集團(tuán)會(huì)議管理制度

集團(tuán)會(huì)議管理制度?一、總則1.目的為規(guī)范集團(tuán)會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議質(zhì)量，促進(jìn)集團(tuán)各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于集團(tuán)總部及各下屬子公司、分公司召開(kāi)的各類會(huì)議。3.會(huì)議分類集團(tuán)會(huì)議分為：集團(tuán)例會(huì)、專題會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議、視頻會(huì)議、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議等。二、會(huì)議組織與職責(zé)1.集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)集團(tuán)各類會(huì)議的統(tǒng)籌安排，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員的通知等。協(xié)助會(huì)議主辦部門(mén)準(zhǔn)備會(huì)議資料，如會(huì)議文件、報(bào)告、演示文稿等。負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，整理會(huì)議紀(jì)要，并按照規(guī)定的流程進(jìn)行分發(fā)和存檔。對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和反饋，確保決議得到有效落實(shí)。負(fù)責(zé)會(huì)議場(chǎng)地的預(yù)定、布置以及會(huì)議設(shè)備的調(diào)試和維護(hù)等后勤保障工作。2.會(huì)議主辦部門(mén)負(fù)責(zé)提出召開(kāi)會(huì)議的申請(qǐng)，明確會(huì)議主題、目的、議程、參會(huì)人員范圍等內(nèi)容。負(fù)責(zé)會(huì)議資料的準(zhǔn)備，確保資料內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰，并提前提交給集團(tuán)辦公室。負(fù)責(zé)組織本部門(mén)參會(huì)人員按時(shí)參加會(huì)議，在會(huì)議中積極發(fā)言，參與討論，并負(fù)責(zé)落實(shí)與本部門(mén)相關(guān)的會(huì)議決議。如需邀請(qǐng)外部嘉賓參加會(huì)議，負(fù)責(zé)提前與嘉賓溝通，確認(rèn)參會(huì)事宜，并向集團(tuán)辦公室提供嘉賓相關(guān)信息。3.參會(huì)人員按時(shí)參加會(huì)議，遵守會(huì)議紀(jì)律，不得遲到、早退或無(wú)故缺席。認(rèn)真準(zhǔn)備會(huì)議相關(guān)資料，積極參與會(huì)議討論，發(fā)表真實(shí)、客觀的意見(jiàn)和建議。嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)議決議，按照要求及時(shí)完成相關(guān)工作，并定期向會(huì)議主辦部門(mén)反饋工作進(jìn)展情況。三、會(huì)議申請(qǐng)與審批1.申請(qǐng)流程會(huì)議主辦部門(mén)如需召開(kāi)會(huì)議，應(yīng)提前填寫(xiě)《會(huì)議申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明會(huì)議主題、目的、議程、參會(huì)人員范圍、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)等內(nèi)容。將填寫(xiě)好的《會(huì)議申請(qǐng)表》提交至集團(tuán)辦公室，由集團(tuán)辦公室進(jìn)行初步審核，審核通過(guò)后報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批權(quán)限集團(tuán)例會(huì)、重要專題會(huì)議等由集團(tuán)總裁審批。一般專題會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議等由集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。各子公司、分公司召開(kāi)的會(huì)議，由子公司、分公司負(fù)責(zé)人審批，并報(bào)集團(tuán)辦公室備案。3.特殊情況處理如遇緊急情況需要臨時(shí)召開(kāi)會(huì)議，可先電話請(qǐng)示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后召開(kāi)，但需在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)辦《會(huì)議申請(qǐng)表》審批手續(xù)。四、會(huì)議準(zhǔn)備1.資料準(zhǔn)備會(huì)議主辦部門(mén)應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題和議程，準(zhǔn)備詳細(xì)的會(huì)議資料，包括但不限于會(huì)議文件、報(bào)告、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、演示文稿等。會(huì)議資料應(yīng)確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，并按照會(huì)議議程順序進(jìn)行整理和裝訂。如有需要，應(yīng)提前將會(huì)議資料發(fā)送給參會(huì)人員，以便參會(huì)人員提前了解會(huì)議內(nèi)容，做好準(zhǔn)備。2.場(chǎng)地準(zhǔn)備集團(tuán)辦公室根據(jù)會(huì)議規(guī)模和要求，提前預(yù)定合適的會(huì)議場(chǎng)地。會(huì)議場(chǎng)地應(yīng)保持整潔、舒適，配備必要的會(huì)議設(shè)備，如投影儀、音響設(shè)備、麥克風(fēng)、桌椅等，并確保設(shè)備正常運(yùn)行。根據(jù)會(huì)議主題和氛圍，對(duì)會(huì)議場(chǎng)地進(jìn)行適當(dāng)布置，如擺放綠植、懸掛橫幅、放置指示牌等。3.設(shè)備調(diào)試在會(huì)議開(kāi)始前，集團(tuán)辦公室應(yīng)安排專人對(duì)會(huì)議設(shè)備進(jìn)行調(diào)試，確保投影儀、音響設(shè)備、麥克風(fēng)等正常工作，畫(huà)面清晰，聲音正常。檢查會(huì)議資料是否能夠在設(shè)備上正常顯示和播放，如有問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行解決。五、會(huì)議召開(kāi)1.會(huì)議簽到參會(huì)人員應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，在會(huì)議簽到處進(jìn)行簽到。會(huì)議工作人員負(fù)責(zé)核對(duì)參會(huì)人員名單，對(duì)未簽到的人員進(jìn)行記錄，并及時(shí)通知相關(guān)人員。2.會(huì)議主持會(huì)議一般應(yīng)由會(huì)議主辦部門(mén)負(fù)責(zé)人或指定人員主持。會(huì)議主持人應(yīng)熟悉會(huì)議議程和內(nèi)容，把握會(huì)議節(jié)奏，引導(dǎo)參會(huì)人員積極參與討論，確保會(huì)議順利進(jìn)行。在會(huì)議過(guò)程中，主持人應(yīng)維護(hù)會(huì)議秩序，對(duì)偏離主題、發(fā)言時(shí)間過(guò)長(zhǎng)等情況進(jìn)行適當(dāng)提醒和引導(dǎo)。3.會(huì)議發(fā)言參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議議程順序進(jìn)行發(fā)言，發(fā)言內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)潔明了、重點(diǎn)突出，圍繞會(huì)議主題展開(kāi)。如需進(jìn)行演示或展示，應(yīng)提前做好準(zhǔn)備，確保演示內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確，演示設(shè)備正常運(yùn)行。在發(fā)言過(guò)程中，應(yīng)尊重他人意見(jiàn)，不得打斷他人發(fā)言，如有不同意見(jiàn)，可在他人發(fā)言結(jié)束后進(jìn)行補(bǔ)充或討論。4.會(huì)議記錄集團(tuán)辦公室應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議的主要內(nèi)容、討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)等。會(huì)議記錄應(yīng)客觀、準(zhǔn)確、完整，使用規(guī)范的語(yǔ)言和格式，確保能夠真實(shí)反映會(huì)議情況。在會(huì)議過(guò)程中，記錄人員應(yīng)認(rèn)真傾聽(tīng)，及時(shí)記錄，如有遺漏或不清楚的地方，應(yīng)及時(shí)向發(fā)言人或主持人進(jìn)行詢問(wèn)。5.會(huì)議秩序參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，保持會(huì)場(chǎng)安靜，不得在會(huì)議期間交頭接耳、接聽(tīng)電話、玩手機(jī)或從事其他與會(huì)議無(wú)關(guān)的事情。如有特殊情況需要離開(kāi)會(huì)場(chǎng)，應(yīng)向會(huì)議主持人請(qǐng)假，經(jīng)同意后方可離開(kāi)。會(huì)議工作人員應(yīng)加強(qiáng)會(huì)場(chǎng)秩序管理，對(duì)違反會(huì)議紀(jì)律的行為進(jìn)行及時(shí)制止和提醒。六、會(huì)議紀(jì)要1.紀(jì)要撰寫(xiě)會(huì)議結(jié)束后，集團(tuán)辦公室應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的撰寫(xiě)工作。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)根據(jù)會(huì)議記錄進(jìn)行整理和提煉，突出會(huì)議的主要內(nèi)容、討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)、責(zé)任部門(mén)和完成時(shí)間等關(guān)鍵信息。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)語(yǔ)言簡(jiǎn)潔、邏輯清晰，避免冗長(zhǎng)和復(fù)雜的表述，確保能夠準(zhǔn)確傳達(dá)會(huì)議精神。2.紀(jì)要審核會(huì)議紀(jì)要初稿完成后，應(yīng)提交給會(huì)議主辦部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。會(huì)議主辦部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容，確保紀(jì)要準(zhǔn)確反映會(huì)議情況，決議事項(xiàng)明確，責(zé)任部門(mén)和完成時(shí)間清晰。集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重點(diǎn)審核會(huì)議紀(jì)要的準(zhǔn)確性、完整性和合規(guī)性，對(duì)存在的問(wèn)題提出修改意見(jiàn)。3.紀(jì)要分發(fā)經(jīng)審批后的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照規(guī)定的范圍進(jìn)行分發(fā)，分發(fā)對(duì)象包括參會(huì)人員、相關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)等。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)通過(guò)電子郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等方式進(jìn)行分發(fā)，并確保所有分發(fā)對(duì)象能夠及時(shí)收到。對(duì)于涉及機(jī)密或敏感信息的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)按照集團(tuán)保密制度的要求進(jìn)行管理和分發(fā)。七、會(huì)議決議執(zhí)行與跟蹤1.責(zé)任落實(shí)會(huì)議決議形成后，會(huì)議主辦部門(mén)應(yīng)根據(jù)決議內(nèi)容，明確責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人，并將決議事項(xiàng)進(jìn)行分解，制定詳細(xì)的工作計(jì)劃。責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人應(yīng)按照工作計(jì)劃，認(rèn)真組織實(shí)施，確保決議得到有效落實(shí)。2.進(jìn)度跟蹤責(zé)任部門(mén)應(yīng)定期向會(huì)議主辦部門(mén)匯報(bào)決議事項(xiàng)的執(zhí)行進(jìn)度，會(huì)議主辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)掌握工作進(jìn)展情況。集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和檢查，對(duì)執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)協(xié)調(diào)解決。對(duì)于執(zhí)行進(jìn)度滯后的責(zé)任部門(mén)，集團(tuán)辦公室應(yīng)及時(shí)發(fā)出提醒，并督促其加快工作進(jìn)度，確保按時(shí)完成任務(wù)。3.結(jié)果反饋責(zé)任部門(mén)完成決議事項(xiàng)后，應(yīng)及時(shí)向會(huì)議主辦部門(mén)提交工作總結(jié)報(bào)告，匯報(bào)工作完成情況、取得的成果以及存在的問(wèn)題和建議。會(huì)議主辦部門(mén)應(yīng)將責(zé)任部門(mén)的工作總結(jié)報(bào)告進(jìn)行整理和分析，及時(shí)向集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)反饋會(huì)議決議的執(zhí)行結(jié)果。八、會(huì)議費(fèi)用管理1.費(fèi)用預(yù)算會(huì)議主辦部門(mén)在申請(qǐng)召開(kāi)會(huì)議時(shí)，應(yīng)根據(jù)會(huì)議規(guī)模、時(shí)長(zhǎng)、地點(diǎn)等因素，編制詳細(xì)的會(huì)議費(fèi)用預(yù)算，包括場(chǎng)地租賃、設(shè)備租賃、資料印刷、餐飲、交通等費(fèi)用。會(huì)議費(fèi)用預(yù)算應(yīng)報(bào)集團(tuán)辦公室審核，經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。2.費(fèi)用報(bào)銷會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議主辦部門(mén)應(yīng)按照集團(tuán)財(cái)務(wù)制度的要求，及時(shí)整理會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷憑證，并填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)銷單。費(fèi)用報(bào)銷單應(yīng)注明會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人數(shù)、費(fèi)用明細(xì)等信息，并附上相關(guān)發(fā)票、收據(jù)等原始憑證。集團(tuán)辦公室對(duì)費(fèi)用報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)集團(tuán)財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行報(bào)銷。3.費(fèi)用控制會(huì)議主辦部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格控制會(huì)議費(fèi)用支出，確保費(fèi)用不超出預(yù)算范圍。如因特殊情況需要增加會(huì)議費(fèi)用，應(yīng)提前向集團(tuán)辦公室提交書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明增加費(fèi)用的原因和金額，經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。九、會(huì)議紀(jì)律與處罰1.紀(jì)律要求參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議時(shí)間，提前到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，不得遲到、早退或無(wú)故缺席。遵守會(huì)議秩序，保持會(huì)場(chǎng)安靜，不得在會(huì)議期間交頭接耳、接聽(tīng)電話、玩手機(jī)或從事其他與會(huì)議無(wú)關(guān)的事情。認(rèn)真準(zhǔn)備會(huì)議資料，積極參與會(huì)議討論，不得敷衍了事或故意推諉責(zé)任。嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)議決議，按照要求及時(shí)完成相關(guān)工作，并定期向會(huì)議主辦部門(mén)反饋工作進(jìn)展情況。2.處罰措施對(duì)于違反會(huì)議紀(jì)律的參會(huì)人員，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)