對公文管理制度

對公文管理制度?一、總則（一）目的為加強公司公文管理，規(guī)范公文處理流程，提高公文處理效率和質(zhì)量，確保公司政令暢通，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬子公司、分公司，適用于公司各類公文的起草、審核、印發(fā)、傳遞、保管、歸檔等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.準確規(guī)范原則：公文的格式、內(nèi)容、語言表達等應符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司的相關(guān)規(guī)定，確保準確無誤。2.及時高效原則：公文處理應遵循時效性要求，確保公文及時傳遞、辦理，提高工作效率。3.安全保密原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保公文在處理過程中的安全，防止信息泄露。4.精簡實用原則：公文應精簡內(nèi)容，突出重點，注重實用性，避免冗長繁瑣。二、公文種類及定義（一）決議適用于會議討論通過的重大決策事項。（二）決定適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。（三）命令（令）適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關(guān)單位和人員。（四）公報適用于公布重要決定或者重大事項。（五）公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。（六）通告適用于在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知的事項。（七）意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（八）通知適用于發(fā)布、傳達要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。（九）通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。（十）報告適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復上級機關(guān)的詢問。（十一）請示適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。（十二）批復適用于答復下級機關(guān)請示事項。（十三）議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。（十四）函適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。（十五）紀要適用于記載會議主要情況和議定事項。三、公文格式（一）一般格式公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。（二）具體要求1.份號：公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應當標注份號。2.密級和保密期限：公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據(jù)涉密程度分別標注"絕密""機密""秘密"和保密期限。3.緊急程度：公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應當分別標注"特急""加急"，電報應當分別標注"特提""特急""加急""平急"。4.發(fā)文機關(guān)標志：由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加"文件"二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關(guān)標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱，也可以單獨用主辦機關(guān)名稱。5.發(fā)文字號：由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關(guān)的發(fā)文字號。6.簽發(fā)人：上行文應當標注簽發(fā)人姓名。7.由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成。8.主送機關(guān)：公文的主要受理機關(guān)，應當使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。9.正文：公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。10.附件說明：公文附件的順序號和名稱。11.發(fā)文機關(guān)署名：署發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。12.成文日期：署會議通過或者發(fā)文機關(guān)負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關(guān)負責人簽發(fā)的日期。13.印章：公文中有發(fā)文機關(guān)署名的，應當加蓋發(fā)文機關(guān)印章，并與署名機關(guān)相符。有特定發(fā)文機關(guān)標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。14.附注：公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。15.附件：公文正文的說明、補充或者參考資料。16.抄送機關(guān)：除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)，應當使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。17.印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期：公文的送印機關(guān)和送印日期。18.頁碼：公文頁數(shù)順序號。四、公文起草（一）基本要求1.公文起草應符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規(guī)，完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。2.一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。3.內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結(jié)構(gòu)嚴謹，表述準確，文字精練。4.文種正確，格式規(guī)范。5.深入調(diào)查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。6.公文涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，起草單位必須征求相關(guān)部門意見，力求達成一致。7.機關(guān)負責人應當主持、指導重要公文起草工作。（二）起草流程1.明確發(fā)文主旨：確定公文的主題、目的、對象和主要內(nèi)容。2.收集相關(guān)資料：查閱公司內(nèi)部文件、檔案、數(shù)據(jù)等資料，收集與公文主題相關(guān)的信息。3.擬定提綱：根據(jù)發(fā)文主旨和收集到的資料，擬定公文的提綱，確定公文的結(jié)構(gòu)和層次。4.撰寫初稿：按照提綱進行公文初稿的撰寫，注意語言表達的準確性、規(guī)范性和邏輯性。5.審核修改：初稿完成后，由起草人進行自我審核，檢查內(nèi)容是否完整、表述是否準確、格式是否規(guī)范等。然后提交給部門負責人進行審核，根據(jù)審核意見進行修改完善。五、公文審核（一）審核內(nèi)容1.行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準確。2.內(nèi)容是否符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規(guī)；是否完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。3.涉及有關(guān)地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見。4.文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準確；文字、數(shù)字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范。5.其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。（二）審核流程1.部門審核：公文起草完成后，先由起草部門負責人進行審核，重點審核公文內(nèi)容的準確性、完整性、可行性以及格式的規(guī)范性等。2.法務審核：涉及法律問題的公文，需提交法務部門進行審核，確保公文符合法律法規(guī)要求。3.分管領(lǐng)導審核：經(jīng)部門負責人和法務審核通過后，提交分管領(lǐng)導進行審核。分管領(lǐng)導重點審核公文的政策導向、決策依據(jù)、對公司的影響等方面。4.主要領(lǐng)導審核：分管領(lǐng)導審核通過后，提交主要領(lǐng)導進行最終審核。主要領(lǐng)導對公文的整體質(zhì)量和重要性進行把關(guān)，作出簽發(fā)或修改的決定。六、公文簽發(fā)（一）簽發(fā)權(quán)限1.以公司名義制發(fā)的公文，由公司主要領(lǐng)導簽發(fā)。2.公司各部門制發(fā)的公文，由部門負責人簽發(fā)；重要公文需經(jīng)分管領(lǐng)導審核后，由主要領(lǐng)導簽發(fā)。3.聯(lián)合行文的公文，由所有聯(lián)署機關(guān)的負責人會簽。（二）簽發(fā)流程公文經(jīng)審核通過后，由起草人將公文呈交相應的簽發(fā)領(lǐng)導。簽發(fā)領(lǐng)導對公文進行認真審閱，確認無誤后，在公文的簽發(fā)欄簽署姓名和日期。七、公文印發(fā)（一）格式調(diào)整公文簽發(fā)后，由行政部門負責按照公文格式要求進行排版、校對，確保公文格式規(guī)范、印刷清晰。（二）印刷分發(fā)1.根據(jù)公文的印發(fā)范圍和份數(shù)要求，安排印刷。印刷完成后，對公文進行清點、整理、裝訂。2.按照規(guī)定的分發(fā)渠道和方式，將公文及時分發(fā)給主送機關(guān)、抄送機關(guān)等相關(guān)單位和人員。八、公文傳遞（一）傳遞方式1.紙質(zhì)公文：通過專人送達、機要通信、郵政特快專遞等方式進行傳遞。2.電子公文：通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式進行傳遞。（二）傳遞要求1.傳遞紙質(zhì)公文時，應確保公文的安全、完整，避免丟失、損壞。2.傳遞電子公文時，應確保公文的加密傳輸，防止信息泄露。同時，應定期對電子公文進行備份，以防數(shù)據(jù)丟失。3.嚴格按照公文的緊急程度和規(guī)定的傳遞時限進行傳遞，確保公文及時送達。九、公文保管（一）分類存放1.設(shè)立專門的公文檔案室，對公司各類公文進行分類存放。公文按照年度、保管期限、文種等進行分類，便于查找和管理。2.電子公文應存儲在公司指定的服務器或存儲設(shè)備上，并建立相應的索引和備份機制，確保電子公文的安全存儲和有效利用。（二）保管期限1.公文的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的公文：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司發(fā)展有長遠利用價值的公文，應永久保管。長期保管的公文：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的公文，保管期限為16年至50年。短期保管的公文：凡是在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的公文，保管期限為5年以下。2.定期對公文進行鑒定，根據(jù)公文的保管期限和實際價值，及時調(diào)整保管期限或進行銷毀處理。十、公文歸檔（一）歸檔范圍公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的公文，均應進行歸檔。包括但不限于決議、決定、命令、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要等。（二）歸檔要求1.公文應在辦理完畢后及時歸檔，確保歸檔公文的完整性和準確性。2.歸檔公文應按照分類方案進行整理，編目裝訂，裝入檔案盒，并在檔案盒上標明年度、保管期限、類目等信息。3.建立公文歸檔目錄，便于查詢和檢索。歸檔目錄應包括公文編號、文號、標題、發(fā)文日期、保管期限等內(nèi)容。十一、公文保密（一）保密措施1.嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的公文進行嚴格保密。2.限定公文的知悉范圍，嚴格控制公文的傳閱和借閱，未經(jīng)批準不得擅自擴大知悉范圍。3.對涉密公文應標明密級和保密期限，并采取加密存儲、專人保管等措施，防止信息泄露。4.在公文的起草、審核、印發(fā)、傳遞、保管、歸檔等環(huán)節(jié)，加強對工作人員的保密教育，提高保密意識，防止失泄密事件發(fā)生。（二）解密與公開1.公文的密級根據(jù)工作需要可以變更或解除。密級變更或解除后，應及時通知相關(guān)人員。2.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等的公文，未經(jīng)公司授權(quán)，不得擅自公開。對于因工作需要確需公開的公文，應按照公司的相關(guān)規(guī)定進行審批。十二、公文處理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司行政部門負責對公文處理工作進行日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正公文處理過程中存在的問題。2.定期對公文處理情況進行統(tǒng)計分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓，不斷完善公文管理制度和處