì)，商討新一年計(jì)劃的部署。秘書人員作為會(huì)議籌備組的成員，在第一時(shí)間接到了領(lǐng)導(dǎo)的指示……思考假如你是秘書人員，在接到任務(wù)后，會(huì)怎樣做？會(huì)議該怎么安排？會(huì)議計(jì)劃一般由負(fù)責(zé)籌備會(huì)議的主要領(lǐng)導(dǎo)人提出基本思路和整體方案，由秘書人員具體落實(shí)，形成文字。制訂會(huì)議計(jì)劃時(shí)應(yīng)盡量考慮地周密細(xì)致，照顧到各種可能出現(xiàn)的情況，并拿出相應(yīng)的會(huì)議方案。Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)一、制定會(huì)議計(jì)劃（一）會(huì)議計(jì)劃的制定Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)會(huì)議的目的，召開的必要性、可行性；1會(huì)議的日期、時(shí)間、地點(diǎn)；2經(jīng)費(fèi)預(yù)算，經(jīng)費(fèi)來源、主要開支；3與會(huì)者身份、人數(shù)；4會(huì)議通知和請(qǐng)柬；5會(huì)場(chǎng)的選擇和布置；6會(huì)場(chǎng)的各種配套設(shè)施；7安全措施；8會(huì)議形式；9信息發(fā)布的方式；10會(huì)議組織者分工及各自的職責(zé)、任務(wù)；11會(huì)議相關(guān)文件的起草、審定、印制。12一、制定會(huì)議計(jì)劃（二）會(huì)議計(jì)劃的主要內(nèi)容Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)01會(huì)議概述02會(huì)議主題03會(huì)議形式04會(huì)議日程安排05會(huì)議經(jīng)費(fèi)來源及預(yù)算06會(huì)議的準(zhǔn)備工作07其他需要說明的事項(xiàng)二、會(huì)議方案（一）會(huì)議方案的內(nèi)容Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)標(biāo)題01正文02落款或簽署03（二）會(huì)議方案的格式二、會(huì)議方案Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)理由充分，意義明確12條理清楚，敘述簡(jiǎn)潔3內(nèi)容詳細(xì)，要求具體（三）會(huì)議方案的寫作要求二、會(huì)議方案會(huì)議議程是對(duì)會(huì)議順序的總體安排，主要涉及會(huì)議所討論的具體事項(xiàng)，需要解決的問題。會(huì)議議程不僅能夠規(guī)范會(huì)議的內(nèi)容，而且能夠約束溝通的次序與溝通的節(jié)奏，起著固定會(huì)議次序的作用。Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)三、會(huì)議的議程、日程和程序（一）會(huì)議議程Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)在安排會(huì)議議程時(shí)，應(yīng)遵守以下兩個(gè)原則：按照議案的輕重緩急編排處理的先后次序，緊要的事項(xiàng)應(yīng)排在議程的前端處理，不緊要的事項(xiàng)則應(yīng)排在議程的后端處理。01每一個(gè)議案應(yīng)預(yù)估所需的處理時(shí)間并明白地標(biāo)示出來，這樣做可以節(jié)省與會(huì)者的時(shí)間，提高會(huì)議效率。02三、會(huì)議的議程、日程和程序（一）會(huì)議議程Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)[]會(huì)議日程是對(duì)會(huì)議每天活動(dòng)的具體安排，也可以看作是會(huì)議的時(shí)間表，應(yīng)具體列出每天每個(gè)時(shí)間段會(huì)議的詳細(xì)內(nèi)容，用以控制會(huì)議的進(jìn)程。日程表一般會(huì)在會(huì)議前發(fā)放到與會(huì)代表手中，讓他們根據(jù)會(huì)議的安排進(jìn)行準(zhǔn)備。會(huì)議日程不僅包括會(huì)議的主題活動(dòng)，還包括會(huì)議的各項(xiàng)輔助活動(dòng)，如聚餐、游覽、參觀、娛樂等。凡是一天以上的會(huì)議都要制定會(huì)議日程。（二）會(huì)議日程三、會(huì)議的議程、日程和程序Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)日期時(shí)間內(nèi)容地點(diǎn)負(fù)責(zé)人備注×月×日（星期×）上午8點(diǎn)～11點(diǎn)開幕式上××同志作報(bào)告大禮堂張平下午2點(diǎn)～6點(diǎn)分組討論，××同志作報(bào)告小會(huì)議室徐江晚上7點(diǎn)～9點(diǎn)主席團(tuán)開會(huì)，代表看文藝演出小會(huì)議室××劇院徐江×月×日（星期×）上午………………下午………………晚上………………×月×日（星期×）上午………………下午………………上午………………（二）會(huì)議日程三、會(huì)議的議程、日程和程序Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)會(huì)議程序具體規(guī)定了一次會(huì)議的詳細(xì)步驟，它既可以讓與會(huì)代表了解會(huì)議的內(nèi)容和順序，同時(shí)也是會(huì)議主持人掌控會(huì)議的依據(jù)。會(huì)議應(yīng)嚴(yán)格按照具體的程序和規(guī)定的時(shí)間一項(xiàng)項(xiàng)進(jìn)行?！痢凉句N售會(huì)議程序2：00－2：30來賓簽到2：30－2：45開幕致詞2：45－3：25網(wǎng)絡(luò)安全解決方案培訓(xùn)培訓(xùn)內(nèi)容包括：

網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)及全系列相關(guān)產(chǎn)品基于SSLVPN的遠(yuǎn)程接入方案行業(yè)安全成功應(yīng)用方案3：25－3：35茶歇3：35－4：15××企業(yè)移動(dòng)解決方案培訓(xùn)

培訓(xùn)內(nèi)容包括：

××移動(dòng)終端與企業(yè)網(wǎng)互聯(lián)實(shí)現(xiàn)企業(yè)移動(dòng)電子郵件4：15－4：35渠道策略與招募計(jì)劃介紹4：35－4：50自由問答4：50－5：00抽獎(jiǎng)活動(dòng)5：00結(jié)束（三）會(huì)議程序三、會(huì)議的議程、日程和程序Part05技能訓(xùn)練由中國(guó)企業(yè)聯(lián)合會(huì)和企業(yè)家協(xié)會(huì)主辦、廣科文化傳播有限公司協(xié)辦的“優(yōu)秀企業(yè)成功經(jīng)驗(yàn)高層研討會(huì)”，將于2016年5月18日在廣東省珠海市舉行，會(huì)期四天。會(huì)議將邀請(qǐng)美國(guó)通用電氣公司、摩托羅拉公司、海爾公司的高層領(lǐng)導(dǎo)參加，同時(shí)也將邀請(qǐng)一些知名企業(yè)的董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、高級(jí)管理人員以及一些知名專家和學(xué)者出席會(huì)議，共同探討“企業(yè)管理本質(zhì)、新經(jīng)濟(jì)與企業(yè)戰(zhàn)略”等共同關(guān)注的議題，還將分享海爾文化與管理理念。會(huì)議期間還將組織考察珠海南屏工業(yè)園區(qū)，詳細(xì)了解威絲曼、珠光汽車等公司的車間管理、工作管理、資本管理、資源管理、市場(chǎng)管理、文化管理、物流管理、領(lǐng)導(dǎo)行為管理、員工班級(jí)管理等經(jīng)驗(yàn)。實(shí)訓(xùn)案例Part05技能訓(xùn)練思考題1.會(huì)議策劃包括哪些方面的內(nèi)容？2.編制會(huì)議方案時(shí)應(yīng)該注意哪些方面的問題？訓(xùn)練根據(jù)以上案例，編制出相應(yīng)的會(huì)議議程和會(huì)議日程表。Part06學(xué)習(xí)反思與評(píng)價(jià)學(xué)習(xí)目標(biāo)自我評(píng)價(jià)組內(nèi)評(píng)價(jià)教師評(píng)價(jià)備注好較好一般好較好一般好較好一般了解會(huì)議計(jì)劃學(xué)會(huì)編制會(huì)議方案熟悉會(huì)議議程、日程和程序謝謝Thankyou秘書會(huì)務(wù)管理教育部十四五職業(yè)教育規(guī)劃教材·現(xiàn)代秘書系列會(huì)前計(jì)劃與準(zhǔn)備模塊2目錄Contents會(huì)議計(jì)劃任務(wù)1任務(wù)2會(huì)議機(jī)構(gòu)的組成和人員的選擇任務(wù)3會(huì)議預(yù)算任務(wù)4會(huì)議選址和布置任務(wù)5會(huì)議文件的準(zhǔn)備Part01項(xiàng)目描述會(huì)議前的策劃與準(zhǔn)備是保證會(huì)議順利進(jìn)行的基礎(chǔ)。秘書人員應(yīng)該盡可能對(duì)會(huì)議的全過程進(jìn)行周密地計(jì)劃，做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，特別是對(duì)一些可能出現(xiàn)的意外事情，考慮周全，并做好相應(yīng)的物質(zhì)和心理準(zhǔn)備。Part02

學(xué)習(xí)目標(biāo)任務(wù)二會(huì)議機(jī)構(gòu)的組成和人員的選擇了解會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)包括的內(nèi)容1熟悉會(huì)務(wù)人員的分工及注意事項(xiàng)2Part03任務(wù)導(dǎo)入如果讓你來組織一場(chǎng)大型會(huì)議，需要成立一個(gè)會(huì)議機(jī)構(gòu)，你會(huì)怎樣策劃和安排？并說說，會(huì)務(wù)人員應(yīng)該具備什么樣的素質(zhì)？該怎樣選擇合適的會(huì)務(wù)人員？Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)常見的會(huì)議機(jī)構(gòu)包括：010203秘書組：負(fù)責(zé)會(huì)議文字工作及領(lǐng)導(dǎo)者期間交辦的各種任務(wù)。材料組：負(fù)責(zé)會(huì)議材料的印制、發(fā)放、保管、回收以及會(huì)后材料的匯集、歸檔工作。組織組：負(fù)責(zé)會(huì)議代表的編組和簽到、代表資料的審查、會(huì)議協(xié)調(diào)、會(huì)議進(jìn)程的控制等。一、組成會(huì)議機(jī)構(gòu)Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)04050607技術(shù)組：負(fù)責(zé)會(huì)議各種設(shè)備的安裝、調(diào)試、維護(hù)等工作。宣傳組：負(fù)責(zé)對(duì)外聯(lián)絡(luò)溝通、宣傳報(bào)道，還負(fù)責(zé)會(huì)議的攝影、錄音、錄像等工作。后勤組：負(fù)責(zé)會(huì)議期間的后勤保障，包括代表的食宿、交通、娛樂，各種生活用品的供應(yīng)，各種票證的準(zhǔn)備與制作，返程車船機(jī)票的預(yù)訂工作。保衛(wèi)組：負(fù)責(zé)會(huì)議的安全保衛(wèi)和保密工作。常見的會(huì)議機(jī)構(gòu)包括：一、組成會(huì)議機(jī)構(gòu)Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)選擇會(huì)務(wù)人員既要考慮工作人員的興趣、能力、工作方式和工作特點(diǎn)，也要考慮性格、意愿、需要等心理因素，盡可能做到人盡其用。二、選擇會(huì)務(wù)人員（一）如何選擇與會(huì)人員Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)[]一般而言，秘書組和組織組需要個(gè)性外向，語言能力強(qiáng)，善于溝通，應(yīng)變能力好的人員；后勤組和材料組需要工作細(xì)心，踏實(shí)穩(wěn)重，思維周密的人員；技術(shù)組要求專業(yè)知識(shí)扎實(shí)，動(dòng)手能力強(qiáng)，能夠處理各種現(xiàn)場(chǎng)問題的人員；宣傳組需要有一定藝術(shù)修養(yǎng)，有一定設(shè)計(jì)能力，熟悉各種宣傳手段的人員；保衛(wèi)組需要冷靜堅(jiān)定，目光敏銳，觀察力強(qiáng)，反應(yīng)敏捷，動(dòng)作迅速的人員。二、選擇會(huì)務(wù)人員（二）與會(huì)人員的標(biāo)準(zhǔn)Part05技能訓(xùn)練某省衛(wèi)生系統(tǒng)準(zhǔn)備舉辦一次學(xué)術(shù)研討會(huì)，為了保證會(huì)議效果，決定將會(huì)議地址定在黃岡區(qū)黃梅縣的小池塘。秘書小李在起草會(huì)議通知時(shí)將會(huì)議地點(diǎn)寫為：黃岡（黃