某公司采購管理制度

某公司采購管理制度?一、總則1.目的為規(guī)范公司采購管理工作，確保采購活動合法、合規(guī)、高效，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，降低采購成本，保證所采購物資和服務(wù)的質(zhì)量，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有物資及服務(wù)的采購活動，包括但不限于原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品、勞務(wù)外包等。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定。效益性原則：在保證質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。公平公正原則：采購過程中應(yīng)公平對待所有供應(yīng)商，確保競爭環(huán)境公正透明。質(zhì)量優(yōu)先原則：所采購的物資和服務(wù)應(yīng)符合公司生產(chǎn)經(jīng)營要求的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。二、采購組織與職責(zé)1.采購部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行采購計(jì)劃，確保物資和服務(wù)按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。開發(fā)、評估、選擇合格供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，并進(jìn)行動態(tài)管理。組織采購談判，簽訂采購合同，跟蹤合同執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)采購成本控制，進(jìn)行市場調(diào)研，分析價(jià)格走勢，爭取有利采購條件。協(xié)調(diào)處理采購過程中的各種問題和糾紛。2.需求部門職責(zé)根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃，及時(shí)準(zhǔn)確地提出物資和服務(wù)需求申請。參與采購項(xiàng)目的技術(shù)要求制定和供應(yīng)商選擇評估工作。負(fù)責(zé)對采購物資和服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，反饋質(zhì)量問題并協(xié)助處理。3.財(cái)務(wù)部門職責(zé)審核采購預(yù)算，確保采購資金的合理安排。參與采購合同的審核，監(jiān)督采購資金的支付。定期對采購成本進(jìn)行核算和分析，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。4.審計(jì)部門職責(zé)對采購活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性和采購結(jié)果的合理性。對采購項(xiàng)目進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，提出審計(jì)意見和建議，督促整改。三、采購流程1.采購申請需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃、庫存情況等，填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時(shí)間、技術(shù)要求等信息。《采購申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。2.采購審批采購部門收到《采購申請表》后，對申請內(nèi)容進(jìn)行初步審核，包括需求的合理性、庫存情況等。對于金額較大或重要的采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會審，會審?fù)ㄟ^后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過的采購申請進(jìn)入采購執(zhí)行環(huán)節(jié)。3.供應(yīng)商選擇與評估采購部門根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績情況等，篩選出合格供應(yīng)商名單。采購部門組織相關(guān)人員對合格供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或樣品評估，評估內(nèi)容包括生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量控制、價(jià)格水平、售后服務(wù)等。根據(jù)評估結(jié)果，建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，并確定優(yōu)先合作供應(yīng)商名單。4.采購談判與合同簽訂采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。談判過程中應(yīng)充分了解市場行情，爭取有利的采購條件，必要時(shí)可邀請技術(shù)、財(cái)務(wù)等部門人員參與。談判達(dá)成一致后，采購部門起草采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)要求，明確雙方權(quán)利義務(wù)。采購合同經(jīng)法律部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由采購部門與供應(yīng)商簽訂。5.采購執(zhí)行與跟蹤采購部門按照采購合同要求，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)訂單，跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。對于重要物資或緊急采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)定期與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)解決出現(xiàn)的問題。供應(yīng)商交貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。6.驗(yàn)收需求部門按照合同約定和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對采購物資或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量、外觀等，必要時(shí)可進(jìn)行性能測試或試用。驗(yàn)收合格后，需求部門填寫《驗(yàn)收報(bào)告》，并簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或其他不符合合同要求的情況，應(yīng)及時(shí)通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。7.付款采購部門根據(jù)合同約定和驗(yàn)收情況，填寫《付款申請單》，附上采購合同、發(fā)票、驗(yàn)收報(bào)告等相關(guān)資料。《付款申請單》經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)。四、采購預(yù)算管理1.采購部門應(yīng)根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和財(cái)務(wù)預(yù)算，編制年度采購預(yù)算，明確各類物資和服務(wù)的采購金額、采購時(shí)間等。2.采購預(yù)算經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。在預(yù)算執(zhí)行過程中，如遇特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算，采購部門應(yīng)提出書面申請，說明調(diào)整原因和金額，按原預(yù)算審批流程進(jìn)行審批。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行偏差并采取措施進(jìn)行糾正。采購部門應(yīng)配合財(cái)務(wù)部門做好預(yù)算執(zhí)行分析工作，提供相關(guān)數(shù)據(jù)和信息。五、采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.市場風(fēng)險(xiǎn)采購部門應(yīng)密切關(guān)注市場動態(tài)，及時(shí)掌握物資和服務(wù)的價(jià)格波動、供應(yīng)情況等信息，通過市場調(diào)研、與供應(yīng)商協(xié)商等方式降低市場風(fēng)險(xiǎn)。建立采購價(jià)格預(yù)警機(jī)制，設(shè)定價(jià)格波動閾值，當(dāng)市場價(jià)格波動超過閾值時(shí)，及時(shí)調(diào)整采購策略。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理和評估，定期對供應(yīng)商進(jìn)行業(yè)績考核，對于出現(xiàn)質(zhì)量問題、交貨延遲等情況的供應(yīng)商，及時(shí)采取警告、暫停合作、取消合作等措施。建立供應(yīng)商備份機(jī)制，對于關(guān)鍵物資或服務(wù)的供應(yīng)商，選擇至少兩家以上的合格供應(yīng)商，以降低因單一供應(yīng)商出現(xiàn)問題而導(dǎo)致的供應(yīng)中斷風(fēng)險(xiǎn)。3.合同風(fēng)險(xiǎn)采購合同簽訂前，必須經(jīng)過法律部門審核，確保合同條款合法合規(guī)，明確雙方權(quán)利義務(wù)，避免合同糾紛。加強(qiáng)對采購合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，確保合同順利履行。4.內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)采購人員的培訓(xùn)和管理，提高采購人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德水平，防止采購人員出現(xiàn)違規(guī)操作、謀取私利等行為。建立健全采購內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，審計(jì)部門定期對采購活動進(jìn)行審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，防范內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)。六、采購績效評估1.建立采購績效評估指標(biāo)體系，包括采購成本、采購質(zhì)量、交貨期、供應(yīng)商管理等方面的指標(biāo)。2.采購部門定期對采購績效進(jìn)行自我評估，分析采購工作的成效與不足，提出改進(jìn)措施和建議。3.公司定期組織對采購部門的績效評估，評估結(jié)果與采購部門及采購人員的績效考核掛鉤，作為獎懲、晉升等的