電子章管理制度

電子章管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司電子章的使用與管理，確保電子章使用的合法性、安全性和規(guī)范性，提高公司辦公效率，保障公司及相關方的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門、子公司以及所有使用公司電子章的人員。（三）定義1.電子章：指公司基于電子簽名技術制作的，以電子數(shù)據(jù)形式存在的，與公司實體印章具有同等法律效力的印章。2.電子簽名：指數(shù)據(jù)電文中以電子形式所含、所附用于識別簽名人身份并表明簽名人認可其中內容的數(shù)據(jù)。二、電子章的制作與備案（一）制作流程1.由公司行政管理部門根據(jù)公司實際需求，確定電子章的樣式、種類及用途。2.行政管理部門會同法務部門，選擇具有合法資質的電子印章制作機構，簽訂制作合同，明確雙方權利義務。3.電子印章制作機構按照合同要求，依據(jù)公司提供的印章印模及相關標準，制作電子章。制作過程應嚴格遵循國家電子簽名相關法律法規(guī)要求，確保電子章的安全性和有效性。4.制作完成后，電子印章制作機構向公司提供電子章存儲介質（如U盾等），并對電子章進行初始化設置，設置初始密碼等安全信息。（二）備案要求1.公司行政管理部門負責將電子章相關信息（包括電子章樣式、用途、制作機構、存儲介質信息等）整理成冊。2.行政管理部門持上述資料，按照當?shù)毓ど绦姓芾聿块T、稅務部門等相關政府部門的要求，辦理電子章備案手續(xù)。確保電子章在法律法規(guī)層面得到認可，具備合法的使用依據(jù)。3.備案完成后，行政管理部門應妥善保存?zhèn)浒肝募?，以備后續(xù)查閱和核對。三、電子章的存儲與保管（一）存儲方式1.電子章存儲于專門的電子印章管理系統(tǒng)中，該系統(tǒng)應具備嚴格的權限管理、數(shù)據(jù)加密、日志記錄等功能，確保電子章數(shù)據(jù)的安全存儲。2.除電子印章管理系統(tǒng)外，電子章還應備份存儲于安全的存儲介質（如加密U盤）中。存儲介質應妥善保管，存放于安全可靠的地點，如公司保險柜等。3.存儲電子章的服務器應具備冗余備份功能，防止因硬件故障等原因導致電子章數(shù)據(jù)丟失。同時，服務器應部署在安全的網(wǎng)絡環(huán)境中，設置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護措施，防止外部網(wǎng)絡攻擊。（二）保管責任1.公司行政管理部門負責電子章的整體保管工作，指定專人作為電子章管理員，負責電子章存儲介質及管理系統(tǒng)的日常維護和管理。2.電子章管理員應具備高度的責任心和安全意識，嚴格遵守公司保密制度。不得擅自將電子章存儲介質轉借他人或帶出公司指定保管區(qū)域。3.電子章管理員應定期對電子章存儲介質進行檢查和維護，確保存儲介質的安全性和可用性。如發(fā)現(xiàn)存儲介質損壞或存在安全隱患，應及時報告并采取相應措施進行處理。4.電子章管理系統(tǒng)的賬號和密碼由電子章管理員專人負責保管，不得泄露給他人。密碼應定期更換，且復雜度要符合公司安全要求，包含字母、數(shù)字和特殊字符的組合。四、電子章的使用權限（一）權限設定原則1.根據(jù)公司業(yè)務需求和崗位職責，設定不同人員對電子章的使用權限。權限設定應遵循最小化原則，即只授予員工完成其工作職責所需的最低限度的電子章使用權限。2.確保電子章使用權限與員工工作職責相匹配，避免權限過大導致濫用風險，同時也要保證員工能夠正常履行工作職責，順利開展業(yè)務活動。（二）具體權限劃分1.行政管理部門負責電子章的整體管理和維護工作，包括制作、備案、存儲、保管等環(huán)節(jié)。具有最高級別的電子章使用權限，可用于公司各類行政文件、通知、報告等的蓋章。有權對其他部門電子章使用權限進行審核和調整。2.財務部門可使用電子章用于財務報表、報銷憑證、稅務申報文件等財務相關文件的蓋章。財務人員使用電子章的權限由財務負責人根據(jù)工作需要進行設定和管理，確保財務文件蓋章的準確性和安全性。3.業(yè)務部門業(yè)務部門員工可根據(jù)業(yè)務開展需要，在其工作職責范圍內使用電子章。例如，銷售合同、采購訂單、項目合作協(xié)議等文件的蓋章。業(yè)務部門負責人有權審核和批準本部門員工的電子章使用申請，并對使用情況進行監(jiān)督。4.其他特殊情況對于涉及公司重大決策、重要合同等關鍵文件的蓋章，需經(jīng)公司高層領導審批后，方可使用電子章。在某些緊急情況下，如無法及時獲得上級領導審批，但又必須立即蓋章的文件，相關人員應在蓋章后及時向上級領導匯報，并補齊審批手續(xù)。五、電子章的使用流程（一）使用申請1.員工如需使用電子章，應填寫《電子章使用申請表》，詳細注明文件名稱、蓋章用途、蓋章份數(shù)、預計蓋章時間等信息。2.將填寫完整的申請表提交給所在部門負責人進行審核。部門負責人應根據(jù)工作職責和業(yè)務實際情況，對申請的合理性和必要性進行審查。3.如申請事項涉及其他部門協(xié)作或需要其他部門提供相關資料的，申請部門應與相關部門溝通協(xié)調，確保申請事項的順利進行。（二）審批流程1.部門負責人審核通過后，申請表流轉至具有審批權限的上級領導處。上級領導應根據(jù)公司相關規(guī)定和實際情況，對申請進行最終審批。2.對于涉及金額較大、風險較高或重要性較強的文件蓋章申請，可能需要經(jīng)過多級審批，確保決策的科學性和審慎性。3.審批通過后的申請表應返回給申請部門，同時抄送至電子章管理員處備案。（三）蓋章操作1.電子章管理員在收到經(jīng)審批通過的《電子章使用申請表》后，確認申請信息無誤。2.使用電子印章管理系統(tǒng)，按照申請表上的要求，在指定文件上加蓋電子章。蓋章過程應進行詳細記錄，包括蓋章時間、蓋章人、文件名稱等信息。3.電子章加蓋完成后，電子章管理員應及時將蓋章后的文件發(fā)送給申請部門，由申請部門負責后續(xù)文件的分發(fā)和存檔工作。（四）使用記錄與審計1.電子印章管理系統(tǒng)應自動記錄每一次電子章的使用情況，包括使用時間、使用人、使用文件名稱、蓋章位置等詳細信息。這些記錄應長期保存，以便后續(xù)查詢和審計。2.公司審計部門定期對電子章使用記錄進行審計，檢查電子章使用是否符合規(guī)定流程和權限要求。如發(fā)現(xiàn)異常使用情況，應及時進行調查和處理，并追究相關人員的責任。六、電子章的安全與保密措施（一）安全技術保障1.采用先進的電子簽名技術和加密算法，確保電子章數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。防止電子章數(shù)據(jù)被篡改、竊取或非法使用。2.對電子印章管理系統(tǒng)進行定期安全漏洞掃描和修復，及時更新系統(tǒng)軟件和安全補丁，防范網(wǎng)絡攻擊和惡意軟件入侵。3.建立數(shù)據(jù)備份與恢復機制，定期對電子章相關數(shù)據(jù)進行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在異地安全地點。確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障或數(shù)據(jù)丟失時，能夠及時恢復電子章數(shù)據(jù)，保證業(yè)務的連續(xù)性。（二）人員安全管理1.對涉及電子章管理和使用的人員進行嚴格的背景審查和安全培訓。確保相關人員具備專業(yè)的安全知識和操作技能，了解電子章安全的重要性和風險防范措施。2.與電子章管理和使用人員簽訂保密協(xié)議，明確其在電子章使用過程中的保密義務和責任。對違反保密協(xié)議的行為，依法追究其法律責任。3.限制電子章管理和使用人員的訪問權限，僅授予其完成工作所需的最小訪問范圍。定期對人員的權限進行審查和調整，確保權限與工作職責相匹配。（三）保密制度執(zhí)行1.嚴格遵守公司保密制度，對電子章相關信息（包括電子章樣式、存儲介質信息、使用記錄等）予以保密。未經(jīng)公司批準，不得向任何第三方泄露。2.在電子章使用過程中，如涉及機密文件蓋章，應采取相應的保密措施，如專人操作、專用設備等，防止文件內容泄露。3.加強對辦公區(qū)域的安全管理，限制無關人員進入電子章管理和使用場所。對電子章存儲介質的存放地點進行嚴格保密，防止丟失或被盜。七、電子章的變更與廢止（一）變更管理1.因公司名稱變更、業(yè)務調整、印章樣式更新等原因，需要對電子章進行變更時，由行政管理部門提出變更申請。2.變更申請應包括變更原因、變更內容（如電子章樣式、名稱、使用權限等）、預計變更時間等詳細信息。3.行政管理部門會同法務部門對變更申請進行審核，確保變更符合法律法規(guī)要求和公司實際情況。審核通過后，報公司領導審批。4.經(jīng)公司領導批準后，由原電子印章制作機構按照變更要求制作新的電子章，并重新辦理備案手續(xù)。同時，對電子印章管理系統(tǒng)中的相關信息進行更新，確保電子章使用的準確性和一致性。（二）廢止管理1.當電子章不再使用或因其他原因需要廢止時，由行政管理部門提出廢止申請。2.廢止申請應說明廢止原因、廢止時間等信息，并附上需要廢止的電子章相關資料（如存儲介質、使用記錄等）。3.行政管理部門會同法務部門對廢止申請進行審核，確保廢止操作符合法律法規(guī)要求和公司規(guī)定。審核通過后，報公司領導審批。4.經(jīng)公司領導批準后，電子章管理員負責在電子印章管理系統(tǒng)中對廢止的電子章進行注銷操作，并將電子章存儲介質進行妥善銷毀。同時，對與廢止電子章相關的使用記錄等資料進行歸檔保存，以備后續(xù)查閱。八、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司行政管理部門定期對電子章的使用和管理情況進行檢查，包括電子章存儲介質的保管、使用權限的設置、使用流程的執(zhí)行等方面。2.審計部門不定期對電子章使用情況進行專項審計，檢查電子章使用是否合規(guī)、安全，是否存在潛在風險。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.各部門負責人負責對本部門員工電子章使用情況進行日常監(jiān)督，確保本部門員工按照規(guī)定流程和權限使用電子章。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，應及時制止并上報公司相關部門。（二）外部監(jiān)督1.積極配合工商行政管理部門、稅務部門等相關政府部門對公司電子章使用情況的監(jiān)督檢查工作，按照要求提供相關資料和信息。2.關注行業(yè)動態(tài)和法律法規(guī)變化，及時調整公司電子章管理制度，確保公司電子章管理工作符合最新的監(jiān)管要求和行業(yè)標準。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自使用電子章。2.超越權限使用電子章。3.使用電子章簽訂虛假合同或文件。4.泄露電子章存儲介質信息或密碼。5.未按照規(guī)定流程使用電子章，如未填寫申請表、未進行審批等。6.因保管不善導致電子章存儲介質丟失、損壞或被盜。（二）處理措施1.對于首次發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為且情節(jié)較輕的員工，給予警告處分，并責令其立即整改。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的員工，除給予警告處分外，還將視情節(jié)輕重給予罰款、降職、辭退等